Ingen är perfekt. Men tänk dig vilken skillnad varje medarbetare i organisationen skulle kunna göra om de strävade efter att komma närmare det.
Visst, det kan fortfarande vara en överdrift eller ett orealistiskt mål. Men organisationer blomstrar när det finns strukturerade planer som gör att alla med tiden kan bli bättre på det de gör, vilket gynnar verksamheten och maximerar produktiviteten.
För att nå dit behöver du en strukturerad plan för att hantera och förbättra prestationerna hos alla i teamet.
Som chef vill du hjälpa dina team att lyckas. När tidvattnet stiger lyfts alla båtar, och som alla som har deltagit i gruppprojekt – redan under skoltiden – vet, kan teamet bara nå så långt som dess svagaste länk tillåter.
Men det kan vara svårt att hjälpa ditt team att utvecklas och följa upp medarbetarnas prestationer samtidigt som du arbetar dig igenom din egen att-göra-lista och dina dagliga uppgifter. Ju mer du kan standardisera processen, desto bättre. Och det är där mallarna för prestationsförbättringsplaner kommer in i bilden.
⏰ Sammanfattning på 60 sekunder
Här är de 11 bästa mallarna för prestationsförbättringsplaner (PIP) som hjälper dig att skapa en strukturerad och effektiv strategi för att öka medarbetarnas prestationer:
- Mallar för prestationsförbättringsplaner från ClickUp
- ClickUp-mall för åtgärdsplan
- ClickUp-mall för handlingsplan för medarbetare
- ClickUp-mall för medarbetarutvecklingsplan
- ClickUp-mall för prestationsutvärdering
- ClickUp-mall för prestationsrapport
- ClickUp-mall för kvartalsvis prestationsutvärdering
- ClickUp-mall för 30-60-90-dagarsplan
- ClickUp-mall för karriärväg
- Mall för ClickUp-formulär för medarbetarutvärdering
- Mall för prestationsförbättringsplan i Microsoft Word från Template.net
Vad är en mall för prestationsförbättringsplan (PIP)?
En mall för prestationsförbättringsplan är ett standardiserat dokument som hjälper dig – och alla du leder – att utforma en strategi för att utveckla deras kompetens och höja deras prestationer. Eftersom den är standardiserad är den en utmärkt mall för ledning och HR som hjälper dig att leda dina team utan att det tar för mycket av din tid.
Du kan till exempel leda ditt team enligt OKR-metoden för målsättning inom organisationen. Rätt mall för prestationsförbättringsplan hjälper dig att skapa liknande planer för varje medlem i ditt team, så att de kan arbeta mot gemensamma mål.
Vad kännetecknar en bra mall för prestationsförbättringsplan?
Det finns ingen enskild ”bästa” mall för prestationsförbättringsplaner, helt enkelt eftersom ”bäst” helt beror på vad du är ute efter. Du kanske till exempel behöver en mall som följer upp regelbundna prestationsutvärderingar. Eller så behöver du en prestationsförbättringsplan som hjälper till med bättre resursfördelning.
Du kanske vill förbättra hanteringen av arbetsbelastningen inom hela ditt team, men oavsett vilket bör planen ha mätbara mål och tydligt beskriva eller diskutera prestationsproblem. Med detta sagt har de bästa mallarna för prestationsförbättringsplaner några gemensamma egenskaper som du kan hålla utkik efter:
- En enkel översikt: Detta gör att rapporten du sammanställer blir lättöverskådlig, vilket gör att vem som helst omedelbart kan få fram den information som behövs för att utvärdera prestationsförbättringsplanerna.
- En visuell betoning. Ingen gillar långa stycken eller punktlistor med flera meningar (ironiskt nog, vi vet), så ju mer visuell du gör medarbetarens framstegsrapport, desto bättre kan du ställa tydliga förväntningar.
- En ömsesidigt fördelaktig slutsats. Innehåller prestationsförbättringsplanen ett avsnitt med slutsatser som tydligt visar vad som behöver göras härnäst? Det är det bästa sättet att säkerställa att rekommendationerna i prestationsförbättringsplanen faktiskt genomförs, så att förväntningarna uppfylls.
