Budgetöverskridningar är ett utbrett problem. Och ofta leder det till försenade projektleveranser. Tillsammans är detta tecken på ett misslyckat projekt.
Tyvärr är endast 43 % av projekten immuna mot denna epidemi. Undrar du varför? Det beror på att de flesta projekt saknar funktionella och väl etablerade projektkontroller.
Lyckligtvis är projektkontroll inte raketforskning. Fortsätt läsa, för den här artikeln går igenom vad det handlar om och ger praktiska tips för att implementera det!
Vad är projektkontroll?
Projektkontroll är system och processer som används för att hantera ett projekts omfattning, kostnad, tidsplan, kvalitet, resurser och risker. Dessa verktyg utgör grunden för effektiv projektledning och stödjer beslutsfattandet under hela projektets livscykel.
Genom att använda projektstyrningsprocesser kan du se till att projekten håller sig på rätt spår genom att identifiera potentiella problem i ett tidigt skede och vidta korrigerande åtgärder vid behov. Det gör det också möjligt för chefer att mäta prestanda mot uppsatta mål och snabbt vidta korrigerande åtgärder när det behövs.
Projektkontroll kontra projektledning: Vad är skillnaden?
Projektkontroll och projektledning antas ofta betyda samma sak och definiera liknande projektelement, vilket inte är fallet. Låt oss först och främst klargöra detta.
Projektledning är en samling kunskaper, färdigheter och tekniker för att genomföra ett projekt på ett framgångsrikt sätt. Det hanterar sex primära projektbegränsningar, som visas nedan.
Å andra sidan är projektkontroll en del av projektledning som övervakar två av dessa begränsningar: projektkostnader och tid. I huvudsak är projektkontroll en del av projektledning som hjälper till att analysera och optimera projektdata för att säkerställa att projektet levereras i tid och inom den fastställda budgeten.
Enkelt uttryckt ger projektkontrollanten råd till chefen i frågor som rör tid och scheman. Chefen beslutar sedan om dessa förslag ska genomföras eller inte.
Tänk på en projektledare som kaptenen på ett fartyg och projektkontrollanten som navigatören som talar om hur långt eller nära fartyget är sin slutdestination. Denna roll föreslår också den snabbaste vägen till destinationen och överlåter åt kaptenen att följa deras förslag eller ignorera det.
Vikten av projektkontroll i projektledning
Projektkontroll säkerställer att allt går enligt plan och inom projektets omfattning, från den inledande projektplaneringen till projektets avslutning.
Som ryggraden i projektledningen hjälper projektkontroller till att skapa en projektplan. I projektplanen ansvarar kontrollerna för att föreslå optimala tidsplaner, utgiftsplanering, resursfördelning etc.
När projektet går in i genomförandefasen informerar projektkontrollen projektledaren om hur projektet utvecklas vad gäller budgetanvändning och leverans i tid. Detta hjälper till att skapa och följa upp kostnads- och schemarelaterade KPI:er.
Projektkontroll förutspår också vart projektet är på väg i termer av budget och tid. Och om det uppstår avvikelser, identifierar den dessa problem och föreslår praktiska sätt att åtgärda dem.
Med projektkontroll har du också större chans att undvika kostnadsöverskridanden under projektets livscykel. En rapport från PWC visar att bristande projektkontroll är en av de främsta orsakerna till kostnadsöverskridanden.
Med det sagt, låt oss ta en snabb titt på några av de faktorer som påverkar projektkontroll.
4 faktorer som påverkar projektkontroll
Här är fyra faktorer som kan påverka din projektstyrning.
1. Projektets omfattning
Projektets omfattning är ett dokument som anger allt som behövs för att projektet ska lyckas. Dokumentet definierar projektets intressenter, resursfördelning, deadlines, leveranser och begränsningar som är relevanta för projektet.
Här är ett exempel.
Om ditt projekt till exempel går ut på att skapa ett digitalt visitkort måste du identifiera vilken programvara, vilka färdigheter, vilken tidsplan och vilka andra variabler som krävs. Detta utgör projektets omfattning.
Om projektets omfattning inte är definierad blir det svårt att följa en tidsplan eller en kostnadsberäkning. Men när du arbetar med en definierad omfattning blir det lättare att övervaka projektets status. På så sätt kan du enkelt se om det kommer att slutföras inom tidsramen och budgeten.
Kolla in dessa mallar för budgetförslag!
2. Risker och utmaningar
Projektkontroll är förknippat med många risker och utmaningar. Vanligtvis kategoriserar vi dessa risker under två övergripande begrepp.
Den första är de finansiella riskerna, inklusive oväntade ökningar av materialkostnader, högre arbetskraftsbehov än väntat etc. Dessa risker kan ha en betydande inverkan på förmågan att övervaka projekt noggrant eller göra finansiella prognoser.
Andra projektrisker är sådana som kan fördröja projektleveransen utöver den förutbestämda tidsperioden. Några av dessa risker är stulna material, ospårade buggar eller en plötslig minskning av arbetskraften.
