Att driva ett företag är som att åka berg-och-dalbana. Det är en ständig resa med upp- och nedgångar. Du kommer oundvikligen att möta utmaningar, varav många uppstår på grund av otydliga processer, ineffektivitet, missförstånd och oklarheter kring roller.
Lyckligtvis eliminerar processkartläggningsverktyg dessa ineffektiviteter. Ett sådant verktyg är SIPOC.
Vad är SIPOC?
SIPOC är en förkortning för Suppliers Inputs Process Outputs and Customers (leverantörer, insatser, processer, resultat och kunder). Det är ett visuellt verktyg som används i Six Sigma för att visualisera och kartlägga de viktigaste relevanta elementen i en process.
Ett SIPOC-diagram sammanfattar kritiska och övergripande indata, utdata och processer för alla intressenter i olika projekt, inklusive processer inom tillverkning, transaktioner, support, IT etc.
När SIPOC-diagrammet har skapats fungerar det som utgångspunkt för att definiera processmått, baslinjer, projektmål och risker. Det lägger grunden och ger en övergripande bild av ett förbättringsprojekt.
Att skapa ett SIPOC-diagram är enkelt, men kräver tid, ansträngning och en omfattande förståelse för alla affärsprocesser. Tack och lov finns det färdiga SIPOC-mallar som underlättar arbetet.
Vad är SIPOC-mallar?
SIPOC-mallar är standardiserade visuella verktyg som hjälper till att dokumentera och analysera viktig information relaterad till input, output, leverantörer, processer och kunder som är involverade i en affärsprocess. De ger dig en systematisk approach till processförbättring.
Du kan antingen använda ett anpassat SIPOC-diagram eller skaffa ett färdigt. Båda alternativen har sina för- och nackdelar.
Ett anpassat SIPOC-diagram gör att du kan anpassa det efter din verksamhets och dina arbetsflödes specifika karaktär. Det är dock tidskrävande att skapa ett sådant diagram, eftersom det kräver arbete och en god förståelse för alla processer som behövs för att implementera och uppfylla projektmålen.
Du kan använda en färdig SIPOC-diagrammall istället för att spara tid och energi. Många SIPOC-diagrammallar finns tillgängliga online för projekt- och verksamhetsledning. Du kan använda dessa för att förstå omfattningen av arbetet för komplicerade projekt.
SIPOC-mallar hjälper till att visualisera den process som krävs för att planera och lansera nya produkter eller tjänster. Du kan också använda dem för att identifiera utmaningar och brister i en befintlig process och förbättra dem.
Vad kännetecknar en bra SIPOC-mall?
En bra SIPOC-mall rymmer nya processer och genomför förbättringar som hjälper till att minimera omfattningen av fel, förvirring och missförstånd mellan intressenter. Det leder i slutändan till nöjda kunder.
Här är egenskaperna hos en bra SIPOC-mall:
- Visuell attraktionskraft: Eftersom SIPOC-mallar är visuella representationer av processer måste de ha en tydlig struktur. De bör också använda enhetliga färger, typsnitt och formatering tillsammans med tillräckligt med vitt utrymme för att underlätta förståelsen.
- Användarvänlighet: Teammedlemmarna ska kunna hitta den information de behöver, processer som ska genomföras, viktiga steg och resultat för att utföra uppgifter utan problem.
- Tydlighet: En bra mall ska presentera informationen på ett tydligt och koncist sätt. Alla intressenter ska kunna förstå den utan problem.
- Anpassningsbarhet: Olika arbetsflöden och processer har olika behov, komplexitet och nyanser. En bra SIPOC-mall måste vara anpassningsbar och kunna anpassas till sådana krav.
- Fullständighet: Den ska innehålla all relevant information som teammedlemmarna behöver. Ett varningens ord: försök inte få med varje liten detalj. Håll dig till en övergripande bild för att undvika att mallen blir överbelastad.
- Tillgänglighet: En bra SIPOC-diagrammall måste vara tillgänglig för alla intressenter.
- Regelbundna uppdateringar: En SIPOC-mall måste kunna uppdateras regelbundet i takt med att processerna utvecklas. Detta hjälper dig att identifiera brister och möjligheter till förbättringar.
