{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är en arbetsbeskrivning?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Arbetsomfattningen definierar tydligt projektkontroller, tjänster och leveranser som du kommer att tillhandahålla i ett kommande projekt. Den fungerar som ett skriftligt avtal och är ett av de viktigaste och mest detaljerade dokumenten i de tidiga stadierna av ett projekt. " } } ] }
Arbetsbeskrivningen är en enkel men nödvändig del av projektledningsprocessen.
Som projektledare är det viktigt att alla som är involverade i ett kommande initiativ känner sig informerade, hörda och inkluderade i varje steg. Ett dokument med arbetsbeskrivning (SOW) är nyckeln till att uppnå detta redan innan planeringsfasen är avslutad.
Tänk på arbetsbeskrivningen som ett verktyg – något som du, projektteamet och alla nyckelaktörer kommer att återkomma till flera gånger under projektledningsprocessen, och något som utvecklas i takt med att tidsplanen fortskrider.
Innan du öppnar ett nytt dokument för att påbörja skrivprocessen för ditt arbetsbeskrivningsdokument, bör du läsa igenom denna detaljerade guide för att få information om ramverket.
Hitta detaljerade beskrivningar, exempel och bästa praxis för att skriva ett värdefullt dokument om arbetsomfattning. Dessutom får du tillgång till en gratis mall för arbetsomfattning som du kan använda för att standardisera processen och bidra till tillsammans med teamet!
Vad är en arbetsbeskrivning?
Arbetsbeskrivningen definierar tydligt projektkontroller, tjänster och leveranser som du kommer att tillhandahålla i ett kommande projekt. Den fungerar som ett skriftligt avtal och är ett av de viktigaste och mest detaljerade dokumenten i de tidiga faserna av ett projekt.
Med rätt resurser till hands kan det vara ganska enkelt att skapa ett dokument med arbetsbeskrivning! Men det är viktigt att komma ihåg de väsentliga element som måste finnas med för att hela teamet ska vara på samma sida när det gäller:
- Projektets leverabler
- Alla nödvändiga resurser, inklusive budget, tid och arbetsbelastning.
- Projektets tidsplan och faser
- Lagstadgade krav
Genom att specificera dessa faktorer i ett tidigt skede kan du hantera projekt på ett mer framgångsrikt sätt och undvika förseningar i projektplanen, resursbrist eller ändringar i projektets omfattning senare i projektledningsprocessen. Dessutom säkerställer en noggrann arbetsbeskrivning att projektteamet vet exakt vad som förväntas av dem, inklusive projektets syfte, totala kostnader, milstolpar och deadlines.
Bästa praxis vid skrivande av arbetsbeskrivningar
Här är ditt nya mantra för arbetsbeskrivningar: När du är osäker, var specifik, visuell och helt transparent.
- Specifik: Vad betyder nyckelbegreppen? Vem utför vilka uppgifter och när? Att vara tydlig med projektets detaljer är ett säkert sätt att undvika förvirring, missförstånd och bristande samordning. Allt detta kan vara skadligt för projektets genomförande.
- Visuellt: Hur kommer slutresultatet att se ut? Visuella hjälpmedel hjälper nyckelpersoner att undvika missförstånd eller felaktiga tolkningar av projektets förväntningar redan från början.
- Transparent: Se till att de viktigaste intressenterna godkänner det som planeras, bekräftar viktiga milstolpar när de inträffar och i allmänhet håller sig informerade.
Dessa tre strategier säkerställer att du alltid skickar rätt information för varje projekt. Men om du vill ta det ett steg längre kan du börja investera din tid mer produktivt i planeringsprocessen genom att använda en mall för arbetsbeskrivningar som hjälper dig med det tunga arbetet när det gäller att skriva din arbetsbeskrivning.
Hur man skriver en arbetsbeskrivning
Nu när vi har diskuterat bästa praxis för arbetsbeskrivningar, låt oss dyka in i hur man skriver en. Här är en steg-för-steg-lista över hur man skriver en arbetsbeskrivning:
- Definiera projektet: Börja med att definiera projektet och dess mål. Detta bör inkludera vad du försöker uppnå, varför du genomför projektet och vilka fördelar det kommer att medföra.
- Lista leveranser: Gör en lista över alla leveranser som kommer att krävas för projektet. Denna bör inkludera alla dokument, rapporter, programvara eller andra saker som kommer att behövas.
