Ingen är perfekt. Men tänk dig vilken skillnad alla i organisationen skulle kunna göra om de flitigt strävade efter att närma sig perfektion.
Visst, det kan fortfarande vara ett överdrivet eller orealistiskt mål. Men organisationer blomstrar när det finns strukturerade planer som gör att alla kan bli bättre på det de gör över tid, vilket hjälper verksamheten och maximerar deras produktivitet.
För att nå dit behöver du en strukturerad plan för att hantera och förbättra prestationen hos alla i teamet.
Som chef vill du hjälpa dina team att lyckas. En stigande tidvatten lyfter alla båtar, och som alla som har deltagit i grupprojekt, även i skolan, vet, kan teamet bara nå så långt som dess svagaste länk.
Men det kan vara svårt att hjälpa ditt team att förbättras och följa upp medarbetarnas prestationer samtidigt som du arbetar med din egen att göra-lista och dagliga uppgifter. Ju mer du kan standardisera processen, desto bättre. Och det är där mallarna för prestationsförbättringsplaner kommer in i bilden.
⏰ 60 sekunders sammanfattning
Här är de 11 bästa mallarna för prestationsförbättringsplaner (PIP) som hjälper dig att skapa en strukturerad och effektiv strategi för att öka medarbetarnas prestationer:
- ClickUp-mallar för prestationsförbättringsplaner
- ClickUp-mall för åtgärdsplan
- ClickUp-mall för åtgärdsplan för anställda
- ClickUp-mall för medarbetarutvecklingsplan
- ClickUp-mall för prestationsutvärdering
- ClickUp-mall för prestationsrapport
- ClickUp-mall för kvartalsvis prestationsutvärdering
- ClickUp 30-60-90 dagars planmall
- ClickUp-mall för karriärväg
- ClickUp-mall för medarbetarutvärdering
- Microsoft Word-mall för prestationsförbättringsplan från Template.net
Vad är en mall för prestationsförbättringsplan (PIP)?
En mall för prestationsförbättringsplan är ett standardiserat dokument som hjälper dig – och alla du leder – att utarbeta en strategi för att utveckla deras färdigheter och öka deras prestationer. Eftersom den är standardiserad är den en utmärkt mall för ledning och HR för att hantera dina team utan att ta för mycket av din tid.
Du kan till exempel leda ditt team enligt OKR-metoden för att sätta upp organisatoriska mål. Med rätt mall för prestationsförbättringsplan kan du skapa liknande planer för varje medlem i ditt team, så att de kan arbeta mot gemensamma mål.
Vad kännetecknar en bra mall för prestationsförbättringsplan?
Det finns ingen enskild mall för prestationsförbättringsplaner som är "bäst", helt enkelt eftersom "bäst" helt beror på vad du letar efter. Du kanske till exempel behöver en mall som följer upp regelbundet schemalagda prestationsutvärderingar. Eller så behöver du en prestationsförbättringsplan som hjälper till med bättre resursfördelning.
Du kanske vill förbättra arbetsbelastningshanteringen inom hela ditt team, men oavsett vilket bör planen ha mätbara mål och tydligt beskriva eller diskutera prestationsproblem. Med det sagt har de bästa mallarna för prestationsförbättringsplaner några gemensamma egenskaper som du kan hålla utkik efter:
- En enkel översikt: Detta gör att rapporten du sammanställer blir lättläst, så att alla som är redo kan omedelbart ta till sig det som behövs för att utvärdera prestationsförbättringsplanerna.
- En visuell betoning. Ingen gillar långa stycken eller punktlistor med flera meningar (ironiskt, vi vet), så ju mer visuell du gör medarbetarens framstegsrapport, desto bättre kan du fastställa tydliga förväntningar.
- En ömsesidigt fördelaktig slutsats. Har prestationsförbättringsplanen ett avsnitt med slutsatser som visar exakt vad som behöver göras härnäst? Det är det bästa sättet att se till att rekommendationerna i prestationsförbättringsplanen faktiskt genomförs så att de uppfyller förväntningarna.