Om du följer dessa riktlinjer får du ett SIPOC-diagram som effektivt kommunicerar de viktigaste delarna av en process i ett tydligt, logiskt och anpassningsbart diagram.
Proffstips: Prova dessa populära appar för arbetsplanering tillsammans med SIPOC-mallarna för att optimera ditt projekt- och processhanteringsarbete.
10 SIPOC-mallar att använda
Här är en lista med 10 SIPOC-mallar som du bör använda för att optimera och effektivisera processer.
1. ClickUp SIPOC-mall
ClickUp SIPOC-mallen hjälper dig att visuellt förstå relationerna mellan leverantörer, insatser, processer, resultat och kunder för alla dina projekt. Använd den innan du startar ett projekt eller förfinar en befintlig process.
Mallen ger dig tillgång till åtta anpassningsbara fält där du kan lägga till och spara viktiga attribut som e-postadress, adress, pris per kvantitet, SIPOC, kontakter och mer.
Genom att presentera processer i anpassade vyer gör mallen det enklare att förstå även komplicerade projekt och hitta möjligheter att förbättra en process för bättre avkastning.
Skapa SIPOC-diagram för att samla information om resursanvändning och bidra till att förbättra alla aspekter av ett arbetsflöde. Det gör att alla avdelningar och team är på samma sida, vilket eliminerar förvirring, misstag och fel.
Använd mallen för att samarbeta med andra intressenter i ett delat arbetsutrymme samtidigt som du spårar relevanta framsteg, taggar och beroenden.
2. ClickUp-mall för processer och procedurer
Har du någonsin önskat att du visste hur en viss process i din organisation fungerar? Hur rekryterar HR nya medarbetare? Hur ser inköpsavdelningen till att få de bästa erbjudandena? Hur går en produktlansering till?
Om din organisation använde ClickUps mall för processer och procedurer kunde du hitta allt på ett och samma ställe!
Denna SIPOC-mall hjälper dig att definiera processer och procedurer och koppla dem till relevanta intressenter. Använd den för att samla alla dina processer på ett ställe för snabb åtkomst och skapa en enhetlig metod för alla relevanta uppgifter.
Du kan sedan hantera en eller flera processer från en enda instrumentpanel och få all projektdata via användbara Kanban-tavlor.
Genom att ge dig tillgång till projektdetaljer kan du spåra repetitiva uppgifter och mäta prestanda i varje steg. Det hjälper dig också att hitta potentiella fel för att kunna lösa dem i tid.
3. ClickUp SOP-mall
Standardiserade arbetsrutiner (SOP) är för företag vad olja är för en motor – de ser till att det går smidigt utan stötar och ryck. SOP fastställer riktlinjer för att standardisera rutinmässiga funktioner och säkerställa enhetlig arbetsutförande mellan olika team.
De definierar syftet med en procedur, stegen som ingår i genomförandet, dess omfattning och begränsningar. De specificerar också roller och ansvar för de personer som är involverade i dessa procedurer. I slutändan säkerställer de att den slutliga produkten eller tjänsten uppfyller kundernas krav.
Använd ClickUps SOP-mall för att skapa, organisera, hantera och upprepa SOP:er för ditt företag.
Med den här mallen kan du skapa standardiserade processer och rutiner i din organisation för att minska kostnaderna och maximera resursutnyttjandet.
Genom att kombinera SOP:er med SIPOC-processkartor blir det enklare att hantera flera projekt och program samtidigt.
Mallen hjälper också till att identifiera förbättringsområden och tvärfunktionellt samarbete inom ett företag. Du kan skapa egna arbetsflöden i ClickUp med hjälp av anpassade vyer som arbetsbelastning, kalender och andra.
Skapa en gemensam förståelse för hela processen med hjälp av denna mall för att upprätthålla noggrannhet, kvalitet och konsekvens.
4. Mall för checklista för leverantörshantering från ClickUp
Om du regelbundet har kontakt med flera leverantörer behöver du troligen en lösning för leverantörshantering.
Leverantörshantering säkerställer kostnadskontroll, effektivitet och kvalitetsstandarder för produkter och tjänster. Det hjälper också organisationer att hantera risker – finansiella, leveranskedje- och juridiska.
