Många moderna företag förespråkar en platt hierarki. Och även om det låter som om det nästan inte finns någon hierarki, har organisationer och projekt alltid någon form av hierarki.
När du presenterar de olika stilarna och sätten att strukturera projekt förhindrar du att de förvandlas till ett kaos. Med rätt projektledningsstruktur kommer alla i ditt team – och teamen omkring dig – att veta exakt vem som gör vad.
Det blir mycket enklare att kontrollera arbetet och fatta de bästa besluten för projektet och, i slutändan, för företaget.
I den här artikeln lär du dig vad som definierar en projektledningsstruktur och hur du väljer en. Men ännu viktigare är att vi ger dig anvisningar om hur du enkelt skapar dessa strukturer i ClickUp!
Fortsätt läsa!
Vad används projektledningsstrukturer till?
En projektledningsstruktur används för att klargöra hierarkin och därmed rapporteringsvägarna i ett projekt. Strukturen beskriver varje projektdeltagares funktion och befogenhet att övervaka och fatta beslut.
Dessa organisationsstrukturer tar formen av diagram. Deras värde ligger i att de fungerar som en referens som teammedlemmarna kan återkomma till under projektets genomförande.
När allt kommer omkring förändras projektledningsstrukturerna i takt med personalomsättningen. Och samma sak kan hända under semestrar och när du anställer många nya medarbetare.
Men projektet kanske just har startat och kräver att dess organisationsstruktur definieras. Eller så kan det vara så gammalt att dess organisationsstruktur har förändrats över tiden.
Det går snabbare och är bekvämare att kolla ett diagram i ett tillgängligt arkiv än att störa (ibland flera) kollegor och fråga vem man ska prata med för att lösa ett brådskande ärende.
PROJEKTLEDNING ELLER PROJEKTORGANISATION? Vissa refererar till dessa strukturer som ”projektorganisationsstrukturer” istället för ”projektledningsstrukturer”. Det beror på att de representerar organisationen av personer kring ett projekt. Beroende på strukturen förändras stilen för samordning och ledning av projektteamets arbete och kommunikation.
Oavsett vilken projektledningsstruktur som används fungerar den som en grund för:
- Tydlig kommunikation: Se till att alla teammedlemmar är överens före och under projektet om vilken typ av bidrag var och en förväntas ge för att minimera konflikter.
- Effektivt teamsamarbete: Tydligt definierade roller, ansvarsområden och kopplingarna mellan dem
- Optimering av arbetsflöden : Personal, tekniska system och material inom och mellan projekt definieras.
- Borttagande av möjliga hinder: Dessa kan uppstå på grund av överdriven eller bristfällig resursfördelning och arbetsbelastning.
Och alla ovanstående egenskaper är på något sätt projektledningsprinciper.
Olika typer av projektorganisationsstrukturer
Låt oss ta en titt på de tre huvudtyperna av projektledningsstrukturer. Var och en har en olika konfiguration av teammedlemmarnas roller inom projekten och företaget.
Det avgör ansvaret och befogenheterna för varje individ inom ramen för ett projekt eller företaget. Observera att vi visar mallar som du kanske behöver anpassa efter din verklighet.
Men under tiden kan du kolla in skillnaderna mellan strukturtyperna på dessa nivåer:
- Projektledarens roll
- Samordningen av arbete och människor, som är antingen vertikal eller horisontell
- Linje- kontra stabsfunktioner, med tanke på att en linjefunktion representerar en teammedlem som är direkt involverad i produkten. En stabsfunktion representerar någon som stöder arbetet för dem i linjefunktioner utan att vara direkt involverad i produkten.
- En linjeposition representerar en teammedlem som är direkt involverad i produkten.
- En stabstjänst representerar någon som stöder arbetet för dem i linjetjänster utan att vara direkt involverad i produkten.
- Koncentrationen av beslutsfattandet, som antingen ägs av ett fåtal teammedlemmar eller fördelas över hela företaget.
- En linjeposition representerar en teammedlem som är direkt involverad i produkten.
- En stabstjänst representerar någon som stöder arbetet för dem i linjetjänster utan att vara direkt involverad i produkten.
Funktionell organisationsstruktur
Den funktionella projektledningsstrukturen organiserar personalen i avdelningar. Varje avdelning representerar ett funktionellt område inom företaget, till exempel HR, ekonomi eller marknadsföring.
En funktionell chef ansvarar för var och en av avdelningarna. Och en verkställande chef övervakar deras arbete.
