10 kostnadsfria mallar för personalhandböcker i Word och ClickUp

Att skapa en personalhandbok är ett måste för alla företag.

Den fungerar som en referenspunkt för både arbetsgivare och anställda och hjälper till att säkerställa att alla förstår sina rättigheter, skyldigheter och förväntningar på arbetsplatsen. En effektiv personalhandbok ska vara omfattande men ändå koncis och täcka ämnen som acceptabelt beteende, säkerhetsrutiner, ersättningsriktlinjer och ledighetspolicyer.

Även om dessa dokument är en viktig del av att driva ett företag kan det vara svårt att veta vad de ska innehålla och hur man ska komma igång. Lyckligtvis för dig har vi redan gjort allt det tunga arbetet.

I det här inlägget kommer vi att diskutera vad en mall för personalhandbok är och vad som kännetecknar en bra mall. Därefter delar vi med oss av våra 10 favoritmallar för personalhandböcker, så att du kan sätta igång med att skapa din egen.

Vad är en mall för personalhandbok?

Innan vi pratar om mallar, låt oss se till att vi är överens om vad en personalhandbok är.

Personalhandböcker är dokument som förmedlar viktig information till anställda om organisationens policyer och rutiner, samt om deras rättigheter och skyldigheter på arbetsplatsen.

De fungerar som riktlinjer för alla anställda så att de förstår sin arbetsroll och följer företagets regler. De täcker ämnen som organisationsstruktur, standardrutiner, uppförandekod, ledighet, sjukfrånvaro och andra förmåner för anställda, disciplinära åtgärder och mycket mer.

En effektiv personalhandbok är avgörande för att skapa en hälsosam och produktiv arbetsplats, eftersom den hjälper till att definiera förväntningar, främja förtroendet mellan anställda och arbetsgivare, tydliggöra roller och ansvar, bygga en kultur av respekt och säkerställa efterlevnad av relevanta lagar. Anställda bör informeras om innehållet i handboken tidigt i sin anställning för att säkerställa att de förstår företagets policyer och rutiner, och eventuella ändringar bör kommuniceras omedelbart för att undvika förvirring.

Med en omfattande och uppdaterad personalhandbok kan företag se till att deras anställda känner sig informerade och respekterade medan de arbetar tillsammans för att nå framgång.

Att skapa din personalhandbok med hjälp av en mall är det enklaste sättet att komma igång.

Mallar är helt enkelt färdiga vägledningar som beskriver vad din personalhandbok bör innehålla. En mall har vanligtvis avsnitt som organisationsstruktur, prestationshantering, ersättningsplaner, förmånsregler, säkerhetsprotokoll och disciplinära förfaranden. Dessutom kan den anpassas för att inkludera information som är specifik för varje företag, såsom dess mission och värderingar, riktlinjer för kundservice och mångfaldsinitiativ.

Vad kännetecknar en bra mall för personalhandbok?

En bra mall för personalhandbok är omfattande, lätt att förstå och överensstämmer med din företagskultur och dina värderingar. Här är några viktiga egenskaper hos en bra mall:

Detaljerad: En bra mall bör ta hänsyn till alla avsnitt som är viktiga att inkludera i en personalhandbok. Du kan alltid ta bort avsnitt som inte är relevanta för ditt företag, men det är bättre att ha en mall som är för detaljerad än en som saknar viktig information.
Anpassningsbar: En bra mall för personalhandbok bör vara anpassningsbar, så att du kan lägga till eller ta bort policyer utifrån dina specifika behov. Den bör också göra det möjligt för dig att anpassa språket och tonen så att den stämmer överens med din företagskultur och dina värderingar, samt vara lätt att uppdatera för att säkerställa att den förblir korrekt och efterlever gällande regler.
Tillgänglig: En bra mall för handboken bör resultera i en färdig produkt som är lättillgänglig för alla anställda, både på företagets område och på distans. Den bör finnas tillgänglig i både tryckt och digital form och vara lätt att komma åt och navigera i.
Konsekvent: En bra mall ska vara konsekvent när det gäller formatering, design, språk och ton. Detta bidrar till att alla anställda får samma information och att det inte uppstår förvirring eller missförstånd.

