Från projektledare och IT-teamledare till universitet och statliga organisationer finns det en uppgift som är gemensam för alla arbetsplatser: vi måste alla lösa problem.
Det bästa sättet att lösa ett problem är att börja med en tydligt formulerad problemformulering. Problemformuleringar är verktyg som belyser befintliga problem, ger sammanhang och genererar diskussion för en genomförbar lösning.
Här förklarar vi vad problemformuleringar är, hur man strukturerar dem och hur man kan göra processen mer effektiv genom att använda mallar för problemformuleringar. Dessutom visar vi när du ska använda dessa mallar och vad du ska tänka på när du väljer en.
För att hjälpa dig att komma igång snabbt delar vi också med oss av exempel på verkliga problemformuleringar och 16 kostnadsfria mallar för problemformuleringar som du kan använda i ClickUp och Word. 👀
⏰ 60 sekunders sammanfattning
En tydlig problemformulering definierar problem, brister och konsekvenser. Mallar gör det lättare att hålla fokus och hitta lösningar snabbare.
- ClickUp-mall för kundproblemformulering
- ClickUp-mall för analys av grundorsaker
- ClickUp-mall för efterrapport
- ClickUp-rapportmall för arbetsincidenter
- ClickUp-mall för incidentrapport
- ClickUp-mall för IT-incidentrapport
- ClickUp-mall för felträdsanalys
- Mall för lösning av ordproblem av Template.net
- Mall för ordproblemformuleringar från Sample.net
- Google Docs-mall för problemlösning inom forskning från Template.net
Vad är en problemformulering?
En problemformulering är en tydlig, kortfattad beskrivning av ett problem som behöver åtgärdas eller en situation eller process som måste förbättras. Den definierar klyftan mellan nuläget (hur det ser ut just nu) och önskat läge (hur det borde se ut) och förklarar ofta varför det är viktigt att lösa problemet.
En välformulerad problemformulering hjälper dig att identifiera potentiella lösningar och vägleder beslutsfattande och processförbättringsinsatser.
Problemformuleringar är viktiga eftersom de hjälper dig att reflektera över en situation och ta ett strukturerat grepp på problemlösningen. De hjälper också till att kommunicera problemet till andra.
Gå direkt till den stegvisa processen för att skriva en problemformulering .
En mall för problemformulering gör det enklare att sammanställa nödvändig information och presentera den för relevanta teammedlemmar. På så sätt känner alla i projektet till målet och kan bidra till att skapa en färdplan för att lösa problemet. 💡
Komponenter i en problemformulering
Här är de fem viktigaste elementen i en problemformulering:
- Bakgrund eller sammanhang: En kort introduktion till problemet eller situationen.
- Nuläge: En beskrivning av hur situationen ser ut just nu.
- Önskat tillstånd: En idé om hur situationen helst ska se ut. Detta hjälper till att identifiera teamets slutmål.
- Gap eller utmaningar: En förklaring till varför det aktuella läget inte uppfyller förväntningarna och vilka hinder som finns för att nå det önskade läget.
- Inverkan: Konsekvenserna av problemet och varför det är värt att lösa det
En väl definierad problemformulering behöver inte innehålla en föreslagen lösning. Istället bör den fokusera på att ge kontext för forskningen så att teamet kan utveckla kreativa svar.
Läs också: De bästa verktygen för processförbättring
Hur man skriver en problemformulering i 6 steg
Nu när du har förstått de fem komponenterna i en problemformulering kan du prova att skriva din egen. Vi visar dig hur.
Steg 1: Välj ett problem att lösa
Det första steget är att identifiera ett problem som är tillräckligt viktigt och betydelsefullt för att lösa. Till exempel kan hög personalomsättning vara ett problem som allvarligt påverkar ett nystartat teknikföretag och som bör lösas.
I detta skede måste du samla in data, leta efter trender och prata med personer som kan vara direkt berörda av frågan.
I ett företag med personalomsättningsproblem kan undersökningen omfatta följande:
- Studera företagets personalomsättning och jämför den med branschens riktmärken.
- Samla in information om kostnaderna för personalomsättning
- Granska transkriptioner av avslutningssamtal
- Samtal med nya och befintliga anställda
- Intervjua ledningsgruppen
När du har förstått problemet ska du försöka förklara det i enkla men specifika termer.
