Ett oorganiserat projekt leder till kaos – och kaos leder till undermåligt arbete. 😵💫
Projektledare har tillräckligt att göra, du behöver inte uppfinna hjulet på nytt för att leverera högkvalitativt arbete snabbt, effektivt och i tid. ⚙️
Fokusera istället dina ansträngningar på ditt team och deras arbetsbelastning genom att förlita dig på en dynamisk projektledningslösning som är utformad för att göra det tunga arbetet åt dig.
Det här är ingen nyhet – vi vet hur rätt projektledningsprogramvara kan minska stressnivån för projektledare i det dagliga arbetet, men dessa verktyg är bara så effektiva som de personer som använder dem! Allvarligt talat, vad är det för mening med att investera i alla dessa funktioner om du inte vet hur du ska integrera dem i dina arbetsflöden och dela dem med teamet?
Det är här mallarna kommer in i bilden. 🙌🏼
Numera finns det mallar för allt, och de kan vara kraftfulla verktyg för att effektivisera några av de mest tidskrävande aspekterna av projektledning, såsom att utveckla nya idéer, planera hela projekt och hantera arbetsflöden.
Om du just nu står inför dessa problem, vill förnya dina nuvarande processer eller helt enkelt behöver få igång saker så fort som möjligt – då är den här bloggen något för dig. Vi har letat igenom ett hav av mallar för att kunna presentera denna lista med 11 matris mallar som du kan använda för att hantera, organisera och agera på dina projektledningsarbetsflöden, från brainstorming till genomförande. 📈
Vad är en matrismall?
Matrismallar hjälper dig att organisera och prioritera dina idéer utifrån projektets genomförbarhet och användarvärde. Med andra ord hjälper din matrismall dig att skapa ett process- och ledningssystem för att avgöra vilka potentiella projekt som har störst chans att genomföras och lyckas.
Den goda nyheten är att oavsett din arbetsstil kan du använda ett matrisdiagram för alla användningsområden.
Du kanske vill lägga till extra kolumner eller rader i ditt matrisdiagram för att få plats med stora datamängder, ytterligare detaljer, media eller sammanhang. Men det är inget krav, det handlar om vad som fungerar bäst för dig!
Kalkylblad, tabeller och diagram är alla utmärkta ramverk för att bygga din matris, vilket gör verktyg som Microsoft Excel och PowerPoint till vanliga destinationer för dessa resurser. Men bara för att dessa verktyg är populära betyder det inte att de är de mest funktionella, intuitiva eller flexibla. 👀
Detta är delvis anledningen till att matrismallar är så viktiga utgångspunkter. De lägger grunden för att hjälpa dig att börja använda dessa verktyg mer effektivt, och ännu viktigare, de hjälper dig att skapa ditt matrisdiagram snabbare!
P.S. Vi har inkluderat mallar för Excel, PowerPoint och mer, så du behöver inte byta programvara för att kunna utnyttja din matrismall på bästa sätt. 🙂
Men hur ser en bra matrismall egentligen ut? Och vilka är de viktigaste elementen du behöver känna till innan du laddar ner den? Vi visar dig. 🤓
Vad du ska leta efter i din nästa matrismall
De bästa matrismallarna är:
- Anpassningsbara
- Samarbete
- Lätt att redigera
- Mycket visuellt
- Intuitiva att använda och läsa
Det kanske låter som en självklarhet, men det är svårare än det låter att hitta mallar som är bra inom alla dessa områden.
Om din mall inte går att anpassa är det, ärligt talat, ingen mall. Matrismallar ger dig ett färdigt ramverk för att bygga ditt matrisdiagram. De ger dig inte bara utrymme att fylla i dina projektdetaljer, utan visar också vilken information som ska placeras var.
En av de största fördelarna med att skapa ett matrisdiagram är att du kan visualisera och tydligt förmedla dina högsta prioriteringar i ordning efter brådskandehet, vikt och genomförbarhet. Med någon av följande matrismallar kan du börja sortera eller filtrera dina projektidéer för att investera din tid på det mest värdefulla sättet.
Så utan vidare, låt oss sätta igång. 🛠
Läs också: Exempel på RACI-matriser
11 matrismallar som alla projektledare behöver
Matrisdiagram väger den potentiella risken mot den potentiella vinsten för en given idé. I teorin kan du till och med skapa ett matrisdiagram för att avgöra vilken av dessa mallar som är rätt för dig!
Du kan visserligen skapa ett matrisdiagram från grunden, men mallarna hjälper dig att lägga till ytterligare viktig information vid behov och, ännu viktigare, de hjälper dig att snabbt bygga upp ditt diagram. 💨
Dessutom är de snygga att titta på! När du ska motivera dina val för chefer eller viktiga intressenter kan matrismallar fungera som ett tydligt och överskådligt visuellt hjälpmedel för att snabbt presentera idéer.