- Intuitiv färgkodning. Du kommer kanske att bli förvånad över hur stor skillnad en enkel färgkodning kan göra. Rött kan stå för bristande prestation, gult för att förväntningarna uppfylls och grönt för hög eller godtagbar prestation. Rätt färger bidrar till att minska förvirringen och skapa tydliga förväntningar.
- Enkel att anpassa över tid. Ingen gillar en prestationsförbättringsplan som, när den väl har skapats, aldrig kan ändras. Du vill ju trots allt kunna följa upp medarbetarnas prestationsförbättringar och den feedback du ger! Ju mer flexibel mallen är, desto bättre.
Det spelar ingen roll vilken mall du letar efter. Så länge prestationsförbättringsplanen har dessa egenskaper är du redan på god väg.
👉🏽 En prestationsplan hjälper bara om den faktiskt följs upp
Att skriva planen är den enkla delen. Det verkliga arbetet består av påminnelser, uppföljningar, dokumentation och nästa steg som HR måste fortsätta att driva efter mötet. Se 10 HR-arbetsflödesverktyg som är utformade för att hantera det uppföljningsarbetet.
11 mallar för prestationsförbättringsplaner
Utan vidare omständigheter går vi rakt på sak. Precis som mallarna för åtgärdsplaner utmärker sig dessa mallar för prestationsförbättringsplaner genom att de är praktiskt tillämpbara samtidigt som de följer alla ovanstående bästa praxis.
Låt oss ta en titt på våra favoriter.
1. Mallar för prestationsförbättringsplaner från ClickUp
Förbättra dina medarbetares prestationer med hjälp av ClickUps mall för prestationsförbättringsplan (PIP). Denna PIP-mall är utformad för att skapa effektivare arbetsflöden och hjälpa chefer och medarbetare att identifiera prestationsproblem samt utforma lösningar som leder till förbättringar.
I mallen hittar du avsnitt som är avsedda för att beskriva specifika mål för prestationsförbättringsplanen, inklusive identifiering av områden som behöver utvecklas, föreslagna strategier för förbättring, angivna tidsplaner för att uppnå målen samt mätbara prestationsindikatorer.
Genomförandet av dessa PIP-mål främjar en effektiv och produktiv arbetsmiljö, uppmuntrar enskilda medarbetares utveckling och bidrar till att företagets standarder och mål uppfylls. Dessa viktiga komponenter erbjuder ett strukturerat sätt att hantera underprestationer och möjliggör en övervakad och organiserad uppföljning av framstegen.
Denna ClickUp-mall för prestationsförbättringsplaner (PIP) är utformad för att spara tid och främja ett effektivt arbetsflöde. Ladda ner denna PIP-mall redan idag för att effektivisera verksamheten och skapa optimala förutsättningar för medarbetarnas prestationsutveckling.
2. Mall för åtgärdsplan från ClickUp
Denna ClickUp-mall för korrigerande åtgärder är utformad i whiteboard-format och är vår favorit bland PIP-mallarna tack vare sin visuella och rumsliga utformning. Den består av sex noggrant färgkodade avsnitt, ordnade i kolumner som är intuitiva att läsa från vänster till höger:
- Förbättringsområden: Identifiera övergripande kategorier där enskilda teammedlemmar kan förbättra sig.
- Problem och grundorsaker: Möjligheter inom varje område att identifiera exakt vad som har gått fel eller vilka brister i prestationen som behöver förbättras, samt varför.
- Möjliga lösningar: Ta direkt itu med de identifierade prestationsproblemen genom att föreslå sätt på vilka medarbetaren eller arbetsuppgiften kan förbättra arbetsprestationen.
- Mått på framgång: Lägg till ansvarsskyldighet och utvärdering i ekvationen för att göra det enklare att följa upp framstegen för de identifierade lösningarna och skapa mätbara mål.
- Uppgiftsansvariga: Identifiera förbättringsområden inom projekt och uppgifter med flera ansvariga.
- Tidsplan: Förfallodatum och eventuella delmål för att se till att alla håller sig till uppgiften och arbetar mot att genomföra de identifierade lösningarna.
Kombinera kolumnerna så stämmer den här mallen väl överens med ClickUps SMART-målmetod för projekt- och personalhantering. Samtidigt är den tillräckligt enkel för att du ska kunna skapa snabba förbättringsplaner även för de mest komplexa frågorna.
