15 exempel på automatisering av affärsprocesser (med mallar)

Visste du att ett litet norskt startup-företag är på väg att lansera den snabbaste processen för skadekontroll av bilar i historien när denna artikel publiceras?

I genomsnitt tar denna process 15 minuter att genomföra, men tack vare AI-teknik och automatisering av affärsprocesser (BPA) lyckades Wenn minska den tiden till 6 sekunder – det är 99,33 % mindre än den nuvarande branschstandarden.

Även om det kan verka som något ur en science fiction-film, blir sådana omvälvningar allt vanligare tack vare automatisering av affärsprocesser (BPA).

Relationen mellan automatisering och affärsprocesser är dock inte alltid tydlig, och ett av de bästa sätten att förstå den är att titta på exempel, vilket är precis vad vi kommer att göra i den här artikeln. Du kommer att se exempel på automatisering av affärsprocesser i verkligheten som drivs av verktyg för affärsprocesshantering som vem som helst kan implementera på några minuter.

Låt oss nu definiera automatisering av affärsprocesser så att vi alla är på samma sida innan vi dyker in i exemplen!

Vad är automatisering av affärsprocesser?

I allmänna termer avser automatisering av affärsprocesser (BPA) användningen av teknik för att automatisera och effektivisera affärsprocesser i syfte att öka den operativa effektiviteten, minska mänskliga fel och kostnader samt förbättra den totala produktiviteten.

Sammantaget är det primära målet med BPA effektivitet. ⚡️

BPA är ett planerat, högnivåarbete för att automatisera flera manuella uppgifter inom en process för att förbättra produktiviteten och effektiviteten. Det är ledstjärnan för varje BPA-strategi, den viktigaste drivkraften bakom alla insatser för att automatisera processer i ett företag.

Hur hjälper automatisering av affärsprocesser organisationer?

Genom att förbättra effektiviteten i affärsprocesserna ökar BPA produktiviteten, minskar kostnaderna och gör det möjligt för människor att fokusera på värdefulla aktiviteter som kräver mänsklig expertis och kreativitet.

Detta ger flera fördelar, till exempel:

Utöver dessa konkreta, mätbara fördelar kan BPA förbättra medarbetarnas tillfredsställelse genom att ta bort de mest repetitiva uppgifterna från deras arbetsuppgifter och istället ge dem ansvar som kräver kritiskt tänkande, kreativitet och problemlösningsförmåga.

Sammantaget är fördelarna med BPA uppenbara: Det hjälper organisationer att uppnå större effektivitet, noggrannhet och konsekvens i sin verksamhet, samtidigt som kostnaderna minskar och kund- och medarbetarnöjdheten förbättras.

PROFFSTIPSProcesskartläggning är en viktig del i att skapa effektiva arbetsflöden och affärsprocesser. Använd pålitliga och funktionella verktyg för processkartläggning och ClickUps mall för processflödesscheman för att skapa en visuell representation av dina processer. Att skapa ett detaljerat flödesschema innan du sätter upp din automatisering kan hjälpa till att säkerställa att processen blir smidig och felfri.

Innebär BPA mjukvarulösningar?

Svaret är ja. Automatisering av affärsprocesser sker oftast med hjälp av specialiserade programvaruprodukter och/eller anpassad kod, vanligtvis, men inte uteslutande, en kombination av båda.

BPA-programvara kan omfatta en rad olika tekniker, bland annat kod, robotiserad processautomation (RPA), molnbaserad automatisering av arbetsflöden, maskininlärning, artificiell intelligens och naturlig språkbehandling.

Dessutom kan flera verktyg användas samtidigt för att automatisera affärsprocesser. Ett företag kan till exempel använda RPA-verktyg för att automatisera processer som involverar äldre eller egenhushållna applikationer och sedan använda en annan uppsättning verktyg för att automatisera processer och arbetsflöden som involverar molnbaserade appar eller interna API:er.

Verktyg och programvara som gör det möjligt för företag att automatisera affärsprocesser inkluderar ClickUp och Make, särskilt om din appstack är molnbaserad, men det finns även andra programvaror för automatisering av affärsprocesser som du kan överväga beroende på dina behov, de appar du använder och de processer som finns på plats.