Använd någon av dessa 11 matris mallar för att införa ett visuellt och samarbetsinriktat element i din projektledningsbeslutsprocess med hjälp av ClickUp, PowerPoint och Google Slides.
1. Mall för beslutsmatris med antagandegrid från ClickUp
Oavsett om du planerar budgeten, leder avdelningen eller skapar en marknadsföringskampanj är en mall för strategiskt beslutsfattande ett måste för alla teknikstackar. ClickUp är inte bara den ultimata produktivitetsplattformen för att hantera dessa omfattande projekt, utan mallen Assumption Grid Decision Matrix från ClickUp är också den ultimata mallen för att fatta relaterade beslut med lätthet och självförtroende.
Denna anpassningsbara och flexibla matrismall organiserar dina idéer i förhållande till varandra baserat på säkerhet och risk med hjälp av ClickUps samarbetsvita tavlor. I detta fördefinierade diagram kan du lägga till viktig kontext till varje idé på en egen klisterlapp och sedan sortera dem i en färgkodad matris.
Detta matrisdiagram täcker grunderna och lämnar utrymme för dig att lägga till mer detaljer, färg och media allteftersom dina idéer utvecklas. Dessutom, även om digital whiteboard-programvara är ett populärt projektledningsverktyg, är ClickUp Whiteboards det enda alternativet som ger dig möjlighet att omvandla vilken idé som helst direkt till en genomförbar uppgift. Det betyder att du kan använda denna mall för att prioritera din bästa idé och omedelbart skapa och tilldela uppgifter för att bygga upp hela arbetsflödet.
En annan stor fördel med att använda denna ClickUp-mall? Den tillämpar automatiskt en startguide för ClickUp Doc som guidar dig genom varje detalj och säkerställer att du använder mallen till dess fulla potential.
2. Mall för matris för påverkan och insats av ClickUp
Strategiskt beslutsfattande innebär att definiera problemet, samla information, identifiera alternativ och övervaka resultaten. Mallen Impact Effort Matrix från ClickUp underlättar denna process genom att hjälpa projektledare att identifiera orsaken till problemen och sortera lösningar baserat på insats och sannolikhet för påverkan.
Denna anpassningsbara mall, även känd som åtgärdsprioriteringsmatrisen, är lika populär bland chefer som bland team, eftersom den hjälper medlemmarna att prioritera sina uppgifter mer effektivt och snabbt identifiera var deras tid bäst spenderas. Med mer strategiska arbetsbelastningar som använder ClickUp Whiteboards hjälper Impact Effort Matrix-mallen team att optimera sina projektplaner och resurser för att uppnå sina mål samtidigt som de minskar slöseri med tid eller ansträngning.
Mångsidigheten och den intuitiva designen gör denna matrismall värdefull för projektledare, teamledare och scrum masters som vill maximera teamets produktivitet.
Mallen ClickUp Impact Effort Matrix plottar aktiviteter mot:
- Nivån på insatsen: Visa den kapacitet och de resurser som behövs för att uppnå önskat resultat.
- Nivån av påverkan: För att avgöra hur mycket värde resultatet kommer att ha för projektet eller företaget.
3. Mall för meddelandematris från ClickUp
Du har alltså ägnat månader åt att utveckla en ny produkt – nu är det dags att dela den med världen! Innan lanseringen bör du se till att välja rätt kanaler för att nå din målgrupp.
Messaging Matrix Template från ClickUp hjälper dig att utnyttja de mest effektiva meddelandestrategierna med en fördefinierad och anpassningsbar färdplan för din varumärkespositionering.
Företag förlitar sig ofta på reklamkampanjer för att skapa intresse och entusiasm kring sin produkt före lanseringen. Denna matrismall sammanfattar och systematiserar ditt varumärkes budskap för att säkerställa att allt innehåll du publicerar överensstämmer med ditt kärnvärde.
Denna fullspäckade mapp använder funktioner som taggar, anpassade statusar och flera projektvyer för att hjälpa dig att täcka de kritiska åtgärderna för en framgångsrik produktlansering för e-post, sociala plattformar, webbplatstexter och SMS.
4. Eisenhower Matrix-mall från ClickUp
Eisenhower Matrix Template från ClickUp är en utmärkt utgångspunkt för nybörjare inom matrisdiagram. Med hjälp av ClickUp Whiteboards och listvy hjälper denna mall visuella tänkare och problemlösare att hantera uppgifter, tid och idéer.