3. Mall för handlingsplan för anställda från ClickUp
ClickUps mall för handlingsplan för medarbetare har ett annat tillvägagångssätt än den ovan nämnda handlingsplanmallen för whiteboard. Denna strukturerade handlingsplan är mer linjär och innehåller en tydlig och enkel översikt som anger medarbetarens namn, roll och chef samt ett datumfält för framtida referens.
Därefter går man direkt vidare till incidentrapporten för en specifik fråga som kräver prestationsförbättring. Incidentrapporten gör det möjligt för chefen att ange några detaljer om en specifik utlösande faktor som gör att medarbetaren behöver prestationsförbättring, till exempel att försäljningsmål inte uppnås eller att rutiner inte följs.
Därefter följer ett avsnitt om slutsatser, där du kan redogöra mer detaljerat för vad en ytterligare utredning av händelsen har visat samt vilka korrigerande åtgärder som vidtagits för att uppfylla förväntningarna.
Slutligen innehåller rapporten ett avsnitt som är avsett för chefer att uppdatera löpande, kallat ”tecken på framsteg”. Allteftersom medarbetaren arbetar sig igenom prestationsförbättringsplanen är detta det avsnitt där både chefer och medarbetare kan fira framgångar.
4. Mall för medarbetarutvecklingsplan från ClickUp
Inte alla prestationsförbättringsplaner behöver utlösas av en negativ händelse. Proaktiv ledning innebär att hjälpa medarbetarna att bli mer framgångsrika över tid, oavsett deras nuvarande prestationer. Det är just detta som ClickUps mall för medarbetarutvecklingsplan hjälper till att följa upp.
I standardvyn får varje teammedlem en rad som visar statusen för deras prestationsförbättringsplan, deras grundläggande information och vilka möjligheter till kompetensutveckling som har identifierats för dem.
Detta hjälper dig att hitta orsaken till specifika problem och sparar tid genom att staka ut en tydlig väg mot de förväntade milstolparna.
Avsnitten från ”Klart” till ”Pågår” hjälper chefen att exakt följa var varje enskild medarbetare befinner sig vid ett givet tillfälle. Men det är bara början. Mallen innehåller även en avdelningsplan som går på en högre nivå när det gäller förbättringsmål och uppföljning av dessa mål.
Samtidigt hjälper anpassade fält som personalbehov, tidsplaner och förvärvade färdigheter cheferna att alltid hålla sig uppdaterade om var deras team står och vilka medlemmar som har störst behov av fortsatt utveckling.
5. Mall för prestationsutvärdering i ClickUp
Det ser ut som en enkel dagordning, men den här mallen för prestationsutvärdering från ClickUp har en dold styrka. Utöver de lättöverskådliga avsnitten som diskussionspunkter och feedback gör det här dokumentet för prestationsförbättring det också möjligt för chefer att tydligt ange vilka initiativ och vilka prioriteringar som är viktigast för deras teammedlemmar när de strävar efter att optimera teamets prestationer över tid.
Och det är bara början. Avsnittet om prestationshantering i denna mall innehåller ett diagram som kan användas av den anställde och dennes kollegor för att utvärdera sig själva och varandra inom kategorier som förståelse för arbetsuppgifterna, yrkeskunskaper och mycket mer. Betygskoder från U (otillfredsställande) till E (utmärkt) gör det enkelt och tydligt för alla inblandade att fylla i detta avsnitt.
Slutligen innehåller denna mall ett avsnitt som bör ingå i varje medarbetares prestationsutvärdering: prestationer. Även om alla har behov av förbättringar inom vissa områden kan fokuseringen på just dessa förbättringsbehov göra det lätt att bortse från att den här medarbetaren förmodligen har uppnått stora framgångar och prestationer inom andra områden.
Genom att inkludera ett avsnitt som detta i en mall för prestationsförbättringsplan skapas en mer positiv och framgångsinriktad arbetskultur, där det negativa balanseras med det positiva.
6. Mall för prestationsrapport i ClickUp
Som denna mall för prestationsrapport från ClickUp visar behöver inte varje prestationsförbättringsplan vara kopplad till en enskild medarbetares prestationer. Istället lyfter den fram ett projektfokuserat tillvägagångssätt som hjälper det team du leder att hålla sig på rätt spår och fokusera på sina tidsplaner och leveranser.
