När dina SOP:er och arbetsflöden är kaotiska blir även projektet eller teamet du leder det. För att säkerställa konsekvens måste du dokumentera alla steg och aspekter av ditt normala processflöde för att hjälpa ditt team att nå målen, effektivisera verksamheten och bli mer effektiva över hela linjen.
Det enklaste sättet att komma igång är med processdokumentationsmallar. De hjälper dig att navigera i kaoset och skapa ordning i den ofta oordnade affärsverksamheten.
Den goda nyheten är att du inte behöver slösa massor av tid på denna viktiga men tråkiga uppgift. Använd en av dessa 11 mångsidiga mallar för processdokumentation och se ditt teams produktivitet skjuta i höjden!
Vad är processdokumentationsmallar?
Processdokumentation innebär att man skriver ner detaljerade, stegvisa procedurer för att utföra vissa uppgifter. En processdokumentmall är ett standardiserat och strukturerat ramverk som hjälper till att göra detta möjligt.
Att dokumentera och centralisera procedurer är avgörande för affärsprocesser i alla storlekar och branscher, särskilt när det gäller att optimera repetitiva och samarbetsuppgifter. Att ha varje steg skriftligt har många fördelar, till exempel:
- Säkerställ effektivitet och konsekvens
- Främja transparens
- Definiera ansvar och fastställa processgränser
- Möjliggör smidig kunskapsöverföring till efterträdare och nya medarbetare
- Underlätta gransknings- och analysprocedurer, identifiera flaskhalsar och förbättra processer.
Dokumentation av processer kan ske i många olika format. Skapa en guide, policy, handledning, flödesschema eller någon annan typ av dokument som effektivt fångar upp och förmedlar nödvändig information.
Vad kännetecknar en bra processdokumentmall?
En effektiv processdokumentmall bör:
- Var flexibel och anpassningsbar: En bra mall kan användas för att dokumentera olika typer av processer.
- Ha en tydlig och logisk struktur: Ditt team ska kunna hitta det de behöver på nolltid.
- Möjliggör samarbete: Använd kommentarer och anteckningar för att underlätta teamarbete och gemensamt beslutsfattande.
- Logga versionshistorik: Detta gör att du kan spåra ändringar som gjorts i dokumentet för att säkerställa ansvarsskyldighet och enkelt återgå till tidigare versioner.
- Inkludera bilder: Diagram, scheman och andra bilder förtydligar komplexa procedurer och hjälper ditt team att bättre förstå processen.
11 mallar för processdokumentation att använda
Nu när du känner till fördelarna med processdokumentation kan du kolla in vår lista över de 11 bästa mallarna för processdokument i ClickUp och Word. Med sådana värdefulla vapen i ditt arsenal kan du säkerställa produktivitet, ta itu med alla utmaningar som dyker upp och förbereda dina teammedlemmar för framgång! ✨
Vi visar dig hur du får ut mesta möjliga av varje mall och presenterar deras främsta fördelar.
1. ClickUp-mall för processdokumentation
ClickUp-mallen för processdokumentation innehåller riktlinjer för att skapa SOP-dokument och är mycket anpassningsbar. Precis som med alla andra ClickUp-mallar kan du enkelt anpassa den efter dina behov – sedan är det bara att distribuera processdokumenten till ditt team!
Denna mall går på djupet med alla viktiga aspekter av processdokumentation och ägarskap. Du kan specificera arbetsflödet och namnge alla relevanta teammedlemmar eller intressenter genom att redigera avsnitt som:
- Målgrupp: Vem dokumentet är avsett för
- Styrning: Vem måste godkänna dokumentet?
- Syfte: Vad är dokumentets huvudsakliga mål?
- RACI-diagram : Vem ska vara ansvarig, redovisningsskyldig, konsulterad och informerad?
- Verktyg som behövs: Vad du behöver för att slutföra affärsprocessen
- Procedur: Vilka är de exakta processtegen för att uppnå ett mål eller en uppgift?