PROFFSTIPSIntegrationen mellan ClickUp och Make kan spara tid och automatisera alla processer mellan ClickUp och andra arbetsappar – inga tekniska kunskaper krävs. När du använder ClickUp som BPA-programvara och ansluter det till Make kan du utforma, bygga och automatisera enkla till komplexa arbetsflöden för att effektivisera ditt arbete. Ställ bara in triggers och villkor för att automatisera hundratals åtgärder och använd färdiga mallar för att komma igång direkt.

Vilka typer av processer ingår i kategorin BPA?

Det är viktigt att notera att BPA omfattar många aktiviteter, från daglig manuell datainmatning till automatisering av hela processer, arbetsflöden och uppgifter. Skillnaden mellan dessa ligger i komplexiteten, antalet uppgifter eller steg och deluppgifter som ingår.

Din BPA-strategi kan till exempel omfatta automatisering av hela rekryteringsprocessen eller introduktionen av nya medarbetare. Den processen skulle också omfatta specifika arbetsflöden och uppgifter. Ett exempel på ett arbetsflöde inom den processen skulle vara att samordna intervjuprocessen med kandidaterna och planera in utbildningssessioner.

Inom det arbetsflödet kan även specifika uppgifter automatiseras, till exempel att skapa Zoom-möten, skicka inbjudningar till sådana möten via e-post, lagra mötesinspelningar för vidare analys och så vidare. Digital processautomatisering förenklar och effektiviserar alla dessa uppgifter, arbetsflöden och processer.

Vilka affärsprocesser bör automatiseras?

Antalet affärsprocesser som kan automatiseras kan räknas i tusental. Faktum är att de flesta affärsprocesser kan automatiseras, helt eller delvis, oavsett område eller avdelning.

HR kan till exempel automatisera processer som rekrytering, introduktion av nya medarbetare och avgångar. Marknadsföring kan automatisera nästan alla manuella processer, från sökordsanalys och innehållsproduktion till annonskampanjer och hantering av sociala medier. IT är naturligtvis ett annat område som kan effektivisera processer med automatisering, inklusive felspårning, övervakning, apputveckling, databashantering och andra manuella processer.

Det finns praktiskt taget inga gränser för vad du kan göra med rätt verktyg och plattformar, och det är precis vad vi ska visa dig härnäst: exempel på BPA-automatisering som du kan implementera direkt med integrationen mellan Make och ClickUp.

För att hjälpa dig att avgöra om du bör automatisera en process kan du ställa dig följande frågor:

Om du svarade ja på någon av dessa frågor är det ett tydligt tecken på att BPA kan bidra till att förbättra effektiviteten och noggrannheten i den processen.

PROFFSTIPSLär dig hur du bygger automatisering i ClickUp och ta en titt på 10 exempel på automatisering som hjälper dig att skapa automatiserade arbetsflöden, öka produktiviteten och utnyttja mallar för att spara tid.

15 verkliga exempel på automatisering av affärsprocesser

Exempel 1: Dokumentation av affärsprocesser

Automatiseringsidé: Arbetsflöde för dokumentgranskning

Granskning av dokument är en uppgift som förekommer i flera processer i de flesta organisationer.

Från kontrakt och servicenivåavtal till blogginlägg och pressmeddelanden – företag lägger ned otaliga timmar på att se till att dokument granskas innan de fyller sitt syfte. Och även om granskningen kan vara känslig, kan alla steg som omger den enkelt automatiseras med verktyg som Make.

Denna mall inkluderar Google Drive, ClickUp, Make och Slack och gör det möjligt för dig att automatisera dokumentgranskningsprocessen i stort genom att "övervaka" nya Google Docs-dokument i en Google Drive-mapp.

När en fil har laddats upp till Google Drive skapar Make en uppgift i ClickUp, tilldelar den och skickar filen via Slack till den person som har tilldelats att granska den.

