I affärsvärlden kan du bombarderas med oändlig jargong – ”låt oss sätta igång och fokusera på att utnyttja teamet för att skapa synergieffekter och stärka kärnkompetensen, innan vi återkommer senare för att ta kontakt” – som gör livet förvirrande.
För att förenkla språket, tänk på åtgärdspunkter. De låter inte särskilt imponerande eller revolutionerande. Men de är mycket effektivare för att få saker gjorda än en traditionell att göra-lista, oavsett om det är på kontoret eller i köket.
Det viktigaste med åtgärdspunkter är att de anger något som ska göras. En särskild metod för att formulera uppgifter utifrån den åtgärd som krävs, och inte det önskade resultatet, kan öka produktiviteten avsevärt och föra dig närmare dina långsiktiga ambitioner.
Vad är en åtgärd?
Även om en åtgärd kan verka vara ett företagsinternt smeknamn för en uppgift, så är de två olika saker. En uppgift visas oftast på en att göra-lista som en kort, enkel punkt. Det finns vanligtvis ingen väsentlig information, förutom vad*.
En åtgärdspost är däremot en mer omfattande, men ändå relativt kortfattad uppgift med en beskrivning som beskriver uppgiften i termer av vem, vad, hur och när. På så sätt kan alla som tar emot den omedelbart bli något bekanta med den.
Samtidigt kan det på jobbet bli tydligare vilken medarbetare som är bäst lämpad att utföra uppgiften om du presenterar den på detta sätt. Detta är en del av din handlingsplan.
Detta gör det lättare för en chef att delegera, utan att behöva sakta ner och förklara saker två gånger. Åtgärder talar för sig själva.
5 tips för åtgärdslistor
Här är våra fem viktigaste tips för att skapa fantastiska åtgärdspunkter som hjälper dig att behålla fokus, slutföra uppgifter och uppnå mål:
1. Gör dina åtgärdspunkter konkreta, inte abstrakta
Som vi nämnde tidigare skrivs uppgifter vanligtvis ut som immateriella, abstrakta resultat, som ”skapa pitch deck”, medan åtgärdspunkter måste vara utvärderbara, konkreta åtgärder, såsom ”samarbeta med marknadsföringen om en 20 minuters pitch-presentation med utdelningsmaterial till måndagen”. För att få fram briljanta åtgärdspunkter måste du komma ner från molnen och landa på jorden.
2. Dela upp åtgärdspunkterna så att de får plats på en rad, MEN inkludera en beskrivning.
Om det tar lika lång tid att läsa som att utföra, gör du fel. Även om långa åtgärdspunkter kan verka mer informativa, är de oftast förvirrande och improduktiva. De behöver inte vara lika roliga som en kvick one-liner på en komediklubb, men de bör vara lika korta! Med det sagt, se till att lägga till kompletterande information om det är viktigt för att den som tilldelats uppgiften ska förstå. Om du skriver för dig själv kan du glömma detaljer, så du kan lägga till en kort beskrivning för att vara på den säkra sidan.
3. Arbeta med ett enhetligt format
På samma sätt som konsthistoriker kan skilja mellan Rembrandt och Caravaggio kan dina åtgärdspunkter göra sig ett namn om de är konsekventa och effektiva. Konsekvens leder till bättre förståelse, med den extra fördelen att du blir mer effektiv när du förbereder åtgärdspunkter genom att använda samma format.
4. Kategorisera dina åtgärdspunkter efter sammanhang, åtgärd och resurs.
Det är viktigt, inte minst ur effektivitetssynpunkt, att organisera och kategorisera där det är tillämpligt. När det gäller åtgärdspunkter bör du absolut ordna dem efter sammanhang (vilket projekt, typ av arbete, affärsområde), själva åtgärderna ( kreativa, kommunikativa, administrativa) och de resurser som behövs ( personal, material, tid, outsourcing ). Även om det bara är ett sätt att hålla ordning, kommer du att se en enorm fördel med att ordna dina åtgärdspunkter på detta sätt.