- Relaterade dokument: Länkar till annan relevant dokumentation
För att göra dokumentet mer tilltalande kan du lägga till en omslagsbild, banners och söta ikoner till rubrikerna. Om du vill göra dokumentet lättare att navigera i kan du infoga en innehållsförteckning. Du kan också bädda in webbplatser, appar och andra dokument för att få fram din poäng.
2. ClickUp-mall för processdokument
Processplaneringsmallen från ClickUp är enkel att använda för alla. Medan den tidigare mallen täcker de viktigaste aspekterna och intressenterna i processstegen, ger den här mallen en allmän översikt med fokus på den tekniska sidan.
Om du behöver standardisera kvalitetsmätningarna för din verksamhet kan du använda vår mall för processplan. Den gör det möjligt att tydligt definiera vilken metod som ska användas, urvalsstorlek och specifika kriterier för utvärdering så att alla är på samma sida.
Du behöver bara ersätta platshållartexten med faktisk information och ta bort instruktionerna. Du kan beskriva alla steg i affärsprocessen i en överskådlig tabell och skapa en checklista med förbättringsåtgärder för situationer där de fastställda kriterierna inte uppfylls.
Om du behöver gå in mer i detalj kan du skapa ett kompletterande affärsprocessdokument och lägga till referensen i den avsedda kolumnen. Den sista tabellen är avsedd för revisioner. Använd den för att ange vilka personer som är ansvariga för dem och vilka datum de ska vara klara.
3. ClickUp-mall för processflödesschema
Om du är en visuell person kan denna ClickUp-mall för processflödesschema passa bättre. Med hjälp av färger och former gör mallen det enkelt att visualisera och förstå alla affärsprocesser, oavsett hur komplexa de är.
Detta processflödesschema innehåller två huvuddelar: aktörer och aktiviteter. Varje aktör tilldelas en kolumn, där de aktiviteter de behöver utföra illustreras med olika former inom kolumnerna. T
Den som startar processen är längst till vänster, vilket ger en överskådlig bild av processen från början till slut.
Det är enkelt att anpassa mallen. Använd former för att kartlägga processen, lägg till kopplingar mellan dem och infoga alternativ för beslutsnoder. Glöm inte att uppdatera förklaringen till vänster så att nya teammedlemmar lättare kan hitta.
Denna detaljerade processdokumentation beskriver som standard anställningsprocessen, men kan anpassas till alla andra arbetsflöden i teamet. Den finns tillgänglig i ClickUp Whiteboard och erbjuder stor flexibilitet. Med ClickUp Whiteboards kan du samarbeta och vara så kreativ du vill.
Förutom flödesscheman, tankekartor och processkartläggning kan du bädda in bilder, videor, dokument och webbplatskort. Du kan till och med rita för att illustrera din poäng! 🖌️
4. ClickUp-mall för dokumentation av projektprocesser
Använd ClickUps projektdokumentationsmall för att hålla reda på de projektledningsdokument som du har skapat under projektets gång. Ditt projektteam kommer att följa de åtgärder, metoder och riktlinjer som definieras i detta dokument, såsom projektplan, tidsplan eller budget.
Projektdokumentation är en av de viktigaste aspekterna för att hålla projekt på rätt spår och göra dem framgångsrika. Med rätt mall kan teamen enkelt dokumentera sina projektdetaljer, från planering till genomförande och leverans.
Denna mall effektiviserar din projektprocess och gör det enklare för ditt team att:
- Få enkel åtkomst till alla projektdokument på en central plats.
- Håll koll på deadlines och leveranser inom budget och tidsramar.
- Samarbeta effektivt mellan avdelningar och intressenter
5. ClickUp-mall för processflöde
Snygg grafik är kanske inte avgörande för en lyckad processdokumentation. Men den ger lite extra krydda åt ett vanligtvis tråkigt dokument och förstärker dess visuella effekt. 💥
ClickUp Process Flow Template är ett utmärkt exempel på detta. Med sina iögonfallande bilder kan du visualisera data medan du läser dem, vilket gör alla processer lättare att förstå och relatera till.