Använd ClickUps mall för leverantörshantering för att dokumentera övergripande steg för effektiv leverantörshantering och upprätthålla starka relationer med dina leverantörer.
Med denna SIPOC-mall kan du utvärdera olika leverantörer för dina produkter eller tjänster, övervaka leverantörernas prestanda, samla in feedback och identifiera förbättringsområden.
Mallen hjälper dig att säkerställa att leverantörer följer alla nödvändiga regler och föreskrifter. Använd den för att effektivisera onboardingprocessen för nya leverantörer och spåra alla leverantörsinteraktioner.
De viktigaste elementen i denna mall för leverantörshanteringschecklista inkluderar
- 16 anpassade attribut för att spara och visualisera viktiga leverantörsuppgifter
- taggar, beroendevarningar, e-postmeddelanden och mer för effektiv spårning av leverantörshantering
- Fyra anpassade vyer som hjälper dig att effektivisera nya leverantörsavtal och utvärdera leverantörers prestanda
5. Mall för leverantörsavtal från ClickUp
Affärsvärlden bygger på avtal. Du måste ha ett leverantörsavtal för varje leverantör du samarbetar med, för att säkerställa att alla är överens om sina rättigheter och skyldigheter samt konsekvenserna av ett avtalsbrott.
Ett väl dokumenterat avtal skyddar både leverantörer och kunder från potentiella risker.
Avtalet specificerar varje parts ansvar och fastställer förväntningar på löptid, prissättning, leverans och andra villkor.
Eftersom ett leverantörsavtal är ett juridiskt dokument kan det vara ansträngande att utarbeta det.
ClickUps mall för leverantörsavtal förenklar processen att ta in leverantörer i ditt företag.
Använd anpassade fält i ClickUp för att hantera leverantörsuppgifter och anpassade statusar för att hålla koll på onboarding-processen.
Ytterligare funktioner inkluderar förbättrad kontraktsspårning med AI och automatisering samt anpassade vyer för medarbetare.
6. ClickUp Skapa processeffektiv mall
Oavsett om du förbättrar en befintlig process eller skapar en ny och effektiv process är ClickUps mall för effektiv processkapning till stor hjälp. Den låter dig fastställa processer, ansvarsområden och deadlines och visualisera dem på ett tydligt sätt.
Det är en av de bästa gratis processmallarna för att standardisera processer mellan olika avdelningar och skapa konsekventa arbetsflöden. Det sparar värdefull tid som annars skulle gå åt till att manuellt skapa processer.
Det är relativt enkelt att skapa standardiserade arbetsflöden med hjälp av denna mall:
- Analysera den aktuella processen och upptäck var den brister
- Du kan lägga till dina teammedlemmar som medarbetare och använda ClickUps whiteboards för att brainstorma idéer för förbättringar.
- Sedan kan du utforma en ny process och dela upp den i steg med hjälp av ClickUp Tasks.
- När du implementerar det och övervakar dess framsteg hjälper automatiseringarna i ClickUp dig att hålla dig på rätt spår.
7. ClickUp-mall för leverantörsförteckning
Ett företag har ofta att göra med flera leverantörer och underleverantörer, såsom frilansare, oberoende entreprenörer, teknikleverantörer, logistikpartner och produktionsplanerare. Det kan vara svårt att hantera dem alla.
Om du inte spårar dem kan ditt företag ställas inför oförutsedda utmaningar inom inköp, leverans och ekonomi. I slutändan utsätter det kunderna för fara.
ClickUps mall för leverantörsregister gör det möjligt för alla företag att hålla reda på befintliga och potentiella leverantörer. Tänk på det som ett centraliserat leverantörsregister – komplett med leverantörsinformation, inklusive adresser, avtal, ekonomi, scheman och nyckeltal (KPI).
Det hjälper dig att hitta leverantörer efter bransch eller typ, effektivisera leverantörshanteringen, göra en kortlista över nya leverantörer efter behov och säkerställa att alla parter följer de leverantörskontrakt som undertecknats.
