Hur man hanterar projektbegränsningar med exempel och mallar

Alla projektledare drömmer om att arbeta med en kund eller intressent som säger saker som ”Ta den tid du behöver” och ”Pengar är inget problem”.

Samtidigt vet alla projektledare att dessa scenarier är rena önskedrömmar. Tyvärr kommer de flesta att stöta på projektbegränsningar som kan orsaka störningar i projektets livscykel.

Dessa besvärliga begränsningar påverkar hur du närmar dig dina projekt, vad du kan leverera, när du kan leverera det och vilken kvalitet leveranserna kommer att ha. Att hantera projektbegränsningar är avgörande för att planera ett framgångsrikt projekt.

Den goda nyheten är att begränsningarna i projektledningen kan hanteras, åtgärdas eller helt undvikas. Du behöver rätt verktyg och processer för att säkerställa att allt håller sig inom tidsramen och budgeten, och att projektets resultat uppfyller kundens förväntningar.

Vi går igenom de vanligaste projektbegränsningarna och delar med oss av tips och verktyg för att hantera dem så att du kan förbereda ditt team för framgång.

Vad är projektbegränsningar?

Projektbegränsningar är alla faktorer som hindrar teamledare eller projektledare från att framgångsrikt slutföra projektet. De vanligaste typerna av projektbegränsningar handlar om:

Dessa begränsningar är sammanflätade, vilket innebär att om du ändrar en, påverkar det vanligtvis de andra. Att utvidga ett projekts omfattning kan till exempel leda till att det krävs mer tid och pengar för att slutföra det.

Om du förstår dessa begränsningar kan du och dina projektledare fatta välgrundade beslut för att hålla projektet på rätt spår.

Varför det är viktigt att balansera projektbegränsningar

Projektets framgång beror på hur väl du kan hantera projektets begränsningar och förhindra att de hindrar din verksamhet. Projektledare jonglerar med flera rörliga delar, men det krävs inte mycket för att ditt projekt ska spåra ur.

Ditt team kan till exempel skapa de bästa projektresultaten någonsin. Men om du lämnar in dem för sent och över budget kommer dina intressenter troligen inte att anlita dina tjänster igen – och det med rätta.

Under projektplaneringen måste du därför ta reda på vilka avvägningar som måste göras. Detta hjälper dig att säkerställa att projektet slutförs inom den förutbestämda tidsramen och budgeten och med de resurser som finns tillgängliga.

Vid något tillfälle kan du behöva inspirera ditt team att hitta ett sätt att slutföra projektet utan att stöta på dyra eller tidskrävande begränsningar. Återigen, om en projektbegränsning försvinner kan det påverka andra begränsningar.

Jag vill inte låta som en hjärtlös affärsman i en film från 1980-talet, men tid är pengar! Att vara två dagar försenad innebär två extra dagar med löner och arbetskraft.

Att balansera begränsningar säkerställer projektets framgång på ekonomisk nivå, vilket innebär att ditt företag kan ta sig an liknande uppdrag igen. I grund och botten ger det dig den bästa vägen mot att nå alla dina KPI:er för projektledning.

En genomgång av de vanligaste exemplen på projektbegränsningar

Som vi har nämnt finns det flera typer av projektbegränsningar, men Project Management Institute har delat in dem i tre huvudbegränsningar inom projektledning. Dessa är omfattning, tidsplan och budget.

De kallas ibland för projektledningstriangeln eller järntriangeln, vilket vi vet låter som namnet på en Bond-skurks privata ö. 🦹

Utöver de tre begränsningarna finns det ytterligare tre vanliga projektbegränsningar, nämligen resurser, risk och kvalitetsstandarder. Här är en översikt över alla sex vanliga begränsningar och hur de påverkar ditt projekt:

1. Projektets omfattning

Projektets omfattning beskriver vad projektet ska åstadkomma och hur mycket arbete som behöver göras. Du måste ha en tydlig förståelse för omfattningsbegränsningen för att kunna avgöra om projektets andra begränsningar, såsom tidsplan och budget, är rimliga.

Att förstå projektets omfattning kan hjälpa dig att förhindra den fruktade omfattningsökningen – när fler och fler uppgifter läggs till i ditt projekt.

Låt oss till exempel säga att ditt projekt går ut på att bygga en webbplats på 10 sidor och att din kund plötsligt vill lägga till ytterligare två sidor. Eftersom detta ligger utanför det ursprungliga projektets omfattning vet du att du måste återkomma till kunden för att diskutera hur tillägget av dessa två sidor kommer att påverka projektkontrollen (eller projektets tidsplan och budget).

Det är därför dokument som ClickUp Scope of Work Template är så viktiga för att dokumentera allt om projektet. Du och din kund bör komma överens om ett dokument som beskriver projektets omfattning, med förståelsen att alla ändringar kommer att påverka andra viktiga projektbegränsningar.