När du väljer mall bör du tänka på följande. I slutändan vill du välja den mall som bäst passar ditt företag och dina anställdas behov, i ett format som fungerar för din personal.

10 mallar för personalhandböcker i Word och ClickUp

Vi har samlat tio av våra favoritmallar för personalhandböcker för att hjälpa dig att snabbt och enkelt skapa en omfattande, välskriven och juridiskt korrekt handbok. Dessa mallar sparar tid och arbete samtidigt som de säkerställer att dina anställda har all information de behöver för att lyckas i sina roller.

1. ClickUp avancerad mall för personalhandbok

Ibland räcker det inte med en övergripande personalhandbok som bara fokuserar på de viktigaste uppgifterna. Om ditt företag behöver en mer omfattande handbok som innehåller allt du behöver, är ClickUps avancerade mall för personalhandbok något för dig.

Denna mall för personalhandbok innehåller:

En detaljerad startguide som definierar varje avsnitt och erbjuder tips och resurser för att samla in och skriva informationen11 avsnitt med information, inklusive avsnitt om introduktion, kultur, arbetsplatspolicy (som klädkod, betald ledighet och intressekonflikter), om ditt företag, policy för distansarbete, standarduppförandekod, affärspraxis, närvaropolicy, prestationsutvärderingar, företagsförmåner och avgångsprocedurer.

Denna mall är utformad med användarupplevelsen i åtanke och innehåller i stort sett allt som en nyanställd kan vilja (eller behöver) veta om ditt företag, från första till sista arbetsdagen.

2. ClickUp-mall för personalhandbok

Gör inte misstaget att skapa en tråkig handbok. Det är ingen hemlighet att grundläggande personalhandböcker kan vara tråkiga, och dina nyanställda kommer snabbt att tappa intresset. Istället visar vår ClickUp-mall för personalhandbok hur du kan ge din handbok personlighet och göra den rolig med hjälp av grafik, emojis eller till och med gifs.

Denna mall för personalhandbok innehåller:

8 avsnitt med information, inklusive företagets historia, uppförandekod, kommunikationspolicy, förmåner och sjukförsäkring, teampolicy, kontorspolicy, policy för ersättning och prestationsutvärdering samt policy för uppsägning En helt anpassningsbar digital layout som kan uppdateras och kompletteras när som helst Tips och förslag på hur du kan göra din handbok roligare och mer engagerande för medarbetarna att läsa.

Kom ihåg att en personalhandbok är ett utmärkt sätt att kommunicera viktig information och policyer till dina teammedlemmar. Ta dig därför tid att göra den unik och engagerande, så kommer dina nyanställda att tacka dig för det!

3. ClickUp-mall för företagskultur

Företagskultur är hur ditt företag och dess personal agerar och beter sig.

Det handlar om hur medarbetarna behandlar varandra, vilka moraliska värderingar de har och vilka beslut de fattar. Om du vill skapa en stark företagskultur kan ClickUps mall för företagskultur vara ett användbart verktyg. Dessa sidor ger vägledning och inspiration för att bygga upp din företagsidentitet.

Denna mall för företagskultur innehåller:

4 huvudavsnitt med 12 underavsnitt som beskriver vem du är som företag (inklusive historia, team, utmärkelser och press), ditt uppdrag, värderingar och varumärkeslöfte, dina företagsvärderingar och strategiska mål samt de lösningar och tjänster du erbjuder.

Använd denna mall som hjälp när du skriver avsnittet om företagskultur i din mer omfattande personalhandbok, eller använd den som en fristående guide.

