Traditionellt har projektledare letat efter strategiska tillvägagångssätt som de kan använda för att underlätta arbetet. Alla tillvägagångssätt som minskar den tid som krävs för att slutföra ett projekt har alltid varit välkomna.
Det slutgiltiga målet med sådana tillvägagångssätt har alltid varit att slutföra projektet i tid, minska projektkostnaderna och eliminera onödiga utgifter.
Bland dessa projektledningsmetoder verkar uppdelning av arbetet i mindre uppgifter vara en vanlig teknik som alltid har spelat en viktig roll för att främja projektets produktivitet. Att dela upp arbetet i mindre uppgifter gör det mer hanterbart och lättillgängligt.
Vad är en mall för arbetsfördelningsstruktur (WBS)?
En arbetsfördelningsstruktur är en visuell representation av de hierarkiska elementen i ett projekt med det slutgiltiga målet att uppnå olika projektresultat. Detta användbara diagram gör det möjligt för projektledare att visualisera de mest kritiska aspekterna av sitt projekt när de arbetar för att uppnå sina önskade mål.
Tillgången till mallar för arbetsfördelningsstruktur är välkommen, eftersom den säkerställer att projektledare inte behöver lägga tid på att förbereda sina WBS-mallar. Som projektledare kan du snabbt få en gratis mall för arbetsfördelningsstruktur som uppfyller dina projektkrav.
En mall för arbetsfördelningsstruktur är en hierarkisk eller visuell representation av alla nödvändiga steg du behöver genomföra när du arbetar för att slutföra de fastställda uppgifterna i ditt projekt. Det innebär att du inte behöver lägga tid på att försöka lista alla grundläggande milstolpar som är nödvändiga för ditt projekt.
6 gratis mallar för arbetsfördelningsstruktur i Excel, Sheets och ClickUp
Det räcker inte med att lära sig om mallar för arbetsfördelningsstrukturer. Du behöver veta mer om de möjliga mallarna för arbetsfördelning och de exempel du kan överväga för ditt projekt. På så sätt blir det lättare för dig att bestämma vilka mallar du bör överväga för dina kommande projekt.
Här är några relaterade mallar och exempel på arbetsfördelningsstrukturer som du bör överväga.
1. ClickUp-mall för arbetsfördelningsstruktur på whiteboard
Produktteam kommer att älska denna ClickUp-mall för arbetsfördelningsstruktur på whiteboard, som gör det enkelt att visualisera projektets omfattning genom att dela upp arbetet i små delmål. Detta gör det enklare att följa upp projektets delmål för varje steg!
Dessutom är vår whiteboard-funktion enkel att redigera, lägga till eller ta bort visuella aspekter för att passa ditt teams specifika behov. Tappa aldrig bort alla rörliga delar i ditt nästa projekt!
2. ClickUp-mall för arbetsfördelningsstruktur
ClickUps mall för arbetsfördelningsstruktur (WBS) är en effektiv lösning för att enkelt hantera komplexa projekt. Med denna mall kan du dela upp uppgifter i konkreta sektioner, effektivisera teamsamarbetet och följa projektets framsteg med uppdateringar i realtid. Allt detta i ett intuitivt, användarvänligt format som inte kräver någon kodning eller speciella programvarukunskaper.
Genom att använda WBS-mallen säkerställer du att ditt projekt slutförs i tid och inom budget. Den hjälper dig att definiera och organisera projektets resultat och mål, förbättra teamkommunikationen, tydliggöra roller och öka projektets totala effektivitet.
3. ClickUp-mall för projektbudget (med arbetsfördelningsstruktur)
Med ClickUps mall för arbetsfördelningsstruktur för projektbudget kan du hålla koll på alla rörliga delar i ditt projekt – och viktigast av allt – din budget. Som du redan vet är det utmanande att hålla reda på ett komplext projekt.