2. Projektets tidsplan

Projektets tidsplan är den tid du har på dig att slutföra ett projekt. Din tidsplan måste ta hänsyn till hur lång tid det tar att slutföra hela projektets livscykel – från start till planering till slutförande och avslutning av projektet. ⏰

Ibland kommer dina intressenter till dig med en specifik tidsplan i åtanke. Men vissa kan förklara projektets omfattning och be dig att omvärdera den tid som ditt team kommer att behöva för att slutföra det.

När du utformar din projektschema, tänk på beroenden. Vissa uppgifter kan utföras samtidigt, medan andra måste slutföras innan du kan gå vidare till nästa steg i arbetsflödet.

3. Projektbudget

Projektbudgeten är den summa pengar du kan spendera för att få projektet genomfört. När du arbetar med budgetfördelningen, tänk på att teammedlemmarnas löner är en del av projektkostnaderna (och ofta den största delen). 💸

På samma sätt, om du har SaaS-prenumerationer och verktyg som ditt team använder för att utföra sitt arbete, kan du behöva ta hänsyn till dessa kostnader i din budget. För projektledare som arbetar i en miljö med alla interna intressenter kan du behöva bekräfta om anställdas löner ingår i budgeten eller inte.

Om du har tilldelats en viss summa för att slutföra ett projekt och inte behöver ta hänsyn till teamets löner, kan du använda budgeten till nödvändig utrustning. Men om du måste ta hänsyn till lönerna måste du överväga dina kostnader för att driva projektet inom den exakta tidsramen.

Med hjälp av ClickUps mall för budgeterad projektledning kan du hålla koll på dina utgifter och potentiella kostnader för att undvika att hamna i denna kostsamma begränsning.

4. Projektresurser

Resurser omfattar allt du behöver för att slutföra projektet, förutom tid och pengar. Det kan vara teammedlemmar som behövs för att bygga den 10-sidiga – vi menar – 12-sidiga webbplatsen.

Du kanske behöver en utvecklare, designer och copywriter – men vissa resurser kanske arbetar med andra projekt just nu eller direkt efter ditt nya webbplatsprojekt. Detta innebär att det är mycket viktigt att undvika resursbegränsningar inom projektets tidsram.

Det du verkligen behöver är en överblick över dina teams arbetsbelastning så att du kan planera eller göra justeringar i farten. Lyckligtvis kan projektledare använda verktyg för resursallokering för att hantera arbetsbelastning och tid mellan olika uppgifter så att du inte tilldelar för lite eller för mycket arbete.

5. Projektrisk

Vissa projekt är mer riskfyllda än andra, men nästan alla projekt medför risker. För byggprojektledning kan riskerna omfatta skador på arbetsplatsen eller förlust av utrustning. Men för webbplatsprojektledning finns det risker för webbplatshaveri, brutna länkar, sista minuten-ändringar av texter eller förlorade intäkter medan webbplatsen är nere.

För att säkerställa att ditt projekt blir framgångsrikt bör du ta fram en riskhanteringsstrategi innan du börjar.

Du kan minska riskerna på en byggarbetsplats genom att se till att alla i teamet är utbildade i säkerhetsrutiner och att arbetsplatsen är försäkrad. Och du kan minska riskerna med en webbplatsmigrering genom att göra ändringar sent på natten när trafiken på webbplatsen är minimal.

Även om du tror att ett projekt har få risker, ta dig tid att fråga teammedlemmarna vad de tror kan gå fel och ta fram en beredskapsplan. Med ClickUps mall för riskanalys på whiteboard kan du få en flygande start på att hitta potentiella problem eller projektbegränsningar i detta visuella whiteboardformat.

Denna mall för projektbegränsningar sparar också tid och arbete i dina projekt genom att säkerställa att alla potentiella projektrisker utvärderas med samma kriterier. Det innebär att du får effektivare riskhanteringsstrategier – snabbare.

6. Projektkvalitet

Den sista begränsningen är projektets kvalitet – eller nivån på projektets genomförande. Dina teammedlemmar och intressenter vill skapa och se resultat av högsta projektkvalitet.

Men alla andra projektbegränsningar kommer att påverka hur hög kvalitet du kan uppnå. Och som projektledare kan du behöva besluta vilka kompromisser du är villig att göra när det gäller projektets kvalitet för att kunna slutföra projektet snabbare eller till en lägre kostnad.

Hur man hanterar projektbegränsningar

Att hantera projektbegränsningar är en ständig jongleringsakt. (Vi vet inte varför dessa cirkusanalogier hela tiden dyker upp – kanske beror det på att det känns som att vara projektledare är som att vara cirkusdirektör på kontoret. ) 🎪

Men med rätt verktyg kan du arbeta inom projektets begränsningar och leverera en förstklassig slutprodukt. Här är 10 projektledningsverktyg som hjälper dig att hantera begränsningar.

