Strategier för att utveckla en tydlig plan för hantering av intressenter

Varje projekt har intressenter, och det är hur du bygger relationer med dessa personer som kan avgöra om ditt projekt blir en framgång eller ett misslyckande. Starka relationer bidrar till att bygga förtroende och ger ditt team möjlighet att använda sin expertis för att nå projektmålen, medan dåliga relationer kan leda till konflikter och missnöjda kunder.

Att hantera relationer med intressenter kräver tid, ansträngning och avsikt. Gör hela upplevelsen smidigare med hjälp av en plan för hantering av intressenter.

I den här guiden går vi igenom grunderna i intressenthantering, varför det är viktigt och hur du skapar din egen plan för intressenthantering.

Låt oss dyka in i ämnet.

Vad är intressenthantering inom projektledning?

Intressenter är de personer du arbetar med (eller för) under ett projekt. De är personer som är avgörande för projektets framgång och som bör hållas uppdaterade om projektets framsteg under hela processen.

Intressenthantering är konsten och processen att bygga upp och upprätthålla en god relation med dessa personer under hela projektet så att du kan uppnå bästa möjliga projektresultat. 🏆

Intressenthantering i projekt handlar dock inte bara om att göra en lista över alla som är kopplade till ditt projekt. Det är en process som innebär att du kategoriserar och prioriterar dina intressenter, samt anpassar ditt sätt att kommunicera med varje intressent.

Syftet är att skapa en smidig, effektiv och ändamålsenlig upplevelse för projektets intressenter.

Typer av intressenter

Vad är en intressent inom projektledning? När vi tänker på viktiga intressenter tänker vi ofta på huvudkunden och andra förmånstagare – men i verkligheten sträcker sig listan över projektets intressenter långt bortom detta.

En intressent är alla som direkt eller indirekt påverkas av ditt projekt och alla som har ett stort intresse av att det lyckas – till exempel en investerare eller en myndighet. Det innebär att du kan ha interna och externa intressenter i din projektledningsplan.

Intressenter är ofta inflytelserika, har beslutsbefogenhet eller ekonomiska intressen i projektet och fyller en unik roll inom projektteamet – till exempel som huvudkund eller viktig partner. 🤝

De vanligaste typerna av projektintressenter är:

Denna lista är inte uttömmande. Du kanske upptäcker att det i ditt projekt finns interna intressenter som har andra roller eller unika ansvarsområden. Ta dig tid att identifiera intressenterna ur alla vinklar i början av ett projekt och var noga med att inte missa någon.

Varför är intressenthantering viktigt?

Projekt har ofta många interna och externa intressenter, och utan ett bra sätt att hantera allt blir det snabbt en utmaning att hålla reda på alla och allt som händer i projektet.

Intressenthantering är viktigt för att du ska kunna organisera dig, prioritera dina intressenter och ge ditt projekt bästa möjliga förutsättningar att lyckas. Effektiv intressenthantering hjälper dig att:

Av ovanstående skäl och många fler är det avgörande för ett projekts framgång att hantera dina intressenter på ett effektivt sätt. Utan en process för intressenthantering är det nästan omöjligt att hålla rätt personer uppdaterade om rätt detaljer vid rätt tidpunkt.

Det bästa sättet att uppnå detta är med en strategisk plan för intressenthantering. 📄

Hur man skapar en plan för hantering av intressenter

En bra strategiplan för intressenthantering ger dig det ramverk du behöver för att hantera dina intressenter på ett så effektivt sätt som möjligt. Här är en sjustegsprocess för hur du kan skapa din egen strategiplan så att du kan arbeta närmare dina intressenter och hålla dem engagerade i det du arbetar med.

1. Identifiera intressenter

Innan du kan engagera dina intressenter måste du först veta vilka de är. Det första steget i varje framgångsrik plan är att identifiera dina externa eller interna intressenter. 🕵️

Tänk på projektets omfattning och mål och anteckna alla som du kommer att tänka på som potentiella intressenter. Projektledare bör också inkludera alla punkter i listan ovan, plus andra medlemmar av allmänheten, yrkesverksamma personer eller organ, eller partners som är involverade i de övergripande måtten för projektets framgång.

I fasen där du identifierar intressenterna behöver din lista inte vara särskilt detaljerad. Allteftersom du går igenom processen kommer du att kategorisera och prioritera dina intressenter. Just nu är målet helt enkelt att skapa en första lista.

2. Skapa en databas över dina intressenter

När du har en lista över projektets intressenter kan du börja skapa en mer detaljerad bild av vilka de är och vilka roller och ansvarsområden de har. Nu är det perfekt läge att börja skapa en lista eller ett register över intressenter, så att du kan använda den för att kommunicera med och engagera dem senare.