5. Förmedla information medan du samarbetar
Om utestående åtgärdspunkter är beroende av samarbete mellan olika personer bör du vara särskilt tydlig med detta och se till att alla vet vilken roll de har i uppgiften. I fall där åtgärden kommer att vidarebefordras och förmedlas till andra bör alla kunna ta över och fortsätta med den. När du har slutfört din åtgärd måste det finnas en ny åtgärd som ersätter den, en som uppdaterar alla. Vid samarbete är det särskilt viktigt att omvärdera den information som behöver förmedlas och om samma samarbete fortfarande krävs.
Bonus: Mallar för faktablad!
Vad kännetecknar en bra åtgärd?
Tänk först på uppgiften: ”Hitta grossister för nya produkter. ” Vilka är begränsningarna? Det här är egentligen bara slutresultatet, vilket självklart är relevant men inte säger så mycket i sig.
Det finns ingen information om vem som ansvarar för uppgiften, hur den ska utföras eller när den ska vara klar. Den är egentligen inte särskilt användbar.
Åtgärder bör omfatta:
- Vem är ansvarig för att slutföra arbetet?
- Vilka åtgärder behöver vidtas?
- Hur kan åtgärden genomföras?
- När är deadline?
Med hjälp av denna modell kan åtgärden alltså se ut så här: ”Operationsavdelningen ska ringa potentiella grossister (se katalogen) för att säkra affären för den nya köksutrustningsserien – deadline 10 mars. ”
Fördelarna är många.
Det finns en tydlig uppgiftsägare, en tydlig beskrivning av vad som ska göras och ett slutdatum.
Det finns även relevant information som kan påskynda processen.
Överdriv inte med extra detaljer, eftersom det kan vara kontraproduktivt. En åtgärd är inte en genomgång för utomjordingar: ”ring grossister genom att ta upp telekommunikationsenheten med din dominerande hand och slå rätt 11-siffrigt nummer. ”
Om du ska lägga till extra information, se till att den är värdefull och relevant.
Precis som du har många delmål på vägen mot ett större mål, kan du ha många åtgärdspunkter per delmål. Sammanfattningsvis
- Uppgifter uttrycker önskade resultat (mål).
- Åtgärder visar bokstavliga åtgärder som krävs för att uppfylla dem.
Hur skriver man åtgärdspunkter?
Som vi nu vet används åtgärdspunkter för att definiera åtgärder som behövs för att slutföra en uppgift eller ett jobb. "Apan ser, apan gör", så att säga. För att skapa en åtgärdspunkt, fråga dig själv vad som behöver göras och hur du kan göra det.
Försök att beskriva åtgärden i en eller två meningar.
Om din åtgärd verkar innehålla för många steg, dela upp den i mindre uppgifter.
Nyckeln är att skriva ner åtgärden så snart du kommer på den. Om den är tydlig, koncis och kommunicerbar, formulerad på ett sätt som gör att du kan slutföra uppgiften i ett fåtal steg, kan du kalla den en åtgärd och sätta igång!
Ett bra exempel är något som kan genomföras direkt efter att det har fastställts. Om du upptäcker att så inte är fallet har du troligen gjort åtgärden för komplicerad eller för tvetydig.
Exempel på åtgärdspunkter
- Försäljning ska kontakta Springleaf-kunden angående leveransförseningar
- IT- och byrådiskussion för att slutföra nästa veckas webbplatsuppdateringar – måste vara klart senast torsdag.
- HR ska skicka prestationsrapport (senast den 25 juli) till biträdande direktören – fysisk kopia.
- Följ upp med projektledaren om budgeten och ytterligare kostnader (februari till april) senast på onsdag.
Även om du skriver åtgärdspunkter för dig själv är det fortfarande bra att inkludera alla delar. Du kommer (förhoppningsvis!) att förstå vad du pratar om.
Du kanske kan komma undan med att utelämna vissa detaljer, men om ett företag använder åtgärdspunkter för anställdas dagliga rapporter eller prestationsutvärderingar är det bättre att inkludera denna information för att dokumentera ditt arbete.
Slutsats
Att följa dessa tips för din att göra-lista och dina åtgärdspunkter tar inte mycket tid alls, men kan helt förändra hur du skriver och listar dina åtgärdspunkter.
Med ClickUp har du rätt produktivitetsverktyg och funktioner för att förbättra dina åtgärdspunkter och att göra-listor. Registrera dig för ClickUp idag!