I takt med att olika typer av arbetsformer fortsätter att utvecklas i modern tid blir mångfalden på arbetsplatsen större än någonsin. Företag verkar nu inom fysiska kontor, helt distansbaserade miljöer och hybridmodeller som kombinerar båda. Med team spridda över olika platser, tidszoner eller till och med bara olika våningar i en kontorsbyggnad finns det en utmaning som är universell: effektiv teamkommunikation.
Till skillnad från traditionella miljöer där en snabb pratstund under kaffepausen eller ett kort möte vid vattenkylaren kunde lösa problem eller inspirera till nya idéer, kräver dagens mångfacetterade arbetsplatsmodeller mer strukturerade mekanismer för kommunikation. Personlig interaktion, hur önskvärd den än är, är inte alltid ett alternativ.
Utmaningen med tydlig och effektiv kommunikation förstärks i dessa mångskiftande arbetsmiljöer. Men lösningen är inte så enkel som att bara komma överens om att kommunicera bättre. Istället krävs det medvetna rutiner och användning av specifika verktyg som är utformade för att överbrygga den fysiska avståndet.
I den här bloggen undersöker vi varför teamkommunikation är så viktigt i olika arbetsmiljöer och utforskar tio strategier för att optimera den, oavsett om ditt team sitter på ett kontor, är utspritt över hela världen eller använder en blandning av båda. Låt oss dyka in!
Vad är teamkommunikation på arbetsplatsen?
Teamkommunikation är utbytet av information mellan två eller flera personer som arbetar mot gemensamma mål. Teamsamarbete och kommunikation kan ta många olika former, till exempel chattappar, e-post, projektledningsprogram, videosamtal, personliga möten, nyhetsbrev eller enkla samtal ansikte mot ansikte.
Din teamkommunikationsstil kan variera. Men i slutändan handlar det om att dela insikter, förbättra feedbackloopar och projektuppdateringar, samtidigt som man främjar samarbete och öppenhet. Effektiv teamkommunikation är avgörande för att öka produktiviteten, förbättra teamets moral och driva framgångsrika projekt.
Varför är teamkommunikation viktigt?
Teamkommunikation är livsnerven i alla professionella miljöer, oavsett om det är helt på distans, på plats eller en hybridarbetsplats. Det är nyckeln till att förvandla enskilda medarbetare till en sammanhållen enhet och främja en sund arbetskultur som värdesätter samarbete och dialog.
Redan innan den senaste tidens övergång till distansarbete visade studier att anställda tillbringade en betydande del av sin tid med att samarbeta – ett tydligt tecken på den avgörande roll som kommunikation spelar i alla arbetsmiljöer. I diversifierade team som spänner över olika platser och tidszoner, eller till och med i en enda kontorsmiljö, förblir kommunikation ett konstant grundläggande behov.
Otillräcklig eller ineffektiv kommunikation leder ofta till minskad produktivitet, eftersom medarbetarna har svårt att förstå sina roller, mål och uppgifter utan tydliga direktiv eller feedback. Forskning visar att många medarbetare upplever att deras prestationer försämras på grund av dåliga kommunikationsstrategier på arbetsplatsen.
Kommunikationsbrister kan också påverka uppfattningen om ett företags ledarskap. Utan transparens och öppna kommunikationskanaler kan medarbetarna förlora förtroendet för sina ledare, vilket leder till försämrad moral och motivation.
Kort sagt, genom att förbättra teamkommunikationen kan alla få både i kakan och äta den. 🎂
Typer av teamkommunikation
Hur ditt team kommunicerar kan ha stor inverkan på hur effektivt teamet samarbetar. Ett bra sätt att gruppera olika former av kommunikation är utifrån hur du presenterar informationen.