Samla in information om dina intressenter, inklusive vilket företag eller vilken organisation de arbetar för, deras titel, deras roll inom projektet, hur du kan kontakta dem och eventuella viktiga anteckningar – till exempel en befintlig relation eller kända problem. 📝

Använd ClickUps mall för intressentlista för att organisera informationen om dina intressenter på ett enkelt och visuellt sätt. Mallen hjälper dig att enkelt skilja mellan interna och externa intressenter, eller anpassa etiketterna för att skapa egna kategorier. Se en intressents namn, roll, kommunikationskanaler och kontaktuppgifter på ett ögonblick.

Denna mall är otroligt användbar, inte bara för att organisera dina data, utan också för dina teammedlemmar när de snabbt behöver identifiera eller komma i kontakt med projektledare eller projektansvariga.

3. Kategorisera och prioritera dina intressenter

Vi bör skapa den bästa möjliga upplevelsen för alla intressenter, men alla intressenter är inte lika. Olika intressentgrupper kräver något olika hanterings- och kommunikationsstilar, så det är viktigt att identifiera vilka som är väsentliga.

Använd en process för att kartlägga intressenterna för att identifiera dina viktigaste intressenter. Mallen för intressentanalys från ClickUp hjälper dig att göra detta i samarbete med ett användarvänligt makt-/intressegrid.

Placera alla dina intressenter i matrisens rutnät utifrån deras makt (eller inflytande) och intresse. Denna strategi för intressentanalys gör det möjligt för dig att förstå vilka grupper du behöver ägna särskild uppmärksamhet åt och vilka som bara behöver hållas informerade om framstegen. 👀

För intressenter med stor makt och stort intresse (som projektsponsorer och kunder) gäller det att hantera dem noggrant och se till att de är nöjda och informerade under hela processen. Men intressentanalys kan också hjälpa dig att hitta intressenter med lågt intresse och låg makt (som samhällsgrupper eller allmänheten).

Dessa personer kan kräva mindre engagemang och kan hållas informerade sporadiskt och övervakas lätt.

4. Utveckla en kommunikationsplan för intressenterna

När du har prioriterat dina intressenter behöver du en plan för hur du ska kommunicera och interagera med dem under hela processen. Det är dags att skapa en strategisk kommunikationsplan för intressenterna.

Tänk på alla intressenter i ditt projekt och planera en personlig plan för att nå ut till var och en av dem. Din plan för kommunikation och engagemang med intressenterna bör omfatta:

I din kommunikationsplan kan du ange att du kommer att kommunicera med din kund varje vecka via Slack eller e-post eller genom regelbundna projektmöten. Till medlemmarna i gemenskapen kan du skicka en månatlig eller kvartalsvis projektuppdatering via e-post. 📧

Att utarbeta en skräddarsydd plan för varje intressentgrupp kan verka överväldigande i början, men om du lägger ner tid och ansträngning i början blir det lättare att hålla sig ansvarig och konsekvent under hela projektets livscykel.

5. Tilldela resurser till din plan

Det är bra att ha en plan, men du behöver också rätt resurser för att kunna genomföra den. Fundera över vilka resurser du behöver och fördela dem sedan till din projektplan och dina teammedlemmar.

Vissa delar av din kommunikationsplan för intressenter kommer att kräva mer resurser än andra, men du kommer alltid att behöva en teammedlems tid och energi för att genomföra den. Andra potentiella resurser inkluderar en budget för kommunikations- och designverktyg, tryckt material, pressevenemang, reklamfotografering och mycket mer. 📷

Om du redan använder ClickUp eller funderar på att byta finns det många mallar som kan hjälpa dig med resurshanteringen. Använd ClickUps mall för resursallokering för att organisera resursförfrågningar och få en tydlig översikt över alla överenskomna och tilldelade resurser.

6. Dela din plan med intressenterna

När du är nöjd med din engagemangsplan och säker på att den är realistisk är det dags att dela den med dina intressenter. Det kanske inte låter som ett självklart steg, men det kan vara till stor hjälp när det gäller att hantera intressenternas förväntningar.

Dela din kommunikationsplan för bättre engagemang från intressenterna så att de förstår processen, din tidsplan för kommunikationen och vad de kan förvänta sig. Se din plan som en färdplan för hur projektledarna håller kontakten med varandra under projektet.

Om båda parter är medvetna om planen kan du hantera förväntningarna och samtidigt känna dig motiverad att ta ansvar och hålla dig på rätt spår.

Genom att dela din plan och dina dokument med intressentkartläggning blir det också lättare att bygga upp en relation med dem. Det kan vara svårt att engagera intressenter, särskilt om de är upptagna, så genom att vara öppen och transparent från början kan du bygga upp förtroende och skapa en starkare relation som underlättar samarbetet. 🤩

7. Övervaka och anpassa din plan

Även de bästa intressentplanerna kan förändras, och din plan bör ibland ändras om du hanterar intressenterna på rätt sätt. Under projektets livscykel kan nya utmaningar och möjligheter uppstå, så det är helt logiskt att ändra din plan för att anpassa den efter detta.