Exempel: ”Vårt företag har haft en ovanligt hög personalomsättning under de senaste 12 månaderna, med en årlig omsättning på 35 % jämfört med branschgenomsnittet på 15 %. Detta problem påverkar främst drift- och kundserviceteamen, vilket leder till störningar i arbetsflödet och försämrad personalmoral. ”
💡Proffstips: Identifiera viktiga kopplingar och upptäck insikter genom att visuellt kartlägga relationer mellan fakta och data med ClickUp Mind Maps.
Steg 2: Skapa ett sammanhang kring problemet
Förklara bakgrunden till problemet för att hjälpa läsarna att förstå dess betydelse. Tanken är att visa människor varför detta problem måste lösas. Det är viktigt att basera detta på fakta och data och att hålla personliga fördomar åt sidan.
Inkludera tillförlitliga data och statistik som kan hjälpa din publik att visualisera problemet på ett effektivt sätt.
Exempel: ”Avgångssamtal och branschjämförelser visar att de viktigaste orsakerna till denna personalomsättning är brist på karriärmöjligheter, otillräckligt engagemang från medarbetarna och missnöje med ersättningen. Dessa trender har ökat under de senaste tre kvartalen, särskilt bland medarbetare med 1–3 års anställningstid.”
💡Proffstips: Brainstorma, visualisera idéer och arbeta gemensamt mot lösningar i en interaktiv miljö med ClickUp Whiteboards för gemensam problemlösning.
Steg 3: Förklara problemets inverkan
Beskriv hur problemet eller den aktuella situationen påverkar kunder, anställda och organisationen som helhet. Påverkan kan vara i form av kostnader, prestanda, rykte etc.
Ange också nackdelarna med att inte lösa problemet för att visa vad som står på spel.
Exempel: ”Den höga personalomsättningen har lett till en uppskattad ökning av rekryterings- och utbildningskostnaderna med 25 % samt en minskning av teamets produktivitet med 15 %. Dessutom har det haft en negativ inverkan på kundnöjdheten, som sjönk från 90 % till 78 % under samma period.”
Steg 4: Identifiera det ideala tillståndet
Nu när du har beskrivit den aktuella situationen och dess inverkan, beskriv kortfattat hur situationen skulle se ut om problemet kunde lösas.
Detta hjälper dig att skapa en vision eller ett mål som du kan samla intressenterna kring.
Exempel: ”En effektiv lösning skulle minska personalomsättningen till branschens riktmärke på 15 % eller lägre, vilket skulle leda till ökad stabilitet i teamet, minskade kostnader och förbättrad kundnöjdhet.”
Steg 5: Markera skillnaden mellan nuläget och det ideala läget
Nu när du har visat din publik den aktuella situationen och den ideala situationen är det dags att påpeka skillnaden. Lyft fram skillnaden mellan de två situationerna tydligt så att människor kan se hur brådskande det är att lösa problemet.
Exempel: ”För närvarande finns det en betydande klyfta mellan vår önskade personalomsättning och den nuvarande personalomsättningen. Trots tidigare försök att lösa problemet genom lönejusteringar har ingen omfattande strategi för att öka personalens engagemang och karriärutveckling implementerats.”
Steg 6: Formulera den slutliga problemformuleringen
Nu är det dags att kombinera resultatet från de första fem stegen för att skriva en problemformulering. I fallet med exemplet om personalomsättning skulle du alltså skapa den slutliga problemformuleringen på följande sätt.
”Vårt företag har upplevt en ovanligt hög personalomsättning under de senaste 12 månaderna, med en årlig omsättning på 35 % jämfört med branschgenomsnittet på 15 %. Detta problem påverkar främst drift- och kundserviceteamen, vilket resulterar i störningar i arbetsflödet, sjunkande moral och ökade rekryterings- och utbildningskostnader. Avgångssamtal pekar på begränsade karriärmöjligheter, otillräckligt engagemang från medarbetarna och missnöje med ersättningen som de viktigaste orsakerna till denna trend.