I grund och botten kan oförutsedda konsekvenser av dessa risker ha stor inverkan på projektets förlopp och i vissa fall hindra dig från att hålla projektets tidsplan och budgetmål.
När du vidtar proaktiva åtgärder för att definiera dessa risker i projektkontrollen och upprättar effektiva riskhanteringsstrategier kan du förebygga dem eller hantera dem effektivt för att säkerställa stabilitet på alla fronter.
Läs också: Mallar för projektomfattning
3. Projektets kostnad
Att förstå kostnaderna för ett projekt är grunden för projektkontroll. Generellt sett finns det två typer av kostnader för varje projekt: direkta och indirekta.
- Direkta kostnader är kopplade till specifika produkter. Dessa inkluderar kostnader för material, fast arbetskraft etc.
- Indirekta kostnader är kostnader som är relaterade till driften av projektet i stort. Dessa kostnader inkluderar kostnader för kvalitetskontroll och allmänna kostnader.
Utan att förstå dessa kostnader är det omöjligt att fastställa ett projekts budget.
Dessutom kommer du inte att kunna hålla koll på projektets ekonomiska verklighet eller göra korrekta prognoser. Därför kommer projektet att vara utsatt för budgetöverskridningar, vilket indikerar att din projektstyrningsprocess har misslyckats.
4. Projektets deadlines
Projektets deadline är den fastställda tidpunkten och datumet för projektets slutförande. Enligt tidskriften Journal of Consumer Research avgör denna deadline projektets relevans och upplevda brådskande karaktär.
Avsaknaden av en deadline innebär att det inte finns några kriterier för när projektet ska vara klart. Det gör det svårt att analysera tidsdata relaterade till projektets status.
Utan fastställda deadlines kan du inte planera specifika uppgifter i projektet. Dessutom kommer du inte att kunna prioritera uppgifter eller kontrollera andra tidsrelaterade begränsningar i ditt arbetsflöde.
Nu när du förstår de fyra huvudfaktorer som påverkar projektkontroll, låt oss svara på följande fråga: hur får du dessa faktorer rätt och implementerar dem i din projektledningsplan?
Oroa dig inte. Vi har allt du behöver.
Hur du implementerar projektkontroll i hela ditt team
Det finns fem sätt att implementera projektkontroll. Med dessa kan du bättre övervaka ditt projekt och hålla dina leveranser på rätt spår utan att överskrida din fördefinierade budget.
1. Resurser
Resurser är drivkrafter som leder varje projekt till framgång. De inkluderar pengar, tid, teammedlemmar och projektledningsverktyg som ClickUp och Tara AI.
Inom projektstyrning avgör hur väl du hanterar dessa resurser hur effektivt du kan kontrollera projektkostnader, material och tid.
Under projektets inledningsfas kan kostnadsberäkning och omfattande resursplanering hjälpa dig att påbörja projektet utan att överskrida budgeten. Dessa processer visar vilka resurser som finns tillgängliga och hur du använder dem på bästa sätt.
Allteftersom projektet fortskrider behöver du också en tydlig uppfattning om hur du ska hålla reda på dessa resurser. Gör en kostnadsavvikelseberäkning för att övervaka hur väl du utnyttjar dina ekonomiska resurser. Denna beräkning hjälper dig att ta reda på projektets aktuella ekonomiska resultat.
Naturligtvis vill du också se till att projektteamet arbetar effektivt. Därför är det viktigt att hantera deras arbetsbelastning och se till att ingen blir överbelastad.
Med hjälp av ett teamhanteringsverktyg som ClickUp kan du se ditt teams arbetsbelastning och identifiera specifika medlemmar som antingen är överarbetade eller inte arbetar med full kapacitet.
Med denna insikt kommer du att bättre förstå hur du delegerar uppgifter och hanterar dina personalresurser på ett effektivt sätt.
2. Projektplan
Genom att kontinuerligt följa upp och analysera dina projektplaner kan du se om du ligger i fas med den fördefinierade tidsplanen. Du kan hämta dessa data från ditt projektlednings- eller sprintplaneringsverktyg om du driver ditt projekt genom iterativa sprintar.
Här är ett exempel på en projektkalender för release i ClickUps kalendervy.
Som visas ovan får du en tydlig överblick över dina deadlines, uppgifter och andra viktiga relaterade områden. Dessutom gör dessa insikter det enklare att fastställa nyckeltal och milstolpar för att utvärdera dina framsteg.
Kom ihåg att hålla dina intressenter uppdaterade om projektets framsteg. Om projektet avviker från den ursprungliga planen kan du enkelt identifiera orsakerna och föreslå lämpliga lösningar.
Nu vet du hur du kan följa upp projektplaner. Men hur kan du skapa effektiva planer? Det är här Gantt-diagram kommer in. Med dessa diagram kan du definiera planer, följa upp beroenden och prioritera uppgifter, som visas nedan.
När du integrerar dessa insikter i ditt arbetsflöde kan du börja skriva ett avskedsbrev till missade tidsplaner.
3. Riskanalys
Riskanalys är nödvändig för att identifiera flaskhalsar och risker som kan påverka projektets leveranstid och budget.
