Att förstå den verkliga orsaken till ett problem är det enda sättet att lösa det. Visst kan du hantera de omedelbara konsekvenserna och lappa ihop problemet, men du kan bara lösa problemet på riktigt genom att ta itu med dess grundorsak.
Det är teorin bakom grundorsaksanalys och anledningen till att processen är ovärderlig när du försöker felsöka.
Att varje gång komma på en egen grundorsaksanalys är tröttsamt och leder till inkonsekvenser. Att använda en mall ger dig konsekvens och en snabbare väg framåt. Följ med när vi utforskar varför en mall för grundorsaksanalys är så värdefull och vilka som är de bästa att använda 2024.
⏰ 60 sekunders sammanfattning
Här är 10 kostnadsfria mallar för grundorsaksanalys:
- ClickUp-mall för grundorsaksanalys
- ClickUp IT-mall för grundorsaksanalys
- ClickUp 5 Whys-mall
- ClickUp-mall för orsak och verkan på whiteboard
- ClickUp-mall för åtgärdsplan för prestationsförbättring
- ClickUp-mall för tidsanalys
- ClickUp-mall för lärdomar
- ClickUp 4Ls Retro-mall
- ClickUp-mall för projektretrospektiv
- Excel-mall för grundorsaksanalys
Vad är en mall för grundorsaksanalys?
Grundorsaksanalys (RCA) hjälper dig att hitta den eller de grundläggande orsakerna till ett problem, så att du kan arbeta med att lösa det verkliga problemet – istället för att bara släcka bränderna. Genom att gå igenom RCA-processen kan du gå djupare, överväga alla möjliga alternativ och identifiera vad som verkligen är fel.
Därefter kan du vidta korrigerande åtgärder som löser det faktiska problemet – istället för symptomen.
En mall för grundorsaksanalys hjälper dig att påskynda processen. Mallarna har skapats av experter och praktiker utifrån beprövade metoder, så du behöver inte börja från scratch.
Istället kan du använda en mall för grundorsaksanalys i ditt rapporteringsverktyg för att snabbare lösa problemet. ⚒️
Bonus: Storyboard-mallar!
Vad kännetecknar en bra mall för grundorsaksanalys?
Det finns många olika verktyg och metoder för grundorsaksanalys. Vissa föredrar ett Pareto-diagram (eller stapeldiagram) för att visualisera sina datapunkter, medan andra föredrar att använda ett Six Sigma-flödesschema eller ett Ishikawa-diagram (eller fiskbensdiagram) för att presentera sina resultat och sin forskning.
Oavsett om du är en mycket visuell person eller föredrar en mer textbaserad approach finns det en mall för grundorsaksanalys som passar dig.
En bra mall för grundorsaksanalys hjälper dig att:
- Använd en beprövad metod för att hitta grundorsaken.
- Organisera dina tankar, data och forskning
- Kom fram till en slutsats om den troliga grundorsaken till ett problem.
- Effektivisera ditt RCA-arbetsflöde
- Uppnå konsekvens i alla dina RCA-analyser
Det finns ingen absolut bästa metod eller mall för grundorsaksanalys. Olika team uppskattar olika sätt att hitta det underliggande problemet. Vissa mallar är generiska och kan användas för olika problem, medan andra är mer specifika, till exempel för att lösa ett IT-problem.
Tricket är att hitta rätt mall för ditt team och dina behov.
10 mallar för grundorsaksanalys att använda
Låt oss utforska vår topplista över mallar för grundorsaksanalys för 2024. Oavsett hur du vill arbeta och vilken typ av problem du försöker lösa finns det en mall för grundorsaksanalys här för dig.
1. ClickUp-mall för grundorsaksanalys
När du löser problem är det viktigt att ha en tydlig bild av allt du vet om vad som bidragit till slutresultatet. Det är därför mallen för grundorsaksanalys från ClickUp hamnar högst upp på vår lista.
Denna mall för grundorsaksanalys ger dig en bred överblick över ditt pågående problemlösningsarbete, men låter dig också fördjupa dig för att utforska enskilda uppgifter, anteckningar och orsaker. Listvyn hjälper dig att snabbt se vilka ärenden som är inkommande, pågående eller lösta, med prioritetsmarkeringar som gör att du kan identifiera vad som är viktigast.
