Projektledning och uppgiftshantering .
Dessa termer används flitigt. Men finns det några verkliga skillnader mellan projektledning och uppgiftshantering?
Tänk på följande exempel.
Jag vill anlägga en ny stenlagd gångväg som leder till min ytterdörr. För att göra det måste jag röja marken, jämna ut den, lägga stenarna och göra en massa andra saker som jag inte tänker på just nu.
Projektet är att skapa gångvägen. Uppgifterna är vad jag behöver göra för att förverkliga det.
Men andra uppgifter handlar om att samla resurser: köpa stenar, hitta min spade och, ja just det, be vänner om hjälp. Allt det där är också uppgifter.
Att kartlägga och överväga de resurser som behövs är avgörande för ett framgångsrikt projekt.
- Projektet är det övergripande målet som består av många uppgifter: skapa en stenlagd gångväg.
- Uppgifterna är allt som måste göras för att uppnå målet.
- Projektledning omfattar vanligtvis uppgifter.
Varje projekt har vanligtvis flera uppgifter som ska slutföras vid olika tidpunkter. Ofta är de beroende av varandra och ibland kan en uppgift inte slutföras förrän nästa har påbörjats.
Uppgiftshantering kontra projektledning i enkla termer
I stället för att använda begreppen projektledning och uppgiftshantering omväxlande, låt oss försöka definiera skillnaderna.
Projektledning är processen att planera, organisera och övervaka ett helt initiativ – från att definiera mål och tilldela resurser till att följa tidsplaner och säkerställa framgångsrik leverans. Inom denna större ram fokuserar uppgiftshantering på de enskilda åtgärder som utgör projektet. Medan projektledning säkerställer att allt går enligt plan på makronivå, fokuserar uppgiftshantering på att utföra specifika arbetsuppgifter på ett effektivt sätt. Kort sagt är uppgiftshantering en central del av projektledning – båda är viktiga, men de fungerar på olika nivåer av detaljrikedom och kontroll.
Projekt kontra uppgifter
Låt oss gå in mer i detalj på uppgifterna kontra projekten. Projekt är arbetsmoment med specifika start- och slutdatum. De har milstolpar och ett tydligt resultat, vanligtvis med en leverans i slutet. Uppgifter är enskilda arbetsmoment, och flera uppgifter kan utgöra ett projekt eller vara oberoende av projekt.
Ibland är uppgifter som är oberoende av ett projekt inte nödvändigtvis så stora.
Om du till exempel är säljare måste du förmodligen svara på många e-postmeddelanden och ringa flera samtal. Din uppgift är att ringa nästa person på din lista.
Ditt projekt skulle vara att följa upp 100 kontakter som du träffade på din senaste konferens.
Vissa kommer du att ringa (uppgifter), andra kommer du att mejla (fler uppgifter) och du kommer att vilja samla in ditt säljstödmaterial som specifikt relaterar till konferensämnena (fler uppgifter).
Projekt involverar ofta mer än en person, med en projektledare och ett team. Varje teammedlem utför individuella uppgifter relaterade till projekten. Summan av allas uppgiftshantering blir ett färdigt projekt. Till exempel räknas funktionsreleaser som flera projekt.
Som du ser är uppgiftshantering helt klart en del av projektledning.
Blandar du ihop projekt med uppgifter?
Detta kommer att orsaka dig mycket frustration. Om du till exempel skriver orden "Skapa ny produkt" på din att göra-lista... ja, det är lite väl mycket. Du kommer inte att få det gjort på en dag. Istället måste du dela upp det i mindre delar eller uppgifter och sedan vidta åtgärder för dessa mindre steg.
En metod som är mycket effektiv för att skilja mellan projekt och uppgifter är Get Things Done -metoden. Den hjälper dig att skilja mellan det som tar lång tid och det som är lättare att göra i några få steg.
Vi har skapat ytterligare resurser för att hjälpa dig med grunderna i projektledning:
- De bästa metoderna för projektledning
- Principer för projektledning
- Projektledningskompetenser som krävs för projektledare
Kolla in vår projektledningsordlista för fler projektledningstermer!
Behöver du projektledningsprogram eller uppgiftshanteringsprogram?
Oavsett projektets storlek har du förmodligen fortfarande några påminnelser klistrade på post-it-lappar. Det är dags att uppgradera din teknikstack med antingen ett uppgiftshanteringsverktyg eller ett projektledningsverktyg.
Vad löser uppgiftshanteringsprogramvara?
Uppgiftshanteringsprogram hjälper dig att samla dina att göra-listor och andra anteckningar på ett ställe. Programvara som denna hjälper dig att utföra uppgifter snabbare när du startar ett nytt projekt.