Mallen för prestationsutvärdering innehåller en överskådlig sammanställning av flera projekt, vilket är särskilt användbart för chefer som behöver dokumentera projektens framsteg på flera nivåer. Utöver en allmän översikt över företagets förväntningar innehåller den en sammanfattning för varje projekt som ska rapporteras, med uppgifter om hur stor andel av tiden och budgeten som har använts samt vilka framsteg som har gjorts.
Den visuella presentationen av siffrorna i denna mall gör den till en användbar rapport för chefer som vill ge en översikt över allt arbete som utförs. Eftersom det rör sig om en övergripande översikt fungerar denna mall särskilt bra i kombination med andra rapporter om projektets resultat.
De kan till exempel användas för att ge högnivåintressenter en överblick över flera agila projekt, medan mer detaljerade rapporter, såsom sprintretrospektiver, kan gå mer i detalj på vart och ett av dessa projekt och deras förväntade framsteg.
7. Mall för kvartalsvis prestationsutvärdering i ClickUp
Även om ClickUps mall för kvartalsvis prestationsutvärdering främst fokuserar på en retrospektiv utvärdering av en medarbetare, innehåller den även exempel på framåtblickande prestationsförbättringsplaner.
Dokumentera hur en medlem i ditt team har presterat, vad hen har åstadkommit och hur dessa insikter kan leda till en förbättringsplan inför nästa kvartalsvisa prestationsutvärdering.
8. ClickUp-mall för 30-60-90-dagarsplan
Nyanställda behöver nödvändigtvis en introduktionsplan som hjälper dem att utvecklas under de första månaderna i organisationen. ClickUps mall för 30-60-90-dagarsplan hjälper till med detta och gör det möjligt för dig att sätta upp konkreta mål och dokumentera den nya medarbetarens framsteg mot dessa mål.
Det är enkelt både att utforma en 30-60-90-dagarsplan och att mäta framstegen, liksom att dela planen med den nyanställde. Det är särskilt viktigt att upprätthålla och planera in regelbundna uppföljningar. Det hjälper dig också att upprätthålla en positiv attityd gentemot medarbetarna.
9. Mall för karriärväg i ClickUp
Om du är mentor för medlemmar i ditt team är mallen för karriärväg från ClickUp ett perfekt verktyg. Det är ett mer kvalitativt verktyg för prestationsutvärdering än de flesta andra mallar som nämns i den här guiden, vilket gör att du kan samarbeta med din adept för att sätta upp karriärmål och skapa en mätbar väg för att uppnå dessa mål.
Allt presenteras i ett lättförståeligt, färgkodat diagram som tydligt återspeglar företagets förväntningar – redan vid första anblicken.
10. Mall för ClickUp-formulär för medarbetarutvärdering
ClickUps mall för medarbetarutvärdering är utformad som ett interaktivt formulär och fungerar tack vare sin enkelhet. Du fyller i formuläret, vilket genererar en listbaserad vy som fungerar som utvärderingen.
Samtidigt hjälper anpassade fält som erhållna utmärkelser och milstolpar, förmågan att arbeta i team, tekniska färdigheter och andra anpassade fält dig att precisera exakt var medarbetaren har lyckats, var förbättringar behövs och företagets övergripande förväntningar på arbetsprestationen.
11. Mall för prestationsförbättringsplan i Microsoft Word från Template.net
Denna mall för prestationsförbättringsplan (PIP) i Microsoft Word från Template.net är ett omfattande, redigerbart och utskrivbart dokument som är utformat för att hjälpa företag och organisationer att förbättra medarbetarnas prestationer. Mallen fungerar som en strukturerad vägledning för chefer att kartlägga förbättringsområden, fastställa tydliga förväntningar och definiera mätbara mål för medarbetare med underprestationer.
Fördelar med mallar för prestationsförbättringsplaner för HR-team
Prestationsförbättringsplaner (PIP) är ett effektivt sätt att säkerställa att medarbetarna uppfyller de förväntningar och mål som organisationen har satt upp. De är en viktig del av varje HR-teams verktygslåda. En väl utformad PIP-mall kan bidra till en framgångsrik prestationsförbättringsprocess genom att tillhandahålla ett enhetligt format och en struktur som teamen kan arbeta utifrån.