Det skyddar också företag från överdrivna utgifter och skyddar dem från potentiella juridiska, finansiella eller efterlevnadsrisker. Dessutom säkerställer spårning av leverantörers prestandadata med denna SIPOC-mall att du har tillräcklig insyn för att fatta välgrundade beslut.
Du kan använda tabellvyn i ClickUp för att skapa ett anpassat kalkylblad med leverantörsuppgifter och sedan spåra viktiga datapunkter för varje leverantör med hjälp av anpassade fält. Proffstips: Glöm inte att ställa in en återkommande uppgift i ClickUp för att regelbundet granska och uppdatera din leverantörslista.
8. ClickUp-mall för kundtjänsthantering
Hur prioriterar du exceptionell kundservice? Genom att identifiera och uppfylla kundernas krav. Och... genom att använda ClickUps mall för kundserviceledning.
Använd denna kraftfulla mall för att göra allt – organisera kunder efter attribut, samla in deras feedback, få tillgång till deras recensioner och betyg, prioritera kommentarer och effektivisera supportärenden, chattar och interaktioner.
Detta är en väl utformad mall som du kan använda direkt. Den hjälper dig att lägga till relevant information om dina kunder som används för att interagera med dem och ge dem bästa möjliga kundservice.
Det låter dig också interagera med ärenden och lösningar mellan team och avdelningar. Med den här mallen i handen kommer du utan problem att kunna omvandla dem till lojala och återkommande kunder!
Kolla in mallen, som erbjuder flera konfigurationsvyer, automatisering, biljettsystem och tilldelningsfunktioner, för att nämna några. Den har allt ditt företag behöver för att erbjuda förstklassig kundservice, och det på en enda instrumentpanel.
9. Excel SIPOC-mall från Systems2Win
SIPOC-mallen för Excel från Systems2win är en lättförståelig och lättanvänd mall som definierar leverantörer, ingångar, processer, utgångar och kunder från början till slut.
Mallen hjälper till att klargöra relationerna mellan varje intressent för att eliminera felaktigheter, inkonsekvenser, ineffektivitet och slöseri i alla typer av processer.
Du kan ladda ner mallen och importera den till Excel via Excel Ribbon > Systems2win > Open a Blank Sheet eller infoga detta ark i din Excel-arbetsbok.
10. Excel-mall för kontaktuppföljning
Letar du efter en enkel lösning för att hantera dina kontakter när du nätverkar? Touch Base Tracker-mallen för Excel är en mall för nätverksspårning som håller ordning på dina kontakter och hjälper dig att planera när det är dags att ta kontakt med dem.
Du kan dela in dina kontakter i tre grupper:
- Rutinmässiga stamgäster: personer som du vill ha regelbunden kontakt med
- Tillfälliga bekanta: personer som du vill ha kontakt med några gånger om året
- Potentiella kunder: personer/företag vars kontaktuppgifter du vill ha till hands när rätt tillfälle uppstår.
Mallen har också avsnitt för planering av dina nätverksaktiviteter och din strategi för att nå ut under varje kvartal. Använd den för att optimera din nätverksprocess från början till slut, så att du aldrig missar potentiella vänskap och affärsrelationer.
Välj dina mallar för att kartlägga och förbättra processer
I slutändan är en process bara så stark som dess utformning.
Visuella verktyg som SIPOC-mallar ger dig den överblick du behöver för att utforma smidiga och effektiva processer. Att visuellt kartlägga varje rörlig del skapar förståelse och samstämmighet för alla teammedlemmar.
Oavsett om du hanterar kundflöden eller interna processer kan du prova SIPOC-diagram för att spara tid och pengar. Det bästa av allt? Med ClickUp har du alla verktyg du behöver för att komma igång – på ett och samma ställe.
Välj bland de många SIPOC-mallarna i ClickUp, samla ditt team, starta ett gemensamt ClickUp Doc eller skissa upp dina steg från början till slut på en whiteboard i ClickUp och se vilka ineffektiviteter eller luckor som behöver åtgärdas.
Du kommer att bli förvånad över hur en enkel visuell presentation på en sida kan inspirera till processförbättringar. Och kunderna kommer att märka fördelarna.
Registrera dig på ClickUp och upplev processhantering i världsklass!