Som projektledare vet du att hur du får saker gjorda är lika viktigt som varför du gör det och vad du faktiskt arbetar med. Att kunna spåra alla dina affärsprocesser är nyckeln till att hålla teamet på rätt spår och undvika avbrott.
Programvara för processdokumentation är ett viktigt tillskott till ditt projektledningsramverk.
Här visar vi vad du ska leta efter i programvara för dokumentation av affärsprocesser (BPMS) och delar med oss av några av våra favoritverktyg för att få jobbet gjort. 💪
Vad ska du leta efter i programvara för dokumentation av affärsprocesser?
Processdokumentation fungerar som en färdplan för dina projekt. Det är ett viktigt verktyg som du kan använda för att introducera nyanställda, spåra stora intäktsgenererande projekt och ge en översikt över allt som företaget arbetar med.
Att hitta en bra programvara för processdokumentation effektiviserar denna process och sparar tid och pengar på lång sikt. ✨
Bra programvara för dokumentation av affärsprocesser bör:
- Erbjud verktyg för att samla in och dokumentera processfeedback: Intervjuer, möten och fältdagböcker ger dig insikter från viktiga teammedlemmar som förstår de processer de är en del av. Denna feedback ger dig sedan information om hur du ska fastställa rutiner.
- Organisationsvy: Vissa dokumentprocesser är bättre på vissa sätt. Bra processdokumentationsverktyg bör ha organisationsverktyg för olika medier, inklusive artiklar, fallstudier och loggar.
- Tillhandahåll integrationer: Om du arbetar med mer än ett affärsrelaterat program vill du att de ska fungera tillsammans, inte mot varandra. Leta efter ett processverktyg som kan integreras med annan programvara som du använder regelbundet.
- Enkel att använda och dela: Många projektledare använder processprogramvara för nya medarbetare och arbetsflödeshantering. Välj en programvara som är lätt att dela med alla medlemmar i ditt team och som har ett användarvänligt gränssnitt.
De 10 bästa programvarorna för processdokumentation
Visualisera eller organisera processerna bakom alla uppgifter, projekt eller affärsverksamheter med programvara för processdokumentation.
Här hittar du 10 av de bästa verktygen för projektdokumentation att prova – oavsett om du letar efter sätt att förenkla introduktionen av nya medarbetare, dokumentera standardrutiner eller skapa en omfattande kunskapsbas. 🛠️
1. ClickUp
Med ClickUp är det enklare än någonsin att dokumentera processer och spåra SOP:er. Med dussintals dokumentprocesser i mallar kan du enkelt skapa checklistor för återkommande uppgifter, spåra processteg och utarbeta flödesscheman för olika intressenter.
Använd de olika ClickUp-vyerna för att få en visuell representation av alla pågående uppgifter i listvyn eller växla till tavelvyn för att titta närmare på enskilda affärssegment och projekt.
Med ClickUps dokumentmall för företagsprocesser kan du mata in uppgifter eller procedurdetaljer för att ge teammedlemmarna insikt i hur saker och ting fungerar på ditt företag. Använd den för att anställa och introducera nya medarbetare eller för att redogöra för företagets förväntningar.
Den inbyggda mallen för S-Corp-mötesprotokoll och mallen för ledighet gör det enkelt att hantera dina anställda, allt med bara några få klick. ✍️
ClickUps bästa funktioner
- Tack vare det användarvänliga och anpassningsbara gränssnittet kan du anpassa verktyget efter dina specifika affärsbehov.
- Skapa en företagswiki med ClickUp Docs, som du kan organisera, koppla till arbetsflöden och dela med relevanta användare.
- Samarbete i realtid håller alla uppdaterade om pågående projekt och processförfaranden.
- Olika vyer och olika dokumentationstyper, inklusive diagramverktyg, gör det möjligt för dig att skapa skriftliga och visuella dokumentationsprocesser.
Begränsningar i ClickUp
- Den kostnadsfria versionen har en begränsning på fem användare, vilket kan vara ett hinder om du har ett större team.