Denna mall använder de fem varför-frågorna som utgångspunkt för att hjälpa dig identifiera den bakomliggande orsaken och är lätt att använda oavsett om du är expert på projektledning eller nybörjare när det gäller att genomföra RCA. Färgkodade avsnitt och anpassningsbara fält gör att du kan anpassa listan efter dina behov. ?
Använd denna mall för att skapa en central plats för alla dina grundorsaksanalyser. Med utrymme för att lägga till avdelningar och ansvariga är den idealisk att använda som ett företagsövergripande tillvägagångssätt för problemlösning.
2. ClickUp IT-mall för grundorsaksanalys
För team som arbetar med mjukvaruutveckling och IT är mallen för IT-grundorsaksanalys från ClickUp ett utmärkt val. Den är utformad med mjukvaruteam i åtanke och har anpassade fält som hjälper dig att utforska grundorsaken så att du kan felsöka effektivt.
Mallen använder två RCA-metoder för att hjälpa dig att upptäcka den bakomliggande orsaken. Varför-varför-analysen uppmuntrar dig att gräva djupt för att upptäcka grundorsaken, och 6M-metoden hjälper dig att kategorisera den typ av problem du löser.
I mallen för grundorsaksanalys finns utrymme för att tilldela flera roller, så att du kan identifiera den som registrerar, analyserar och granskar i processen. Notera datumet för problemet och den aktuella statusen. Därefter går du vidare till 5-varför-processen, följt av utrymme för en föreslagen lösning.
Denna mall är ett utmärkt val för IT-team som behöver en mer personlig lösning att använda tillsammans med sina mallar för felrapporter. ClickUp är i sig mycket anpassningsbart, men denna teknikmall har allt du behöver redan från början. ?
3. ClickUp 5 Whys-mall
Listor fungerar bra för vissa människor, men för andra är en mer visuell approach det bästa sättet att gå vidare. Om det är du, kan mallen 5 Whys från ClickUp vara det perfekta sättet att hjälpa dig att upptäcka grundorsaken. ?
Denna färgglada och mycket visuella mall för grundorsaksanalys använder metoden med fem varför-frågor för att komma fram till den verkliga orsaken till problemet, så att du kan lösa det på ett mer effektivt sätt. Mallen och metoden är enkel – ställ frågan ”varför?” fem gånger, skriv dina anteckningar på korten och dra en slutsats.
Använd denna mall för grundorsaksanalys när du föredrar en whiteboard-metod, särskilt om du samarbetar med andra för att lösa problem och analysera orsaker. Mallen kan se enkel ut, men ofta är det allt du behöver för att hitta svaret.
Bonus: Mallar för problembeskrivningar!
4. ClickUp-mall för orsak och verkan på whiteboard
Innan du kan identifiera grundorsaken måste du först undersöka alla potentiella problem längs vägen. Denna mall för orsak och verkan från ClickUp ger dig ett mycket interaktivt sätt att göra detta på.
Med hjälp av ett orsak-verkan-diagram kan du utforska potentiella orsaker samtidigt som du håller symptomen eller problemet i fokus. Lägg till rutor för att markera huvudorsakerna och lägg sedan till dem i flödesschemat för att överväga möjliga orsaker en nivå under dessa. När du har färdigställt ditt diagram har du många potentiella bidragande faktorer att överväga – och en som kan sticka ut som den grundläggande orsaken.
Denna effektiva mall för grundorsaksanalys är ett bra val om du behöver ett sätt att brainstorma potentiella orsaker på ett visuellt sätt samtidigt som du använder 5-varför-tekniken. Den liknar processkartläggningsverktyg i stil, så den är ett utmärkt val om det är vad ditt team är van vid.
Whiteboardformatet är idealiskt för problemlösning och för att snabbt anteckna idéer tillsammans med andra i realtid eller asynkront, och sedan ordna dem i ett tydligare och mer koncist diagram. ?
