10 tips om hur du kan arbeta snabbare och få saker gjorda

Om du jonglerar tusentals uppgifter och din att göra-lista verkar oändlig, men du känner dig evigt upptagen – är du faktiskt produktiv? 🤔

Det är ingen klurig fråga! Faktum är att många människor i dagens affärsvärld beskriver produktivitet på olika sätt.

Om du ständigt fastnar i detta scenario och jagar efter "nästa uppgift" är det dags att höja din produktivitet (utan att ta genvägar). Det finns sätt att arbeta snabbare utan att bränna ut dig själv.

Så börja nu genom att införliva följande strategier i din dagliga rutin för att effektivisera ditt arbetsflöde och få mer gjort. Vi kommer att ta upp tips för att förbättra arbetskvaliteten, skapa ett effektivt arbetsschema, minska tiden som läggs på uppgifter och öka arbetshastigheten totalt sett. Nu kör vi! 🎢

10 sätt att arbeta snabbare och smartare för att få mer gjort

Att arbeta snabbare handlar om att hitta enkla genvägar eller använda små knep för att få mer gjort på kortare tid. Det viktigaste är att du använder de tips som fungerar bäst för ditt arbetsflöde och dina processer.

Den enda regeln? Det finns ingen universallösning. Istället handlar det om att öva upp goda arbetsvanor och lära sig var du kanske slösar tid eller till och med utför repetitiva arbetsuppgifter.

Därför har vi sammanställt 10 tips om hur du kan arbeta snabbare, så att du sparar lite av din mentala kapacitet och får mer gjort med mindre ansträngning!

1. Automatisera dina arbetsflöden

Vet du vad som är fantastiskt? Att automatisera dina personliga arbetsflöden. Tro oss, det är en game changer och en värdefull färdighet att veta hur man sätter arbetet på autopilot. Tänk dig att spara all den tid och energi som går åt till repetitiva uppgifter. Istället kan du fokusera på de olika uppgifter som verkligen betyder något – det kreativa, strategiska arbetet som verkligen visar dina talanger.

Att använda automatiseringsverktyg innebär också färre fel eftersom du standardiserar dina processer och steg för att slutföra projektet, så att du kan njuta av konsistens, noggrannhet och förstklassigt arbete. Vem skulle inte vilja ha den sortens sinnesro?

När du utför uppgifter med automatiseringsverktyg sparar du inte bara tid utan ser också till att dina projekt håller sig på rätt spår genom att eliminera allt tråkigt arbete som kan fördröja projekten längre fram.

🌈 Spotlight: Med ClickUps automatiseringsfunktion kan du ställa in automatiserade arbetsflöden för att eliminera repetitiva arbetsuppgifter i en enda uppgift. Du kan till exempel skapa en automatisering som tilldelar uppgifter till teammedlemmar baserat på deras roller eller flyttar en uppgift till en annan status när den markeras som slutförd.

Och det är inte allt! ClickUps Autopilot Agents är dina AI-drivna teammedlemmar som kan automatisera komplexa eller repetitiva arbetsuppgifter åt dig.

Använd fördefinierade eller anpassade agenter för att hantera uppgifter som att skapa åtgärdspunkter från mötesanteckningar, sammanfatta dokument eller utvärdera formulärinlämningar – perfekt för arbetsflöden som kräver intelligens och kontinuerlig övervakning, inte bara enkla utlösare.

2. Skapa mallar för delar av ditt arbete för att uppnå konsekvens och effektivitet

När det gäller att arbeta snabbare och smartare, använd mallar!

Vem gillar inte att komma igång direkt? Med hjälp av mallar får du en bra utgångspunkt så att du kan dyka rätt in i ditt projekt. Slösa inte tid på att fundera över var du ska börja. Ta istället en färdig mall, anpassa den efter dina behov och sätt igång.

Mallar främjar också konsekvens. Du behöver inte längre oroa dig för om dina dokument eller presentationer matchar stilen i ditt tidigare arbete. Med en anpassningsbar mall får du ett enhetligt utseende och känsla över hela linjen, vilket inte bara sparar tid utan också ser superprofessionellt ut.