- Vissa nya användare tycker att det stora antalet funktioner kan vara överväldigande i början, men den höga anpassningsgraden gör att det är värt att lära sig denna dokumentationsprogramvara.
Priser för ClickUp
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 6 500 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 500 recensioner)
2. Integrify
Integrify erbjuder programvara för dokumentautomatisering utan behov av kodning. Process Builder har ett dra-och-släpp-gränssnitt för att skapa, samarbeta och testa dina procedurer. Foresight- och Hindsight-vyerna ger insikt i uppgiftsberoenden för att identifiera eventuella flaskhalsar.
Integrify bästa funktioner
- Integreras med en rad olika företagssystem och erbjuder import- och exportfunktioner med Excel.
- Ställ enkelt in påminnelser och anpassningsbara aviseringar för att hålla teammedlemmarna informerade och i tid.
- Den låga kodnivån gör verktyget mer tillgängligt för alla teammedlemmar, inte bara de som kan programmeringsspråk.
Integrify-begränsningar
- Det finns en kostnadsfri provperiod, men ingen kostnadsfri plan.
- Vissa användare tyckte att programvaran var begränsad för större team och stora projekt.
Integrify-prissättning
- Prenumerationsbaserat: Anpassad prissättning för varje budget beroende på antalet användare och nivårabatter.
Integrify-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 30 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 20 recensioner)
3. SmartDraw
Skapa processdokumentation med SmartDraws diagram, arbetsflödesdiagram och organisationsöversikter. De diagram- och grafbaserade diagrammen ger en tydlig bild av de olika processstegen.
Med mallar som flödesscheman kan du visualisera alla projekt från start till mål, medan tankekartor gör det enkelt att få en översikt över organisationens struktur med dess processdokumentationsverktyg. 🗂️
SmartDraws bästa funktioner
- Mer än 70 olika mallar, inklusive planritningar och arbetsflödesdiagram för att effektivisera processkartläggningen.
- Integreras sömlöst med verktyg som Google Docs, Microsoft Office och Atlassians Jira och Confluence för att stödja ditt arbetsflöde.
- Importera enkelt Visio- och Lucidchart-filer för att byta verktyg utan problem.
Begränsningar för SmartDraw
- Vissa användare tyckte att navigeringen i sidofältet var förvirrande och att det inte fanns tillräckligt med anpassningsmöjligheter för större team.
- Vissa användare har upptäckt buggar i programvaran, särskilt när det gäller automatisk sparning.
SmartDraw-priser
- Enskild användare: 9,95 $/månad
- Flera användare: 8,25 $/månad för 5+ användare
SmartDraw-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 230 recensioner)
- Capterra: 4,1/5 (över 110 recensioner)
4. Bit. ai
Bit. ai är ett verktyg för samarbete på arbetsplatsen som är utformat för att effektivisera projektdokumentationen. Med detta processdokumentationsverktyg kan du skapa wikis, interaktiva handledningar och kundportaler. Verktyget är utformat för enskilda personer, små team och stora organisationer, och det finns sätt att utnyttja denna programvara oavsett om du arbetar med små eller komplexa projekt.
Bit. ai bästa funktioner
- Det är enkelt att mata in processer när du använder någon av deras dussintals mallar.
- AI Smart Editor rensar upp ditt arbete och ger förslag på förbättringar.
- Koppla snabbt samman dokument, bädda in länkar och lägg till smarta widgets för sammanhang
Bit. ai-begränsningar
- Den kostnadsfria versionen begränsar filerna till 5 MB, vilket kan vara en utmaning för användare som vill använda datakrävande element som videor, diagram och annan grafik.
- Vissa användare tyckte att formaterings- och teckensnittsalternativen var begränsade, vilket gjorde det svårare att uppfylla interna varumärkesstandarder.