- Intuitiv färgkodning. Du kommer kanske att bli förvånad över hur stor skillnad en enkel färgkod kan göra. Rött kan betyda dålig prestanda, gult att förväntningarna uppfylls och grönt hög eller acceptabel prestanda. Rätt färger bidrar till att minska förvirringen och skapa tydliga förväntningar.
- Enkel justering över tid. Ingen gillar en plan för prestationsförbättring som, när den väl har skapats, aldrig kan ändras. När allt kommer omkring vill du faktiskt följa upp förbättringar i medarbetarnas prestationer och all feedback du rekommenderar! Ju mer flexibel mallen är, desto bättre.
Det spelar ingen roll vilken mall du letar efter. Så länge prestationsförbättringsplanen har dessa egenskaper är du på god väg.
11 mallar för prestationsförbättringsplaner
Utan vidare fördröjning går vi rakt på sak. Precis som mallarna för åtgärdssteg är dessa mallar för prestationsförbättringsplaner utmärkta eftersom de är praktiskt användbara och följer alla ovanstående bästa praxis.
Låt oss ta en titt på våra favoriter.
1. ClickUp-mallar för prestationsförbättringsplaner
Förbättra dina medarbetares prestanda med ClickUps mall för prestationsförbättringsplan (PIP). Denna PIP-mall är utformad för att skapa effektivare arbetsflöden och hjälpa chefer och medarbetare att identifiera prestationsproblem och ta fram lösningar som leder till förbättringar.
I mallen finns avsnitt som är avsedda för att beskriva specifika PIP-mål, inklusive identifiering av områden som behöver utvecklas, föreslagna strategier för förbättring, specificerade tidsplaner för att uppnå målen och mätbara prestationsindikatorer.
Genom att genomföra dessa PIP-mål främjas en effektiv och produktiv arbetsmiljö, uppmuntras enskilda medarbetares utveckling och underlättas uppfyllandet av företagets standarder och mål. Dessa väsentliga komponenter ger ett strukturerat sätt att hantera underprestationer och möjliggör en övervakad, organiserad kontroll av framstegen.
Denna ClickUp PIP-mall är utformad med målet att spara tid och främja ett effektivt arbetsflöde. Ladda ner denna PIP-mall idag för att effektivisera verksamheten och skapa en optimal väg för ökad prestanda hos medarbetarna.
2. ClickUp-mall för plan för korrigerande åtgärder
Denna ClickUp-mall för korrigerande åtgärder är skapad i whiteboardformat och är vår favorit bland PIP-mallarna tack vare sin visuella och rumsliga karaktär. Den har sex noggrant färgkodade sektioner, ordnade i kolumner som är intuitiva att läsa från vänster till höger:
- Områden som kan förbättras: Identifiera allmänna kategorier där enskilda teammedlemmar kan förbättras.
- Problem och grundorsaker: Möjligheter inom varje område att identifiera exakt vad som har gått fel eller vilka prestandaproblem som behöver förbättras, och varför.
- Möjliga lösningar: Ta itu med de identifierade prestationsproblemen direkt genom att föreslå sätt på vilka den anställde eller uppgiften kan förbättra sin arbetsprestation.
- Mått på framgång: Lägg till ansvarsskyldighet och utvärdering i ekvationen för att göra det enklare att följa upp framstegen för de identifierade lösningarna och skapa mätbara mål.
- Uppgiftsägare: Identifiera förbättringsområden inom projekt och uppgifter med flera ansvariga.
- Tidsplan: Förfallodatum och potentiella milstolpar för att hålla alla fokuserade på att implementera de identifierade lösningarna.
Kombinera kolumnerna så överensstämmer denna mall väl med ClickUps SMART-målmetod för projekt- och personalhantering. Ändå är det tillräckligt enkelt för att skapa snabba förbättringsplaner även för de mest komplexa frågorna.
3. ClickUp-mall för åtgärdsplan för anställda
ClickUps mall för åtgärdsplan för anställda har en annan approach än den ovan nämnda åtgärdsmallen för whiteboard. Denna strukturerade åtgärdsplan är mer linjär och innehåller en tydlig och enkel översikt som identifierar den anställdes namn, roll och chef tillsammans med ett datumfält för framtida referens.