Oavsett om det är en mall för arbetsfördelningsstruktur eller en mall för att-göra-lista finns det något du kan använda för att hålla alla på samma sida. Du arbetar med samma format och använder samma riktlinjer. Välj från ClickUps bibliotek med färdiga mallar som du kan anpassa, formatera och redigera efter dina behov.

Om du är redo att skriva ner allt, använd denna kalender-att-göra-lista-mall från ClickUp för att få ordning på din uppgiftslista! 👇🏼

Få en gratis mall

3. Sätt upp SMART-mål och följ upp framstegen regelbundet

I en ClickUp-undersökning med över 1 000 amerikanska arbetstagare som tillfrågades om hur de definierar produktivitet på arbetsplatsen framträdde tre svar:

Oavsett om det handlar om stora projekt, problem med tidsplanering eller för många administrativa uppgifter finns det många saker som kan hindra oss från att känna oss riktigt produktiva. Det är därför vi behöver mål istället för en uppgiftslista!

I stället för att bocka av punkter på en lista hjälper ett mål oss att fokusera på resultaten, så att vi prioriterar värdefullt arbete framför stressigt arbete.

Om du behöver hjälp med att skilja mellan oviktiga och viktiga uppgifter, så att du vet vad som behöver prioriteras, kan du överväga att följa SMART-målsformatet. Det är en förkortning som står för Specific (specifikt), Measurable (mätbart), Achievable (uppnåeligt), Relevant (relevant) och Time-bound (tidsbundet).

Istället för att sätta upp vaga mål som "Jag vill spara tid på jobbet" eller "Jag vill bli mer produktiv", ger SMART-tjejerna en tydlig färdplan till framgång, så att du vet exakt vad du försöker uppnå:

Med hjälp av ClickUps målfunktion kan du skapa SMART-mål och dela upp dem i mindre, hanterbara delmål och organisera dem så att de är lätta att komma åt. Genom att spåra och organisera dina framsteg inom plattformen kan du hålla fokus och motivationen uppe när du ser att du närmar dig dina mål mycket snabbare.

En Reddit-användare säger att det är lika viktigt att förbereda din arbetsmiljö!

Din produktivitet beror på din omgivning. Eliminera därför så många potentiella distraktioner som möjligt. Lägg din telefon i ett annat rum – en enda avisering kan göra att du tappar tråden i upp till 15 minuter. Brygg kaffe och häll upp det innan du sätter dig för att arbeta. Se till att du har tillräckligt varmt – om du fryser kan det distrahera dig eftersom du tänker på att du fryser. Använd hörlurar med brusreducering.

4. Använd tidsblockeringsfunktionerna i din kalender

Tidsblockering är en enkel men effektiv teknik som kan göra underverk för den tid du avsätter för specifika projekt eller uppgifter. Denna produktivitetshöjande vana innebär att du schemalägger särskilda tidsperioder, antingen i tim- eller halvtimmesintervaller, för specifika uppgifter.

Här är varför det är så fantastiskt. För det första hjälper tidsblockering dig att behålla ett knivskarpt fokus. Genom att ägnar specifika tidsblock åt uppgifter är det mindre troligt att du har problem med att fokusera på distraherande e-postmeddelanden, telefonsamtal eller de frestande sociala medie-aviseringarna på din mobiltelefon.

Dessutom kommer du med en fast tidsram naturligtvis att arbeta mer effektivt för att slutföra uppgiften inom den tilldelade tiden. Det är som att ge dig själv en mini-deadline för varje uppgift, och vi vet alla hur deadlines kan tända en eld under oss, oavsett om det är en enkel uppgift eller ett stort projekt.