Funktionella chefer är beslutsfattare och samordnar projekt horisontellt. För varje projekt väljer de ut teammedlemmar från respektive avdelnings personal. Dessa teammedlemmar kombinerar sina ansvarsområden inom avdelningen – till exempel lönehantering – med projektarbetet.
Rekommenderas för: Tvärfunktionella projekt som personalen kan kombinera med sina avdelningsansvar.
Projektbaserad organisationsstruktur
I den projektbaserade (eller projektorienterade) organisationsstrukturen är de största indelningarna av personalen inom företaget projekt (inte avdelningar). På samma sätt är samordningen av arbetet projektorienterad, alltså vertikal.
Dessutom tillhör befogenheten att övervaka arbetet projektledarna – en per projekt. De fördelar personalen till projekten, vilket innebär att dessa medarbetare är dedikerade till projekten (istället för avdelningarna).
Rekommenderas för: Små byråer och unga startups
Matrisorganisation
En matrisstruktur är ett rutnät där projektgruppens medlemmar har två rapporteringslinjer. Det finns variationer av denna struktur, bland annat:
Svag struktur
Vid första anblicken ser denna matrisbaserade projektledningsstruktur ut som den funktionella organisationsstrukturen. Men det finns en skillnad: i denna matrisstruktur samordnar medarbetarna projektarbetet mellan avdelningarna (istället för en funktionschef).
Balanserad struktur
Balanserade matrisstrukturer har inga heltidsanställda projektledare. Istället är projektledaren också en anställd och har sitt ordinarie arbete på avdelningen samt ansvarar för projektkoordinering på deltid. Dessutom är det fortfarande en funktionell chef som fattar beslut om projektbudgetar, resursfördelning och andra aspekter.
Stark struktur
Den starka matrisstrukturen innehåller en särskild avdelning som uteslutande ägnar sig åt projektledning. Medlemmarna i den avdelningen är alla heltidsanställda, tvärfunktionella projektledare (under överinseende av en funktionell chef).
En chef för alla projektledare leder projektledningsavdelningen. Och varje projektledare har befogenhet över sina egna projekt.
Hur du väljer den bästa organisationsstrukturen för ditt team
Vet du inte vilken organisationsstruktur för projektledning som passar dig bäst? Inga problem! Här är några tankar och riktlinjer som kan hjälpa dig att ta reda på det:
Analysera dina begränsningar för resursallokering
När du överväger dina resursbegränsningar bör du tänka på personal och arbetskraft, men också utvärdera resurser som programvara, verktyg och andra teamkostnader.
Din anställningsbudget påverkar fördelningen av personalresurser. Den avgör också vilka funktioner varje anställd får. Budgeten påverkar också hur mycket tid varje teammedlem har tillgänglig för projektarbete.
- En funktionell organisationsstruktur passar personal som måste kombinera projektarbete med avdelningsansvar.
- I svaga matrisstrukturer samordnar teammedlemmarna projektet parallellt med avdelningsarbetet.
- Balanserade matrisstrukturer innebär att vissa medarbetare samordnar projektet med avdelningens arbete.
- Projektbaserade strukturer kräver att du planerar för att ha en projektledare som enbart ägnar sig åt att övervaka projektarbetet.
- Starka matrisstrukturer kräver tillräcklig budget för en heltidsanställd projektledare och en projektledningsavdelning med en dedikerad chef.
Förstå vilken befogenhet dina projektledare behöver
Det är deras beslutsautonomi, som till stor del beror på vilken projektledningsstruktur du väljer. Men beslutsmakten beror också på om det finns funktionella chefer utöver en projektledare.
Dessutom påverkar projektets organisationsstruktur kommunikationen mellan personal och projektledare. Med andra ord definierar den rapporteringsvägarna inom projekten.
- I en balanserad matrisstruktur fattar projektledaren inte beslut om budget eller personalanställningar.
- En projektledare i projektbaserade strukturer delar inte med sig av sin auktoritet i projekten.
- Matrisliknande strukturer innebär att projektgruppens medlemmar rapporterar både till en projektledare och en funktionschef.
Utvärdera storleken och komplexiteten hos dina projekt
När ett projekt är mindre komplext eller mindre kan projektledaren ha andra funktioner än att samordna projektarbetet. De kan kombinera projektkoordinering med projekt- och/eller avdelningsarbete.
Mindre projekt fungerar bäst med funktionella strukturer, svaga matrisstrukturer och balanserade matrisstrukturer.
Å andra sidan passar större eller mer komplexa projekt bättre i organisationsstrukturer med projektledare som inte arbetar med avdelnings- eller projektarbete. En organisationsstruktur som fungerar bäst här är projektbaserade strukturer och starka matrisstrukturer.