Därefter går du direkt till incidentrapporten för en specifik punkt som behöver förbättras. Incidentrapporten gör det möjligt för chefen att inkludera några detaljer om en specifik utlösande faktor som gör att medarbetaren behöver förbättra sina prestationer, till exempel att försäljningsmålen inte uppnås eller att protokollen inte följs.
Därefter följer ett avsnitt om slutsatser, där du kan ange mer detaljerad information om vad en vidare utredning av incidenten har visat och vilka korrigerande åtgärder som vidtagits för att uppfylla förväntningarna.
Slutligen innehåller rapporten ett avsnitt som är avsett för chefer att uppdatera löpande, kallat ”indikationer på framsteg”. När medarbetaren arbetar sig igenom prestationsförbättringsplanen är detta det avsnitt där både chefer och medarbetare kan fira framgångar.
4. ClickUp-mall för medarbetarutvecklingsplan
Alla prestationsförbättringsplaner behöver inte utlösas av en negativ händelse. Proaktiv ledning innebär att hjälpa medarbetarna att bli mer framgångsrika över tid, oavsett deras nuvarande prestationer. Det är just detta som ClickUps mall för medarbetarutvecklingsplan hjälper till att följa upp.
I standardvyn får varje teammedlem en rad som identifierar statusen för deras prestationsförbättringsplan, deras grundläggande information och vilka möjligheter till professionell utveckling som har identifierats för dem.
Detta hjälper dig att hitta orsaken till specifika problem och sparar tid genom att ange en tydlig väg för att nå förväntade milstolpar.
Avsnitten från Klar till Pågående hjälper chefen att spåra exakt var alla befinner sig vid ett givet ögonblick för en viss anställd. Men det är bara början. Mallen innehåller också en avdelningsplan som går på en högre nivå när det gäller förbättringsmål och spårning mot dessa mål.
Samtidigt hjälper anpassade fält som personalbehov, tidsplaner och förvärvade färdigheter cheferna att alltid hålla sig uppdaterade om var deras team står och vilka medlemmar som har störst behov av fortsatt utveckling.
5. ClickUp-mall för prestationsutvärdering
Den ser ut som en enkel agenda, men denna mall för prestationsutvärdering från ClickUp har en dold styrka. Utöver de lättöverskådliga avsnitten som diskussionspunkter och feedback, gör detta dokument för prestationsförbättring det också möjligt för chefer att exakt beskriva vilka initiativ och prioriteringar som är viktigast för deras teammedlemmar när de strävar efter att optimera teamets prestationer över tid.
Och det är bara början. Prestationshanteringsdelen i denna mall innehåller ett diagram som kan användas av medarbetaren och deras kollegor för att utvärdera sig själva och varandra inom kategorier som arbetsförståelse, arbetsfärdigheter och mer. Mätningskoder från U för otillfredsställande till E för utmärkt gör det enkelt och tydligt för alla inblandade att fylla i detta avsnitt.
Slutligen innehåller denna mall ett avsnitt som bör ingå i varje anställds prestationsutvärdering: prestationer. Även om alla behöver förbättras inom vissa områden kan fokus på dessa nödvändiga förbättringar göra det lätt att bortse från att denna anställda troligen har uppnått stora prestationer och framgångar inom andra områden.
Att inkludera ett avsnitt som detta i en mall för prestationsförbättringsplan skapar en mer positiv, framgångsorienterad arbetskultur genom att balansera det dåliga med det goda.
6. ClickUp-mall för prestationsrapport
Som denna prestationsrapportmall från ClickUp visar behöver inte alla prestationsförbättringsplaner vara kopplade till en enskild medarbetares prestation. Istället lyfter den fram ett projektfokuserat tillvägagångssätt som hjälper det team du leder att hålla sig på rätt spår och följa sina tidsplaner och leveranser.