Priser för Bit. ai
- Gratis
- Pro: 8 dollar per medlem och månad
- Företag: 15 dollar per medlem och månad
Bit. ai betyg och recensioner
- G2: 4/5 (10+ recensioner)
- Capterra: 5/5 (5+ recensioner)
5. Pellio
Med Pellio kan du skapa dokumentation av affärsprocesser i tre enkla steg. Börja med att skapa en process med hjälp av rich text-redigeraren. Bädda in bilder, videor och filer för att stödja dokumentationen. Dela sedan arbetsflödet med relevanta teammedlemmar. Till sist tilldelar du uppgifter och deadlines för att hålla projekten enligt schemat. 🗓️
Pellios bästa funktioner
- Skapa steg-för-steg-uppgifter för enskilda teammedlemmar och följ deras framsteg i ett överskådligt gränssnitt.
- Rich text-redigeraren skapar en kunskapsdatabas på några minuter och översiktspanelerna låter dig identifiera ineffektiva processer.
- Tilldela olika åtkomstnivåer för dokumentation baserat på teammedlemmarnas roller
Pellios begränsningar
- Kundsupporten är begränsad till e-post, vilket innebär att det kan ta längre tid att få hjälp än när man använder andra programvaruverktyg.
- Verktyget stöder endast engelska, vilket gör det svårt för företag som regelbundet använder andra språk.
Pellios prissättning
- Lite: 15 $/månad
- Startup: 47 $/månad
- Pro: 97 $/månad
Pellio-betyg och recensioner
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
Evernote är en app för arbete, uppgifter och schemaläggning som är populär bland projektledare och personer som vill öka sin produktivitet. Ursprungligen var det en app för anteckningar, men nu används den av företag för att hantera processer, projekt och scheman. Lägg enkelt till bilder, ljud och PDF-filer och förvandla anteckningar till uppgifter som du kan lägga till i ditt schema.
Evernotes bästa funktioner
- Appintegrationer inkluderar Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier och mer.
- Välj bland dussintals mallar för att utveckla strategiska planeringsramverk eller prioritera uppgifter.
- Koppla samman scheman och anteckningar med kalenderintegrationen i dokumentationsprogramvaran.
- Intuitivt användargränssnitt gör det enklare att spåra affärsprocesser
Begränsningar i Evernote
- Vissa användare önskade att det fanns fler formateringsalternativ för bättre organisation med detta dokumentationsverktyg.
- Enligt vissa användare är synkroniseringen ibland långsam och opålitlig.
Priser för Evernote
- Gratis
- Personligt: 14,99 $/månad
- Professional: 17,99 $/månad
Evernote-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 1 900 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 8 000 recensioner)
7. Hightail
Använd Hightail, ett verktyg för processhantering, för att organisera uppgifter, tilldela uppföljningar och spåra diskussioner om projektet. Liveuppdateringar av nästa steg håller alla informerade om vad som händer just nu och vad som kommer härnäst. Med fildelningsfunktionen kan du säkert ladda upp, skicka och lagra företagsdokument. Använd det kreativa samarbetsverktyget för att samla in och diskutera visuella tillgångar. 📊
Hightails bästa funktioner
- Programvaran för fildelning säkerställer att varje teammedlem har tillgång till de verktyg de behöver för att hantera sin del av projektet.
- Bild- och visuellt innehåll är idealiskt om du letar efter ett sätt att dela, godkänna och förhandsgranska bild- och videodokumentation.
- Integrationer med Adobe och Zapier gör skapandet av visuellt innehåll snabbare och schemaläggningen mer effektiv.
Hightails begränsningar
- Projektledningsfunktionerna är endast tillgängliga i Teams- och Business-planerna.
- Vissa användare upplevde problem när de delade filer eller bilder.
Hightail-prissättning
- Lite: Gratis
- Pro: 12 $/månad
- Teams: 24 $/månad
- Företag: 36 $/månad
Hightail-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (680+ recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 280 recensioner)
8. ProcessMaker
Automatisera arbetsflöden med ProcessMaker, ett verktyg för omstrukturering av affärsprocesser som är utformat för att effektivisera även de mest komplexa projekten. Med den kodfattiga programvaran kan du dra och släppa uppgifter i Process Modeler för att skapa visuella tankekartor och brainstormingdiagram. Använd Form Builder för att samla in data och feedback från teammedlemmar och utnyttja dashboard-vyerna för att få insikt i vad som händer i hela företaget.