Om problemet inte åtgärdas kommer personalomsättningen att fortsätta minska produktiviteten, öka kostnaderna och påverka kundnöjdheten negativt. För att överbrygga denna klyfta krävs en omfattande strategi för att öka medarbetarnas engagemang, karriärutveckling och tillfredsställelse, med målet att anpassa personalomsättningen till branschens riktmärken.
Exempel på problemformuleringar
För att inspirera dig ytterligare följer här några fler exempel på problemformuleringar från olika branscher och funktioner inom ett företag:
Exempel på problemformulering inom e-handel
”Andelen övergivna kundvagnar i vår webbutik ligger för närvarande på 75 %, vilket är betydligt högre än branschgenomsnittet på 69 %. Detta resulterar i cirka 50 000 dollar i förlorade intäkter varje månad och indikerar att det finns problem med vår kassaprocess som måste åtgärdas.”
Exempel på problemformulering inom kundservice
”Svarstiderna för kundsupport har ökat från 2 timmar till 8 timmar under det senaste kvartalet, vilket har lett till en minskning av kundnöjdheten med 15 % och en ökning av negativa recensioner med 20 %.”
Exempel på problemformulering inom HR
”Personalomsättningen i vår IT-avdelning har nått 25 % per år, jämfört med branschgenomsnittet på 13 %, vilket har resulterat i 200 000 dollar i extra rekryteringskostnader och minskad produktivitet i teamet.”
Exempel på problemformulering inom tillverkningsindustrin
”Produktionslinje B har en defektfrekvens på 12 %, vilket är dubbelt så högt som vår acceptabla tröskel på 6 %, vilket leder till 10 000 dollar i veckovis spill och försenade leveranser till viktiga kunder.”
Exempel på marknadsföringsproblemformulering
”Konverteringsgraden för vår e-postmarknadsföringskampanj har sjunkit till 0,5 %, vilket är långt under branschstandarden på 2,5 %, vilket har resulterat i en minskning med 30 % av kvalificerade leads jämfört med förra kvartalet.”
Vi har genererat dessa exempel i ClickUp med hjälp av ClickUp Brain AI-assistenten. Prova den idag och spara tid när du skriver problemformuleringar.
10 mallar för problemformuleringar i Word och ClickUp
Problemformuleringar är mycket användbara, men det tar tid att utarbeta dem. För att spara tid när du skapar dessa användbara dokument kan du använda mallar för problemformuleringar.
En mall för problemformulering gör det enkelt att beskriva problemet och generera insikter samtidigt som du får input från ditt team.
Vi har samlat tio av de bästa exemplen på mallar för problembeskrivningar för att effektivisera hur du hanterar och anpassar dig till problem. Från incidentrapporter och åtgärdsplaner till hantering av kundproblem – här hittar du vad du behöver för att hantera viktiga frågor i ditt företag.
1. ClickUp-mall för kundproblemformulering
Använd ClickUps mall för kundproblemformuleringar för att identifiera vanliga kundproblem och utveckla produkter och tjänster som bättre tillgodoser dina kunders perspektiv och behov.
Fyll i avsnittet om kundprofiler för att hålla koll på olika målgruppers behov.
Därefter bryter du ner vad varje kundtyp vill ha och vilka hinder som hindrar dem från att nå sina mål under kundresan. Se till att ge en bakgrund till varför dessa problem finns och föreslå en lösning.
Med denna mall kan du:
- Förstå hur kunder interagerar med produkter och tjänster
- Organisera kundfeedback till användbara insikter
- Analysera kundernas behov för att prioritera produktdesignbeslut
Idealisk för: Produktteam som vill få en djupare förståelse för kundernas problem och behov.
2. ClickUp-mall för analys av grundorsaker
Innan du kan lägga upp en plan för framgång måste du förutse den bakomliggande orsaken till ett problem. Skapa en kortfattad problemformulering och förbättra din beslutsprocess med hjälp av mallen för grundorsaksanalys från ClickUp.
Denna mall för problembeskrivning delar upp det större problemet i en lista med frågor, vilket gör det lättare att tilldela dem till olika teammedlemmar. Det är ett effektivt verktyg för att förutsäga problem och lägga grunden för att förhindra att de stör ett projekt.
Med denna mall kan du:
- Samla in data från flera källor och analysera dem i ett visualiserat format.
