Det är vanligt bland företag, stora som små, att ingå partnerskap med sekretessavtal (NDA). Viss information måste förbli privat, till och med konfidentiell.
Det är inte bara banbrytande forskning eller affärshemligheter som måste skyddas. Företag hanterar regelbundet känslig information – kunddata, marknadsföringskampanjer, finansiell information, investerar- eller partnerskapsavtal och mycket mer. Dessa data måste förbli skyddade.
Felaktig hantering av sådan information kan få allvarliga konsekvenser, såsom skadat rykte, förlust av konkurrensfördelar och juridiska problem.
Det vore idealiskt om företag kunde drivas enbart på goodwill och förtroende, men det är inte alltid praktiskt genomförbart. Istället måste du förlita dig på affärsavtal för att garantera en störningsfri verksamhet och skydda företagets intressen.
Ett sådant avtal är sekretessavtalet eller NDA, även känt som konfidentialitetsavtal (CA) eller avtal om skyddad information (PIA). Ett NDA är ett juridiskt avtal mellan två eller flera parter som begränsar deras rätt att avslöja konfidentiell information.
I den här bloggen undersöker vi vad som kännetecknar ett bra sekretessavtal och hur man utformar ett juridiskt bindande avtal som säkerställer ansvarsskyldighet för alla inblandade parter.
Dessutom delar vi med oss av fem färdiga NDA-mallar som du kan anpassa efter dina affärsrelationer och skicka ut NDA-avtal med kort varsel.
Vad är NDA-mallar?
En NDA-mall är ett förskrivet dokument som beskriver villkoren i ett sekretessavtal. Den innehåller standardklausuler som förbjuder avtalsparterna att avslöja konfidentiell affärsinformation utan föregående skriftligt medgivande.
Dessa mallar ger företag ett färdigt ramverk som de kan använda för att skapa anpassade sekretessavtal för olika scenarier, såsom introduktion av nya medarbetare, arbetsavtal och förhandlingar.
Att använda en NDA-mall förenklar skapandet av juridiskt hållbara sekretessavtal. Det sparar tid, ökar effektiviteten och ger företag ett konsekvent och standardiserat format för att definiera konfidentiell information. Mallarna säkerställer att alla viktiga punkter täcks och minskar risken för att viktiga klausuler förbises.
En typisk NDA-mall innehåller följande avsnitt:
- Inledning: I detta avsnitt anges ämnet för sekretessavtalet – till exempel om det handlar om ett partnerskap, åtkomst till data eller en funktionsplan.
- Definition: Här förklaras de olika termer som kommer att användas i sekretessavtalet, till exempel parternas namn, information om de avslöjande och mottagande parterna, om parterna är enskilda personer eller företag, samt andra liknande detaljer.
- Konfidentiell information: Detta definierar och beskriver karaktären hos den faktiska konfidentiella informationen.
- Undantag: I detta avsnitt listas den information som inte skyddas av sekretessavtalet och som kan delas med andra.
- Skyldigheter: I detta avsnitt förklaras hur mottagaren ska hantera den konfidentiella informationen och under vilka omständigheter den får avslöjas för andra.
- Återlämnande av konfidentiell information: I detta avsnitt beskrivs förfarandena för återlämnande av konfidentiell information när avtalet har upphört att gälla.
- Rättsmedel: I detta avsnitt förklaras konsekvenserna av ett avtalsbrott, som kan innefatta ekonomiska sanktioner, straffrättsliga påföljder och uppsägning.
- Meddelanden och ändringar: Detta skriftliga meddelande är ett valfritt avsnitt som listar alla ändringar eller tillägg till det ursprungliga sekretessavtalet.
- Jurisdiktion: Här förklaras i vilken stat eller domstol eventuella tvister om sekretessavtalet ska lösas.
- Signaturfält: Detta inkluderar fält för varje part och kommer att innehålla deras namn, signaturer och datum.
Vad kännetecknar en bra NDA-mall?
De flesta sekretessavtal följer denna grundläggande struktur, men vissa kostnadsfria NDA-mallar gör det enklare att utforma ett sekretessavtal utan att behöva börja från scratch.
Låt oss undersöka vad som gör vissa NDA-mallar bättre än andra. Här är några egenskaper att leta efter i en mall.