Denna enkla men effektiva mall är faktiskt en favorit bland projektledare för att snabbt prioritera uppgifter med hjälp av anpassade fält och utveckla idéer från planeringsstadiet på deras gemensamma whiteboard.
ClickUp Eisenhower Matrix-mallen fungerar som en uppdaterad och pålitlig källa till information under hela projektledningsprocessen för att hjälpa teamen att bättre förstå prioriteringar och leveranser i sina projektplaner.
Vårt whiteboard-matrisdiagram består av fyra kvadranter baserade på brådskande och viktigt så att projektledare effektivt kan ta bort, delegera, utföra eller besluta hur de ska gå vidare med kommande åtgärder:
- Kvadrant 1 är för viktiga eller brådskande uppgifter.
- Kvadrant 2 är för viktiga men inte brådskande uppgifter.
- Kvadrant 3 är för mindre viktiga men brådskande uppgifter.
- Kvadrant 4 är för mindre viktiga och icke-brådskande uppgifter.
Bonus: Teknisk skuldkvadrant
5. Prioritetsmatrismall från ClickUp
Om du letar efter en matrismall för att sortera dina uppgifter och se till att inget viktigt hamnar i bakgrunden av misstag, behöver du Priority Matrix Template från ClickUp! Denna mall är ett beslutsverktyg som hjälper dig att fokusera på långsiktiga mål genom att ge en översikt för att prioritera brådskande uppgifter.
Det som är så bra med denna whiteboard-matrismall är att den kan anpassas och användas i praktiskt taget alla situationer, vilket gör den idealisk för upptagna team, hela avdelningar eller chefer som vill öka den totala produktiviteten. I sann matrisdiagramstil hjälper denna färdiga mall till att analysera uppgifter genom att dela upp dem i fyra kvadranter:
- Kvadrant 1 för brådskande uppgifter som ska göras först
- Kvadrant 2 för viktiga men inte brådskande uppgifter som du kan göra senare.
- Kvadrant 3 för uppgifter som inte är viktiga men brådskande och som ska delegeras.
- Kvadrant 4 för uppgifter som i slutändan kan elimineras.
6. BCG Matrix Whiteboard Template från ClickUp
BCG Matrix Whiteboard Template från ClickUp, även känd som tillväxt-andel-matris, är ett ramverk för portföljhantering som hjälper medelstora till stora företag att hantera sina produktlinjer.
Denna BCG-matrismall organiserar portföljprodukter i hanterbara kategorier baserat på faktorer som pris (popularitet), kvalitet (premium) och funktionalitet. Mallen är särskilt användbar för projektledare tack vare sin användarvänlighet och förmåga att visuellt förmedla komplex och abstrakt information.
Tillväxt och marknadsandel är de två viktigaste måtten för att avgöra en produkts framgång med hjälp av denna mall, och de representeras längs de två axlarna för att skapa de fyra matriskvadranterna:
- Cash Cows: Representerar produkter med hög marknadsandel men i en kategori med låg tillväxt.
- Hundar: Representerar produkter med låg marknadsandel och låg vinst i en mogen bransch som bör avvecklas.
- Stjärnor: Är högpresterande produkter som kräver konstanta investeringar för att överträffa konkurrenterna och behålla marknadsandelar.
- Frågetecken: Produkter i denna kategori behöver analyseras ingående. Investeringar kan göra dessa produkter till kassakossor eller misslyckas och förvandlas till förluster.
7. Mall för intressentanalys av ClickUp
Oavsett hur mycket tid och research du har lagt ner på att bygga upp argumenten för din nya satsning, så hänger allt på godkännandet från projektets intressenter. 😳
Det är viktigt att säkerställa att intressenterna stöder och godkänner dina projekt – oavsett om det är kollegor, medarbetare, chefer eller kunder. Dina intressenter måste snabbt och enkelt kunna förstå hur ditt projekt passar in i den större affärsbilden.
Mallen för intressentanalys från ClickUp hjälper team och projektledare att avgöra hur de på bästa sätt ska samarbeta med ledare, kunder eller potentiella intressenter utifrån makt, inflytande och intresse.
Denna omfattande analys använder ett matrisdiagram för att identifiera och prioritera viktiga intressenter baserat på varje persons inflytande och intresse. En intressentanalys förbereder dig i detta fall för det stöd du behöver – och den potentiella motstånd du kan möta.
Denna projektledningsmall för ClickUp Whiteboard, även kallad power interest grid, hjälper dig att:
- Skapa förtroende för att få stöd för framtida projekt
- Samla viktig information för ett framgångsrikt projekt
- Planera i förväg och förbered dig på eventuella bakslag
- Säkra resurser och investeringar för att hålla dig på rätt spår
8. Pugh Matrix-mall från ClickUp
Det kan vara svårt att fatta beslut om en produkt eller process, särskilt när du måste jämföra många olika faktorer. För att göra det enklare kan du använda ClickUp Pugh Matrix-mallen! Denna mall ger dig ett enkelt sätt att snabbt och noggrant väga olika alternativ så att du kan fatta ett välgrundat beslut.