5. Mall för åtgärdsplan för prestationsförbättring från ClickUp
Att hitta grundorsaken är inte en omedelbar process. Det tar tid och innebär en rad olika forskningsuppgifter med deadlines, komplexitet och förfallodatum. Dokumentera dina framsteg längs vägen med hjälp av denna mall för åtgärdsplan för prestationsförbättring från ClickUp.
Syftet med denna mall är att hjälpa dig att hålla ordning när du går igenom 5-varför-processen eller efter att du har identifierat grundorsaken. Registrera ditt programnamn och vem som är projektledare, och se sedan en lista över relevanta uppgifter som tilldelats projektet. Lägg till en ansvarig person, status, förfallodatum, uppgiftens komplexitet, startdatum och avdelning.
Använd denna mall som hjälp när du arbetar med din RCA-process eller som ett sätt att hålla koll på de uppgifter du identifierar som ett resultat av din grundorsaksanalysrapport. Det är ett bra sätt att hålla ordning och fokusera på dina uppgifter och mål. ?
6. ClickUp-mall för tidsanalys
När du har identifierat grundorsaken upphör inte problemet automatiskt. Du måste övervaka framstegen över tid för att säkerställa att det är löst. Spåra besvärliga produktionsuppgifter med denna tidsanalysmall från ClickUp.
Se på ett ögonblick hur produktiviteten i ditt team ser ut och kontrollera var flaskhalsarna finns. Se vilka uppgifter som behöver åtgärdas, redan är på gång eller är slutförda.
Färgkodera dina produkter, avdelningar, problemets grundorsak och produktionslinjer för att snabbt kunna övervaka framstegen. Registrera start- och slutdatum, antal arbetare, arbetskostnader och stilleståndstid. ⌚
Denna mall för grundorsaksanalys, inspirerad av 5-whys-metoden, är ett utmärkt tillskott till ditt bibliotek om dina team regelbundet arbetar med produktion och leverans – oavsett om det gäller fysiska eller digitala produkter. Använd den tillsammans med din incidenthanteringsprogramvara för att övervaka stilleståndstid och agera mer strategiskt när problem uppstår.
7. ClickUp-mall för lärdomar
I en hektisk miljö innebär avslutandet av ett projekt att du direkt går vidare till nästa – och då kan du missa möjligheter att upptäcka pågående problem. Använd mallen Lessons Learned från ClickUp för att granska ditt projekt i detalj och se både positiva och negativa resultat.
Denna mall i listformat ger ditt projektteam och din projektledare utrymme att utforska lärdomar som du har dragit under projektet. Dela med dig av ett problem eller en viktig punkt och lägg till en detaljerad beskrivning, en ansvarig person, en prioritetsmarkering och ett förfallodatum. Notera om du har granskat problemet eller inte och vilken inverkan det hade på projektet.
Använd mallen för lärdomar som en del av ditt arbetsflöde efter projektet tillsammans med en 5-varför-analys för att identifiera potentiella framtida utmaningar och proaktivt arbeta med att lösa dem. Det är också ett tillfälle att fira det som gick bra i ditt projekt, så att du kan ta med dig dessa positiva vanor till nästa projekt. ?
8. ClickUp 4Ls Retro-mall
Ett annat effektivt sätt att utvärdera hur ditt projekt har gått är med en 4Ls-retrospektiv. Använd denna 4Ls-retrospektivmall från ClickUp för att uppmuntra dina teammedlemmar att dela med sig av sina ärliga tankar om projektet på ett tydligt och koncist sätt.
4L-processen uppmuntrar dig att dela med dig av vad du älskade, längtade efter, avskydde och lärde dig om olika milstolpar och viktiga projektmoment. Mallen hjälper dig att dokumentera detta på ett organiserat sätt, med användbar vägledning för teammedlemmarna om hur den ska användas.