- Tydligt språk: Precis som alla juridiska avtal måste en NDA-mall vara tydlig, kortfattad och koncis för att undvika tvetydigheter. Du bör undvika överdriven juridisk jargong och onödiga facktermer, så att avtalet blir lätt att förstå.
- Omfattande ramverk: Mallen ska överensstämma med bästa praxis för sekretessavtal och innehålla alla viktiga delar, såsom definition, konfidentiell information, rättsmedel och mer.
- Rättsligt giltig: Mallen ska vara rättsligt bindande och följa gällande lagar och förordningar. Den ska ange parterna och behörig jurisdiktion samt tydligt ange villkor och klausuler för att säkerställa att den är giltig i domstol.
- Flexibilitet: Det finns olika typer av NDA-avtal, till exempel för anställda, partnerskap, två parter och flera parter, och det är viktigt att välja en mall som du enkelt kan anpassa efter olika affärssituationer.
- Integrationer: En annan viktig faktor att tänka på är integrationen av e-signaturer. Kontrollera om din mall och ditt redigeringsverktyg är kompatibla med verktyg för e-signaturer. Detta säkerställer att du kan signera och bestyrka kontrakt digitalt.
- Formatering och stil: Se till att mallen också är visuellt tilltalande. Tänk på faktorer som sid- och textavstånd, användning av rubriker, typsnitt och styckestruktur.
5 kostnadsfria NDA-mallar att använda
Här är en kort lista över våra favoritmallar för sekretessavtal som är gratis att ladda ner och använda.
1. ClickUp-mall för sekretessavtal
Först ut är ClickUps NDA-mall. I denna nybörjarvänliga mall hittar du alla nödvändiga delar i ett sekretessavtal som uppfyller branschstandard.
Denna mall hjälper dig även att skapa ClickUp-uppgifter med olika anpassade statusar för att underlätta hanteringen av dina avtal. Du kan kategorisera och lägga till funktioner för att visualisera och spåra känslig information.
Du kopierar bara den här mallen till ClickUp Docs och lägger till alla viktiga uppgifter, till exempel namnen och uppgifterna om de inblandade parterna, en kortfattad beskrivning av sekretessavtalet och så vidare.
Med mallen kan du hålla koll på samarbetsavtal med kommentarer, underordnade deluppgifter, flera ansvariga och prioritetsetiketter.
Dessutom förenklar ClickUps arbetsyta och produktivitetsverktyg din kontraktshantering, samarbete mellan parter och mycket mer.
Du kan också skriva och redigera innehåll för dina juridiska dokument med ClickUp Brains generativa AI-verktyg. AI Writer for Work hämtar svar på frågor direkt och sammanställer ett kontraktsdokument på några sekunder. Du kan vara säker på att alla dina kontrakt förblir säkra på ClickUp; dina data kommer aldrig att användas för att träna AI-modeller.
Du kan också använda ClickUp Brains AI Knowledge Manager för att söka efter information, hitta klausuler som du har lagt till i tidigare kontrakt osv.
Du kan lokalisera dina kostnadsfria avtal med ClickUps översättningsfunktioner för att hålla kontakten med dina globalt placerade anställda eller leverantörer.
När du har utarbetat ditt sekretessavtal kan du skapa en ClickUp-uppgift och tilldela den till din chef och juridiska team för granskning. När avtalet är färdigställt exporterar du det som en PDF-fil och delar det med mottagande och undertecknande parter för e-signatur. Eller, om du föredrar att göra saker på det gamla sättet, skriv ut det på nolltid!
2. Mall för sekretessavtal i Word från LegalTemplates
Vår nästa mall är Word-mallen för sekretessavtal från LegalTemplates. Denna mall är välstrukturerad och innehåller alla väsentliga komponenter i en standardmall för sekretessavtal. Du kan välja mellan ett standardsekretessavtal eller ett anpassat avtal för anställningsavtal, uppfinningar, försäljning eller köptransaktioner. Dessutom kan du ändra mallen utifrån dina statliga lagar och lokala jurisdiktioner.
LegalTemplates innehåller dessutom en gratis formgivare för juridiska dokument. Du behöver bara lägga till dina avtalsuppgifter i textrutorna så genereras ditt juridiska avtal på några sekunder. LegalTemplates erbjuder även en betald eSign-funktion om du föredrar att använda digitala lösningar.
