Outsourcing är ett av de mest framgångsrika och moderna sätten att driva ditt företag. Det gör att du kan delegera uppgifter till distansarbetare så att du kan fokusera på kärnverksamheten. Men att framgångsrikt hantera outsourcade projekt kan vara utmanande om du inte vet var du ska börja.
Tänk om vi berättade att det finns ett sätt att förenkla outsourcing av projektledning?
Virtuella assistenter är en game changer för företags produktivitet inom försäljning, redovisning, kundsupport och mycket mer. Projektledning är en av de vanligaste outsourcinguppgifterna som du kan ge till en VA!
I den här artikeln tittar vi på hur du kan outsourca projektledning, utnyttja virtuella assistenter för ditt företag och maximera produktivitetsverktyg för att förenkla ditt arbetsflöde och skala upp ditt företag. Dessa tekniskt kunniga assistenter kan effektivisera processer, lätta arbetsbelastningen och se till att projekten genomförs väl och i tid.
Innan vi dyker in i projektledningsoutsourcing, låt oss titta på vad outsourcing är. 👀
Vad är outsourcing?
Outsourcing innebär att du anlitar någon utanför ditt företag för att utföra uppgifter eller tillhandahålla tjänster som stöd för ditt interna team. Du kan använda outsourcing för att fylla luckor i arbetet eller få extra hjälp när det finns för mycket att göra.
Ett företag kan till exempel outsourca sin kundtjänst till en extern leverantör. Outsourcingföretaget för kundsupport hanterar då uppgifter som att konfigurera chattbottar, lösa kundproblem och ge support via telefon, e-post eller chatt.
Detta kan hjälpa företaget att erbjuda sina kunder support dygnet runt, även med begränsade öppettider. Det kan också frigöra interna resurser så att teamen kan fokusera på sina kärnkompetenser, såsom försäljning eller produktutveckling.
Det finns många sätt att outsourca beroende på ditt företags behov och preferenser, bland annat:
- Offshore-outsourcing: När ett företag anlitar ett outsourcingföretag i ett annat land eller en annan region för att utföra specifika uppgifter eller tjänster.
- Onshore-outsourcing: När ett företag flyttar tillbaka sin verksamhet till sitt hemland
- Dedikerad outsourcing: När ett företag anlitar ett externt team för att fokusera enbart på ett visst projekt, en viss funktion eller en viss process.
- Personalförstärkning: När ett företag kompletterar sitt interna team med distansarbetande personal
- Outsourcing av virtuella assistenter: När ett företag anställer och delegerar icke-kärnverksamhetsuppgifter till en virtuell assistent.
5 fördelar med outsourcingtjänster för ditt företag
Outsourcing har många fördelar, och företag av alla storlekar använder det för att få en konkurrensfördel. Här är fem av de viktigaste fördelarna med outsourcing.
1. Tillgång till specialiserade färdigheter och talanger
Med outsourcing är platsen inte längre en avgörande faktor vid rekrytering, eftersom du kan anställa högkvalificerade medarbetare från utlandet utan extra kostnader och ansträngningar.
Utnyttja specialiserad kompetens och expertis som kanske inte finns internt för att hantera arbetsbelastningen effektivt och bättre prioritera och fördela resurser.
Detta kan hjälpa till att balansera arbetsbelastningen genom att flytta vissa uppgifter från överbelastade anställda till externa leverantörer som kan hantera dem mer effektivt, och undvika pågående arbetskraftsbrist, samtidigt som man säkerställer att uppgifterna tilldelas de mest kvalificerade och kompetenta personerna, vilket i slutändan leder till bättre resultat.
Tillgång till en global talangpool ger dig också en konkurrensfördel genom att du blir mer innovativ, responsiv och flexibel.
2. Förbättrad produktivitet och projektkvalitet
Outsourcing gör att du kan fokusera på dina kärnkompetenser och strategiska mål samtidigt som du överlåter icke-kärnverksamheten till experterna. Dessutom kan outsourcing av projektledning hjälpa ditt företag att effektivisera verksamheten och minska den tid och de resurser som krävs för att slutföra uppgifter.
Virtuella assistenttjänster kräver inte bara extra hjälp för att slutföra några projekt och mer arbete. Virtuella assistenter kan också hjälpa dig att analysera och utveckla rätt produktivitetsstrategier för ditt företag så att du kan få arbetet gjort snabbare och med högre kvalitet.
3. Kostnadsbesparingar
Ditt företag kan sänka kostnaderna för arbetskraft, allmänna omkostnader och drift genom outsourcing, eftersom du inte behöver lägga lika mycket tid och resurser på att anställa och utbilda nya medarbetare, till exempel en intern projektledare.