- Fastställ uppgifter och tidsplaner: Dela upp projektet i mindre uppgifter och fastställ tidsplanen för varje uppgift. Detta bör inkludera start- och slutdatum för varje uppgift samt den övergripande tidsplanen för projektet.
- Identifiera resurser: Identifiera de resurser som kommer att krävas för projektet, inklusive personal, utrustning och budget.
- Definiera kvalitetsstandarder: Beskriv de kvalitetsstandarder som måste uppfyllas för projektet. Detta bör inkludera alla krav på testning, kvalitetskontroll och kvalitetssäkring.
- Fastställ kommunikationsrutiner: Definiera de rutiner som ska användas för kommunikation under projektet. Detta bör beskriva hur ofta kommunikationen ska ske, vilka som ska vara involverade och vilka metoder som ska användas.
- Identifiera risker: Identifiera alla potentiella risker som kan påverka projektet. Detta bör inkludera risker relaterade till tidsplaner, resurser, kvalitet och andra faktorer.
- Definiera acceptanskriterier: Definiera de acceptanskriterier som ska användas för att utvärdera projektets framgång. Detta bör inkludera specifika mått eller mått som kommer att användas för att avgöra om projektet har slutförts framgångsrikt.
- Granska och slutför: Granska arbetsbeskrivningen med alla intressenter för att säkerställa att den korrekt återspeglar projektkraven. När den är färdigställd, distribuera arbetsbeskrivningen till alla intressenter och använd den som referens under hela projektet.
Mallar för arbetsbeskrivningsdokument
Vill du standardisera dina planeringsrutiner? Börja med en projektledningsmall för att påskynda arbetsbeskrivningsprocessen. Som tumregel bör din arbetsbeskrivningsmall innehålla minst dessa fem avsnitt som du kan fylla i med din projektinformation:
- En ordlista med relevanta termer
- Problemformuleringen som ditt projekt ska lösa
- SMART-mål, projektmål, leverabler, KPI:er och liknande.
- Nödvändiga administrativa krav och godkännanden
- En anpassningsbar projektplan eller tidsplan
Men ärligt talat är dessa fem avsnitt det absoluta minimum.
Med rätt dokumentredigerare och mall kan du också samarbeta med teamet kring arbetsbeskrivningen, anpassa inställningarna för delning och behörigheter, koppla dokumentet till dina arbetsflöden och mycket mer. 👀
Allt detta är möjligt med den nybörjarvänliga arbetsbeskrivningsmallen från ClickUp – helt utan kostnad.
Denna detaljerade ClickUp Doc-mall är organiserad i tydligt formaterade avsnitt, inklusive:
- Bakgrund och projektmål
- Leveranser
- Byråns och kundens ansvar
- Tidsplan och milstolpar
- Administration
- Godkännanden
Dessutom omfattande resursplanering och projektmål. 🏆
Den praktiska innehållsförteckningen gör det enkelt att navigera mellan dokumentets många avsnitt, medan de förberedda tabellerna gör informationen koncis och lätt att ta till sig.
Den största fördelen med denna mall är dock att den är skapad med ClickUp Docs. Samarbetsfunktioner för live-detektering och automatiskt sparad versionshistorik säkerställer att alla med åtkomst alltid ser den senaste versionen av arbetsbeskrivningen. Och eftersom text kan konverteras direkt till ClickUp-uppgifter kan teammedlemmarna agera på projektplanen direkt från arbetsbeskrivningen.
Dessutom kan ClickUp-uppgifter bäddas in i Docs tillsammans med datamängder från annan programvara, så att nödvändig projektinformation alltid finns nära till hands.
Vad ska ingå i ett arbetsbeskrivningsdokument?
Låt oss titta närmare på de väsentliga delarna i ett effektivt dokument om arbetsomfånget och bästa praxis att tillämpa inför ditt nästa projekt.
Viktiga leverabler
Tillhandahåller du en produkt eller en tjänst? Informera projektteamet om detta! Även om det verkar självklart för dig är det bra att ha en förteckning över alla projektleveranser till hands som du kan gå tillbaka till senare. Dessutom är detta dokument inte bara avsett för projektteamet – viktiga aktörer som intressenter, andra avdelningschefer och högre chefer kan också komma att ta del av detta dokument, vilket gör det extra viktigt att förstå projektets omfattning.