3. Mall för sekretessavtal i Word från Simul
Nästa mall på listan är från Simul, ett verktyg för versionshantering och samarbete i Microsoft Word. Word-mallen för sekretessavtal från Simul är en enkel mall för sekretessavtal i dokumentformat som du kan ladda ner med ett enda klick och redigera i ditt ordbehandlingsprogram, oavsett om det är Google Docs, MS Word eller Apple Pages.
När du är klar kan du ladda upp den till ditt digitala signeringsverktyg eller skicka en fysisk utskrift till mottagaren.
Mallen innehåller många detaljer, och du kan lägga till fler beroende på vilken typ av konfidentiell information du vill binda i ett avtal.
För att förhindra obehörig avslöjande eller åtkomst, se till att dina sekretessavtal för anställda, praktikanter eller entreprenörer täcker allt i sekretessavtalsmallen, såsom information om företagets utrustning, redovisningsinformation, produktionsprocesser och immateriella rättigheter.
När du använder denna mall, kom ihåg att se till att ord och fraser stämmer överens med vad du använder i dina andra avtal. Om du till exempel ofta använder termer som "upplysande part" och "mottagande part" i dina avtal, använd dessa istället för "informationsleverantör" och "mottagare" i denna mall.
Dessutom är det en utmärkt idé att jämföra denna NDA-mall med det format som föreskrivs av den styrande staten för att säkerställa att båda överensstämmer i struktur och terminologi.
4. PDF-mall för sekretessavtal från Signaturely
På Signaturely kan du skapa och underteckna dina avtal utan krångel. Plattformen är ett onlineverktyg för digital signatur som erbjuder gratis mallar som du kan ladda ner i både Doc- och PDF-format.
Deras kostnadsfria plan tillåter dock endast att du undertecknar ett dokument per månad. Du måste prenumerera på en betald plan för att kunna underteckna fler dokument.
Word-mallen för sekretessavtal från Signaturely följer det standardiserade formatet, men är relativt kortfattad. Du måste skapa avsnitt som skyldigheter, rättsmedel och ändringar från grunden. Vi rekommenderar att du använder denna mall för enklare avtal som inte kräver omfattande detaljer, eftersom de inte innehåller särskilt känslig information.
5. Google Docs NDA för HR-konsulter av Template.net
Den sista kostnadsfria mallen på denna lista är ganska specifik – det är ett sekretessavtal som är utformat för HR-konsulter. De flesta organisationer använder ett annat sekretessavtal för HR-anställda, eftersom de har tillgång till medarbetardata, känslig företagsinformation och interna affärsprocesser.
Denna NDA-mall för HR-konsulter i Google Docs från Template.net är anpassad för att avslöja konfidentiell information som HR-konsulter vanligtvis hanterar, såsom affärsverksamhet, strategier och planer, kundhantering, medarbetardata, immateriella rättigheter etc.
Du kan lägga till informationen direkt i dokumentredigeraren i Templates.net, tillsammans med eventuella varumärkeselement som företagslogotyp, färgscheman och mer.
Du kan också dela sekretessavtalet med andra i ditt team så att de kan granska och redigera avtalet. När avtalet har bekräftats kan du ladda ner det som en PDF-fil och dela det med mottagaren.
Läs också: Mallar för avtal om kontinuerliga tjänster
Skydda konfidentiell information med NDA-mallar
Oavsett om du anställer medarbetare eller oberoende uppdragstagare, ansöker om ett topphemligt patent eller förhandlar om förvärv av ett företag – ett sekretessavtal är avgörande för att upprätthålla konfidentialitet och skydda känslig information.
Det är enkelt att anpassa de NDA-mallar som vi har listat ovan. Se till att du låter din juridiska rådgivare granska det slutgiltiga dokumentet innan du slutför sekretessavtalet.
Förvara dina sekretessavtal på ett ställe genom att spara dem som ClickUp Docs och dela dem med berörda parter. Funktioner som versions- och åtkomstkontroll håller din konfidentiella information säker. Med realtidsredigering och samarbetsredigering kan du snabbt göra ändringar när det behövs.
Förutom att hålla din konfidentiella information säker och tillgänglig kan ClickUp hjälpa ditt team att spara tid och öka produktiviteten på arbetsplatsen. Med sina effektivitetshöjande funktioner kan denna allt-i-ett-plattform för produktivitet spara dina team upp till en dag per vecka.
Registrera dig gratis idag och upptäck hur ClickUp kan hjälpa dig att utarbeta, samarbeta kring och hantera dina avtal i en enda kontrollpanel!