Tidsblockering är också fantastiskt för att minska beslutsutmattning. Allt du behöver är ett verktyg som hjälper dig att implementera det smidigt, och ClickUp Calendar gör just det! Det kan:

✅ Samla dina möten, tilldelade uppgifter, fokusblock (i princip alla schemalagda händelser) i en enda integrerad vy✅ Hjälp dig att kategorisera uppgifter i Prioriteringar, Eftersläpningar och Försenade, vilket ger större tydlighet i vad du bör prioritera vid varje given tidpunkt✅ Schemalägg tidsblock automatiskt baserat på ditt arbetsflöde ✅ Lär dig av din arbetsstil över tid och ge smartare förslag på schemaläggning✅ Samla teamets tillgänglighet i en enda vy så att du vet vem som arbetar med vad och vem som är tillgänglig

Det är därför teamen förlitar sig på ClickUps kalender för att implementera tidsblockering och schemalägga dedikerade block för specifika uppgifter. Dessutom kan ClickUps mallar för tidsblockering integrera din kalender med andra verktyg som Google Kalender eller Outlook. Dessa mallar hjälper dig att behålla fokus, minimera distraktioner och se till att du avsätter tillräckligt med tid för varje uppgift.

5. Utnyttja kraften i AI

AI är inte bara ett verktyg – det är en förändring i hur vi tänker om produktivitet. Genom att avlasta kognitiva uppgifter som att sortera information, känna igen mönster, sammanställa rapporter eller generera text och bilder, gör AI att du kan arbeta snabbare och smartare.

Det enda problemet? Det är inte riktigt integrerat i dina dagliga arbetsflöden, vilket kan leda till att du fortsätter att kopiera och klistra in saker från en flik till en annan. Om du inte använder ClickUps AI! ClickUp Brain är inbyggt i din arbetsyta och kan hjälpa dig att få:

6. Dela upp uppgifter i mindre delar med deluppgifter och checklistor

När du tar dig an ett stort projekt eller ett ambitiöst mål är en av de största utmaningarna att veta var du ska börja. Arbetet kan kännas överväldigande, inte för att det är för svårt, utan för att det inte är tydligt strukturerat.

Ett av de mest effektiva sätten att övervinna detta är att dela upp projektet i mindre, hanterbara delar med hjälp av en metod som kallas Action Layering . Denna metod hjälper dig att gå från vaga intentioner till konkreta, mer hanterbara uppgifter, vilket gör det lättare att vidta åtgärder och mäta framsteg.

🎯 Börja med att definiera slutmålet – hur ser framgång ut? Var specifik om vad du försöker uppnå. 🎯 Dela upp målet i 3 till 5 större delar eller milstolpar som representerar de viktigaste faserna i arbetet. Dessa milstolpar fungerar som din övergripande färdplan🎯 Fördjupa dig i varje fas och lista de deluppgifter som måste slutföras. Varje deluppgift ska vara ett tydligt definierat, genomförbart steg som kan utföras på 30 till 60 minuter🎯 När du har din lista, prioritera och ordna uppgifterna: bestäm vilka som är beroende av andra, vad som kan göras parallellt och vad som ska göras först🎯 Slutligen, fördela uppgifterna och sätt deadlines för att göra planen genomförbar och tidsbunden.

Med ClickUp Tasks är det enkelt att dela upp arbetet. Börja med att skapa en uppgift för varje viktig milstolpe i ditt projekt och lägg sedan till deluppgifter för att fånga upp de mindre, genomförbara stegen som krävs för att slutföra varje milstolpe. Du kan lägga till ytterligare deluppgifter om det behövs för komplexa arbetsflöden.

7. Prioritera din arbetsbelastning

Prioritering? Det är motsatsen till meningslöst arbete. Och det är precis vad du behöver för att skapa den där lilla fördelen. Din vän i denna process? Eisenhower-modellen!

Det hjälper dig att prioritera uppgifter genom att dela upp dem i:

Med ett fokuserat tillvägagångssätt som detta kan du se till att du inte bara reagerar på de mest påträngande uppgifterna, utan faktiskt lägger tid på aktiviteter som stämmer överens med dina långsiktiga mål, produktivitet och välbefinnande.

Få en gratis mall

8. Begränsa distraktioner med fokuseringstid

I genomsnitt distraheras anställda var 11:e minut, och det kan ta upp till 25 minuter att återfå koncentrationen efter ett avbrott.

Dessa ständiga distraktioner ackumuleras snabbt, vilket påverkar produktiviteten och bromsar framstegen. Den verkliga kostnaden är inte bara tid – det är också den mentala energi som går förlorad under varje distraktion. Så, hur kan du hålla fokus och undvika multitasking?