Att bädda in bilder, diagram eller media för att ge sammanhang och ytterligare visuella element är ett utmärkt sätt att förmedla detaljer om dina leveranser. Särskilt om ditt team skapar wireframes med hjälp av digital whiteboard-programvara eller använder specifika rapporteringsdokument för att bryta ner din arbetsstruktur, se till att den informationen är så tillgänglig som möjligt.
Möjligheten att bädda in information från andra verktyg är en stor fördel med att använda en dynamisk dokumentredigerare för att hantera dina arbetsbeskrivningar, godkännanden från intressenter, SOP:er och mycket mer.
I ClickUp Docs kan du bädda in praktiskt taget vad som helst – inklusive uppgifter, tabeller, media, tillgångar från andra verktyg och mycket mer. Med slashkommandon för snabba kortkommandon, samarbetsredigering i realtid, avancerad formatering och enkel delning via URL är ClickUp Docs perfekt för att enkelt skapa ett utförligt dokument med arbetsbeskrivning.
Projektets tidsplan
Din projektledningsplan är en översikt över projektets utveckling från start till mål. I detta avsnitt beskrivs de olika faserna i projektet och vilka resultat som förväntas under resans gång.
Du måste planera din tidslinje för att definiera ett projekts omfattning, men du kan bygga din tidslinje på olika sätt. Gantt-diagram, tabeller och flödesscheman som mind maps är mycket visuella projektledningslösningar för att skapa din tidslinje och säkerställa att alla viktiga detaljer ingår. Dessa resurser är också utmärkta för att identifiera uppgiftsrelationer och beroenden, vilket gör projektets genomförandefas mer effektivt totalt sett!
Gantt-vyn i ClickUp gör det enkelt att uppnå denna nivå av tidshantering med ett intuitivt dra-och-släpp-gränssnitt för att rita relationer mellan uppgifter, visualisera flaskhalsar och prioritera åtgärder. Du kan till och med beräkna din kritiska väg eller spåra dina framstegsprocent för att få en överblick över vad som händer och vad som kommer att hända.
Viktiga milstolpar
Särskilt för komplexa projekt kan tidsplanen i sig vara skrämmande. I dessa situationer kan det vara hjälpsamt att dela upp och definiera en större tidsplan efter viktiga deadlines när projektet går från en fas till nästa. Dessa viktiga ögonblick kallas projektmilstolpar.
Att nå en milstolpe i ett projekt är ett utmärkt tillfälle att omgruppera sig, komma tillbaka på samma sida och omvärdera vart projektet är på väg. Det är den perfekta tidpunkten att återkomma till viktiga intressenter och säkerställa att projektet utvecklas som förväntat eller diskutera eventuella problem som uppstått längs vägen.
Mallarna för milstolpar hjälper dig att eliminera en del av gissningsarbetet som är förknippat med att identifiera de viktigaste milstolparna i ett projekt, samtidigt som de garanterar att ditt team utnyttjar dem på bästa sätt. I ClickUp visas milstolpar visuellt med en diamantformad ikon på din tidslinje eller i ditt Gantt-diagram. Detta hjälper dig att snabbt identifiera dina viktigaste prestationer och kan skapas från vilken ClickUp-uppgift som helst.
Lägesrapporter
Rapportering är inte en engångsuppgift på din lista. Tillförlitliga insikter och uppdaterade rapporter är viktiga delar i alla bra arbetsbeskrivningsdokument, eftersom många chefer och intressenter kommer att hänvisa till dem flera gånger under projektledningsprocessen – inte bara under planeringsfasen.
Detta är ett annat område där det är bäst att använda mer visuella hjälpmedel. Ingen vill slösa tid på att tolka långa datamängder eller klicka sig vidare till ytterligare forskning. Sammanfatta de viktigaste och datadrivna punkterna på ett sätt som är lätt att ta till sig.
Dashboards i ClickUp utmärker sig på detta område. Välj bland över 50 widgets för att hämta uppdaterade data om senaste projektaktiviteter med hjälp av anpassade diagram, framstegsspårning, beräkningar, tabeller och till och med andra appar för att skapa presentationsklara dashboards för dina projekt.
Exempel på arbetsbeskrivningar
För att ge dig en mer konkret förståelse för hur man skriver en effektiv arbetsbeskrivning, låt oss titta på några exempel från verkligheten. Dessa exempel illustrerar hur olika organisationer framgångsrikt har implementerat sina arbetsbeskrivningar och ger dig praktiska insikter och inspiration för dina egna projekt.