Utvärdera ditt företags mognad
Om en organisation ännu inte är mogen kanske den inte har några avdelningar. Det innebär att avdelningsuppgifterna är sekundära, så personalen ägnar nästan all sin tid åt projektarbete. Detta fungerar bäst för unga nystartade företag.
5 exempel på projektledningsstrukturer och mallar för olika team
När du har valt en organisationsstruktur för projektledning kan du behöva anpassa den efter ditt team. Men vi ligger steget före och har några exempel som kan spara tid åt dig. Ta en titt på de fem olika exemplen på projektledningsstrukturer som du kan stöta på:
1. Projektledningsstruktur för marknadsföringsteamet
Detta enkla exempel på en organisationsstruktur gäller för content marketing-team. I exemplet är bloggchefen projektledare. Bloggarna är uppgifter i projektet och teammedlemmarna är innehållsstrateger, bloggförfattare och illustratörer som är involverade i skapandet av inlägg.
Illustratörer rapporterar inte bara till bloggchefen utan också till den kreativa chefen. Den senare bestämmer budgeten och fördelningen av illustratörer och andra kreativa roller till bloggprojektet och andra projekt, såsom kampanjer i sociala medier.
Vanligtvis rapporterar bloggchefen och ibland även den kreativa chefen till innehållschefen (eller kreativa chefen). Och denna chef rapporterar till marknadsföringsdirektören eller marknadsföringschefen.
2. Utforma projektledningsstrukturen för teamet
En organisationsstruktur kan fungera bättre för ett team än för ett annat – därför är en funktionell organisationsstruktur viktig för designteam. Men vi har bara visat dig en av möjligheterna, som innehåller en designledare bland projektteamets medlemmar.
I detta struktur exempel övervakar varje projektledare ett projektteam. Och koordinatorn för projektledarna är produktchefen, som definierar den färdplan som styr alla projekt relaterade till en produkt.
Projektgrupp 1 utvecklar webbplatsen. Grupp 2 skapar designkomponenter som visas på webbplatsen. Och grupp 3 bygger mjukvarukomponenter som programmeraren i grupp 1 använder.
Det innebär att teamen kan vara tvärvetenskapliga men ändå ha sin egen visuella designer. Men sedan samordnar en designledare resultatet från dessa designers så att det följer samma designriktlinjer.
3. Projektledningsstruktur för säljteamet
Det är vanligt att organisera säljteam och projekt geografiskt, eftersom en försäljningschef ofta övervakar flera regionala försäljningschefer, och var och en av dessa övervakar distriktsförsäljningschefer.
Beroende på distriktets storlek samordnar varje distriktsförsäljningschef arbetet för ett eller flera säljteam. Målet för varje team är att utöka kundbasen och öka intäkterna inom respektive distrikt.
4. Projektledningsstruktur för HR-teamet
För personalavdelningar består ett projekt av stora eller komplexa HR-uppgifter som kräver en projektledare som övervakar arbetet. Exempel på sådana projekt kan vara att skapa en introduktionsprocess för nya medarbetare, en handbok eller ett avgångsprogram.
En HR-avdelning med en HR-direktör som övervakar en HR-chef kan vara en funktionell organisationsstruktur för ett företag. Ibland ansvarar HR-chefer för sina egna team, organiserade efter arbetets natur – rekrytering, ersättning, förmåner samt utbildning och utveckling (L&D).
För att utforma en introduktionskurs kan till exempel utbildningsdesignern spela rollen som projektledare utöver att utveckla själva kursen. Och de skulle räkna med input från medarbetare från de andra två teamen för att skapa kursen, förutsatt att de senare skulle fortsätta med sina återkommande avdelningsuppgifter, såsom intervjuer eller lönehantering.
Bonus: Programvara för personalhandbok!
5. Projektledningsstruktur för byggteam
Byggteam kan ha ganska komplexa projektstrukturer. För att skapa en struktur måste du förstå vad varje roll inom ett byggprojekt innebär:
- En senior projektledare övervakar arbetet som utförs av projektledare och arbetsledare.
- Projektledarna stannar på kontoret, planerar projektmålen tillsammans med den överordnade chefen och ser till att teamet uppnår dessa mål. De övervakar både arbetsledarna – minst en per projekt – och projektadministratörerna – vanligtvis en per projekt om projektet är tillräckligt stort.
- Arbetsledare är chefer på arbetsplatsen som ansvarar för att fastställa scheman och övervaka den allmänna förmannen.