- Identifiera orsaker och utveckla planer för korrigerande åtgärder
Använd de nio anpassade fälten för att utforma exempel på problembeskrivningar och uppgifter som teamet ska ta itu med. Prioritera de mest brådskande frågorna och gå till vyn Behöver åtgärdas för att se vad som är på gång och spåra frågor som fortfarande behöver hanteras.
Perfekt för: Team som vill identifiera grundorsaken till ett affärsproblem.
3. ClickUp-mall för efterrapport
Oavsett om du befinner dig mitt i ett långt projekt eller just har avslutat ett, behöver du utvärdera processen och göra justeringar för framtiden. Mallen för efterrapport från ClickUp är användbar för att avgöra vad som gick bra, besluta vad som behöver förbättras och effektivisera processer.
Denna enkla mall på en sida belyser projektdeltagarna, projektets grunder, projektets omfattning och resultat baserade på projektdata.
Införliva denna mall i dina arbetsflöden som en del av ett granskningssteg. Mallen är ett utmärkt verktyg när du förbereder dig för medarbetarsamtal, eftersom den listar de åtgärder som de vidtagit och dokumenterar teamets övergripande arbetsflöde. Använd detta verktyg för att utvärdera hur väl dina arbetsflöden fungerade och om något gick fel under processen.
ClickUp After Action Report Template hjälper dig också att fira teamets framgångar. Det är lätt att fokusera på vad som gick fel, men den här mallen lyfter fram saker som gick bra och teammedlemmar som presterade bra.
Du kan betona områden där medarbetarna undvek budgetproblem, övervann resurshanteringsproblem och justerade sina arbetsflöden för att hålla projektet på rätt spår. 🌻
Idealisk för: Chefer som vill ha en ärlig efteranalys av en händelse, ett projekt eller en process.
4. ClickUp-mall för rapportering av arbetsincidenter
En av de största utmaningarna inom projektledning är att hantera säkerhet och korrekt registrera arbetsplatsolyckor. Med ClickUps mall för rapportering av arbetsolyckor kan du samla olycksrapporter och sammanställa åtgärder för att minska risken på ett lättillgängligt ställe.
Denna mall för problemformulering gör det enkelt att:
- Dokumentera detaljer om en incident så snart som möjligt
- Engagera alla relevanta intressenter på ett och samma ställe för snabb lösning
- Spåra incidenthistoriken för att identifiera mönster och förhindra framtida incidenter.
I uppgiftskortet samlar du information om en specifik incident och väljer bland 13 anpassade fält, inklusive grundläggande uppgifter som datum för incidenten, inblandade parter och plats. Om lokala myndigheter var inblandade kan du lägga till information om kontaktuppgifter till tjänstemän och uppgifter om polisanmälan.
Förutom att registrera relevant information kan du föreslå korrigerande åtgärder för att förbättra processerna och förhindra att incidenten upprepas.
Denna mall har också sju olika visningstyper, så att du kan få den information du behöver med ett ögonkast. Till exempel är visningen Incident Report Summary (Sammanfattning av incidentrapport) utmärkt för att få en snabb överblick över vad som har inträffat.
Vyerna Progress Board och Reports håller dig uppdaterad om lösningar och hur saker och ting utvecklas.
Idealisk för: Team som vill registrera och spåra säkerhetsincidenter på arbetsplatsen.
5. ClickUp-mall för incidentrapport
Med incidenthanteringsrapportmallen från ClickUp är det enklare än någonsin att identifiera hot, utarbeta åtgärder för att hantera riskerna och dra slutsatser från incidenthanteringsprocessen.
Mallen för problembeskrivning innehåller en enkel steg-för-steg-metod för att skapa en incidentrapport, inklusive avsnitt för risker, nästa steg, begränsning, utrotning, återhämtning och lärdomar.
Det är utformat för att hjälpa dig att:
- Registrera, spåra och hantera alla säkerhetsincidenter på ett och samma ställe
- Skapa detaljerade rapporter för intressenter med all nödvändig information.
- Håll ditt team organiserat och informerat under hela processen.
Med den här mallen kan du rapportera befintliga incidenter, spåra föreslagna lösningar och samla information så att du kan anpassa dina rutiner för att bättre hantera framtida incidenter. Dessutom kan du med hjälp av de fem anpassningsbara fälten enkelt spåra underlagsdokument och föra en revisionsspårning över vem som har skapat, godkänt eller granskat en incidentrapport.