Även de bästa projektledarna kan tappa bort viktiga delar, men med fastställda budgetar kan små fel bli extremt kostsamma. Lyckligtvis hjälper denna mall för projektbudget (WBS) dig att spåra projektleveranser i varje fas på ett mer hanterbart sätt.
4. ClickUp-mall för anställdas arbetsbelastning
Att hantera ditt teams arbetsbelastning är avgörande för att avgöra om du kommer att lyckas med ditt projekt. Du vill att ditt team ska tilldelas uppgifter och ansvar när som helst. Detta säkerställer maximal produktivitet bland alla dina medarbetare, vilket är en välkommen prestation för alla organisationer.
Med ClickUps mall för medarbetarnas arbetsbelastning kan du effektivt hantera ditt teams arbetsbelastning, fördela teamets kapacitet och planera för kommande projekt. Med den här mallen kan du se vilket arbete som tilldelats varje individ, vilket är en välkommen aspekt av all projektledning.
5. ClickUp-mall för handlingsplan
Den viktigaste aspekten av att hantera varje projekt är en handlingsplan. En handlingsplan är en detaljerad plan som beskriver alla nödvändiga steg och åtgärder för att uppnå specifika mål. Detta innebär att en handlingsplan innehåller alla nödvändiga steg eller aktiviteter som måste utföras för att ett specifikt mål ska uppnås.
Handlingsplansmallen är ett effektivt sätt att hantera alla nödvändiga aktiviteter och roller som du bör utföra i ditt projekt. Du vill hålla fokus på dina projektmål.
Med ClickUps mall för handlingsplan blir det enklare att förstå projektets resultat och fatta rätt beslut.
6. Google Sheets & Excel WBS-mall från Vertex42
Denna arbetsfördelningsstruktur i Excel från Vertex42 är ett utmärkt sätt att organisera komplexa projekt. Den ger en översikt över projektet, så att du kan identifiera och hantera uppgifter och beroenden på ett mer effektivt sätt.
Mallen använder en hierarkisk struktur med indrag för deluppgifter så att det är lätt att hålla reda på vad som behöver göras.
3 typer av exempel på arbetsfördelningsstrukturer för projektledning
Det är här en arbetsfördelningsstruktur kommer in och underlättar processen att dela upp komplexa projekt i enkla, genomförbara projektuppgifter. Mer specifikt är en arbetsfördelningsstruktur ett verktyg som är utformat för att hjälpa till att genomföra projektuppgiften genom att integrera projektets omfattning, kostnad och tidsplan.
Det yttersta syftet med detta verktyg är att säkerställa att alla projektplaner är samordnade. Traditionellt finns det tre typer av arbetsfördelningsstrukturer:
1. Leveransbaserad arbetsfördelningsstruktur
I en leveransbaserad arbetsfördelningsstruktur finns det ett tydligt samband mellan projektets leveranser eller resultat och projektets omfattning. Detta innebär att det arbete som ska utföras spelar en grundläggande roll för att uppnå det önskade resultatet.
Vid byggandet av ett hus finns det till exempel ett direkt samband mellan grunden och grävningen. ClickUps mall för projektomfattning är ett utmärkt sätt att ge hela teamet en överblick över hela projektets omfattning.
2. Fasbaserad arbetsfördelningsstruktur
I en fasbaserad arbetsfördelningsstruktur finns det inget direkt samband mellan en leverans och en annan. Även om flera element måste genomföras för att projektet ska fungera som avsett, är det viktigt att betona att varje element inte påverkar de andra leveranserna i hela processen. Ett projekt kan enkelt hanteras i faser med en betydande tidsperiod mellan varje fas.
3. Tidsbaserad arbetsfördelningsstruktur
Under årens lopp har projektledare använt tidsbaserade arbetsfördelningsstrukturer i projektledning. Denna metod har dock fått mycket lite uppmärksamhet eftersom den inte fokuserar på leveranser utan på tidsfaktorn.
