Att prioritera arbetet på bästa sätt innebär att varje person i ditt team lägger sin tid och energi på högpresterande projekt.
Det är frestande att kasta sig in i uppgifterna och få så mycket gjort som möjligt. Men ju mer du utvärderar projekt ur ett företagsvärdeperspektiv, desto bättre beslut fattar du för att bygga en kultur av inspirerat arbete.
I den snabbföränderliga världen av projektledning leder inspirerat arbete till kreativ problemlösning och framgångsrika resultat. År 2027 kommer arbetsgivare att ha svårt att hitta 87,7 miljoner anställda som är specialiserade på projektledningsroller! 🌐
I en anda av total projekttransparens är det lättare sagt än gjort att prioritera projekt. Projektledare, och särskilt team utan projektledare, har inte avbrottsfria tidsblock i sitt schema för att granska nya projektförfrågningar mot pågående arbete.
Så hur kan vi fokusera vårt teams tid och energi på rätt uppgifter?
Vi tittar på de bästa tipsen, som att gruppera liknande projekt för att maximera tiden, hantera svåra samtal med viktiga intressenter och ombalansera delegeringsprocessen.
Använd den här guiden som inspiration för resurser och mallar. Eller som utgångspunkt för en diskussion med ditt team för att göra strategiska förändringar i teamets projektprioriteringsprocess!
Vad är projektprioritering?
Projektprioritering är processen att välja ut de viktigaste projekten som en organisation ska fokusera på, med hänsyn till tillgängliga resurser och tid. Denna process innebär att varje potentiellt projekt utvärderas utifrån kriterier som uppnåendet av organisationens mål, förväntade fördelar, kostnad och risk.
Efter att varje projektplan har utvärderats rangordnar beslutsfattarna projekten efter prioritet och jämför dem med tillgängliga resurser. Denna jämförelse hjälper till att lyfta fram eventuella avvägningar mellan projekt och prioriterar de uppgifter som mest sannolikt uppfyller företagets strategiska vision. Den filtrerar också bort irrelevanta uppgifter för att skydda ditt teams bandbredd. 👥
Upptäck fler tips om tidshantering!
Projektrankingsystem ger en förutsägbar struktur för att analysera och jämföra varje projekts prioritet, betydelse och potentiella inverkan. Detta säkerställer att resurserna riktas mot att slutföra uppgifter som har störst nytta för verksamheten.
Att rangordna projekt hjälper också teamen att sätta upp realistiska mål för varje projekt, följa upp framstegen i varje projekt och se till att varje teammedlem arbetar med något viktigt.
Varför är projektprioritering viktigt inom projektledning?
Att ha en plan och sätta prioriteringar är avgörande för företagets framgång. När vi prioriterar våra projekt kan vi fokusera på de viktigaste uppgifterna först och se till att inget faller mellan stolarna.
Det hjälper oss också att hålla ordning och vara effektiva! Vi undviker att skjuta upp saker, distraktioner och multitasking, vilket gör att vi kan arbeta smartare och få mer gjort på kortare tid.
Det kan vara svårt att prioritera projekt. Men med samarbete och strategisk planering kan vi se till att våra projekt slutförs i tid och med bra resultat. 📈
Läs mer om hur du hanterar flera projekt !
Kolla in exempel och mallar för projektledning !
Hur man strategiskt prioriterar projekt i 5 steg
Att använda strategier för att prioritera projekt är en viktig del av projektledning och kan hjälpa oss att bli mer produktiva på olika sätt, både individuellt och i team. Att prioritera uppgifter utifrån vikt, brådskandehet och påverkan hjälper alla inblandade att fokusera på de viktigaste uppgifterna först. ⚡️
Dessutom kan team använda prioritering för att identifiera potentiella flaskhalsar och planera i förväg för att hantera dem. Det kommer att avslöja vilka situationer och arbetsflöden som minskar produktiviteten. Detta hjälper team att planera på rätt sätt och undvika stress och kaos i sista minuten.
Här är fem tips för att prioritera projekt och få ut mesta möjliga av projektets tidsplan!
1. Använd en prioriteringsmatris
En prioriteringsmatris är ett diagram eller en tabell som används för att ordna uppgifter eller jämföra faktorer i syfte att prioritera dem. Den består vanligtvis av två axlar: en vertikal y-axel och en horisontell x-axel.
Y-axeln representerar vanligtvis de faktorer eller uppgifter som behöver prioriteras, medan x-axeln vanligtvis representerar en skala av betydelse eller brådskandehet.
Y-axeln kan till exempel lista uppgifter som Uppdatera inloggningssidan, Uppdatera logotypen och Skapa sociala mallar för varumärket, medan x-axeln kan representera en skala från 1 (låg prioritet) till 5 (hög prioritet).
Om du inte har använt ett system för projektprioritering tidigare kan du prova ClickUps mall för prioriteringsmatris! Denna whiteboardmall guidar dig genom idéer för design och funktionalitet så att du kan planera dina kommande projekt. 🎨
Upptäck fler matrismallar från ClickUp och PowerPoint !
2. Filtrera alla projektförfrågningar i ett projektledningsverktyg
Kan du räkna antalet verktyg i din teknikstack?