4. ClickUp-mall för personalhandbok och policy

Om du behöver en mer professionell handbok som främst fokuserar på ditt företags anställningspolicyer, rutiner, ledningsstrukturer och uppförandekod, kan du överväga ClickUps mall för personalhandböcker, policyer och rutiner .

Denna mall för personalhandbok innehåller:

17 avsnitt med information, inklusive ett välkomstmeddelande, en beskrivning av ”vår ideala teammedlem”, information om introduktion, avsnitt om företagskultur, hantering av frågor, arbetsplatspolicy, allt om ditt företag, policy för distansarbete, hur vi arbetar, närvaropolicy, beredskapsplan, standarduppförandekod, affärsmetoder, policyer och rutiner, prestationsutvärderingar, företagsförmåner och rutiner för avgång.
Ett anpassningsbart omslag så att du enkelt kan skriva ut eller spara handboken som PDF.
En startsida som visar alla undersidor och ger dig möjlighet att tilldela ägare och bidragsgivare till varje avsnitt.

Mallen är indelad i fyra huvudavsnitt (Allt om, Hur vi arbetar, Standarduppförandekod och Policyer och rutiner) med underavsnitt inom varje avsnitt för att säkerställa att inga policyer utelämnas.

5. ClickUp-mall för personalhandbok

Om du startar ett företag men ännu inte har någon utbildningsguide för företagets anställda måste du skapa en personalhandbok. Och denna mall för personalhandbok från ClickUp är det perfekta stället att börja på. Fyll i denna mall för att visa dina anställda hur de kan lyckas och utvecklas i sina roller.

Denna mall för personalhandbok innehåller:

En startguide som förklarar vad en personalhandbok är, varför det är fördelaktigt att ha en och hur man använder ClickUps mall för personalhandbok.
2 huvudavsnitt med 19 underavsnitt inklusive information om ditt företag, detaljer om den anställdes specifika roll samt policyer och rutiner som tidrapportering, övertidsersättning, lönedagar, raster, löneavdrag, schemaläggning, förmåner, helgdagar, semester, disciplinära åtgärder, COVID-restriktioner, hygien och säkerhet.
Anteckningar, skrivuppslag, vägledande frågor och tips i varje avsnitt hjälper dig att skapa din handbok och ger dig idéer om vad du kan skriva.

Observera att personalhandböcker och personalhandböcker inte är samma sak. Båda dokumenten innehåller viktig information för anställda, men en personalhandbok täcker allmänna företagspolicyer och förväntningar, medan en personalhandbok fokuserar på specifika procedurer och uppgifter för en viss roll eller avdelning.

6. ClickUp HR-handboksmall

Vissa mallar för personalhandböcker kan innehålla ett avsnitt för HR-handboken, men i vissa situationer kan det vara lämpligt att hålla de två dokumenten åtskilda. I sådana fall kan du använda ClickUps mall för HR-handbok.

Personalhandböcker kan ha två former. Antingen är det handböcker för avdelningen, med information om teamet, HR-teamets mål, policyer, rutiner och förväntningar, eller handböcker för allt som rör HR som hela företaget kan använda som referens.

Vår mall är utformad för att skapa en handbok som täcker alla aspekter av HR. HR-handböcker omfattar vanligtvis arbetsrätt, anställning på egen begäran och information om lika möjligheter i arbetslivet, information om efterlevnad såsom arbetsskadeersättning, klassificering av heltids- och deltidsanställda, policyer mot trakasserier och diskriminering samt företagsspecifika policyer för ledighet, såsom juryplikt, betald ledighet, sorgledighet och lagen om familjemedicinsk ledighet (FMLA).

Denna mall för HR-handbok innehåller:

3 huvudavsnitt med 12 underavsnitt som täcker företagets mission och värderingar, företagsinformation som historia, tjänster, struktur, ledarskap och kultur, samt HR-policyer relaterade till onboarding och offboarding, uppförande på arbetsplatsen, närvaro och företagsförmåner.