Resultatet blir en smidig dokumentgranskningsprocess som levererar dokument till granskare och skapar nödvändiga dokumentationsspår, helt utan mänsklig inblandning.

Bonus: Omstrukturering av affärsprocesser!

Exempel 2: Försäljning

Automatiseringsidé: Trigga uppgifter för att vårda och konvertera nya leads

Salesforce-möjligheter utlöser vanligtvis en serie relaterade uppgifter som är avgörande för att slutföra en potentiell affär. Dessa uppgifter kan vara allt från att skicka dokument med extra information till att tilldela en specialist, och ofta kräver det manuella åtgärder från den person som skapade Salesforce-möjligheten från början för att sätta igång dessa uppgifter.

Detta är långt ifrån idealiskt, eftersom det förbrukar resurser och är felbenäget (oftast glömmer någon att tilldela de nödvändiga uppgifterna). Det är dock också något som kan undvikas och som är lätt att automatisera.

Denna mall, som inkluderar ClickUp, Make, Salesforce, Slack och Flow Control, är otroligt användbar för detta, eftersom den låter dig automatisera processen för att vårda leads – utlösa alla tänkbara uppgifter efter att en möjlighet har skapats i Salesforce.

Låt oss föreställa oss ett enkelt användningsfall: Du har en e-bok som ska generera leads och erbjuder den gratis till dem som lämnar sina kontaktuppgifter.

När en ny lead dyker upp skapar du en Salesforce-möjlighet och måste vårda den via e-post och rikta om den med Facebook-annonser.

Med mallen ovan kan du utlösa dessa (och fler) uppgifter automatiskt varje gång.

Exempel 3: Webbanalys

Automatiseringsidé: Spåra och sammanställ webbprestandadata

Precis som att granska dokument är det något som de flesta, om inte alla, företag måste göra kontinuerligt att hålla koll på webbplatsens prestanda.

Det finns dock en hake: Google Analytics är inte direkt en blixtsnabb app, och att logga in varje dag för att hämta data är ett enormt slöseri med tid.

Men du kan också automatisera hela processen och börja ta emot data istället för att söka efter den.

Förutom att sammanställa analysdata i ett kalkylblad kan Make tilldela vem som helst uppgiften att granska den genom att skapa en uppgift i ClickUp – på så sätt kommer inga viktiga händelser att missas.

Exempel 4: Influencer-marknadsföring

Automatiseringsidé: Skapa uppgifter för att nå ut till influencers

Den manuella processen att kontakta influencers, hålla reda på deras svar och följa upp kan vara tidskrävande. Genom att automatisera denna process kan ditt team spara mycket tid och resurser.

Exempel 5: Kundsupport

Automatiseringsidé: Automatiska svar på kundsupportärenden

Genom att automatisera det initiala svaret på kundfrågor kan du säkerställa snabb bekräftelse och även kategorisera problemen utifrån deras karaktär för effektiv lösning.

Exempel 6: Projektledning

Automatiseringsidé: Tilldela roller och ansvar

Automatisk rolltilldelning och delegering av uppgifter inom ett projekt kan öka produktiviteten genom att eliminera manuell delegering och uppföljning av ansvarsområden.

Lär dig hur du automatiserar processer med gratis projektledningsprogramvara!

Exempel 7: Redovisning

Automatiseringsidé: Automatisera fakturagenerering

Generering av fakturor för utförda tjänster eller levererade produkter kan automatiseras, vilket minskar manuella fel och säkerställer att fakturorna skickas i tid.

Automatisering av processer som bokföring eliminerar inte bara risken för mänskliga fel, utan säkerställer också en korrekt och snabb hantering av finansiella register, vilket bidrar till bättre affärsbeslut.

Exempel 8: Kvalitetssäkring

Automatiseringsidé: Automatiskt utlöst testning

Genom att automatisera kvalitets kontroller och tester efter varje uppdatering eller ändring kan du upprätthålla en jämn produktkvalitet.

Kolla in QA-testverktygen!