Här är en lista över fyra typer av kommunikation och hur team använder dem:
- Verbal kommunikation: När dina teammedlemmar pratar med varandra och använder ord för att förmedla idéer kommunicerar de verbalt. Eftersom alla arbetar på distans sker detta via telefonsamtal eller videosamtal 📣
- Icke-verbal kommunikation: Den mest kraftfulla formen av mänsklig kommunikation, den icke-verbala, förbises ofta på arbetsplatser där det digitala står i centrum. Åtgärder som kroppsspråk, tonfall, gester, ögonkontakt och särskilt ansiktsuttryck kan vara kraftfulla ledtrådar till vad någon menar. En studie visade att upp till 93 % av kommunikationen kan vara icke-verbal, där 38 % förmedlas genom tonfall och 55 % genom en kombination av ansiktsuttryck och kroppsspråk. Det är därför det är så viktigt att se varandra för kommunikationen på arbetsplatsen 👍
- Skriftlig kommunikation: När ord skrivs ner ägnar du dig åt skriftlig kommunikation. För distansarbete använder vi onlinekommunikationsverktyg som e-post, dokument, anteckningar och chattappar för att bedriva skriftlig gruppkommunikation. En fördel med skriftlig kommunikation är att du kan referera till den när du vill och inte behöver förlita dig på minnet ✒️
- Visuell kommunikation: Ord är bra, men som man brukar säga kan en bild säga mer än tusen ord. I affärslivet är det mycket effektivare att förmedla komplex information visuellt. Vi använder diagram, videor, infografik, bilder eller en kombination av dessa för att förmedla inte bara fakta utan också hur dessa fakta hänger ihop 🖼️
Hur man förbättrar teamkommunikationen med 10 strategier
Nu när vi har gått igenom vad, varför och hur, kan vi börja bryta ner dessa silos och diskutera några beprövade sätt att öka ditt teams produktivitet.
När du läser den här listan, titta på den utifrån var ditt team har svårigheter och var de presterar bra. Behöver du förbättra kommunikationens hastighet eller noggrannhet? Eller kanske behöver du få tillbaka den kreativa gnistan?
Dessa 10 effektiva kommunikationsstrategier bör vara till hjälp i nästan alla situationer.
1. Fastställ riktlinjer för vilken typ av kommunikation som ska användas
Alla har olika kommunikationsstilar. En person kanske alltid använder snabbmeddelanden, medan en annan bara kommunicerar genom att ringa andra och prata. Även om viss flexibilitet är viktig kan enhetlighet inom teamet skapa en mycket effektivare arbetsmiljö.
Börja med att utvärdera de nuvarande kommunikationsnormerna med hjälp av mallen för intern kommunikationsstrategi och handlingsplan från ClickUp. Den ger ett ramverk för att kartlägga din organisation, fånga upp befintliga kommunikationssätt, samla in intressenternas behov, dokumentera utmaningar och definiera din nya färdplan.
När du har din färdplan ska du fastställa tydliga riktlinjer och dokumentera dem. Standardisera vilka typer av information som ska användas i vilka kommunikationskanaler, till exempel ClickUp Whiteboards för brainstorming, chatt för akuta frågor och kommentarer på uppgifter för icke-brådskande meddelanden.
Och eftersom vi vet att e-post ibland är det kommunikationssätt du föredrar kan du skicka och ta emot e-post var som helst i ClickUp.
2. Samlas ofta för stående möten
Det finns många olika typer av teammöten som sammanför team på distans, och alla har sin plats. Ett populärt alternativ för många projektdrivna grupper är stand-up-möten. Dessa hålls vanligtvis en gång om dagen, och namnet kommer från att man står upp för att hålla mötena korta.
I ett stand-up-möte går du igenom teamet en efter en, och varje person berättar om vad de har arbetat med sedan förra mötet, vad de har på agendan för dagen och vilka utmaningar de står inför. Det är ett standardverktyg i den agila mjukvaruutvecklingsmetoden.
Stand-up-möten kan vara avgörande för tvärfunktionella team som inte har ett gemensamt vokabulär, eftersom de ger alla en bättre möjlighet att förstå vad deras kollegor i andra roller gör. Stand-up-möten hjälper team att kommunicera effektivt genom att främja sammanhållning, organisation och samordning av kommunikationsmål.
Att planera dem kan dock vara en mödosam uppgift med föråldrade verktyg. ClickUps mall för dagliga standup-möten förenklar denna process genom att tillhandahålla en central plats för planering, anteckningar och uppföljning av framsteg, individuella checklistor för att säkerställa noggrannhet och en enda plats för uppdateringar i realtid så att alla hålls informerade.
3. Respektera olika kommunikationsbehov
Oavsett om det är ett Zoom-samtal eller en Slack-tråd är det lätt för vissa teammedlemmar att dominera konversationen och för andra att inte göra sig hörda. Det är också vanligt att vissa deltagare blir distraherade eller inte dyker upp för att delta i konversationen.