4. Flexibilitet och skalbarhet
Du vill säkert att ditt företag ska växa, men det är lättare sagt än gjort. Outsourcing är dock en strategi som kan påskynda tillväxten i ditt företag, eftersom det ger flexibilitet att snabbt anpassa sig till förändringar på marknaden utan stora investeringar i rekrytering, utbildning eller utrustning.
En undersökning från Clutch visar att företagare är optimistiska när det gäller outsourcing som affärsstrategi, särskilt under lågkonjunkturen. Det är en kostnadseffektiv lösning för att överbrygga kompetensgap, sänka kostnaderna och skala upp verksamheten till nya höjder.
5. Minskade risker
Genom outsourcing överför du vissa risker till tjänsteleverantören så att du kan diversifiera verksamheten. Istället för att behöva investera tid och pengar i intern rekrytering kan du överlåta det ansvaret till en outsourcingleverantör och nästan omedelbart få nya medarbetare om det inte fungerar.
Dessutom har outsourcingföretag en lista över professionella med olika kompetensområden, så du kan vara säker på att hitta rätt person redan första gången istället för att behöva gå igenom otaliga CV:n och sitta igenom jobbiga intervjuer.
Vad är outsourcing inom projektledning?
Som vi nämnde är projektledning en av de vanligaste uppgifterna att outsourca till en virtuell assistent.
Outsourcing av projektledning innebär att man anlitar en tredje part eller externa projektledare för att hantera specifika uppgifter eller hela projekt å ett företags vägnar. Det kan omfatta virtuella assistenttjänster inom försäljning, kundsupport, redovisning, grafisk design eller andra projektledningsuppgifter.
När du outsourcar projektledning kommer erfarna medarbetare att se till att projekten håller tidsplanen, budgeten och kvalitetsstandarderna. Detta frigör tid för dig att ägna dig åt värdeskapande aktiviteter som att driva försäljningen eller förbättra dina produkter.
4 fördelar med outsourcing av projektledning
Outsourcing av projektledning kan vara din strategi för att genomföra projekt på ett smidigt sätt.
Här är fyra viktiga fördelar med outsourcing inom projektledning:
1. Tillgång till högkvalificerad arbetskraft
Outsourcing av projektledning ger dig tillgång till högkvalificerade medarbetare som kan stärka ditt företag. Du kan anställa talanger med specifik expertis inom din nisch eller generalister som är välrounded och smidiga problemlösare.
En outsourcad projektledare kan till exempel hjälpa ditt företag att hålla sig på rätt spår, hantera risker och ta sig an större projekt. Fokusera på dina kärnverksamhetsuppgifter och överlåt den komplexa och ofta tidskrävande uppgiften att hantera projekt till experter.
PROFFSTIPSFörbättra din onboardingprocess och se till att du täcker alla dina behov genom att använda ClickUps mall för onboardingchecklista så att din externa projektledare eller ditt team kommer igång på kortare tid.
2. Snabb rekrytering
Med outsourcade projektledare i ditt team kan du undvika kostnaderna för att anställa och utbilda en heltidsanställd projektledare. Istället kan du betala för projektledningstjänster efter behov.
Detta innebär också snabba leveranstider eftersom processerna effektiviseras. De bästa outsourcingföretagen kan anställa någon för ditt företags behov på så kort tid som en vecka.
PROFFSTIPSStäll in förväntningar och håll dig på rätt spår från början genom att använda ClickUps mall för projektledningsavtal. Denna dokumentmall innehåller viktig information om de överenskomna tjänsterna, såsom tjänsternas omfattning och avtalsvillkor.
3. Expertis inom flera verktyg
Outsourcade projektledare har ofta de resurser som behövs för att slutföra projekt snabbare.
Virtuella assistenter kan i synnerhet använda många projektledningsverktyg, till exempel avancerade verktyg som ClickUp, som erbjuder en rad olika funktioner för att hantera komplexa projekt. En VA som är bekant med ClickUp kan hantera projekt med hjälp av vanliga projektledningsmetoder – Agile, Waterfall eller Hybrid, för att nämna några.
Projektledande virtuella assistenter kan använda dessa verktyg för att hålla ordning och arbeta mer effektivt. De kan också använda dem för att hitta bättre sätt att förbättra dina arbetsflöden och uppnå dina mål.
PROFFSTIPSDet finns många varianter av den agila metoden som kan verka överväldigande för både nybörjare och erfarna projektledare – men den goda nyheten är att du kan implementera ett grundläggande agilt arbetsflöde i dina projekt på bara några minuter med en agil mall som ClickUp Agile Project Management Template.
4. Tillgång till ny teknik
Med en projektledare som virtuell assistent får du tillgång till teknik som du kanske inte har råd med eller inte har tid att installera. Detta inkluderar artificiell intelligens (AI) som utvecklas snabbt och revolutionerar många branscher.