ProcessMakers bästa funktioner
- Anslut till tredjepartsappar som Salsforce och Oracle med API:et.
- Använd automatiseringstekniken för att effektivisera arbetsflöden och lägga mindre tid på meningslösa uppgifter.
- Skanna och lagra filer för att spara digitala versioner av all din affärsdokumentation.
ProcessMaker-begränsningar
- En brantare inlärningskurva innebär att det tar längre tid att lära sig plattformen i början, vilket ibland kan fördröja projekt om du behöver komma igång direkt.
- Vissa användare tyckte att gränssnittet inte var så elegant som de hade önskat eller att det krävde mer kodning än väntat.
Priser för ProcessMaker
- Standard: 1 495 USD/månad per användare
- Företag: 2 479 USD/månad per användare
- Anpassad: För bankverksamhet, högre utbildning och inbyggda lösningar
Betyg och recensioner av ProcessMaker
- G2: 4,3/5 (över 270 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 170 recensioner)
9. Document360
Med Document360 kan du skapa en kunskapsbas för företaget som kan delas internt med anställda eller externt med kunder. För processdokumentation kan du skapa tekniska riktlinjer och SOP:er, till exempel personalhandböcker och marknadsföringsramverk. Skapa utkast till systemdokument, handledningar och referensguider som anställda kan använda som stöd i sitt arbete. 🌻
Document360 bästa funktioner
- Document360-teamet hanterar migreringen från andra kunskapsbaserade system åt dig. Det betyder att du inte behöver oroa dig för att lägga tid på övergången.
- Välj bland dussintals mallar för att skapa kunskapsdatabaser och guider.
- Det intuitiva gränssnittet gör det enkelt att använda, även för nyanställda.
Begränsningar för Document360
- Just nu kan endast en person redigera ett dokument åt gången, vilket begränsar funktionaliteten när det gäller teamsamarbete.
- Vissa tyckte att analyspanelen inte var lika robust som konkurrenternas.
Priser för Document360
- Gratis
- Standard: 149 dollar per projekt och månad
- Professional: 299 dollar per projekt och månad
- Företag: 399 USD per projekt och månad
- Enterprise: 599 dollar per projekt och månad
Betyg och recensioner för Document360
- G2: 4,7/5 (över 340 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 160 recensioner)
10. Gluu
Letar du efter sätt att skapa interaktiva guider och kunskapsbaser som dina anställda faktiskt tycker om att använda? Vänd dig till Gluu för att utveckla visuella och samarbetsinriktade dokument för dina affärsprocesser. Den inbyggda processdesignern eliminerar gissningar när det gäller att kartlägga processer, tilldela uppgifter och skapa scheman på ett enkelt sätt.
Gluus bästa funktioner
- Gluus processarkitekturfunktion identifierar dubbla processer för att effektivisera dina arbetsflöden.
- Tilldela kontroll och befogenheter till olika teammedlemmar för att delegera hantering och övervakning.
- Ändringar genererar omedelbara aviseringar, så att alla teammedlemmar kan hålla sig informerade och följa tidsplanen.
Begränsningar för Gluu
- Programvaran är avsedd att effektivisera interna processer, men vissa användare önskade att den även skulle stödja extern delning för kunskapsbaser avsedda för kunder.
- Filterinställningarna sparas inte, så du måste ange dem på nytt varje gång du stänger och öppnar ett dokument igen.
Priser för Gluu
- Grundläggande: 12 $/månad
- Pro: 25 $/månad
- Företag: Anpassad prissättning
Gluu-betyg och recensioner
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (över 20 recensioner)
Skapa processdokumentation mer effektivt
ClickUp är en projektledares dröm. Med hundratals mallar att välja mellan kan du skapa snabbare dokumentation för alla dina processer. Från personalhandböcker och checklistor för nyanställda till budgetprocedurer för projekt och kalendrar för milstolpar – här hittar du allt du behöver för att komma igång.
Prova ClickUps kostnadsfria projektledningslösningar redan idag!