Mallen för prestationsutvärdering innehåller en enkel översikt över flera projekt, vilket är särskilt användbart för chefer som behöver dokumentera projektets framsteg på flera nivåer. Utöver en allmän översikt över företagets förväntningar innehåller den en översikt för varje projekt som ska rapporteras, inklusive procentandel av tids- och budgetåtgång samt gjorda framsteg.
Denna malls visuella presentation av siffrorna gör den till en användbar rapport för chefer som vill kommunicera en översikt över allt arbete som utförs. Eftersom det är en översikt på hög nivå fungerar denna mall särskilt bra i kombination med andra projektprestationsrapporter.
De kan till exempel användas för att ge övergripande information om flera agila projekt till högt uppsatta intressenter, medan mer detaljerade rapporter som sprintretrospektiv kan gå in mer i detalj på vart och ett av dessa projekt och deras förväntade framsteg.
7. ClickUp-mall för kvartalsvis prestationsutvärdering
ClickUps mall för kvartalsvis prestationsutvärdering fokuserar främst på en retrospektiv utvärdering av en anställd, men innehåller även framåtblickande exempel på prestationsförbättringsplaner.
Dokumentera hur en medlem i ditt team har presterat, vad de har åstadkommit och hur dessa insikter kan leda till en plan för förbättring inför nästa kvartalsvisa prestationsutvärdering.
8. ClickUp 30-60-90 dagars planmall
Nya medarbetare behöver en introduktionsplan som hjälper dem att utvecklas under de första månaderna i organisationen. ClickUps mall för 30-60-90-dagarsplan hjälper dig med detta genom att du kan sätta upp konkreta mål och dokumentera nya teammedlemmars framsteg mot dessa mål.
Det är enkelt att både skapa en 30-60-90-dagarsplan och mäta framstegen, liksom att dela planen med den nyanställde. Detta är särskilt viktigt för att upprätthålla och planera regelbundna avstämningar. Det hjälper dig också att upprätthålla en positiv attityd gentemot medarbetarna.
9. ClickUp-mall för karriärväg
Om du är mentor för medlemmar i ditt team är mallarna för karriärvägar från ClickUp ett perfekt verktyg. Det är ett mer kvalitativt verktyg för prestationsutvärdering än de flesta andra mallarna som nämns i denna guide, vilket gör att du kan arbeta med din adept för att sätta upp karriärmål och en mätbar väg för att uppnå dessa karriärmål.
Allt presenteras i ett lättförståeligt, färgkodat diagram som tydligt visar företagets förväntningar – redan vid första anblicken.
10. Mall för utvärderingsformulär för anställda från ClickUp
ClickUps mall för medarbetarutvärdering är utformad som ett interaktivt formulär och fungerar tack vare sin enkelhet. Du fyller i formuläret, som fyller i en listbaserad vy som fungerar som utvärdering.
Samtidigt hjälper anpassade fält som erhållna utmärkelser och milstolpar, förmågan att arbeta i team, tekniska färdigheter och andra anpassade fält dig att specificera exakt var medarbetaren har lyckats, var förbättringar behövs och företagets övergripande förväntningar på arbetsprestationen.
11. Mall för prestationsförbättringsplan i Microsoft Word från Template.net
Denna mall för prestationsförbättringsplan (PIP) i Microsoft Word från Template.net är ett omfattande, redigerbart och utskrivbart dokument som är utformat för att hjälpa företag och organisationer att förbättra sina anställdas prestationer. Mallen fungerar som en strukturerad guide för chefer som vill beskriva förbättringsområden, fastställa tydliga förväntningar och definiera mätbara mål för anställda som presterar undermåligt.
Fördelar med mallar för prestationsförbättringsplaner för HR-team
Prestationsförbättringsplaner (PIP) är ett effektivt sätt att säkerställa att medarbetarna uppfyller de förväntningar och mål som organisationen har satt upp. De är en viktig del av alla HR-teamets verktygslåda. En väl utformad PIP-mall kan bidra till en framgångsrik prestationsförbättringsprocess genom att tillhandahålla ett enhetligt format och en enhetlig struktur som teamen kan arbeta med.