Men det beror nog inte på att de inte bryr sig!
Det är ledarskapets uppgift att uppmuntra medarbetarnas engagemang och teamsamarbete, men vissa medarbetare är helt enkelt introverta eller blir överväldigade i grupper, och det är inget fel med det. Se till att de vet att de kan dela med sig av sina idéer i valfritt format: efter ett möte skriftligen, i samarbetsdokument, via kommentarer eller chatt, eller direkt till dig.
För personer som är nya eller plötsligt blivit tystare kan det vara bra att boka in ett möte för att ta reda på om det är något som hindrar dem. Bra chefer vet att det ibland kan finnas större problem, till exempel att andra teammedlemmar avfärdar deras idéer under brainstorming eller att de känner att deras röst aldrig blir hörd.
I en studie uppgav 50 % av arbetstagarna att de inte talade om sina bekymmer på jobbet. Sanningen är att det kan vara upp till dig att förändra situationen eller prata med andra anställda för att skapa en mer inkluderande miljö där människor känner att det är säkert att säga ifrån.
Det är också bra att fastställa förväntningar på din kommunikationsstil och dokumentera dem för att öka teamets produktivitet. Detta kan innefatta saker som att alltid ha kameran påslagen vid virtuella möten och svara på alla e-postmeddelanden eller teamchattar inom en viss tid.
Du får teammedlemmarna att känna sig hörda samtidigt som du minskar ångesten för dem som gillar regler och riktlinjer. Oavsett hur du hanterar gruppmöten handlar det om att alla ska känna att deras åsikter är viktiga och att hinder för öppen kommunikation undanröjs.
Bonus: Kommunicera med medarbetarna genom att använda skip-level-möten!
4. Utveckla den viktiga kommunikationsförmågan att lyssna
Teamkommunikation handlar om att utbyta information mellan medlemmarna, inte bara om att skicka e-postmeddelanden. Därför måste varje teammedlem vara öppen för att både lyssna och prata. Detta innefattar att vara uppmärksam på icke-verbala signaler och att läsa skriftligt innehåll noggrant.
Sätt tonen genom att lyssna aktivt – det innebär att du, istället för att fundera på vad du ska säga härnäst medan någon annan talar, rensar tankarna och verkligen lyssnar på vad personen säger. Ställ följdfrågor för att få personen att fortsätta prata istället för att rikta uppmärksamheten mot din egen idé.
Om ditt team har svårt med aktivt lyssnande, håll ett mer strukturerat möte där en medarbetare delar med sig av en idé och tre uppföljningsfrågor måste ställas innan man går vidare till nästa idé. Även om idén är riktigt dålig kommer den teammedlemmen att veta att deras röst kommer att höras. 📣
Att lyssna är en svår färdighet även för ledande befattningshavare, så det kan vara en god idé att planera in utbildning i aktivt lyssnande.
Om ni har virtuella möten eller brainstormar tillsammans i realtid kan ni använda ClickUp-kommentarer i era projekt för att uppmuntra varandra att lyssna på varandra. Ni kan tilldela trådar och nämna personer i kommentarerna för att få teamet att läsa och reflektera över vad andra säger i kommentarerna.
Detta är särskilt användbart för team som är spridda över olika tidszoner.
5. Ha en tydlig tidsplan med tydliga mål
Alla i teamet måste känna till projektets mål och när de ska uppnås. Det är svårt att hålla dessa deadlines om det råder oklarheter om vad som ska göras och när.
Ett bra sätt att förmedla denna information till hela teamet är att arbeta i ett samarbetsverktyg som enkelt hanterar projektplanering, till exempel ClickUps allt-i-ett-plattform för projektledning. Varje teammedlem kan visualisera sina uppgifter på det sätt som fungerar bäst för dem, och ClickUp-vyerna kan ställas in som offentliga eller privata för att förbättra transparensen.
ClickUp har också massor av mallar för projektleveranser med fördefinierade anpassningsbara fält som gör att du kan komma igång snabbare.
6. Tilldela uppgifter och håll koll på framstegen
För att leverera i tid måste man dela med sig av vad som behöver göras, vem som gör det och hur långt man har kommit. Med ett team på distans behöver man ett digitalt verktyg som stöder uppgiftsfördelning och låter teamet se status och samarbeta kring varje uppgift.