Exempel 9: HR

Automatiseringsidé: Automatiserad insamling av feedback från anställda

Ett automatiskt system för att samla in och analysera feedback från anställda kan hjälpa HR-avdelningar att förstå medarbetarnas åsikter på ett effektivt och snabbt sätt.

Lär dig hur du automatiserar HR-processer med HR-programvara!

Exempel 10: Marknadsföring

Automatiseringsidé: Innehållsplanering

Genom att automatisera innehållsplaneringen för olika plattformar kan marknadsföringsteamen säkerställa en konsekvent varumärkesnärvaro och engagemang i olika kanaler.

Kolla in dessa mallar för innehållskalender för att börja automatisera ditt teams innehållsschema.

Exempel 11: IT

Automatiseringsidé: Automatiskt genererade rapporter

Automatiserad generering och distribution av IT-rapporter kan spara mycket tid samtidigt som regelbunden övervakning och rapportering av IT-infrastrukturen säkerställs.

Exempel 12: Verksamhet

Automatiseringsidé: Lagerhantering

Automatisering av lagerhanteringen kan hjälpa dig att hålla koll på lagernivåerna, utlösa ombeställningar vid behov och minska risken för lagerbrist eller överskottslager.

Exempel 13: Logistik

Automatiseringsidé: Automatiserad ruttoptimering

Genom att automatisera planeringen och optimeringen av leveransrutter kan logistikföretag minska tids- och bränslekostnaderna samtidigt som effektiviteten ökar. Exempel 14: Kundengagemang

Exempel 14: Kundengagemang

Automatiseringsidé: Automatiskt genererat personaliserat innehåll

Genom att automatisera personaliseringen av kundkommunikationen kan du säkerställa en mer skräddarsydd upplevelse för kunderna, vilket ökar engagemanget och lojaliteten.

Exempel 15: Ekonomi

Automatiseringsidé: Automatiserad finansiell rapportering

Att automatisera skapandet av finansiella rapporter kan spara mycket tid för ekonomiavdelningar och samtidigt minska risken för fel i den finansiella rapporteringen.

Hur man använder programvara för automatisering av affärsprocesser

Det finns två enkla sätt att börja automatisera ClickUp-processer.

Det första alternativet är att använda ClickUp Automation, en serie inbyggda lösningar som erbjuds av ClickUp.

Du kommer att finna stort värde i detta erbjudande om du använder ClickUp för att driva och hålla koll på dina centrala affärsprocesser.

Det andra alternativet är att införa en automatiseringsplattform som Make, som gör det möjligt att designa, bygga och automatisera vad som helst i en visuell plattform.

Om du har en växande, molnbaserad appstack och vill skala upp din automatiseringsstrategi hittar du i Skapa en unik lösning som kan hantera alla typer av processer.

Optimera arbetsflöden med automatisering av affärsprocesser

En av de mest intressanta sakerna med automatisering är att, enligt rapporten State of SaaSOps 2023, 7 av 10 företag redan har automatiserat minst en viktig process och 4 av 10 har dedikerade automatiseringsroller på plats.

Detta säger mycket om automatisering av affärsprocesser: Det är inte bara en möjlighet, som något som kan hända eller inte.

Det är istället något som redan används av ledande företag.

Med tanke på detta och hur användarvänliga automatiseringsverktyg är idag är det bara en tidsfråga innan alla företag börjar göra sig av med tråkiga och repetitiva uppgifter och istället ägnar sig åt mer givande aktiviteter som driver verksamheten framåt och minskar riskerna för mänskliga fel.

Det bästa sättet att komma igång är att använda två kraftfulla programvaror för automatisering av affärsprocesser tillsammans: ClickUp och Make. Med dessa verktyg kan du enkelt skapa automatiserade affärsprocesser med minimal mänsklig inblandning och ansträngning.

Det är dags att ge ditt företag en extra boost. Börja din digitala transformation med BPA-programvara redan idag – automatisera manuella processer för att arbeta snabbare och smartare än någonsin tidigare. ⚡️

Gästskribent:

Martin Etchegaray är innehållsansvarig och seniorredaktör på Make. Han tycker om att läsa och skriva om historia, vetenskap och teknik.