Mallen är i whiteboard-format, vilket ger många möjligheter till anpassning. Som standard består den av följande fem avsnitt:
- Planering
- Utveckling
- Utförande
- Ledning
- Utvärdering
För att använda mallen skriver du ner deluppgifterna på den avsedda klisterlappen. Tveka inte att lägga till en personlig touch genom att ändra färgschemat och lägga till bilagor, ritningar och tankekartor.
Snart kommer du att upptäcka de verkliga fördelarna med processdokumentation genom att koppla samman dina arbetsflöden till en visuell affärsprocess.
6. ClickUp-procedurer och processmall
Anta att du har dokumenterat alla processer inom ditt företag. Hur ska du hålla reda på dem alla? 🤔
Det är precis därför vi har skapat denna ClickUp-mall för processer och procedurer. Det är ett omfattande system för hantering av dina dokument. Det håller dem snyggt organiserade i olika vyer, så att du kan hämta all information du behöver på några sekunder.
Förutom dokumentet Kom igång-guide innehåller mallen för dokumentprocesser följande:
- Dokumentationslista
- Dokumentationsfasbräda
- Processflödesschema Whiteboard
Använd vyerna Lista och Tavla för att centralisera dina projektdokument och hantera dem enkelt genom att lägga till fält som typ, prioritet, stadium, avdelning och slutförandegrad.
Tagga ansvariga, intressenter och godkännare för att meddela dem när deras deltagande krävs. Lägg till anpassade kategorier, taggar och fält, och ändra gruppering och sortering efter dina önskemål.
Du hittar processflödesschemat i Whiteboard-vyn. Använd det för att skapa en karta över alla processer eller procedurer och visualisera det arbete som ligger framför dig. Du kan också omvandla noder till uppgifter. På så sätt blir diagrammet interaktivt, vilket gör att du kan lägga till ansvariga, checklistor och kommentarer.
7. ClickUp-mall för effektiva processer
Det räcker inte att utveckla en process och sedan vara nöjd. Med tiden måste den uppdateras för att anpassas till pågående förändringar. Genom att optimera dina processer kan du:
- Eliminera slöseri, såsom ledig tid och överflödigt lager.
- Minska risken för fel och förseningar och sänk kostnaderna (prova dessa mallar för riskregister!).
- Öka produktiviteten och effektiviteten
Det kan vara en tröttsam uppgift som involverar mycket data, men denna mall för effektiva processer från ClickUp gör det enkelt. Den hjälper dig att analysera alla processer, identifiera områden som kan förbättras och genomföra nödvändiga förändringar.
Förutom instruktionsdokumentet innehåller den följande vyer:
- Processöversikt: En huvudlista över alla uppgifter som måste utföras för att optimera processen, grupperade efter status.
- Gantt-diagram: En tidslinje över uppgifter som hjälper till med schemaläggning och arbetsbelastningshantering.
- SIPOC-diagram : En whiteboard för brainstorming om detaljerna i en affärsprocess, särskilt leverantörer, input, process, output och kunder.
- Processkarta: En whiteboard med ett diagram för att visualisera processen och dess steg.
8. ClickUp-mall för processgranskning och förbättring
Precis som den föregående kandidaten på listan fokuserar ClickUp Process Audit & Improvement Template på processanalys och optimering av arbetsflöden. Det är dock ett mer omfattande verktyg.
Den finns på mappnivå och innehåller flera listor, var och en med flera vyer:
- Modellkoncept: Översikt över revisionsplanen
- Processanalys: Lista över revisionskriterier att beakta
- CATWOE-analys: Ramverk för att undersöka intressenternas perspektiv
- Förändringshantering : Successionsplanering
Hantera alla uppgifter i list- och tavelvy. Prova olika vyer, sorterings- och grupperingskriterier för att hitta det som fungerar bäst för ditt team. Använd Gantt- och tidslinjevyerna för att spåra milstolpar och effektivt planera och schemalägga uppgifter.
