Automatisering av arbetsflöden: Automatisera arbetsflöden för att öka produktiviteten

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är automatisering av arbetsflöden?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Automatisering av arbetsflöden förenklar utförandet av repetitiva uppgifter – vanligtvis med hjälp av programvara – genom att fastställa specifika riktlinjer för att automatiskt slutföra manuella processer. Det används ofta inom projektledning för att minska manuell datainmatning och automatisera uppgifter för att delegera arbete snabbare. " } } ] }

Letar du efter det snabbaste sättet att konsekvent slutföra projekt och uppgifter?

Och kanske hoppas du kunna göra det genom att skapa anpassade arbetsflöden specifikt för ditt team?

Vi är här för att berätta att det inte bara är möjligt, utan också mycket enklare än du tror med rätt automatiseringsprocess på plats. Ditt teams produktion är avgörande för projektets framgång och automatiserade arbetsflöden hjälper dig att åtgärda ineffektivitet och flaskhalsar som vanligtvis hindrar dig.

Här är haken: du behöver flexibel programvara för automatisering av arbetsflöden som snabbt kan hjälpa dig och anpassas till dina processer. Så, vad är automatisering av arbetsflöden och hur kan det lösa dina problem?

Läs vår utförliga guide för att ta del av våra bästa metoder, se användbara exempel och lära dig hur du skapar en tydlig väg mot ökad effektivitet.

Vad är automatisering av arbetsflöden?

Automatisering av arbetsflöden förenklar utförandet av repetitiva uppgifter – vanligtvis genom programvara – genom att fastställa specifika riktlinjer för att automatiskt slutföra manuella processer. Det används ofta för projektledning för att minska manuell datainmatning och automatisera uppgifter för att delegera arbete snabbare.

Du kan automatisera uppgifter eller hela arbetsflöden för att förbättra ditt övergripande arbetsflöde. Oavsett om du halvautomatiserar eller helt automatiserar arbetsflöden för att utföra utvalda eller manuella uppgifter, så påskyndar denna process ditt arbete.

Å andra sidan gör programvara för automatisering av uppgifter det möjligt att lägga till, hantera och visualisera information. Du kan till exempel lagra en uppgifts status eller den tid som har lagts ner på uppgiften och uppdatera den informationen medan du arbetar.

Det är så projektledare, teamledare och andra intressenter håller koll på vad som händer med ditt projekt – inklusive din kund! Dessutom frigör automatisering av arbetsflöden tid och resurser (tänk på arbetstimmar och kostnader för projektbudgetar ).

Vad är egentligen poängen med att göra arbetet själv när programvara kan göra det istället? Allt du behöver göra är att definiera de regler och procedurer som automatiserar arbetsflödena.

Exempel på automatisering av arbetsflöden

Automatiserade arbetsflöden används inom flera branscher. Här är några exempel på automatisering som kan inspirera dig:

Kolla in dessa offertmallar!

Steg för att automatisera arbetsflöden

Oavsett om du vill förbättra din projektledningsprocess eller ditt arbetsflödeshanteringssystem kan du enkelt skapa din egen lösning för automatisering av arbetsflöden.

Följ dessa steg för att komma igång direkt.

Steg 1: Förstå arbetsflödet

Automatisering av arbetsflöden börjar med att samla in information om hur arbetsflödeshanteringsprocessen fungerar för närvarande. Du måste förstå hur teamen utför uppgifter, hur de flödar mellan avdelningarna och vad som påverkar effektiviteten och projektresultaten.

Bestäm också vad som startar varje uppgift i arbetsflödet och vad som får dem att förändras. Ta reda på vad dessa förändringar är och vilka kriterier som ska uppfyllas för att varje uppgift ska anses vara slutförd.

Med andra ord, formulera alla händelser och villkor som driver uppgifterna framåt i ditt arbetsflöde. Tänk på att målet med att utforma ett system för automatisering av arbetsflöden är att dirigera uppgifterna till rätt personer.

Steg 2: Skissa på arbetsflödet

Innan du använder arbetsflödesprogramvara för att automatisera uppgifter bör du troligen skissa upp hela processen. Att skriva ner ditt arbetsflöde i ett dokument kan fungera, men att skapa en visuell representation i arbetsflödeshanteringsprogramvara är mer användbart för att identifiera ineffektiviteter.