För att kunna analysera risker på rätt sätt måste du identifiera de vanligaste riskerna som kan hänföras till ditt projekt, vilket du enkelt kan göra med hjälp av en SWOT-analys. Som nämnts i föregående avsnitt faller de flesta risker vanligtvis under finansiella risker och projektprestanda. Exempel är förseningar i scheman, kommunikationsförseningar, dataintrång etc.
När du har identifierat dessa risker kan du använda ett riskhanteringsverktyg som ClickUp för att rangordna och prioritera riskerna.
ClickUp erbjuder hundratals funktioner som hjälper dig att skapa ett riskregister för att enkelt spåra potentiella risker och vidta förebyggande åtgärder innan de inträffar.
Här är ett exempel:
Och om du vill se hur ett bra riskregister ser ut kan du använda mappmallen Risk Register Folder Template från ClickUp som hjälp att komma igång!
När du har prioriterat dessa risker med hjälp av riskregistret blir det enklare att hantera dem på lämpligt sätt.
4. Ändra kontrollprocessen
Ibland tenderar intressenter att lägga till ytterligare leveranser i projektet eller skjuta upp deadlines. Detta kallas scope creep. Scope creep kan leda till förseningar i tidsplanen och kostnadsöverskridanden.
Men lyckligtvis finns det ett sätt att förhindra att projektets omfattning kryper – förändringskontrollprocessen.
Förändringskontrollprocessen är en proaktiv åtgärd som förbereder dig för potentiella förändringar i projektets omfattning. Med denna process kan du utvärdera förändringarna för att se om de är nödvändiga eller inte.
Om det behövs kan du fördjupa dig ytterligare genom att identifiera de faktorer som du kan tillåta utan att det påverkar projektets omfattning eller leveranstid.
Om dessa förändringar inte påverkar tidsplanen eller omfattningen kan du också integrera en mall för förändringshanteringsplan i ditt arbetsflöde. Med hjälp av denna kan du enkelt planera, övervaka och genomföra dessa förändringar.
Med en förändringskontrollprocess kan du hålla dina teammedlemmar synkroniserade med varje förändring. Detta gör att de känner sig delaktiga och informerade. På så sätt kan de hantera förändringarna på ett effektivt sätt.
5. Övervaka prestanda
Prestationsövervakning hjälper dig att hantera projektets framgång. För att övervaka prestationer behöver du SMART KPI:er. Dessa KPI:er sträcker sig från din ROI och fakturerade timmar till leverans i tid och spårning av utgifter i förhållande till baslinjen.
SMART KPI:er uppfyller kriterierna nedan.
Du behöver inte vänta till projektets slut för att avgöra om det är framgångsrikt eller inte. Dessa projektmått fungerar som ett effektivt projektstyrningsverktyg som hjälper dig att mäta framstegen och se om du fortfarande är på rätt spår.
Hantera projektkontroll med en arbetsfördelningsstruktur?
För att använda WBS effektivt måste du ange det övergripande mål du vill uppnå. Låt oss säga att du vill skapa en kurs. Det är det övergripande målet. Dela sedan upp projektet i hanterbara delar och faser, såsom idéutveckling, skrivande, korrekturläsning, publicering etc.
Allt som finns i din WBS måste innehålla precis det som krävs för att uppnå ditt mål. Du behöver inte onödiga eller irrelevanta uppgifter.
Lägg sedan in dessa uppgifter i WBS-diagrammet på olika nivåer, från kontrollkonton till arbetspaket, som visas nedan.
Du kan skapa din egen arbetsfördelningsstruktur i ClickUp från grunden eller helt enkelt använda ClickUps mall för arbetsfördelningsstruktur nedan för att skapa något liknande.
Med denna struktur på plats kan du enkelt övervaka dina uppgifter och se hur väl du ligger till för att leverera i tid och använda budgeten optimalt.
Hantera projektkontroll med ClickUp!
Projektkontroll är nödvändigt för att hantera dina projekt och säkerställa leverans i tid. Det medför också fördelar som optimal resursfördelning, förebyggande av budgetöverskridanden, högkvalitativa leveranser och optimal schemaläggning.
Du måste dock ta hänsyn till faktorer som projektets deadlines, kostnader, omfattning och risker så att du inte förlorar kontrollen över projektet.
God projektstyrning innebär att hantera dina resurser, följa upp och analysera projektplaner samt genomföra en konsekvent riskanalys. Övervaka också dina prestationer med KPI:er och var uppmärksam på din förändringsstyrningsprocess för att förhindra att projektets omfattning växer sig för stor. Slutligen, integrera arbetsfördelningsstrukturen i ditt arbetsflöde.
Följ denna ultimata guide till projektkontroll och använd verktyg som ClickUp och Tara A I för att hjälpa dig att konsekvent leverera projekt i tid och inom budget.
Gästskribent:
Tam Pham är affärsverksamhetschef på Tara AI. Tara är en produktleveransplattform som är utformad för att hjälpa ingenjörsteam att få insikter om utvecklingen, förbättra prestandan och leverera med förutsägbarhet.