Att använda en PIP-mall effektiviserar processen för att utarbeta, genomföra och hantera en prestationsförbättringsplan. Genom att tillhandahålla ett omfattande ramverk som personalen kan använda som underlag när de skapar sin egen plan förenklas de steg som krävs för att maximera effektiviteten hos en PIP. Att ha tillgång till en uppdaterad PIP-mall säkerställer att personalen uppfyller organisationens förväntningar och mål samtidigt som det fortfarande finns utrymme för flexibilitet.
När du använder en PIP-mall är det viktigt att se till att alla nödvändiga delar ingår. Förutom att fastställa förväntningar och ange specifika mål bör mallen även innehålla information om tidsplaner, ansvarsområden och konsekvenser.
Så här skapar du en prestationsförbättringsplan
- Fastställ förväntningar: Detta är det första steget i utformningen av en prestationsförbättringsplan, och det är viktigt att se till att förväntningarna är tydliga och specifika.
- Sätt upp mål: Att fastställa mätbara mål bidrar till att ge planen en tydlig inriktning och kan användas som riktmärken under hela processen.
- Fastställ tidsramar: Ange hur lång tid PIP-processen kommer att ta samt när och hur framstegen ska utvärderas.
- Tilldela resurser: Se till att det finns tillräckligt med resurser för att stödja planens mål, till exempel ytterligare utbildning eller coaching.
- Fördela ansvarsområden: Ange tydligt vem som ansvarar för vilka uppgifter inom PIP-processen.
- Följ upp framstegen: Följ upp framstegen och ge feedback för att säkerställa att målen uppnås.
- Se över planen: Kontrollera regelbundet PIP-processen för att bedöma om några ändringar behöver göras.
- Fastställ konsekvenser: Om målen inte uppnås är det viktigt att ha ett system för ansvarsutkrävande på plats med tydligt definierade konsekvenser vid bristande efterlevnad.
Exempel på prestationsförbättringsplaner
Prestationsförbättringsplaner (PIP) är ett kraftfullt verktyg som HR-team kan använda för att hantera underprestationer och frånvaro. En PIP-mall är ett utmärkt sätt att komma igång när du inte vet var du ska börja. Här är en översikt över situationer där det lönar sig att skapa en egen PIP-mall:
- När en medarbetare har varnats flera gånger för sina bristande prestationer
- När medarbetarens prestationer ligger under förväntningarna
- När en medarbetare inte uppfyller deadlines eller mål
- När det finns en skillnad mellan förväntad och faktisk produktivitet
- När det kommer in klagomål från kunder eller kollegor angående medarbetarens beteende eller attityd
När man bör undvika att använda prestationsförbättringsplaner
Även om PIP-mallar är en värdefull resurs för HR-team finns det vissa situationer där det är bäst att undvika att använda dem:
- När medarbetarens prestation beror på en omständighet som ligger utanför dennes kontroll.
- Om orsaken till problemet ligger i missförstånd eller brist på resurser.
- När medarbetarens framsteg kräver ytterligare utbildning, mentorskap eller coaching innan hen kan förbättra sina prestationer.
- Om medarbetarens arbetsuppgifter har förändrats och inte längre
Öka ditt teams produktivitet med mallar för prestationsförbättringsplaner
Vilken chef vill inte ha ett team som fungerar som en välsmord maskin? Det är förstås hårt arbete att nå dit. All hjälp du kan få för att maximera prestationen och produktiviteten hos varje teammedlem är avgörande. Det är just därför som en mall för prestationsförbättringsplan är ett så viktigt verktyg i varje chefs verktygslåda.
Du kan använda mallarna för prestationsåtgärdsplaner för att rätta till ett specifikt misstag eller utforma en mer allmän och tydlig utvecklingsplan. De fungerar lika bra för att introducera nyanställda som för att koppla prestationer till pågående projekt.
Du behöver bara veta vilken mall du ska använda, och det här urvalet kan hjälpa dig att hitta rätt.
På tal om att leda ditt team som en väloljad maskin: rätt verktyg för projektledning och produktivitet kan också hjälpa dig att nå dit – särskilt om det är gratis för alltid. Är du redo att lära dig mer om ClickUp och börja använda mallarna ovan?