Använd ClickUps arbetsbelastningsvy för att se vem som ligger före eller efter och dra och släpp enkelt uppgifter för att omfördela resurser.
Börja med att dela upp ditt projekt i uppgifter och deluppgifter med ClickUp. När du skapar ClickUp-uppgifter kan du lägga till anpassade fältdata, tilldela teammedlemmar och skapa beroenden mellan uppgifter.
Du kan sedan följa framstegen från över 15 anpassningsbara vyer. ClickUps aktivitetsvy visar till exempel vem som har gjort vad i projektet, och arbetsbelastningsvyn visar hur mycket tid varje uppgift kommer att ta.
Med ClickUp som din samarbetsplattform behöver ingen någonsin fråga teamet vem som arbetar med vad.
7. Ta anteckningar för att dokumentera diskussioner
Att diskutera saker är ett utmärkt sätt att skapa förståelse och fatta beslut. Ett verktyg för virtuell teamkommunikation som Zoom, Microsoft Teams eller Google Workspace förenklar definitivt den verbala kommunikationen. Men människans minne är ofullkomligt, och mötespunkter kan ibland gå in genom ena örat och ut genom det andra.
Det bästa sättet att säkerställa att du fångar upp teamets diskussioner är att ta anteckningar och lagra dem i ert gemensamma arbetsutrymme. Varje uppgift, whiteboard, mind map och dokument i ClickUp har möjlighet att lägga till kommentarer.
Det är enkelt att lägga till anteckningar i ditt projekt och inkludera hela teamet i processen. Och eftersom kommentarer är multimediala i ClickUp kan du lägga till bilder, filer, röstklipp och till och med skärminspelningar.
ClickUp innehåller också ett anteckningsverktyg där du kan göra anteckningar på ditt sätt medan du arbetar. Du kan länka till personer, uppgifter och dokument så att allt hålls samman. Konvertera det till en uppgift eller ett dokument som du kan dela med ditt team när du är redo.
Oavsett vilket verktyg du använder, leta efter ett som är samarbetsinriktat och tillgängligt överallt för att kommunikation ska bli så smidig som möjligt.
8. Budget för personliga möten
Numera är det vanligt att ett team intervjuar, anställer och arbetar med en ny medlem utan att någonsin träffa dem personligen. Men forskning visar att personliga möten skapar starkare band och kan förbättra ett teams prestanda med 35 %.
Avsätt en del av budgeten för att samla alla på samma plats en eller två gånger om året.
Mer än en möjlighet att arbeta tillsammans på samma plats, bör personliga möten fokusera på att umgås och knyta band på andra sätt. Utse någon som underlättar interaktionen, planera in teambuilding och se alltid till att det finns tid över för att människor ska kunna knyta personliga band.
Även om det bara är en gång om året, kommer det att bygga ett starkare team som litar på varandra – och därmed kommunicerar mer effektivt – att samla alla.
Prova dessa appar för teambuilding!
9. Använd ett system med konfigurerbara aviseringar
Om någon skapar ett viktigt dokument och lägger det i en katalog utan att berätta det för någon, finns det risk för att kommunikationen bryter samman. Du kan inte räkna med att teammedlemmarna kollar upp sina uppgifter hela dagen, varje dag, och lägger märke till små (men viktiga) förändringar.
En samarbetsplattform med konfigurerbara meddelandeinställningar löser detta problem. Eftersom vi vet hur viktigt det är att kunna kontrollera dina meddelanden, har ClickUp en funktion som gör det möjligt att helt anpassa meddelanden.
Du kan börja med att välja vilka åtgärder som ska generera meddelanden och sedan bestämma var du vill få aviseringar, till exempel på mobilen, via e-post, på datorn eller i webbläsaren. Om du föredrar att själv styra när du får meddelanden kan du aktivera dagliga sammanfattningar eller inaktivera aviseringar medan du är aktiv i webbappen.
10. Arbeta inom en enda samarbetsplattform
När man arbetar på plats är det bästa sättet att uppnå ett gott samarbete att samla alla i samma rum. Du kan göra samma sak med ett team på distans genom att se till att alla i teamet använder samma verktyg. Om en grupp medarbetare arbetar på en annan plattform är det som att befinna sig i ett annat rum, där de andra teammedlemmarna inte kan se vad de gör.