Med den här programvaran kan du skapa uppgiftslistor, gruppera uppgifter och schemalägga när de ska slutföras. De hjälper dig att slutföra en uppgift innan du påbörjar en annan. Oftast finns det inga specifika beroenden mellan uppgifterna.
Populära appar för uppgiftshantering är till exempel Todoist och Any.do. Det är enkla appar som är uppgiftsdrivna. Ofta rangordnas uppgifterna efter hur brådskande de är och påminnelser kan ställas in ofta.
Vad löser projektledningsprogramvara?
Projektledningsprogramvara är däremot avsedd att samordna projekt och erbjuder vanligtvis alla funktioner som en uppgiftshanteringsprogramvara har.
Dessa projektledningsverktyg handlar om samarbete, samordning och projektplanering. Projektledningsprogram har deluppgifter, kommentarer, bilagor och uppgiftsbeskrivningar som ger detaljerad information om när ett projekt ska vara klart.
Det krävs ofta en tydlig tidsöversikt eller ett Gantt-diagram för att se hur alla projekt förhåller sig till varandra.
Projektledningsprogram hjälper projektledare att skapa tidsberäkningar, följa upp teammedlemmarnas arbete och skapa projektrapporter. De flesta program för uppgiftshantering har inte dessa funktioner. Uppgifter är vanligtvis inte så brådskande eller komplexa att de kräver tidsberäkningar.
Bonus: Alternativ till Taskade!
Den bästa projektledningsprogramvaran är också uppgiftshanteringsprogramvara
Det finns inte nödvändigtvis några tydliga gränser mellan ditt arbete och ditt privatliv.
Ja, det finns en balans, men dina barns dansuppvisning kan krocka med ditt nästa kundsamtal. Eller så kanske du behöver hinna med den där Amazon-beställningen medan du skriver ditt nästa projektförslag.
Förstår du vad jag menar?
Den bästa programvaran kombinerar både uppgiftshantering och projektledning. Du har verktygen för att göra båda delarna utan att det ena överskuggar det andra. Du bör hitta programvara som är rolig att använda – oavsett om det gäller uppgifter eller projekt, privat eller professionellt.
För din information, det är därför vi skapade ClickUp
Ja, ClickUp är verkligen en produktivitetsplattform som du kan använda både för personliga uppgifter och professionella projekt. Det är en fråga som har drivit vår VD Zeb Evans från början. Han ställer följande fråga:
- ”Varför kan inte mitt arbetsliv och mitt privatliv vara på samma plats, men tillräckligt åtskilda för att inte blandas ihop?
- Varför kan jag inte bara ha allt på en enkel och snygg plattform?
- Det här är frågor jag ställde mig själv. Och det är kärnan i ClickUps mission.
- Vi är inte här bara för att lösa projektledningsproblemet. Vi har samlats för att lösa större problem. ”
Det är ett ambitiöst mål att lösa det stora problemet med att separera uppgifter och projekt. Men det är därför vi har gjort ClickUp gratis och lätt att använda.
ClickUp har alla de uppgiftshanteringsfunktioner du behöver för att slutföra dina uppgifter, till exempel:
- Att göra-listor
- Enkla statusar
- ... och ett anteckningsblock för att skriva ner idéer.
Men den har också de kraftfulla projektledningsfunktioner du behöver för att få saker gjorda på jobbet, till exempel:
- Flera ansvariga – Samarbeta på en enda uppgift – om ditt utrymme tillåter det.
- Tilldelade kommentarer – Skapa och tilldela åtgärdspunkter för dig själv eller andra direkt.
- Prioriteringar – Skapa anpassade prioritetsnivåer och organisera uppgifter utifrån deras betydelse för ett projekt.
- Favoriter – Skapa din egen anpassade sidofält med sortering, filtrering och till och med din favoritvy.
- Chrome-tillägg – Erbjuder heltäckande funktioner för att öka produktiviteten, inklusive tidrapportering, bildmarkering och uppgiftskapande.
- Flera vyer – Listvy, tavelvy, boxvy, Gantt-diagram, kalender och mer erbjuder den perfekta vyn för utvecklare, chefer och alla däremellan.
- Beroenden – Koppla ihop uppgifter utifrån deras krav för att säkerställa att rätt uppgifter slutförs i rätt ordning.
- Tidsvy/kalender – Dra och släpp enkelt uppgifter för att göra schemaläggningen till en barnlek. Du ser också uppgifter som ännu inte är schemalagda.
- Integrationer – Anslut till Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl och massor av andra integrationer för att förenkla ditt arbetsflöde.
På ClickUp har vi utvecklat rätt projektledningsprogramvara för att lösa personliga och professionella problem. Vill du vara med och göra det möjligt? Det enklaste sättet att göra det är att prova. Registrera dig idag!