Detta är dock en väsentlig arbetsfördelningsstruktur. Ett projektteam kan använda denna metod för att planera och specificera den aktuella projektfasen.
Vad kännetecknar en bra mall för arbetsfördelningsstruktur?
Som du redan vet kräver komplexa projekt strategiska tillvägagångssätt för att undvika möjliga risker i dynamiska miljöer. Därför är det viktigt att formulera eller välja en bra mall för arbetsfördelningsstruktur för att öka chanserna att uppnå projektets mål. Det är svårt att hitta en bra WBS-mall på marknaden. Det finns dock vissa aspekter som kännetecknar en bra mall för arbetsfördelningsstruktur.
Den är resultatorienterad.
Som projektledare är ditt slutgiltiga mål att uppnå positiva resultat i ditt projekt. Din framgång baseras på de resultat du uppnår i ditt projekt. Därför bör din arbetsfördelningsstruktur i grunden vara ett leveransorienterat system.
Det innebär att den visuella beskrivningen av ditt projekt måste fokusera på projektets resultat snarare än på de specifika aktiviteter som krävs för att uppnå dessa resultat. Vanligtvis är det viktigt att beskriva elementen med substantiv snarare än verb i din WBS-mall.
Mallen har ömsesidigt uteslutande element.
Det är alltid en utmaning, men du måste se till att dina projektleveranser inte överlappar varandra. Din mall för arbetsfördelningsstruktur bör säkerställa att varje nivå är ömsesidigt exklusiv.
Du vill inte att olika projektleveranser ska överlappa varandra, eftersom detta kan påverka projektet negativt, särskilt när det gäller riskhantering. I all projektledning är det viktigt att upprätthålla ömsesidig exklusivitet för att minska missförstånd och dubbelarbete.
Den visar hierarkiska element.
Varje projekt måste följa en definierad kronologisk metod där hierarki är avgörande. Varje "barn" i det slutgiltiga projektflödesdiagrammet måste ha en hierarkisk relation till sin "förälderuppgift".
Det innebär att när du lägger till alla nödvändiga "underordnade" element är det större chans att du får en tydlig bild av det "överordnade" elementet eller projektets slutliga resultat.
Den följer 100 %-regeln.
Traditionellt finns arbetsfördelningsstrukturer i alla former och storlekar. Vissa är anpassade för att uppfylla de specifika kraven för ett visst projekt, medan andra är generiska.
Även om varje arbetsfördelningsstruktur verkar vara lite annorlunda är det viktigt att poängtera att de alla följer 100-procentsregeln. Det innebär att varje nivå i arbetsfördelningsstrukturen måste utgöra 100 % av den överordnade nivån och samtidigt ha minst två underordnade element.
Det finns tydliga ansvarsområden för teamet.
Att tilldela projektuppgifter är en av de mest komplexa uppgifterna inom projektledning. Projektledare har haft svårt att tilldela olika teammedlemmar uppgifter och ansvar.
Detta förklarar varför vissa uppgifter och ansvarsområden överlappar varandra, vilket leder till låg produktivitet. En bra WBS-mall bör ha uppgifter tilldelade till ett specifikt team eller en individ, vilket förhindrar överlappningar och andra oönskade aspekter av projektet.
Det finns tre detaljnivåer
En detaljerad WBS-mall är avgörande eftersom den säkerställer att alla aspekter av projektet har behandlats grundligt. Du vill inte ha en arbetsfördelningsstruktur som innehåller knapphändig information. Du vill ha alla nödvändiga detaljer som underlättar genomförandet av projektets uppgifter.
Det är därför du kommer att stöta på många mallar för arbetsfördelningsstruktur med tre detaljnivåer. Vissa grenar av WBS kommer till exempel att vara mer indelade än andra, vilket innebär att omfattningen av ditt projekt kommer att vara mycket detaljerad.
När ska man använda en WBS-mall?