Den bästa programvaran för automatisering av arbetsflöden hjälper dig inte bara att visualisera hela processen, utan gör det också möjligt för team att samarbeta i arbetsflödet samtidigt.

Steg 3: Identifiera möjligheter till integration

Den information som matas in i ett arbetsflöde kan komma från flera olika källor. Dessa kan vara:

Markera de uppgifter i ditt utkast till arbetsflöde som kräver data från externa appar eller system. Kontrollera nu vilka integrationer din arbetsflödesprogramvara stöder.

Utifrån detta undersöker du hur du behöver justera arbetsflödet för att uppfylla integrationskraven. Du kan till exempel behöva dela upp uppgifter i mindre arbetsenheter.

Steg 4: Åtgärda ineffektiviteterna

Förutom de uppgifter som kan automatiseras med integrationer kan ditt arbetsflöde ha andra automatiseringspunkter. Vi talar till exempel om ineffektiviteter som:

Markera dessa ineffektiviteter och omkonfigurera arbetsflödet så att du kan eliminera dem. Du kan till exempel behöva klargöra vem som ska utföra en uppgift eller bestämma i vilken app den enda källan till sanningen ska finnas.

Bonus: Arbetsflödesanalys!

Steg 5: Skapa arbetsflödet

Nu när ditt arbetsflöde har beskrivits på ett korrekt sätt och tar itu med de flesta av dina ineffektiviteter är det dags att sätta det i verket. De flesta programvaror för automatisering av arbetsflöden låter dig skapa arbetsflöden i flera vyer.

Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde i Mind Maps, Process Maps, Gantt eller Calendar-vyer för att ge ditt team bästa möjliga översikt. Återigen, den bästa programvaran för automatisering av arbetsflöden gör att du slipper växla mellan olika verktyg för att utforma, skissa, bygga och slutligen automatisera dina uppgifter.

Använd informationen du samlat in i föregående steg för att beskriva varje uppgift. Beroende på vilken programvara för automatisering av arbetsflöden du använder och uppgiftens komplexitet kan du bifoga ett textdokument med standardproceduren.

Lägg till slut underuppgifter till uppgifterna så att du kan spåra arbetsenheter som är mindre än en uppgift. Och glöm inte att tilldela användarroller (och behörighetsnivåer) till deltagarna i ditt arbetsflöde!

Steg 6: Skapa automatiseringarna

Du är inte klar med att skapa ditt automatiserade arbetsflöde ännu! I det här skedet måste du skapa automatiseringar av arbetsflödet för dina uppgifter. Det är så du automatiserar återkommande åtgärder inom dina uppgifter.

Om du väljer ClickUp som din programvara för automatisering av arbetsflöden kan du skapa antingen inbyggda eller anpassade ClickUp-automatiseringar. Låt oss börja med den första.

Här är några exempel på inbyggda automatiseringar i ClickUp:

Om ClickUps inbyggda automatiseringar inte uppfyller dina behov behöver du anpassade automatiseringar. Du måste definiera dem så att de passar den struktur som används av den arbetsflödesautomatiseringsprogramvara du valt.

I ClickUp består en anpassad automatisering av arbetsflöden av:

Steg 7: Testa, övervaka och optimera ditt arbetsflöde kontinuerligt

Implementera integrationerna och definiera ansvariga, startdatum och slutdatum för varje uppgift. Kör arbetsflödet med några testare och se om allt fungerar som förväntat. Om inte, justera arbetsflödet och upprepa testproceduren.

När testet är framgångsrikt är det dags att sätta igång arbetsflödet för hela teamet och börja övervaka det. Om du upptäcker tecken på ineffektivitet måste du optimera arbetsflödet.

Du kanske till exempel märker att produktiviteten minskar, att arbetsflödet tar för lång tid att slutföra eller att ett leveransresultat inte uppfyller kraven. Att upptäcka dessa problem nu kommer att hjälpa dig på lång sikt.

Att fastställa KPI:er för ditt automatiserade arbetsflöde är en utmärkt metod. De hjälper dig att optimera arbetsflödet. Men de bevisar också för ledande befattningshavare att din automatisering av arbetsflödet genererade de resultat du förväntade dig.

Använd instrumentpaneler (och anpassade instrumentpaneler) samt anpassade fält för att rapportera om dina KPI:er. I ClickUp kan du till exempel använda rapporteringsinstrumentpaneler för att spåra uppgiftsframsteg och identifiera hinder.