Arbeta med att hantera intressenterna och dina relationer med dem under hela projektet. Kontrollera regelbundet att din plan är effektiv. Du kanske upptäcker att dina planerade uppdateringar sker för ofta och att det gör att intressenterna tappar intresset.

Du kanske upptäcker att de kommunikationskanaler du valt inte stämmer överens med din intressenthanteringsplan. Övervaka proaktivt så att du kan göra justeringar för att förbättra resultatet. ⚒️

Tips för intressenthanteringsplan

Att veta att du behöver en plan och att förstå det bästa sättet att genomföra den är två olika saker. Hitta sätt att göra en framgångsrik intressenthanteringsplan ännu mer effektiv och framgångsrik med dessa fem användbara tips.

1. Gör din plan mer användarvänlig

Din plan för intressenthantering är inte bara ett internt dokument som vägleder dig, utan också ett dokument som du delar med hela projektteamet och kanske även med dina intressenter. Det innebär att den måste vara lätt att förstå, med ett tydligt och koncist språk.

Undvik att använda för tekniska formuleringar och använd diagram, tidslinjer, tabeller och relevanta bilder för att bryta upp texten och ge användbara visuella intryck, vilket gör upplevelsen mer användarvänlig. ✨

2. Planera för det oväntade

Vi kan inte planera för alla eventualiteter, men vi kan förutse några av de mer troliga problemen. Se till att din plan innehåller ett riskhanteringselement som tar hänsyn till potentiella hinder och komplikationer – tillsammans med idéer om hur du ska hantera dem. ⚒️

Du kanske planerar att släppa uppdateringar enligt ett specifikt schema, men projektförseningar och hinder kan göra att dessa försenas. Tänk på situationer där detta kan inträffa och bygg in lite extra tid i ditt schema så att du inte alltid hamnar ett steg efter om du stöter på problem.

3. Var öppen och transparent

Öppenhet skapar förtroende, och det är något du vill att dina intressenter ska ha i överflöd. Var öppen och transparent under hela projektet så att du får stöd från dina viktigaste projektintressenter och de litar på att du gör ditt bästa.

Var ärlig om deadlines, tidsplaner och milstolpar så att du kan hantera förväntningarna. Erkänn när du har gjort ett misstag och be om ursäkt för den påverkan detta kan ha haft på andra. Håll dig själv och andra ansvariga och driv ditt projekt med transparens och förtroende i åtanke för en verkligt framgångsrik plan för intressenthantering. 🤝

4. Var tillgänglig för dina intressenter

Du behöver inte vara tillgänglig för dina intressenter varje minut på dygnet, men de ska känna att de har en god relation med dig och kan kontakta dig om de har några frågor. Fastställ tidigt vilka som kommer att vara tillgängliga för att diskutera projektet och när, så att du kan hålla kommunikationskanalerna öppna och lämpliga. 📞

Utse en teammedlem som kontaktperson för var och en av dina viktigaste intressenter – eller en person för varje grupp av intressenter om du driver ett storskaligt projekt. Ge intressenterna kontaktuppgifter till den ansvariga teammedlemmen och informera dem om det bästa sättet att hålla kontakten mellan officiella uppdateringar.

Genom att bygga upp kommunikationen kan du lugna dem och samtidigt få ett annat sätt att hålla dem engagerade genom en effektiv plan för intressenthantering.

5. Använd verktyg för att underlätta hanteringen av intressenter

Att hantera dina intressenter och resten av projektprocessen utan rätt verktyg kan vara en utmaning. Lyckligtvis har vi utvecklat den bästa projektledningsprogramvaran som finns – ClickUp.

ClickUp är den perfekta plattformen för alla dina projektledningsbehov. Organisera personer, resurser, budgetar och uppgifter. Skapa och övervaka projektledningsdiagram, tidslinjer, att göra-listor och beroenden.

Samlas för brainstorming eller problemlösning med Whiteboards och samarbeta i Docs för att skapa projektdokumentation för hela teamet. Anpassa din instrumentpanel och se projektstatusen på ett ögonblick, så att du kan arbeta proaktivt och strategiskt. ✨

Skapa en vinnande strategi för intressenthantering

Intressenthantering är avgörande för din projektplaneringsprocess – särskilt om du arbetar med ett stort eller viktigt projekt eller ett projekt som sträcker sig över en lång tidsperiod, eller om ditt projekt involverar några högprioriterade kunder. Använd dessa tips för att förstå processen och skapa en plan för intressenthantering som håller alla informerade från början till slut.

Om du vill driva framgångsrika projekt bör du överväga att använda ClickUp som din projektledningsplattform. ClickUp har inte bara specifika mallar som hjälper dig att effektivisera intressenthanteringsprocessen, utan erbjuder också många funktioner och inbyggda mallar som underlättar alla delar av projektledning och produktivitet.

Hoppa ombord och prova ClickUp gratis idag för att se hur din nya produktivitetshub kan se ut. 🤩