Dokumentationen är också ovärderlig när det gäller att hantera juridiska frågor. 👩🏿⚖️
Idealisk för: Chefer och HR-team som behöver hantera och dokumentera incidenthanteringsaktiviteter.
6. ClickUp-mall för IT-incidentrapport
Oavsett om du arbetar med produktledning eller leder ett IT-team vet du hur viktigt det är att ha koll på riskerna. Med ClickUps mall för IT-incidentrapporter kan du enkelt spåra buggar och programvaruproblem som påverkar prestandan i ditt IT-system.
Specialiserade mallar för problemformuleringar som denna gör det enkelt att:
- Dokumentera och rapportera incidenter korrekt
- Följ problemlösningens framsteg i realtid
- Identifiera mönster i rapporterade problem för proaktiv problemlösning
De 14 anpassningsbara fälten erbjuder en hög grad av personalisering så att du kan tillgodose ditt företags specifika behov.
När du använder denna mall får du insikt i IT-hotet genom att fylla i grundläggande information om problemet, inklusive drabbade programvarusystem, plattformar och build-versioner. Markera sedan allvarlighetsgraden för varje incident och förklara orsakerna till den och dess inverkan.
Slutligen, lägg upp en plan för lösningar och använd den insamlade informationen för att informera din incidenthanteringsprocess.
Idealisk för: Team som vill effektivisera rapportering och hantering av IT-incidenter.
7. ClickUp-mall för felträdsanalys
Fault Tree Analysis (FTA) är ett kraftfullt verktyg för att förstå orsakerna till potentiella problem och eliminera dem. FTA hjälper dig att visualisera relationerna mellan orsaker och effekter så att du kan identifiera den grundläggande orsaken till alla problem i ditt system.
ClickUps mall för felträdsanalys är utformad för att hjälpa dig att snabbt och enkelt identifiera, analysera och eliminera riskfaktorer från din organisation eller ditt projekt. Med denna mall kan du:
- Visualisera händelser som träd för att se hur de hänger ihop
- Analysera data för att upptäcka den bakomliggande orsaken till problemen
- Eliminera riskfaktorer som kan leda till negativa resultat
Med denna mall för problemformulering och analys kan du spara tid på att analysera problem och återgå till det som är viktigt – att arbeta med lösningar!
Idealisk för: Riskanalytiker som vill identifiera potentiella orsaker till fel och upptäcka dolda risker i komplexa system eller organisationer.
8. Mall för lösning av ordproblem från Template.net
Denna mall för problemlösning i Word är perfekt för att organisera och hantera utmaningar på ett tydligt och strukturerat sätt. Den är kompatibel med MS Word, Google Docs och Apple Pages och erbjuder ett strömlinjeformat format för att beskriva problemet, utforska möjliga lösningar och utvärdera risker.
Använd denna mall för att samarbeta med ditt team när ni bryter ner komplexa problem och utforskar innovativa lösningar.
Det uppmuntrar till en metodisk approach till problemlösning och säkerställer att varje teammedlems perspektiv beaktas när ni arbetar tillsammans mot det bästa resultatet. 🚀
Perfekt för: Alla som letar efter mallar för problemformuleringar i Word-format.
9. Mall för ordproblemformuleringar från Sample.net
Problemformuleringar är ett utmärkt sätt att generera nya idéer, stödja en kreativ tankeprocess och få med sig olika teammedlemmar från olika avdelningar.
Denna mall för problemformulering från Sample. Net är kompatibel med Microsoft Word, Google Docs och PowerPoint. Den har en layout på en sida med avsnitt för att förklara det befintliga problemet och beskriva frågan, riskerna och idéer för lösningar.
Använd denna mall för att utforma tankeprocesser och kreativt brainstorma lösningar med ditt team. Varje person kan dela med sig av sin specifika synpunkt medan ni arbetar tillsammans för att utveckla lösningar på problemet och hand. 🏆
Perfekt för: Team som vill ha en enkel mall för problemformuleringar.