Steg 8: Utbilda ditt team

Detta steg är särskilt relevant om ditt företag eller team nyligen har infört programvara för automatisering av arbetsflöden. Lär dem att använda programvaran så att de kan komma igång direkt när de börjar följa dina automatiserade arbetsflöden.

När du förbättrar ett arbetsflöde måste du dessutom förbereda teamet på förändringarna. Du kan till och med behöva ett program för förändringshantering om förändringarna är för omfattande och ditt team är oerfaret när det gäller automatisering av arbetsflöden.

Att hålla kommunikationen på ett centraliserat ställe hjälper teamen att lättare ta till sig (och vid behov flytta) information. Att fördela uppgifter är viktigt eftersom det bidrar till att ansvaret blir tydligt definierat.

Därefter hålls individer ansvariga för att utföra specifika uppgifter inom ett projekt eller en organisation.

5 fördelar med automatisering av arbetsflöden

Repetitiva manuella uppgifter behöver inte vara komplexa för att slösa bort din tid och ditt teams resurser. Istället bör du dra nytta av automatisering av arbetsflöden för att hantera det rutinmässiga, förutsägbara och schemaläggbara arbete du utför varje dag.

Problemet är att många av dessa uppgifter är enkla till sin natur och utan tvekan tidskrävande, men de är också felbenägna och har stor inverkan på hela affärsprocessen. Verktyg för automatisering av arbetsflöden begränsar riskerna med manuell datainmatning och erbjuder samtidigt en mängd andra fördelar.

Låt oss ta en titt på de mest betydelsefulla fördelarna när du faktiskt använder automatisering av arbetsflöden.

1. Ökad produktivitet med färre resurser

Automatiserade uppgifter och arbetsflöden tar mindre tid att slutföra. Och du behöver inte flytta uppgifter manuellt längs arbetsflödet. Till exempel ändras status, ansvarig person eller förfallodatum för buggfixar beroende på fördefinierade regler.

Med automatisering av arbetsflöden kommer du till exempel inte längre att glömma att fakturera en kund, vilket sparar tid för alla, från personalavdelningen till inköps- och projektledningsteamen. Istället skickar du fakturan automatiskt medan alla andra kan fokusera på sitt arbete.

Det är aldrig roligt att vara flaskhalsen.

Arbetsflödesautomatisering gör det också möjligt att få mer gjort med mindre resurser, så att du kan vara produktiv. Det är enkelt att automatisera saker som att tilldela arbete till frilansare, introducera nyanställda och tillhandahålla utbildningsdokument för anställda.

Vill du optimera och standardisera processerna inom ditt företag? Vår mall för processer och procedurer är utformad för att guida dig genom de nödvändiga stegen för att skapa ett omfattande och dynamiskt processdokument.

Dessutom gör ClickUp Whiteboards -funktionen det möjligt att visualisera hur olika processer kopplas samman och flyter ihop, vilket gör att du kan skapa ett strömlinjeformat och effektivt arbetsflöde.

2. Förbättrad samverkan, synlighet och kommunikation

Med automatisering av arbetsflöden kan teammedlemmarna se varandras arbete och bli medvetna om individuella bidrag till projektet. Denna synlighet minskar risken för att man trampar varandra på tårna.

Dessutom skapar det möjlighet att kommentera uppgifter för att erbjuda eller be om hjälp. Det är därför programvara för automatisering av arbetsflöden förhindrar kommunikationsbrister. Den ber om input från rätt person vid rätt tidpunkt och loggar meddelandena så att du kan spåra dem senare.

Identifiera flaskhalsar i kommunikationen snabbare genom att undvika e-post för enkla uppgifter. Tilldela kommentarer till användare så att du kan vara säker på att de ser din kommentar och markera den som klar efter att de har svarat.

Dessutom stöder programvara för automatisering av arbetsflöden både intern och extern kommunikation. Du kan till exempel samordna ditt team, kontakta kunder, begära betalningar och ge uppdrag till frilansare med automatiserad projektledningskommunikation.

Kolla in vår blogg för att lära dig hur programvara för automatisering av arbetsflöden driver e-postuppgiftshantering !

3. Ökat ansvarstagande

Genom att automatiskt tilldela uppgifter till teammedlemmar blir deras ansvar för en del av arbetsflödet tydligt. Arbetsflödeshantering gör det möjligt att spåra uppgifternas framsteg och vidta åtgärder i rätt tid för att undvika att missa deadlines.