Anpassa gärna mallen efter dina behov. Skapa anpassade automatiseringar för att effektivisera ditt arbetsflöde och spara värdefull tid. ⌛
9. ClickUp-mall för processkarta på whiteboard
ClickUp Process Map Whiteboard Template är ännu ett verktyg för att visualisera processer och identifiera avdelningar som ansvarar för dem. Detta levande diagram gör alla komplicerade ämnen lättare att förstå för alla, vilket gör det perfekt för tvärfunktionella presentationer.
Den innehåller tre grupper av element, var och en med sin egen distinkta form och färg:
- Terminalaktivitet (start- och slutpunkter)
- Aktivitet
- Beslut
Alla noder är strategiskt placerade i diagrammet. Raderna anger vilka avdelningar som ansvarar för att utföra åtgärden. Du kan flytta noderna fritt eftersom relationerna mellan uppgifterna förblir oförändrade oavsett deras position.
Du kan också omvandla noderna på whiteboardtavlan till uppgifter och sedan hantera dem i listvyn. På så sätt får du ytterligare funktioner som tidsspårning, kommentarer och ändringslogg – vilket är perfekt för att dokumentera processer i ditt arbetsflöde.
Med whiteboards kan du också infoga skärmdumpar och andra visuella hjälpmedel för att understödja dina påståenden.
Kolla in dessa verktyg för dokumentautomatisering!
10. ClickUp Mall för hantering av stora konton
Ett företag är ingenting utan sina kunder. Därför är det viktigt att hålla dem nöjda och vårda relationerna du har. För att göra det måste du kommunicera, förstå deras behov och lösa problem i tid.
Om du arbetar med många kunder samtidigt behöver du ett väl utformat system för att dokumentera alla aktiviteter och involverade processer. Mallen för hantering av stora konton finns just för det ändamålet!
Använd listvyn Processöversikt för att skriva ner alla steg som uppgifter. I kolumnerna kan du lägga till ansvariga och ange deadlines. Du kan också tilldela prioritetsmärken och komplexitetspoäng samt uppdatera statusen efterhand.
Tidslinje- och Gantt-diagrammen hjälper dig med tidsplanering och resursfördelning. Tidslinjen ger dig en snabb överblick över kundrelaterade uppgifter och deras varaktighet.
Gantt-diagrammet ger dock ytterligare information, såsom uppgiftsprioritet och processgränser som beroenden, så att du vet vad som måste slutföras först.
11. Microsoft Word-mall för processdokumentation från Template.net
Kanske är du inte ute efter krusiduller. Utan snarare en minimalistisk och rak design som inte distraherar från dokumentets innehåll.
Denna processdokumentationsmall i Word från Template.net är så ren som den kan bli.
Den förklarar till exempel processen för att erhålla ett Director Identification Number (DIN) för blivande chefer. Formatet kan dock användas i alla andra sammanhang. Använd mallen för att få inspiration och en känsla för vilken typ av språk du bör använda i sådana dokument, särskilt om de ska vara officiella.
Strukturen består av en serie frågor som är markerade med fetstil för att underlätta läsningen. Dokumentet avslutas med en hänvisning till ett annat dokument där läsaren kan få mer information.
Fördelar med processdokumentation
- Förbättrar effektiviteten: Hjälper anställda att tydligt förstå sina uppgifter, vilket sparar tid och eliminerar förvirring.
- Säkerställer konsekvens: Standardiserade procedurer hjälper till att upprätthålla kvaliteten i alla verksamheter.
- Hjälpmedel vid utbildning: Ger nyanställda omfattande guider för att snabbt förstå sina roller.
- Underlättar kontinuitet: Förhindrar störningar genom att säkerställa att verksamheten kan fortsätta smidigt även när nyckelpersoner lämnar företaget.
- Stödjer transparens och ansvarsskyldighet: Gör relationen mellan olika processer och individers roller tydlig, vilket leder till en mer ansvarsskyldig miljö.
Vad ska ingå i processdokument?
För att skapa ett bra processdokument måste du identifiera och beskriva varje del av processen i ett tydligt och lättförståeligt format. Här är vad du bör inkludera i dina processdokument:
1. Dokumentdetaljer
I början bör dokumentet innehålla viktiga detaljer såsom:
- Dokumenttitel: Namnet på den process som dokumenteras.