En WBS-mall kan låta som en lyx för de flesta projektledare. Sådana personer kanske anser att ett stort projekt kan fungera utan att man lägger till onödiga aspekter i verksamheten. En mall för arbetsfördelningsstruktur är dock praktisk i olika aspekter av projektledning. Här är några av de grundläggande områden där rollen för en mall för arbetsfördelningsstruktur är obestridlig.
1. Fastställa projektberoenden
Inom projektledning är det viktigt att förstå projektets beroenden, vilket gör det lättare för projektledare att fatta rätt beslut. Vanligtvis finns det många beroenden i varje projekt.
Det är därför det är så utmanande att hantera komplexa projekt, särskilt när projektledaren har svårt att förstå olika beroenden och hur de hänger ihop.
En arbetsfördelningsstruktur etablerar ett samband mellan olika projektberoenden. Som projektledare vill du förstå varje del av ditt projekt tydligt, och WBS hjälper dig att uppnå just det.
2. Uppskatta projektkostnaden
Kostnaden är en grundläggande aspekt av varje projekt. Som projektledare måste du ha en exakt budget för vad projektet sannolikt kommer att kosta.
Utmaningar uppstår när den beräknade projektkostnaden överstiger vad du hade planerat. Det är ett problem som alla ledande projektledare vill undvika. Med en mall för arbetsfördelningsstruktur får du dock detaljerad information om kostnaden för olika projekt.
Du kan enkelt uppskatta alla kostnader som projektet kommer att kräva för att uppnå projektets mål. Genom att uppskatta de faktiska kostnaderna kan du slutföra projektet från start till mål utan de vanliga kostnadsutmaningar som projektledare vanligtvis måste hantera.
3. Fastställa projektets tidsplan och scheman
Förutom projektkostnaderna har det alltid varit en stor utmaning för projektledare att fastställa tidsplaner för projektledningen. Alla projektledare vill ha tillräckligt med tid för att genomföra sina projekt. Men så är inte alltid fallet. Alla projekt måste slutföras inom en viss tid för att hjälpa olika intressenter.
Som projektledare är en mall för arbetsfördelningsstruktur ditt viktigaste verktyg för att fastställa projektets tidsplaner och scheman. Med denna mall blir det enklare att fastställa hur lång tid det kommer att ta att slutföra varje uppgift inom projektet.
Detta hjälper till att säkerställa att projektet slutförs inom den fastställda tiden, vilket gynnar olika projektintressenter.
4. Identifiera projektrisker
Varje projekt genomförs i en dynamisk miljö, vilket innebär att olika grundläggande faktorer sannolikt kommer att förändras och påverka projektets resultat. Som projektledare måste du vara medveten om de möjliga riskerna och osäkerheterna i projektet för att kunna hantera sådana utmaningar när de uppstår.
En WBS-mall utgör inte bara projektelement och hur de förhåller sig till varandra. Den belyser också möjliga risker och osäkerheter som projektledare kan möta. Du behöver denna grundläggande mall eftersom den hjälper dig att upptäcka möjliga projektrisker och hantera dem innan de kan skada projektets resultat.
5. Spåra framstegen i ditt projekt
Som projektledare vill du förstå projektets dagliga framsteg. Det är viktigt att förstå projektets framsteg, särskilt för att analysera om projektet håller sig inom den fastställda tidsramen och kostnaden. Med en WBS-mall kan du snabbt förstå varje steg i projektet och vid behov justera för att uppfylla tids- och kostnadskraven.
Organisera dina projekt i en mall för arbetsfördelningsstruktur
Som projektledare vill du fatta rätt beslut i ditt nästa projekt. Därför måste du se till att du har en tydlig och koncis arbetsfördelningsstruktur som underlättar tidsplanering, projektkontroll och arbetsfördelning.
På ClickUp kan du få mallar för arbetsfördelningsstruktur som är utformade för att uppfylla dina projektbehov. Registrera dig gratis på ClickUp idag och börja hantera ditt projekt effektivt.