Med hjälp av instrumentpaneler och KPI:er kan du dessutom kontinuerligt förbättra dina arbetsflödens prestanda och skapa mer effektiva projektledningssystem. Och som om det inte vore nog hjälper programvara för automatisering av arbetsflöden dig att identifiera och åtgärda flaskhalsar i dina affärsprocesser.

Generellt sett gör repetitiva uppgifter att anställda känner sig utmattade. Och det kan på sikt leda till utbrändhet. Dessa uppgifter hindrar också personalen från att utföra meningsfullt och givande arbete.

Men automatisering av arbetsflöden motverkar effektivt den negativa inverkan som repetitiva arbetsuppgifter har på den mentala hälsan och medarbetarnas upplevelse genom att man vet vad som kommer härnäst och vem som ansvarar för den aktuella uppgiften. Skapa flödesscheman i Whiteboards för att skapa en tydlig väg till din arbetsflödeshanteringsprocess.

Följaktligen kommer dina anställda att stanna längre i företaget när du använder visuella verktyg för automatisering av arbetsflöden.

4. Effektiv kundservice

Att automatisera svar på kundförfrågningar bidrar i hög grad till en oklanderlig kundservice. Arbetsflödesautomatisering är utmärkt för att tillhandahålla snabb och personlig kundservice. Som ett resultat kommer dina kunder att känna sig nöjda och uppleva ditt varumärke med glädje.

Vill du optimera ditt företags supportverksamhet med automatisering av arbetsflöden? Med ClickUp Customer Support Template kan du skapa ett tvåstegssystem som omfattar ett frontlinjesupportteam och ett specialiserat team för hantering av eskaleringar.

Denna metod säkerställer att supportförfrågningar hanteras effektivt och att de mest komplexa problemen får den uppmärksamhet de kräver. Dessutom innehåller vår mall en formulärvy som kan anpassas för att samla in all information som ditt team behöver.

Det gör att du kan ge dina kunder förstklassig support.

5. Minskade kostnader och oväntade utgifter

Kostnadsbesparingar är en bieffekt av effektiv arbetsflödeshantering. När du ökar produktiviteten genom att minska manuella uppgifter levererar du produkter av högre kvalitet.

Optimerade arbetsflöden minskar också kostnaderna för organisationer genom att sänka personalomsättningen och, som vi just nämnde, tillhandahålla precisionsanpassad kundservice. Och vi vet att din affärsprocess är komplex.

Därför är det viktigt att använda den bästa programvaran för automatisering av arbetsflöden för att även begränsa budgetfel!

Övervaka och kontrollera projektets framsteg på ett effektivt sätt med ClickUps mall för budgeterad projektledning. Denna användarvänliga mall för projektledning gör det enkelt för dig att hålla koll på projektets tidsplan.

Du kan också se statusen för olika aktiviteter, vilket gör att du kan hålla koll på din budget.

Börja automatisera arbetsflöden med ClickUp!

Förutom integrationer, instrumentpaneler, påminnelser och meddelanden som uppfyller dina behov måste du leta efter andra funktioner i programvaran för automatisering av arbetsflöden. Till exempel är ett bibliotek med anpassningsbara arbetsflödesmallar ett absolut måste.

Men det är också viktigt att programvaran för automatisering av arbetsflöden gör det möjligt att skapa egna mallar. Low code är en annan viktig funktion.

Du kan automatisera arbetsflöden genom att utveckla programvara själv. Men det skulle vara slöseri med tid när verktyg som ClickUp erbjuder ett visuellt, intuitivt gränssnitt för företagspersonal att skapa och underhålla automatiserade arbetsflöden.

Dessutom erbjuder programvara för automatisering av arbetsflöden samarbetsverktyg. Dessa möjliggör gemensamt skapande och gemensam optimering av arbetsflöden av affärsteam.

Verktyg som ClickUp gör det möjligt att samla in och konsolidera data genom anpassningsbara formulär. De standardiserar och förenhetligar processen för att begära, få tillgång till och underhålla information från dina användare eller kunder.

Anpassningsbara formulär är mycket effektiva för att förhindra dubbelregistrering av data. Men de gör det också möjligt att omvandla insamlad data till uppgifter som tilldelas rätt personer för uppföljning.

Vill du veta mer om ClickUp-automatiseringar? Kom igång med ett gratis arbetsutrymme för att se hur du kan skapa bättre effektivitet i hela ditt team!