Pugh Matrix-mallen hjälper team att:
- Utvärdera produktalternativ med för- och nackdelar på ett och samma ställe.
- Visualisera vilken produktdesign som har störst potential
- Fatta datadrivna beslut för att komma vidare
9. Matrix PowerPoint-mall
Oavsett om du skapar en projektutvärdering eller ett SWOT-diagram, kommer Matrix PowerPoint-mallen att göra jobbet. 💪🏼
Denna anpassningsbara mall är perfekt om du vill visa produktutvecklingsprocesser, belysa informationsflödet eller skapa komplexa matrisdiagram som väger idéer mot flera olika faktorer.
PowerPoint har visserligen inbyggda matrisstilar, men de är ganska föråldrade. Denna mall gör ditt diagram mer estetiskt tilltalande och lättläst med ett urval av olika designstilar som passar olika projekt.
10. Mall för beslutsmatris för PowerPoint
Som projektledare kommer du att stå inför en hel del svåra val, men den här mallen ger dig en tydlig struktur som hjälper dig att ta bort känslor och gissningar från din beslutsprocess.
Mallen för beslutsfattande kan användas i PowerPoint eller Google Slides och har tre olika siddesign, vilket gör den till en användbar visuell resurs för att motivera stora beslut för chefer och intressenter vid möten.
Särskilt när du presenterar riskbedömningar, modellerar en viktad beslutsmatris eller föreslår grundorsaksanalyser, hjälper denna mall dig att komma fram till och kommunicera genomförbara slutsatser för ett brett spektrum av ämnen.
11. Kommunikationsmatrismall
Det som är så bra med den här mallen är att den kan användas för Google Slides, PowerPoint eller Keynote! Kommunikationsmatrismallen är praktisk när en projektledare, HR-avdelning eller teamledare vill kommunicera vem som ansvarar för vilken fas av ett projekt och vilka resultat som förväntas.
Denna mall är utmärkt för att skapa en handlingsplan som kan distribueras inom din avdelning. Du kan anpassa varje kolumn efter ditt specifika användningsfall för att förmedla information om kommande åtgärder, möjligheter eller budgetplanering, och sedan dela upp de personer som är involverade i nästa steg.
Detta är också ett utmärkt visuellt hjälpmedel att lägga till i dina SOP:er, där du beskriver lämpliga kommunikationskanaler och föreslår riktlinjer för intern kommunikation med andra avdelningar, chefer eller intressenter.
I denna matrismall är olika interna kommunikationskategorier ordnade i separata kolumner, inklusive:
- Format: Kommunikationsmedel som e-post, videosamtal, chatt och meddelanden.
- Frekvens: Hur ofta du bör skicka meddelanden
- Ägare: Avdelningscheferna som ansvarar för att behandla förfrågningar
- Distribution: De berörda avdelningarna
- Eskalering: Sätt att behandla och vidarebefordra frågor eller förfrågningar
Kolla in dessa mallar för kommunikationsplaner!
Relaterade resurser
Den enda lösningen för dina behov av matrismallar
Redigerbara matrismallar ger teamen en tydlig och enkel väg mot bättre kommunikation och samarbete.
Oavsett om det är mellan dina viktigaste intressenter eller några teammedlemmar, ökar dina chanser att hålla deadlines avsevärt om du klargör dina projektmål och idéer – för ärligt talat, ingen gillar att arbeta med ett projekt där kommunikationen är dålig.
Lyckligtvis erbjuder ClickUp de funktioner, resurser, integrationer och den kraft som behövs för att åstadkomma allt detta och mer därtill.
Matrismallarna i denna lista är bara en liten del av alla sätt som ClickUp kan effektivisera processer på från toppen och ner. Dess ständigt växande mallbibliotek passar alla användningsområden, och eftersom ClickUp har massor av kraftfulla funktioner i varje prisplan, erbjuder detta allt-i-ett-produktivitetsverktyg heltäckande lösningar för hela ditt företag.
Få tillgång till dessa anpassningsbara matris mallar, en omfattande uppsättning samarbetsfunktioner, över 1 000 integrationer, obegränsat antal uppgifter och mycket mer när du registrerar dig för ClickUps gratisplan. Och lås upp ännu fler funktioner med betalda planer från bara 5 $.
Registrera dig gratis på ClickUp för att börja organisera dina projekt och förverkliga dina idéer redan idag.