1. Arbetsbeskrivning för mjukvaruutvecklingsteam
Projekt: Utveckling av en mobilapp
- Mål: Att utforma och utveckla en användarvänlig mobilapp för matleveranser med unika funktioner som live-spårning och flera betalningsalternativ.
- Omfattning: Appen ska vara kompatibel med både iOS- och Android-plattformar. Projektet omfattar UI/UX-design, backend-utveckling, testning, buggfixning och distribution till respektive appbutiker.
- Tidsplan: Projektet kommer att slutföras inom sex månader, med milstolpar fastställda för varje utvecklingsfas.
- Leveranser: En fullt fungerande mobilapp, testrapport, användarhandbok och källkod.
- Beroenden: Snabb godkännande från intressenter i varje utvecklingsfas, tillgång till resurser och tillgänglighet till tredjeparts-API:er för betalningsgateways.
2. Arbetsbeskrivning för marknadsföringsteamet
Projekt: Lansering av en ny produkt
- Mål: Att utforma och genomföra en omfattande marknadsföringskampanj för lanseringen av en ny serie ekologiska hudvårdsprodukter.
- Omfattning: Projektet omfattar marknadsundersökning, konkurrentanalys, skapande av marknadsföringsmaterial, marknadsföring i sociala medier, PR och uppföljning av kampanjens framgång.
- Tidsplan: Projektet kommer att genomföras under fyra månader, med specifika deadlines för varje uppgift.
- Resultat: En detaljerad marknadsföringsstrategi, innehåll för marknadsföring (bloggar, inlägg på sociala medier, pressmeddelanden etc.) och en slutrapport som beskriver kampanjens effekt.
- Beroenden: Snabb feedback och godkännande från produktteamet och intressenter, samarbete med influencers och marknadens respons.
3. HR-teamets arbetsbeskrivning
Projekt: Program för introduktion av nya medarbetare
- Mål: Att utveckla ett omfattande introduktionsprogram som hjälper nyanställda att snabbt bli kompetenta i sina roller och känna sig välkomna i organisationen.
- Omfattning: Projektet omfattar att skapa en checklista för introduktion, ta fram utbildningsmaterial, organisera orienteringsmöten och samla in feedback.
- Tidsplan: Projektet kommer att ta två månader att slutföra, inklusive utvärderings- och revideringsperioder.
- Resultat: En introduktionshandbok, utbildningsmaterial och en feedbackrapport.
- Beroenden: Snabb input och samarbete från olika avdelningar, tillgänglighet av nyanställda och feedback från de nya medarbetarna.
Exempel på arbetsbeskrivningar för andra användningsfall
För att göra processen ännu enklare och effektivare har vi också skapat en uppsättning färdiga mallar för olika användningsfall. Låt oss dyka in i dessa mallar och se hur de kan hjälpa dig att definiera omfattningen av dina projekt.
Entreprenörer: Att ha en arbetsbeskrivning är viktigt för entreprenörer för att definiera förväntade resultat och tidsplan. Detta dokument gör det möjligt för dem att förstå vad som behöver göras, när det behöver göras och hur det ska slutföras.
Marknadsföring: Marknadsföringsteam behöver ha en arbetsbeskrivning för att säkerställa att deras projekt slutförs i tid och med förväntad kvalitet. Detta dokument beskriver de nödvändiga stegen för att slutföra ett projekt från start till mål, vilket gör det enklare för teammedlemmarna att hålla sig på rätt spår.
Sätt igång med ditt arbetsbeskrivningsdokument
Du har skrivit ditt arbetsbeskrivningsdokument, vad händer nu?
Enkelt – du kopplar det till ditt arbetsflöde i din projektledningsprogramvara för att börja genomföra de planer du nu har utarbetat.
Med över 15 unika vyer, inklusive Gantt, Lista, Kanban, Tidslinje, Kalender och mer, gör ClickUp det möjligt att visualisera ditt arbete från alla vinklar. Dessutom gör den dynamiska dokumentredigeraren ClickUp Whiteboard och den inbyggda Docs-funktionen det möjligt för team att agera på sina idéer så fort de uppstår.
Oavsett storleken på ditt team, projektstil eller budget är ClickUp den enda produktivitetsplattformen som är tillräckligt kraftfull för att skapa heltäckande lösningar för projektledare i alla branscher. Få tillgång till alla funktioner som listas i denna guide, ett omfattande mallbibliotek och över 1 000 integrationer när du börjar använda ClickUp idag.