10. Google Docs-mall för problemlösning vid forskning från Template.net
Denna enkla mall för forskningsproblemformulering gör det enkelt att snabbt sammanfatta ett befintligt problem och erbjuder stöd för att komma fram till lösningar. Den finns tillgänglig som Google Doc-, Apple Pages- eller Word-fil.
Spara tid på formatering och använd denna mall för att snabbt fylla i avsnitten för beskrivning, risker och lösning för dina problemformuleringsexempel.
Mallen kan anpassas efter ditt varumärke. Om du delar detta dokument med en extern byrå som stöder din lösningsprocess kan du lägga till företagets logotyp och kontaktinformation. Ändra färgschemat och teckensnittet så att det matchar företagets övriga dokumentation och uppfyller varumärkesstandarderna.
Perfekt för: Team som vill ha en mall för problembeskrivningar med varumärkesprofil för att undersöka problem.
6 ytterligare resurser ✨
Här är andra användbara ramverk och mallar som kan hjälpa team att förstå och lösa problem på jobbet:
Vad kännetecknar en bra mall för problemformulering?
Alla mallar för problemformuleringar är inte lika. Du bör välja en som kortfattat förklarar problemet, lyfter fram slutmålet och ger utrymme för kreativ diskussion.
En bra mall för problemformuleringar ska:
- Börja med ett mål: Ge ditt team ett mål att sträva efter. Lyft fram flera olika resultat och ge en kontext för vad en idealisk lösning skulle vara med hjälp av en effektiv mall för problemformulering.
- Förklara det specifika problemet och nuvarande läget: En bra mall för problemlösning belyser hur problemet hindrar dig från att nå det uppsatta målet.
- Identifiera kunskapsluckor: Du kan inte hitta en lösning om du inte har alla relevanta data. Använd mallen för att beskriva vilken information du saknar och vilka data du behöver för att komma fram till möjliga lösningar.
- Undvik att föreslå en specifik lösning: Målet här är att generera idéer och kreativ diskussion. Det finns mer än en lösning på ett problem, så istället för att lägga fram en lösning, erbjud ett ramverk för att komma fram till svar och idéer.
Var man kan använda mallar för problemformuleringar
Problemformuleringar är ett viktigt verktyg i olika sammanhang där strukturerad problemlösning, beslutsfattande eller planering krävs. Här är några av de områden där det kan vara mest användbart att använda mallar för problemformuleringar:
- Strategisk planering: För att tydligt identifiera utmaningar som hindrar framsteg mot organisationens mål, såsom hög personalomsättning eller ineffektivitet i verksamheten.
- Projektledning: För att säkerställa att alla intressenter förstår den centrala frågan som projektet syftar till att ta itu med.
- Processförbättring: För att identifiera ineffektiviteter eller flaskhalsar i arbetsflöden
- Akademisk forskning: För att formulera den fråga som undersöks i ett forskningsprojekt och dess relevans
- Produktdesign: Att formulera ouppfyllda kundbehov och utmaningar som en produkt eller tjänst kan hantera.
- Påverkansarbete: För att uppmärksamma sociala frågor och samla stöd för kampanjer eller finansiering.
- Mjukvaruutveckling: För att beskriva användarnas problem eller tekniska ineffektiviteter som en mjukvarulösning är avsedd att åtgärda.
- Marknadsföring: För att identifiera kundernas smärtpunkter som marknadsföringskampanjer eller budskap kan ta itu med.
Läs också: Den bästa programvaran för problemlösning
Lös problem effektivt med mallar för problemlösning och ClickUp
Med de mallar för problembeskrivningar och lösningar som vi har delat med oss av är du på god väg att bli en mer effektiv ledare och medarbetare. Från att rapportera incidenter och spåra IT-problem till att förstå hur man löser vanliga kundproblem – dessa mallar kommer garanterat att underlätta ditt arbetsliv.
För att göra det ännu enklare kan du använda ClickUp. Denna app för arbete innehåller inte bara många exempel på problemformuleringar och mallar som du kan använda, utan erbjuder också en integrerad arbetsyta där du kan organisera hela processen.
Med uppgiftshantering, samarbetsdokumentation, chatt, hundratals gratis mallar och en smart AI-assistent som ingår i ClickUp behöver du inga andra verktyg.
Prova ClickUp idag för att lösa akuta problem och lägga grunden för bättre produkter och tjänster.