Detta verktyg för projektretrospektiv är ett idealiskt sätt att fånga upp tankar och känslor från alla medlemmar i ditt projektteam, tillsammans med en 5-varför-analys. Deras feedback kan hjälpa dig att få värdefulla insikter som kanske inte hade kommit fram vid ett traditionellt retrospektivmöte. ✨
9. ClickUp-mall för projektretrospektiv
Projektretrospektiver är ett användbart sätt att förstå vad som gick bra och vad som inte gick bra, men informationen registreras inte alltid eller används inte alltid. Projektretrospektivmallen från ClickUp ger dig ett nytt sätt att närma dig dina projektretrospektiver, med uppgifter som du kan tilldela och övervaka framstegen för. ⚒️
Denna mall, som är inspirerad av 5-whys-metoden, tar en traditionell projektretrospektiv och gör den organiserad och engagerande tack vare sitt färgglada tavelformat. Dokumentera vad som gick bra, vad som inte gick bra, dina lärdomar, alternativa lösningar och förtydliganden på ett och samma ställe.
Lägg till uppgifter och deluppgifter nedan och tilldela dem till ansvariga personer. Lägg till förfallodatum, relaterade områden och ansvariga team för att hålla din feedback organiserad och meningsfull.
Använd den här mallen som ett mer engagerande sätt att dokumentera dina tankar när du håller en projektretrospektiv. Uppmuntra alla att bidra direkt till tavlan, eller använd den som en plats för att organisera alla tankar som kom upp under projektretromötet.
10. Mall för grundorsaksanalys i Excel
ClickUp är gratis att använda och innehåller en stor samling mallar för grundorsaksanalys, men ibland är ditt team inte redo att byta eller så har du blivit ombedd att hitta en specifik mjukvarulösning. I så fall är denna Excel-mall för grundorsaksanalys, inspirerad av 5-whys-metoden, det bästa alternativet vi har hittat.
Den enkla mallen för grundorsaksanalys gör det möjligt att registrera problemet, grundorsaken och potentiella effektiva lösningar i detalj. Det finns gott om utrymme för att lägga till beskrivningar, prioriteringar, åtgärder och resultat.
Om du är begränsad till att använda Excel är detta ett bra alternativ, eftersom det ger dig en central plats att registrera grundorsaker och möjliga lösningar för alla projekt. Tabellformatet fungerar bra om du föredrar en mindre visuell approach till förbättring av affärsprocesser och helt enkelt vill registrera information som sedan kan användas i en rapport om grundorsaksanalys för intressenter. ?
Hur man utför en grundorsaksanalys
Nu när du har ett urval av mallar för grundorsaksanalys att välja mellan undrar du förmodligen hur du ska använda dem i praktiken.
Här är de grundläggande stegen för att utföra en grundorsaksanalys med hjälp av någon av ovanstående mallar:
- Definiera problemet eller frågan: Formulera tydligt vilket problem du försöker lösa och varför det är viktigt.
- Samla in data och information: Samla in så mycket information som möjligt från olika källor och perspektiv.
- Identifiera den direkta orsaken: Använd dina data och din information för att fastställa vad som utlöste problemet eller frågan.
- Fråga ”varför?” fem gånger: När du har identifierat den omedelbara orsaken använder du tekniken med fem varför-frågor för att gräva djupare och komma fram till den grundläggande orsaken till problemet.
- Använd en mall för grundorsaksanalys: Välj en av ovanstående mallar som bäst passar dina behov och fyll i den med dina resultat.
- Brainstorma möjliga lösningar: När grundorsaken har identifierats, brainstorma möjliga lösningar för att åtgärda den.
- Implementera och övervaka lösningar: Sätt din valda lösning i verket och följ upp dess effektivitet över tid.
Spara tid med dessa kostnadsfria mallar för grundorsaksanalys
Det tar tid att förstå grundorsaken till ett problem, och det krävs ofta ett utredningsteam för att lyckas. Använd dessa exempel och mallar för grundorsaksanalys för att spara tid och energi och snabbare komma fram till den bakomliggande orsaken.
De flesta av mallarna som presenteras här finns i ClickUp – den ultimata produktivitetshubben för team och företag. Vår plattform ger dig en central plats för dina uppgifter, dashboards, mål, dokument, chatt, whiteboards och mycket mer. Prova ClickUp gratis idag och hitta ett bättre sätt att inte bara registrera dina RCA:er utan också organisera hela ditt arbetsliv.