- Den allmänna arbetsledaren – en per byggarbetsplats – övervakar yrkesarbetare och utförandet av arbetet av alla andra fältarbetare, såsom snickare, målare, gipsarbetare, elektriker och rörmokare.
- Projektadministratörer sköter allt pappersarbete som krävs för att ett projekt ska fungera smidigt. Det kan till exempel handla om att begära och spåra betalningar till leverantörer och underleverantörer.
Hur man skapar en organisationsstruktur i ClickUp
De två enklaste sätten att skapa en projektledningsstruktur i ClickUp är genom våra funktioner ClickUp Mind Map och ClickUp Whiteboards.
Använda ClickUp Mind Maps för att definiera projektstrukturer
Men först och främst, vad är en mind map? I sammanhanget med denna artikel är en mind map en visuell representation av din organisations interna struktur.
Det är ett diagram som visar rapporterings- och befogenhetsförhållanden mellan projektmedarbetare, chefer och andra ledande befattningshavare. Du kan använda det för att planera och sätta upp ditt projekt och kommunicera projektledningsstrukturen till intressenterna.
Nu kan du i ClickUp skapa en fri form av tankekarta antingen i en tankekartvy eller på whiteboards. I det första fallet lägger du till en tankekartvy i ditt ClickUp-arbetsområde. I det andra fallet lägger du till en tankekarta på en whiteboard.
Obs! Du kan konvertera mind map-element till ClickUp-uppgifter. Men om du arbetar i en mind map-vy för första gången rekommenderar vi att du väljer tomt läge (istället för uppgiftsläge).
Låt oss gå igenom stegen du måste följa för att skapa en mind map, antingen i en mind map-vy eller på en whiteboard.
Steg 1: Teckna den högsta myndigheten
Eftersom tankekartor är hierarkiska strukturer bör du börja med att representera den högsta befattningen i ditt projekt. Den befattningen är en rotnod i diagrammet.
Steg 2: Representera den första nivån av underordnade noder
Beroende på vilken typ av projektorganisationsstruktur du har valt, ritar du rotnodens underordnade noder. Dessa kan vara funktionschefer, projektledare eller chefer för projektledare. Om det är till hjälp kan du namnge varje position med personens namn.
Steg 3: Förgrena underordnade noder
Beroende på din projektledningsstruktur kan du nu göra något av följande:
- Lägg till medarbetare och projektledare till funktionella avdelningar genom att koppla dem till funktionella chefer.
- Lägg till medarbetare till projektteam genom att koppla dem till projektledare.
Om du har en projektledningsavdelning kan du lägga till projektledare till den avdelningen genom att dela upp dem från projektledarnas chef.
Steg 4: Lyft fram projektteamen
Avgränsa varje projektteam. Du kan till exempel göra det genom att använda olika färger för olika projektteam. Det finns även andra sätt på Whiteboards att markera med former eller färger.
Steg 5: Markera projektledare
Markera heltids- och deltidsprojektledare. Tagga till exempel noder med symboler för att göra den distinktionen.
Vill du komma igång snabbare? Använd ClickUps enkla mind map-mall för att få din projektledningsstruktur på plats.
Om du är osäker på om ClickUp är rätt verktyg för att designa tankekartor, kolla in vår artikel om de bästa programvarorna för tankekartor som finns på marknaden!
Använda ClickUp Whiteboards för att definiera projektstrukturer
Whiteboards är särskilt lämpliga för samarbete på distans och i realtid med chefer och andra ledande befattningshavare när man fastställer en projektledningsstruktur.
Stegen för att skapa tankekartor gäller fortfarande för utformning av organisationsstrukturer på whiteboardtavlor. Men istället för att skapa en tankekarta på en whiteboardtavla kan du krydda dina strukturer med andra visuella element och diagramrestriktioner.
I ClickUp Whiteboards kan du rita former och länka dem med kopplingar. Du kan också lägga till klisterlappar och text till dina projektledningsstrukturer och ladda upp bildfiler, till exempel porträttbilder eller symboler, för att skilja mellan positioner.
Proffstips: Använd ClickUps mall Introduktion till whiteboards för att komma igång.
Tankar att ha i åtanke
När du väljer den bästa organisationsstrukturen för ditt projekt optimerar du talang och resurser. Och du lägger grunden för effektiv arbetsflödeshantering och högpresterande team.
Utan dessa två ingredienser, tydliga projektmål och en vision, är det omöjligt att uppnå önskade resultat och kvalitet.
Kontakta oss! Vi hjälper dig att skapa en projektledningsstruktur som ger bästa möjliga resultat för dina projekt.