Om möjligt, välj en enda samarbetslösning som stöder alla funktioner du behöver på ett och samma ställe. ClickUp är ett allt-i-ett-verktyg som ersätter alla separata lösningar. Alla funktioner är helt samarbetsinriktade för effektiv kommunikation.
Istället för att skicka e-post till alla för att samla in feedback och låta en person sammanställa allt i ett dokument, kan ni alla göra anteckningar i ett ClickUp Doc och lägga till kommentarer till varandras idéer, och omvandla de viktigaste uppgifterna till ClickUp Tasks.
Ibland behöver du naturligtvis arbeta med andra verktyg. Vi integrerar med över 1 000 andra verktyg för att underlätta din arbetsdag. Med ClickUp kan du samla alla i samma virtuella rum, där de arbetar som ett team med samma information och mål.
Teamkommunikationsfärdigheter
Att behärska teamkommunikation är mer än att bara kunna sätta ihop meningar eller skicka ett veckovis gruppmejl. Det kräver vissa färdigheter som kan öka er kollektiva produktivitet avsevärt, höja moralen och säkerställa en smidig projektgenomförande.
Här är några grundläggande kommunikationsfärdigheter som kan förbättra samarbetet i ditt team:
Aktivt lyssnande: Detta innebär att förstå och ta till sig dina teammedlemmars tankar, vilket leder till kreativt samarbete och konfliktlösning.
Tydlighet och koncishet: Att vara tydlig och koncis gör dina meddelanden lättförståeliga och förhindrar missförstånd.
Icke-verbal kommunikation: Att uppmärksamma förändringar i tonfall eller kroppsspråk hjälper till att förstå känslor och attityder för mer empatiska interaktioner.
Emotionell intelligens: Att tolka och reagera på dina teammedlemmars känslor främjar sundare och mer lyhörda samtal.
Problemlösning: Att underlätta lösningar på problem genom dialog bidrar direkt till smidigare teamprestanda och harmonisk dynamik.
Respektfull feedback: Konstruktiv feedback som ges på ett respektfullt sätt kan motivera teammedlemmarna och förbättra den totala prestationen.
Främja respekt och öppenhet: Att uppmuntra alla att säga sin mening främjar förtroende och stärker relationerna inom teamet.
Effektiv skriftlig kommunikation: Tydlig, precis och felfri skriftlig kommunikation minimerar missförstånd.
Flexibilitet och anpassningsförmåga: Att anpassa sig till olika kommunikationsstilar bidrar till att utveckla starkare relationer och ömsesidig förståelse.
Effektiv användning av kommunikationsverktyg: Effektiv användning av kommunikationsverktyg som ClickUp effektiviserar processer, förbättrar samarbetet och minskar missförstånd.
Tålamod: Att visa tålamod i kommunikationen främjar en hövlig dialog, förståelse och lugn i spända situationer.
Tidshantering: För team som är spridda över olika tidszoner säkerställer hantering av kommunikationen med hänsyn till allas arbetstider att interaktionerna sker i rätt tid och på ett respektfullt sätt.
Att behärska dessa teamkommunikationsfärdigheter kan bidra till en mer harmonisk, effektiv och produktiv arbetsmiljö. Att främja dessa förmågor inom ditt team kan hjälpa till att skapa starkare band, ömsesidig förståelse och förtroende – viktiga komponenter för framgångsrikt teamarbete. Kom ihåg att effektiv teamkommunikation inte uppnås över en natt, utan utvecklas och förbättras med tiden, kontinuerliga ansträngningar och övning. Men med dessa verktyg till ditt förfogande är du redan på rätt väg.
Samla ditt team med teamkommunikation
Förhoppningsvis kommer dessa strategier att vara till nytta för att möjliggöra effektiv teamkommunikation i ditt nästa projekt. Du har fått en bra start med kommunikationsverktyg, en samarbetsplattform och en företagskultur som fokuserar på teamsamarbete.
Oavsett om ditt team arbetar på distans eller på kontoret har ClickUp utformats från grunden för att hålla teamen på samma sida och arbeta mot samma mål. Det samlar in och förmedlar information och uppmuntrar teamarbete på en enda plattform som integreras med de vanligaste kommunikationskanalerna för videokonferenser, chatt eller dokumentskapande.
Det bästa sättet att lära sig hur ClickUp kan hjälpa dig att få bort dålig kommunikation från ditt team är att prova det gratis idag.