Följdfråga: Är alla dessa verktyg en inkörsport för att överväldiga ditt team med förfrågningar?
Bortsett från distraktioner är användning av flera kanaler för att fånga upp projektuppdateringar det snabbaste sättet att orsaka dubbelarbete. 🔂
Med ClickUp Forms skapar du digitala skyddsräcken som hindrar ditt team från att engagera sig för tidigt i projektets ”upptäcktsfas”. Upptäcktsfasen är när den som beställer tjänsten ännu inte har fastställt en konkret strategi, mål och resultat för att kunna påbörja arbetet.
Bonus: Prioriteringsverktyg
Använd dessa frågor för att utforma ett formulär som uppfyller ditt teams specifika behov för att utvärdera ett projekt:
- Finns det några befintliga bilder (foton, infografik, logotyper osv.) som behöver användas i projektet?
- Finns det något befintligt innehåll (artiklar, rapporter, undersökningar, studieresultat etc.) som behöver användas i projektet?
- Hur kommer framgången att mätas? Lista alla relevanta OKR:er och KPI:er för företaget.
- Har du en lista med viktiga budskap eller punkter som ska inkluderas i projektet?
- Finns det några tekniska begränsningar eller överväganden att tänka på?
- Finns det några riktlinjer för varumärkesprofilering eller estetik som bör beaktas?
- Finns det några lagar eller regler som måste följas?
- Finns det innehåll eller bilder som ska uteslutas från projektet?
- Vilka är de strategiska målen för detta projekt?
- Vad är tidsplanen och budgeten för projektet?
- Vem är målgruppen för detta projekt?
- Vilka är projektets intressenter?
- När behöver du detta levererat?
- Är detta ett nytt eller uppdaterat projekt?
PROFFSTIPSGe ditt team möjlighet att omdirigera ad hoc-förfrågningar till ett ClickUp-formulär. Alla som har en länk till formuläret kan skicka in svar som automatiskt vidarebefordras till ditt teams arbetsyta för granskning!
3. Gruppera liknande projekt i en sprint
Att gruppera liknande projekt är ett effektivt sätt att öka processeffektiviteten. Tanken är att skapa projektkluster där uppgifter och idéer enkelt kan delas mellan teammedlemmarna, liksom resurser och expertis. 🧑💻
En sprint är en av de agila händelserna som används för att definiera en tidsperiod under vilken en specifik uppsättning arbetsuppgifter måste slutföras.
Sprintlängder är traditionellt två veckor för mjukvaruutvecklingsteam, men det kan vara vilken tidsperiod som helst, beroende på teamets och projektets behov. Under en sprint delar teamen upp enskilda uppgifter och tilldelar dem till specifika personer som ska utföra dem. I slutet av sprinten granskar teamen sina framsteg och går vidare till nästa sprint.
En annan fördel är att man kan ta itu med de lättast genomförbara uppgifterna – projekt som håller verksamheten igång – för att maximera tiden!
4. Säg nej till projekt utanför ditt företags verksamhet
Att organisera projektförfrågningar utifrån affärsvärde innebär att prioritera dem efter projektets potentiella avkastning (ROI) och dess inverkan på företagets verksamhet.
Affärsvärdet bestäms genom att analysera projektets kostnader och fördelar i termer av tid, resurser och vinst. Ett projekt med hög förväntad avkastning placeras högre på listan. Till exempel att åtgärda större produktionsproblem eller hantera kundklagomål.
Genom att ta hänsyn till faktorer som kundnöjdhet, kortsiktiga och långsiktiga effekter samt konkurrensfördelar kan företag avgöra vilka projekt som är mest värdefulla för deras affärsmål.
5. Delegera rätt arbete till rätt personer
Ibland tilldelar vi omedvetet alla uppgifter till en viss utvecklare, designer eller koordinator eftersom de helt enkelt är så bra. Kvaliteten på deras arbete och deras positiva inställning gör dem till en magnet för att klara av uppgift efter uppgift.
Men för oss handlar allt om att prioritera projekt, och det innebär också att planera med tanke på vårt teams arbetsbelastning och tillväxt. 🌱
Den där designern, utvecklaren eller koordinatorn kanske inte är den bästa personen för uppgiften. Chansen är stor att de skulle kunna lägga sin tid och energi på andra projekt för att utveckla sin kreativitet, undvika utbrändhet och få mer erfarenhet av att utföra avancerade uppgifter.
När du delegerar uppgifter, utnyttja då alla i teamets talanger för att skapa en känsla av ägarskap och teambuilding. Resultatet blir en bättre process för att hantera arbetsbelastningen!
Gör produktivitet till högsta prioritet med ClickUp
Prova ClickUp och upplev de positiva förändringar det kan medföra för ditt teams produktivitet. Vår plattform ger dig verktygen för att strukturera din ideala process för projektprioritering. Med bara några få klick kan du börja med helhetsbilden och zooma in på detaljerna i varje uppgift.
Skapa ett gratis ClickUp-konto idag och håll motivationen uppe inför det arbete som väntar. Om du behöver hjälp kan du kontakta oss via hjälpcentret eller delta i något av våra webbseminarier på begäran.
Lycklig planering! 💜