Det kan finnas vissa överlappningar mellan din personalhandbok och dina HR-handböcker, till exempel avsnitten om företagsinformation eller kärnvärden. Det är helt okej! Att upprepa budskapet i flera dokument gör att alla dina policyer och budskap blir enhetliga.

7. Mall för driftsavtal för ClickUp

Ska du starta ett eget aktiebolag (LLC)? Du behöver ett driftsavtal för att följa lagen, och ClickUps mall för driftsavtal kan hjälpa dig att komma igång.

Ett driftsavtal är ett viktigt juridiskt dokument som verifierar ett företags organisatoriska ramverk, ägarstruktur, medlemmarnas skyldigheter, standardrutiner och mycket mer. För företagare som driver ett LLC-bolag är detta dokument viktigt och krävs i de flesta länder när du startar ditt företag.

Denna mall för driftsavtal innehåller:

11 avsnitt med företagsinformation inklusive organisationsinformation, definitioner, kapital och finansiering, nettoinkomst och förlustfördelning, utdelningar, företagets utgifter, medlemmarnas befogenheter och ansvar, medlemmarnas intressetilldelning, register, revisioner och rapporter, upplösning och avslutande av företaget samt ett avsnitt med övrigt.
Juridiskt språk som överensstämmer med typiska avtal i varje avsnitt, vilket ger dig ett grundläggande avtal att utgå ifrån.

Observera att även om detta är en utmärkt mall för att komma igång med ditt LLC:s driftsavtal, bör du alltid rådfråga din affärsjurist innan du skickar in ett dokument som används i juridiskt syfte.

8. Mall för policynotat från ClickUp

Att kunna kommunicera policyändringar effektivt till dina anställda är avgörande för ditt företags framgång. ClickUps mall för policynoteringar hjälper dig att utveckla ett enhetligt format och en enhetlig organisation för policynoteringar så att alla i ditt team hålls informerade och uppdaterade om de senaste ändringarna.

Denna mall för policydokument innehåller:

Introduktionsguide som förklarar vad ett policydokument är, vad som gör ett dokument effektivt och vilka avsnitt ditt dokument bör innehålla (dvs. rubrik, sammanfattning, bakgrund, rekommendation och uppmaning till handling).
Ytterligare tips och resurser som hjälper dig att fylla i informationen i varje avsnitt och lära dig mer om hur du skapar effektiva memon.

Genom att använda denna enkla mall för policydokument kan du säkerställa att alla dina anställda förstår företagets förväntningar och regler.

Bonus: Kolla in 10 gratis mallar för memon i Word och ClickUp

9. ClickUp Daglig aktivitetsrapport för anställda

Att hantera medarbetarnas prestationer är en viktig del av att driva ett företag, och ett sätt att hålla koll på detta är att föra en daglig aktivitetsrapport. Det är där ClickUps mall för daglig aktivitetsrapport för medarbetare kommer till nytta. Den fungerar som en mini-prestationsrapport för varje teammedlem.

Denna mall för dagliga aktivitetsrapporter för anställda innehåller:

3 huvudavsnitt som anställda ska fylla i dagligen, inklusive prestationer (slutförda projekt och hur lång tid varje projekt tog), pågående aktiviteter (projekt som fortfarande pågår) och kommande aktiviteter (prioriteringar för de närmaste dagarna eller veckan, plus eventuell hjälp du behöver).

Denna mall ger värdefull insikt i ditt teams dagliga arbetsvanor. Använd den för att identifiera framgångar, utmaningar och förbättringsområden samtidigt som alla håller sig uppdaterade.

10. Microsofts mall för personalhandbok från TemplateLab

Vi föredrar ClickUps breda utbud av exempel och mallar för personalhandböcker, men vi vet att din organisation ibland kräver att du använder verktyg från ett visst företag eller en viss programserie.

Microsoft-användare kan använda Template Labs mall för personalhandbok för att snabbt utforma en personalhandbok. Denna personalhandbok innehåller avsnitt om policyer relaterade till ämnen som teknik, förmåner, sjukförsäkring och mycket mer.

📮ClickUp Insight: 92 % av arbetstagarna använder inkonsekventa metoder för att spåra åtgärdspunkter, vilket resulterar i missade beslut och försenad genomförande.

Oavsett om du skickar uppföljningsanteckningar eller använder kalkylblad är processen ofta splittrad och ineffektiv. ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter, så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.

Hur man skriver personalhandböcker

Nu när du har flera mallar för personalhandböcker att välja mellan är det dags att börja skriva din egen. Men var ska du börja? Här är några tips och bästa praxis för att skapa en omfattande och effektiv personalhandbok:

1. Börja med grunderna

Det första steget i att skriva en personalhandbok är att samla all nödvändig information om ditt företag och dess policyer. Detta inkluderar företagets mission och värderingar, organisationsstruktur, personalförmåner, sjukförsäkring, standardiserade uppförandekoder och viktig juridisk information. Se till att rådfråga relevanta avdelningar (HR, juridik etc.) för att säkerställa att informationen är korrekt.

2. Följ en mall

Som vi nämnde tidigare kan du spara tid och arbete genom att använda en mall för personalhandbok när du skapar ditt eget dokument. Mallar ger din handbok en struktur och organisation, vilket gör det enklare att inkludera all nödvändig information.

3. Var tydlig och koncis

Din personalhandbok ska vara lättläst och lättförståelig för alla anställda. Använd ett enkelt språk och undvik jargong eller tekniska termer som kanske inte alla känner till. Se också till att varje avsnitt om policyer är kort och koncist.

4. Inkludera bilder och exempel

Genom att lägga till relevanta bilder, diagram eller tabeller kan du göra din personalhandbok mer engagerande och lättare att ta till sig. Dessutom kan exempel eller scenarier från verkliga livet hjälpa medarbetarna att bättre förstå policyerna och hur de tillämpas i olika situationer.

5. Håll den uppdaterad

I takt med att ditt företag växer och utvecklas bör även din personalhandbok göra det. Se till att granska och uppdatera din handbok regelbundet så att den återspeglar dina aktuella policyer och rutiner. Detta hjälper också till att undvika eventuella juridiska problem.

6. Gör den tillgänglig

Din personalhandbok är en resurs för alla anställda, så se till att den är lättillgänglig för dem. Överväg att skapa en digital version som kan nås på företagets enheter eller via en säker onlineportal.

7. Rådfråga jurister och HR-experter

Som nämnts tidigare är det viktigt att din personalhandbok granskas av berörda avdelningar, särskilt HR och juridik. Detta bidrar till att säkerställa att alla policyer överensstämmer med arbetsrättsliga lagar och förordningar.

Skriv och förfina dina dokument snabbare med ClickUp Brains AI Writer.

Avsnitt som ska ingå i en personalhandbok

Även om varje företag kan ha specifika policyer och rutiner som är unika för deras organisation, finns det några gemensamma avsnitt som bör ingå i varje personalhandbok. Dessa inkluderar:

1. Företagets helgdagar

Din personalhandbok bör innehålla en omfattande lista över företagets erkända helgdagar. Den bör ange om anställda förväntas arbeta på dessa helgdagar och, om så är fallet, vilken ersättning eller vilken ersättningsledighet de har rätt till.

2. Sjukförsäkring

Beskriv företagets sjukförsäkring i detalj, inklusive omfattningen av täckningen, de alternativ som finns tillgängliga för anställda, deras bidrag och processen för att ansöka om förmåner. I detta avsnitt bör också förklaras hur anställda kan lägga till anhöriga och vilka konsekvenser eventuella förändringar i deras anställningsstatus har för deras förmåner.

3. Sjukdomspolicy

Beskriv företagets policy för sjukfrånvaro, inklusive hur många dagar som är tillåtna, processen för att anmäla sjukdom och eventuell dokumentation som krävs. Policyn bör också ta upp långvariga sjukdomar och vilket stöd företaget kan ge i sådana fall. Nämn alla relevanta lagar eller förordningar som reglerar sjukfrånvaro och klargör om den är betald eller obetald.

4. Semester och ledighet

Förklara företagets policy för semester och ledighet, inklusive hur mycket årlig ledighet anställda har rätt till, processen för att begära ledighet och eventuella begränsningar. Du kan också inkludera information om andra typer av ledighet, såsom sorgledighet eller familjemedicinsk ledighet.

5. Uppförandekod

Detta avsnitt anger tonen för beteende och förväntningar på arbetsplatsen. Det bör täcka ämnen som klädkod, professionalism, policyer mot diskriminering, rutiner för konfliktlösning och andra företagsspecifika regler eller föreskrifter.

6. Prestationsutvärderingar

Förklara företagets prestationsutvärderingsprocess och hur anställda kan förvänta sig att få feedback på sitt arbete. Detta avsnitt kan också innehålla information om befordringar, löneökningar och bonusar.

7. Uppsägning

Även om det kanske inte är så trevligt att tänka på, är det viktigt att beskriva företagets policy för uppsägningar. Detta avsnitt bör omfatta skäl för uppsägning, processen för avskedande och alla relevanta lagar eller förordningar som reglerar uppsägningar av anställda.

8. Sekretessavtal (NDA)

Om ditt företag hanterar känslig information eller konfidentiella uppgifter kan det vara lämpligt att inkludera ett sekretessavtal i din personalhandbok. Detta juridiskt bindande dokument beskriver sekretesskraven för anställda och eventuella konsekvenser om dessa bryts.

9. Kvitto på mottagande

Som ett sista steg kan du be medarbetarna underteckna en bekräftelse på mottagandet för att bekräfta att de har mottagit och läst medarbetarhandboken. Detta kan fungera som bevis på att medarbetarna var medvetna om de policyer som beskrivs i handboken i händelse av eventuella tvister.

10. Information för icke undantagna anställda

Om ditt företag har icke-undantagna (timanställda) medarbetare är det viktigt att informera dem om övertidsregler, måltids- och vilopauser samt andra regler som kan vara tillämpliga för dem. Detta bidrar till att säkerställa efterlevnaden av arbetslagstiftningen.

Vem har nytta av att använda en mall för personalhandbok?

Chefer: En personalhandbok ger chefer en tydlig struktur och riktlinjer för att leda sitt team. Den bidrar också till att säkerställa enhetlighet i policyer och rutiner inom hela organisationen. Här är några mallar som kan vara till hjälp för chefer:

Småföretag: Småföretag saknar ofta resurser för att skapa omfattande HR-policyer och rutiner. En mall för personalhandbok kan ge småföretagare ett ramverk för att skapa sin egen handbok utan att behöva börja från scratch. Här är några mallar som kan vara användbara för småföretag:

Optimera din personalhandbok redan idag

Att skapa en personalhandbok är kanske inte din favorituppgift som företagare eller HR-ansvarig, men det är viktigt för efterlevnaden att alla interna policyer och företagspolicyer dokumenteras på ett tydligt och detaljerat sätt för dina anställda. Med hjälp av mallar kan du skapa detta dokument mycket enklare – och kanske till och med roligare, om du väljer att använda en ClickUp-lösning!

ClickUp är din one-stop-shop för att organisera dina företagsdokument, projektplaner, arbetsflödesprocesser och, ja, till och med din personalhandbok.

Vårt omfattande mallbibliotek kan hjälpa dig att skapa, redigera och uppdatera nästan alla typer av dokument du behöver – och våra handboksmallar ger lite färg åt en annars tråkig uppgift. När du är klar med att skapa din personalhandbok kan du enkelt använda ClickUp för att dela den med ditt team och uppdatera den efter behov.

Det är gratis att komma igång med ClickUp, så prova oss redan idag .