- Dokumentägare: Den person som ansvarar för att underhålla och uppdatera dokumentet.
- Godkännandedatum: Det datum då dokumentet senast godkändes.
- Revisionsdatum: Det datum då dokumentet senast uppdaterades.
2. Syftesbeskrivning
Dokumentet ska tydligt förklara syftet med processen, vad den ska uppnå och vilket resultat som förväntas. På så sätt kan alla som följer processen förstå varför den är nödvändig.
3. Omfattning
I detta avsnitt beskrivs målgruppen för processdokumentet och när eller under vilka omständigheter processen bör tillämpas.
4. Översikt över proceduren
En kort översikt över processen som ger läsarna en allmän uppfattning om processstegen och hur de hänger ihop.
5. Processdetaljer
Detta är den viktigaste delen av dokumentet där du ger en djupgående, steg-för-steg-beskrivning av processen. Denna bör innehålla:
- Uppgifter: De aktiviteter som krävs för att slutföra processen.
- Ansvarig part: Den person eller det team som ansvarar för varje uppgift.
- Stödjande information: Alla ytterligare detaljer som kan hjälpa till att slutföra uppgiften, såsom nödvändiga verktyg, instruktioner eller tips.
- Processflöde: Detta kan vara ett diagram eller flödesschema som visuellt representerar processen från början till slut.
6. Definitioner
All specialiserad eller branschspecifik terminologi som används i dokumentet bör definieras för att säkerställa att alla läsare förstår den.
7. Referenser
Inkludera alla relevanta externa dokument, guider eller material som kan stödja eller ge ytterligare förståelse för processen.
8. Godkännande
Detta avsnitt ska innehålla underskrifter från de ansvariga personer som har granskat och godkänt processdokumentet.
De bästa mallarna för processdokumentation – en översikt
Här är en sammanfattning av alla mallar och varför de hamnade på denna lista:
| Mall | Fördelar |
| ClickUp-mall för processdokumentation | Gör det möjligt att beskriva alla processer ingående och säkerställer att du täcker alla viktiga aspekter. |
| ClickUp-mall för processplan | Beskriver stegen, tekniska detaljer och kvalitetsmätningar för en process. |
| ClickUp-mall för processflödesschema | Låter dig kartlägga de inblandade aktörerna och aktiviteterna för att bättre förstå en process. |
| ClickUp-mall för processer och procedurer | Hjälper dig att hålla koll på all dokumentation och visualisera processer. |
| ClickUp-mall för effektiva processer | Hjälper dig att skapa och optimera alla processer. |
| ClickUp-mall för processrevision och förbättring | Erbjuder ett brett utbud av verktyg som hjälper dig att analysera och förbättra processer. |
| ClickUp-mall för processkarta på whiteboard | Presenterar dina processer på ett färgglatt, engagerande och begripligt sätt. |
| ClickUp Mall för hantering av stora konton | Gör det möjligt för dig att hålla reda på all kundinformation för att vårda relationer. |
| ClickUp-mall för processflöde | Presenterar processer på ett roligt och engagerande sätt |
| Processdokumentationsmall i Word från Template.net | Ger dig inspiration och en solid utgångspunkt för att skapa professionella processdokument. |
Få kontroll över dina processer med processmallar
Processdokumentation är något som många tar för givet. Det kan vara oinspirerande och repetitivt, men det är en viktig ingrediens för framgång i alla företag.
Med en mall för att dokumentera processer kan du ta bort det svåra och bara skörda fördelarna. Använd den för att kommunicera, standardisera och planera, och se ditt företag bli en väloljad maskin! 🔧
Oavsett om du behöver en dokumentationsplattform för att spåra, tilldela användare och övervaka affärsprocesser, eller ett visuellt whiteboardverktyg för att kartlägga processens omfattning och hela projektet, har ClickUp det du behöver.
Prova ClickUp gratis idag och se varför så många företag litar på detta produktivitetsverktyg för att få saker gjorda.