Med sin kontinuerliga utveckling förändrar AI vårt sätt att arbeta. Behovet av AI- och maskininlärningskompetens förväntas öka med 71 % under de kommande fem åren. Det finns alltså ingen bättre tidpunkt att utnyttja denna nya teknik till din fördel!
Magics distansarbetande personal är utrustad med anpassad MagicAI, vilket förbättrar deras effektivitet. Denna framgångsrika outsourcingorganisation fokuserar på att ge sina assistenter AI-verktyg för att automatisera uppgifter, minska mänskliga fel, avslöja nya insikter och hjälpa projektledande virtuella assistenter att skapa e-postutkast, vilket minskar den tid och ansträngning som krävs för att skriva ett meddelande från grunden.
PROFFSTIPSAnvänd ClickUp AI för att hjälpa dina interna team att skriva snabbare och producera högkvalitativt skriftligt innehåll, och arbeta med Magics virtuella assistenter som är utrustade med MagicAI för att få mer gjort på kortare tid och leverera kvalitetsprojekt i tid.
Hur du outsourcar projektledning för ditt företag
Att outsourca projektledning är ett strategiskt drag om du vill effektivisera processer, sänka kostnaderna och frigöra tid för att fokusera på viktigare uppgifter.
Det finns olika sätt att outsourca projektledning, så låt oss utforska de bästa alternativen.
1. Företag som erbjuder outsourcing av affärsprocesser
Företag som erbjuder outsourcing av affärsprocesser (BPO) är tredjepartsleverantörer som erbjuder en rad olika affärsprocesser:
- Backoffice-uppgifter, såsom datainmatning och lönehantering
- Kundorienterade uppgifter, såsom kundsupport och säljstöd
- Projektledningsuppgifter, såsom projektplanering och kvalitetssäkring
BPO-företag kan vara belägna i samma land som kunden eller utomlands för att få lägre arbetskraftskostnader. De tillhandahåller skalbara lösningar som kan skräddarsys efter dina affärsbehov för att förbättra din verksamhet och marknadsfördelar.
Försäljningsoutsourcing är ett exempel på en BPO-tjänst. Att anlita ett distansförsäljningsteam är en enklare, effektivare och mer prisvärd lösning än att anställa ett team på egen hand. Outsourcade säljare kan hitta, kvalificera och bearbeta leads, ringa kallanrop, boka möten och hantera många andra SDR-uppgifter för företag av alla storlekar.
2. Företag som erbjuder outsourcing av kunskapsprocesser
KPO-företag (Knowledge Process Outsourcing) tillhandahåller högvärdiga, kunskapsbaserade tjänster som kräver avancerade färdigheter och expertis. De anställer högutbildade och skickliga medarbetare som har expertis inom områden som:
- Marknadsundersökning
- Dataanalys
- Finansiell analys
- Juridiska tjänster
- Teknisk design
När du outsourcar projektledning till KPO:er får du tillgång till specialister som kan hjälpa ditt företag att fatta välgrundade beslut och få en konkurrensfördel. Med KPO behöver du inte anställa heltidsanställd personal eller investera i kostsam teknik och utbildning.
3. Outsourcing av virtuella assistenter
Virtuella assistenter är utmärkta projektledare för ditt företag. De är tekniskt kunniga, detaljorienterade och arbetar bra med både interna och externa team.
De kostar också mindre än att anställa heltidsanställda och är lätta att integrera i din verksamhet.
För att säkerställa att projekten löper smidigt kan de hjälpa till med administrativa uppgifter som att schemalägga möten, hantera e-post och organisera filer. Detta frigör värdefull tid för dig och ditt team att fokusera på mer strategiska uppgifter.
Framgångsrik projektledning innebär också att följa upp deadlines och se till att projekten håller sig inom ramen, och virtuella assistenter är specialiserade på noggrann kommunikation. Dessutom kan du, när du arbetar med ett outsourcingföretag, anställa en projektledare på bara en vecka med mycket mindre omkostnader.
Vad du bör veta när du outsourcar projektledning
Om du är ny inom outsourcing eller projektledningsoutsourcing, här är några tips som hjälper dig att få ut det mesta av denna tjänst:
- Identifiera dina behov och de uppgifter du vill outsourca: Ta hänsyn till faktorer som projektmål, teammedlemmar, scheman, budgetar och risker.
- Undersök och utvärdera potentiella tjänsteleverantörer: Hitta en outsourcingleverantör som passar dina affärsmål, din budget och dina projektledningsbehov. Leta efter en leverantör med en stark meritlista, branscherfarenhet och expertis inom de uppgifter du vill outsourca.
- Definiera projektets omfattning och förväntningar: Fastställ ditt outsourcade teams arbetsomfattning genom att inkludera tidsplaner, resultat och förväntningar. Se till att projektet fortskrider enligt plan med hjälp av flera kommunikationskanaler.