1. Förstå projektets hela omfattning

I ditt arbetsbeskrivningsdokument måste du ange de exakta projektmålen, omfattningen och de resultat som projektets intressenter förväntar sig. Detta kommer att fungera som referens under hela projektet och hjälpa dig att förhindra att omfattningen kryper.

2. Skapa en projektplan

En projektplan fungerar som en snabb referens som beskriver projektets intressenter, teammedlemmar, resurser, mål, omfattning, leveranser, milstolpar, risker och godkännandeprocess. Den ger alla i ditt team en överblick och hjälper dig att hålla dig på rätt spår.

Med ClickUp Project Charter-mallen får du tillgång till ett gratis och viktigt dokument för att formellt godkänna ett projekts existens. Genom att arbeta utifrån denna mall får projektledare möjlighet att bygga upp och fördela organisatoriska resurser till projektaktiviteter. 🛠️

3. Anordna ett kickoff-möte

När du har en övergripande bild av projektet är det dags att samla ditt projektteam. Ett uppstartsmöte ger dig möjlighet att förklara projektet och dess begränsningar för alla inblandade. Du kan effektivisera din checklista med hjälp av ClickUps mall för uppstartsmöte.

Viktiga teammedlemmar kommer att kunna påpeka potentiella risker med projektet eller problem med tidsplanen eller budgeten så att du kan ta itu med dem tillsammans med dina intressenter så tidigt som möjligt.

Bonus: Kolla in våra 10 bästa mallar för projektstartsmöten i Docs & PPT

4. Organisera en arbetsfördelningsstruktur

I din arbetsfördelningsstruktur organiserar du projektet i alla uppgifter som projektgruppen behöver utföra för att slutföra leveranserna. Detta hjälper dig att börja planera aktiviteter och skapa en tidsplan.

Med arbetsfördelningsstrukturer kan du se dina aktiviteter i en lista, statusöversikt eller Gantt-diagram för att verkligen visualisera hur du ska nå framgång i projektet. Detta förhindrar att projektbegränsningar tar över hela processen.

5. Skapa din projektledningsplan

Din projektplan kommer att sätta igång projektet officiellt. Börja schemalägga aktiviteter, lägg till beroenden och övervaka framstegen som en del av din tidsplaneringsstrategi.

Du kan använda ClickUps mall för projektplanering för att komma igång eller utforska fler mallar som passar dina föredragna projektledningsmetoder – från Agile till Waterfall till Kanban.

6. Skapa en budgetfördelning

Med en budgetfördelning kan du fördela en del av din budget till varje aktivitet i din projektplan. Spåra sedan utgifterna under projektets gång för att se om ditt team håller sig inom budgeten eller överskrider den.

7. Genomför en riskanalys

Börja hantera risker redan från projektets början. På så sätt kan du analysera potentiella risker och rangordna dem efter allvarlighetsgrad. Då kan du skapa en beredskapsplan och snabbt hantera de allvarligaste riskerna.

8. Få en översikt över arbetsbelastningen

Arbetshantering är en viktig del av resurshanteringen. Med ClickUps arbetsbelastningsvy kan du direkt se dina teammedlemmars kapacitet så att du kan förhindra att de blir överbelastade, vilket kan bidra till att undvika missade deadlines eller sämre kvalitet på arbetet.

9. Automatisera repetitiva uppgifter

Ett av de bästa verktygen för tidshantering som finns tillgängligt för dig och ditt team är automatisering av arbetsflöden. Genom att automatisera repetitiva uppgifter kan du slutföra projekt snabbare och frigöra tid för ditt team att ägna sig åt viktigare uppgifter.

10. Lägg till kvalitetskontroller

ClickUps mall för kvalitetskontroll kan hjälpa dig att leverera resultat av högre kvalitet. Varje teammedlem kan använda den för att övervaka sitt eget arbete, och dina granskare kan se till att allt uppfyller standarden. När ditt projekt når godkännandeprocessen kommer det att gå smidigt. ⛵️

Känner du dig begränsad? Prova ClickUp

Rätt projektledningsprogramvara kan hjälpa dig att hålla koll på alla projektbegränsningar, från tidsplan och budget till risker och kvalitetskontroller. Så att du kan hantera ett framgångsrikt projekt. 🏆

ClickUp är det ultimata verktyget för projektledningsgrupper. Det hjälper dig att organisera dig med projektdashboards, automatisering och integrationer med de verktyg du redan använder. Dessutom kan du, med tusentals mallar att välja mellan, planera och övervaka alla dina projektbegränsningar.

Så även om din intressent inte är en excentrisk miljardär kan ClickUp få dig att känna att projektets budget och tidsbegränsningar inte är något problem.

Och när det gäller budgeten kan du börja använda ClickUp gratis. Det passar definitivt inom projektets begränsningar.