Att använda en PIP-mall effektiviserar processen för att utveckla, implementera och hantera en prestationsförbättringsplan. Genom att tillhandahålla ett omfattande ramverk som personalen kan använda som referens när de skapar sin egen plan förenklar det de steg som krävs för att maximera effektiviteten hos en PIP. Att ha tillgång till en uppdaterad PIP-mall säkerställer att personalen uppfyller organisationens förväntningar och mål samtidigt som det fortfarande finns utrymme för flexibilitet.
När du använder en PIP-mall är det viktigt att se till att alla nödvändiga element ingår. Förutom att fastställa förväntningar och beskriva specifika mål bör den också innehålla information om tidsplaner, ansvar och konsekvenser.
Hur man skapar en prestationsförbättringsplan
- Definiera förväntningar: Detta är det första steget i skapandet av en PIP, och det är viktigt att se till att förväntningarna är tydliga och specifika.
- Sätt upp mål: Att fastställa mätbara mål hjälper till att fokusera planen och kan användas som riktmärken under hela processen.
- Ange tidsramar: Ange hur lång tid PIP-processen kommer att ta samt när och hur framstegen ska utvärderas.
- Tilldela resurser: Se till att det finns tillräckligt med resurser för att stödja planens mål, till exempel ytterligare utbildning eller coaching.
- Tilldela ansvar: Ange tydligt vem som är ansvarig för vilka uppgifter inom PIP-processen.
- Övervaka framstegen: Spåra framstegen och ge feedback för att säkerställa att målen uppnås.
- Se över planen: Kontrollera regelbundet PIP-processen för att bedöma om några ändringar behöver göras.
- Fastställ konsekvenser: Om målen inte uppnås är det viktigt att ha ett system för ansvarsskyldighet med tydligt definierade konsekvenser för bristande efterlevnad.
Exempel på prestationsförbättringsplaner
Prestationsförbättringsplaner (PIP) är ett kraftfullt verktyg som HR-team kan använda för att hantera underprestationer och frånvaro. En PIP-mall är ett utmärkt sätt att börja när du inte vet var du ska börja. Här är en översikt över situationer där det lönar sig att skapa en egen PIP-mall:
- När en anställd har fått flera varningar om sin dåliga prestation
- När medarbetarens prestanda ligger under förväntningarna
- När en anställd inte uppfyller deadlines eller mål
- När det finns en skillnad mellan förväntad och faktisk produktivitet
- När det finns klagomål från kunder eller kollegor angående medarbetarens beteende eller attityd
När man bör undvika att använda prestationsförbättringsplaner
Även om PIP-mallar är en värdefull resurs för HR-team finns det vissa situationer där det är bäst att undvika att använda dem:
- När medarbetarens prestation beror på en faktor utanför hans eller hennes kontroll.
- Om orsaken till problemet ligger i missförstånd eller brist på resurser.
- När medarbetarens framsteg kräver ytterligare utbildning, mentorskap eller coaching innan de kan förbättra sina prestationer.
- Om medarbetarens arbetsuppgifter har förändrats och inte längre
Öka ditt teams produktivitet med PIP-mallar
Vilken chef vill inte ha ett team som fungerar som en väloljad maskin? Det är förstås svårt att nå dit. All hjälp du kan få för att maximera prestationen och produktiviteten hos varje teammedlem är avgörande. Det är därför en mall för prestationsförbättringsplan är ett så viktigt verktyg i varje chefs verktygslåda.
Du kan använda mallar för prestationshandlingsplaner för att korrigera ett specifikt misstag eller skapa en mer allmän och tydlig utvecklingsplan. Det är lika bra för att introducera nyanställda som för att koppla prestationer till aktuella projekt.
Du behöver bara veta vilken mall du ska använda, och detta urval kan hjälpa dig att nå dit.
På tal om att leda ditt team som en väloljad maskin: rätt projektlednings- och produktivitetsverktyg kan också hjälpa dig att nå dit – särskilt om det är gratis för alltid. Är du redo att lära dig mer om ClickUp och börja använda mallarna ovan?