- Upprätta tydliga kommunikationsprotokoll: Främja öppen och tydlig kommunikation med ditt outsourcade team för att hålla dig informerad om projektets framsteg, utmaningar och möjligheter.
- Håll alltid koll på projektets framsteg: Även om du outsourcar projektledningen betyder det inte att du bara ska vänta på resultaten. Var fortsatt delaktig och ge feedback när det behövs. På så sätt säkerställer du att projektets framsteg fortfarande överensstämmer med dina affärsmål och förväntningar.
Använda projektledningsverktyg för samarbete och kommunikation
Projektledningsverktyg erbjuder en rad funktioner som gör det enklare än någonsin att samarbeta och kommunicera med både interna och externa team.
ClickUp, till exempel, effektiviserar projektledningsprocessen och kommunikationen och samarbetet med interna team, kunder, byråer och andra på ett mycket smidigare sätt genom att samla alla och allt deras arbete på ett och samma ställe.
Hur ClickUp kan hjälpa till att förbättra projektledning och samarbete med externa team:
- Bjud in gäster till din arbetsyta: Bjud helt enkelt in gäster till din ClickUp-arbetsyta och hantera vad de har tillgång till med hjälp av sekretess- och behörighetsinställningarna. Denna viktiga funktion i ClickUp gör det möjligt för dina externa team att arbeta med dig på plattformen, precis som du skulle göra med dina interna team, förutom att de har begränsad åtkomst för att skydda känslig information och projekt.
- Övervaka uppdateringar och kommunicera asynkront eller i realtid: Tilldela enkelt uppgifter, övervaka framsteg, få uppdateringar i realtid och kommunicera i uppgiften via kommentarer, chattvyn och överallt i ClickUp.
- Dela dokument, filer och annat enkelt och säkert: Dela ClickUp Docs, Dashboards, Whiteboards och annat via privata eller offentliga länkar.
- Dashboard med rapportering i realtid: Skapa din egen anpassade dashboard och få en översikt över allt ditt arbete, övervaka framsteg och hantera flaskhalsar mer effektivt.
- Anpassningsbara mallar: Få tillgång till över 1 000 anpassningsbara mallar för entreprenörer för alla användningsområden för att snabbt komma igång med alla typer av arbete, inklusive projektledningsmallar.
Dessutom erbjuder projektledningsverktyg ett effektivt sätt att samarbeta med team på distans, vilket gör det möjligt för användare att dela viktiga dokument och uppdateringar smidigt och enkelt. Användarna kan hålla reda på vem som har sett uppdateringarna, vilket effektiviserar kommunikationen mellan teammedlemmar på olika platser.
I slutändan kommer implementeringen av ett allt-i-ett-projektledningsverktyg som ClickUp att göra det möjligt för interna och externa team att samarbeta och kommunicera mer effektivt, vilket resulterar i högre produktivitet och bättre resultat.
Utnyttja projektledningsverktyg och outsourcing för att ta ditt företag till nästa nivå
Outsourcing av projektledningstjänster kommer att förändra hur du får jobbet gjort.
Det är smart att spara tid och skala upp utan stressen och kostnaderna för att anställa fler personer. Med outsourcing får du också tillgång till de bästa globala talangerna, större flexibilitet och minskade risker.
Men det slutar inte där! Om du väljer att outsourca projektledning till en virtuell assistent kan du öka företagets produktivitet ytterligare när du tar dig an större och mer komplexa projekt.
De flesta tror att virtuella assistenter bara kan mata in data och skriva e-postmeddelanden, men de är också utmärkta projektledare. De erbjuder personlig support och flexibilitet för att möta dina projekt- eller affärsbehov och använder ett brett utbud av verktyg för att säkerställa att varje projekt löper smidigt.
Är du redo att göra projektledningen enklare, snabbare och mer kostnadseffektiv?
ClickUp är ett effektivt och smidigt sätt att hantera dina projekt. Det har funktioner och verktyg som stöder alla projektledningsmetoder och gör det enkelt att börja outsourca projekt. Och på Magic tillhör deras virtuella assistenter de 3 % bästa talangerna och är skickliga på att använda många verktyg och programvaror.
Gör det ännu enklare att utbilda en virtuell assistent till extern projektledare genom att använda färdiga mallar för att komma igång med alla typer av arbete. Kom igång nu och ta ditt företag till nästa nivå med outsourcing av projektledning!
Gästskribent:
Li är innehållsförfattare på Magic och ägnar sig åt att samla in berättelser som ger insikter och väcker diskussioner om ett brett spektrum av ämnen, såsom outsourcing av affärsprocesser, försäljning, kundsupport och affärsverksamhet.