9. Delegera uppgifter effektivt

Vi vet alla att delegering är nyckeln till att få saker gjorda, men det är inte alltid lätt. Tricket är att delegera uppgifter som passar ditt teams styrkor.

Istället för att bara vidarebefordra uppgifter, var tydlig med vad du vill, sätt upp realistiska förväntningar och se till att de har allt de behöver för att lyckas. Verktyg som appar för uppgiftshantering kan hjälpa dig att hålla dig uppdaterad utan att behöva hänga över dem, och snabba avstämningar kan hålla saker på rätt spår.

När du delegerar på rätt sätt frigör du tid för större uppgifter och hjälper ditt team att känna sig mer självsäkra och kompetenta. Här är vad ClickUps COO, Gaurav Agarwal, säger om delegering!

Frågan är: ”Är detta det mest värdefulla sättet att använda min begränsade tid?” Det är svårt att släppa taget. Det är smärtsamt att se någon ta längre tid på sig för något som du själv skulle kunna göra snabbt. Men det är den enda vägen till verklig skala.

Här är ett exempel. Jag har nyligen gjort en förändring i hur jag förbereder innehållet i min kvartalsvisa verksamhetsöversikt: Tidigare: Jag spenderade 20 timmar på att själv samla in data, formulera en berättelse och skapa presentationer. Nu: Mitt team spenderar 30 timmar och jag spenderar 5. Det blir totalt 35 timmar nu jämfört med 20 tidigare. Det verkar ineffektivt, eller hur?

Men denna metod:

Sparar 15 timmar av min tid för mer värdefullt arbete

Ger ett bättre slutresultat än jag skulle kunna skapa på egen hand

Gör det möjligt för mitt team att utveckla en djupare förståelse för verksamheten

Nästa gång vi gör detta kommer 35 timmar totalt att bli 25 timmar. Detta är produktivitetsparadoxen med skalning: Det som ser ut som minskad effektivitet på enhetsnivå skapar faktiskt exponentiella vinster på systemnivå.

10. Granska dina arbetsvanor med rapporteringsfunktioner

Har du någonsin märkt hur en uppgift som du tror bara kommer att ta en timme på något sätt sträcker sig över en hel eftermiddag? Det är Parkinsons lag som gäller . Ramverket säger att ”arbetet expanderar för att fylla den tid som finns tillgänglig för att slutföra det”, och det är något som många av oss upplever själv.

Det viktigaste att ta med sig här är att ju mer tid du ger dig själv för att slutföra något, desto längre tid kommer det sannolikt att ta – oavsett om det faktiskt kräver så mycket tid eller inte.

Lösningen? Att ta ett steg tillbaka och granska hur du använder din tid kan hjälpa dig att upptäcka mönster, identifiera när du blir distraherad och ta reda på vad som fungerar (och vad som inte fungerar). Det handlar om att förstå var du kan förbättra dig så att du inte bara är upptagen utan också produktiv.

Det bästa är att du inte behöver göra något särskilt komplicerat. Börja med att helt enkelt vara uppmärksam på hur mycket tid du lägger på olika uppgifter, se över dina mål eller till och med reflektera över veckan i slutet av veckan. ClickUps produktivitetsverktyg möjliggör detaljerad rapportering för värdefulla insikter om dina arbetsvanor. Använd ClickUps kodfria dashboards för att enkelt skapa ett anpassat utrymme där du kan spåra alla dina viktiga mätvärden och spårad tid.

Hur du får mer gjort och klarar dina tidsgränser

Genom att integrera dessa 10 tips i din dagliga rutin kommer du att vara på god väg att arbeta snabbare och få mer gjort.

Nyckeln är att vara disciplinerad och kontinuerligt anpassa dina strategier för att optimera ditt arbetsflöde. Gruppera liknande uppgifter för att arbeta i batcher eller schemalägg block i din kalender för att undvika att slösa tid på oviktiga uppgifter.

Med rätt verktyg och inställning kommer du att se betydande förbättringar i din effektivitet, vilket leder till större framgångar i både ditt privatliv och yrkesliv. Är du redo att öka din produktivitet?

✅ Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag.