Om du någonsin har fastnat i det tråkiga arbetet med att hantera leverantörer och deras viktiga information manuellt är den här guiden något för dig! Vi kommer att visa hur kraftfulla och enkla mallarna för leverantörslistor är för att effektivisera din verksamhet och höja din effektivitet till nya höjder.
I den snabba och dynamiska affärsvärlden är det oumbärligt att ha en välorganiserad och uppdaterad leverantörslista. Det kan dock snabbt bli överväldigande att hålla reda på en myriad av leverantörer, deras kontaktuppgifter, produktkataloger och prestationsmått.
Oavsett om du är ett litet nystartat företag eller ett väletablerat företag är det avgörande för en smidig verksamhet, en effektiv hantering av leveranskedjan och ett framgångsrikt projektgenomförande att hantera dina leverantörer på ett effektivt sätt!
⏰ 60 sekunders sammanfattning
Här är 10 mallar för leverantörslistor som förenklar avtal, revisioner, kontakter och evenemangshantering:
- ClickUp-mall för leverantörslista
- ClickUp-mall för checklista för leverantörshantering
- ClickUp-mall för leverantörsavtal
- ClickUp-mall för leverantörsretrospektiv
- ClickUp-mall för leverantörsgranskning
- ClickUp-mall för upphandlingsutrymme
- ClickUp-mall för mapp med program för evenemang
- ClickUp-mall för evenemangsplanering
- ClickUp-mall för företagskontaktlista
- Excel-mall för leverantörslista från Spreadsheet.com
Vad är en mall för leverantörslista?
En mall för leverantörslista registrerar och organiserar alla företag som du betalar för att utföra arbete, leverera varor eller erbjuda tjänster åt dig. Beroende på dina behov kan de bästa mallarna för leverantörer hjälpa dig att uppnå mål som:
- Betygsätt potentiella leverantörer utifrån standardiserade kategorier, såsom deras prisnivåer och förmåga att samarbeta med dig.
- Skapa ett mer standardiserat avtalsformulär för nya och befintliga leverantörer
- Utvärdera nuvarande leverantörer utifrån tidigare arbete som utförts för din organisation.
- Standardisera dina leverantörsrevisioner för att skapa en rättvis och förutsägbar miljö för leverantörer.
- Organisera leverantörskontakter i ett enda referensblad
- Förenkla evenemangshanteringen genom en central resurs för både evenemangsplanering och leverantörshantering.
Tänk dig hur mycket enklare det blir att genomföra dina projekt när du har standardiserat alla dessa resurser i en mall för leverantörslistor, särskilt för arbete som är beroende av leverantörssamarbeten. Precis som med SOP-mallar sparar denna nivå av standardisering tid för alla och möjliggör mer strategiska samarbeten.
Men det gäller förstås bara om du hittar den rätta leverantörslistmallen för din organisation.
Vad kännetecknar en bra mall för leverantörslistor?
De bästa mallarna för leverantörslistor har några gemensamma egenskaper:
- Användarvänlighet: Onödig introduktionstid minskar din produktivitet, så alla i ditt team bör kunna börja använda eller uppdatera mallen direkt.
- Integration: Mallar som inte integreras med dina verktyg för arbetshantering och prioritering riskerar att hamna i isolering där ingen kan hitta dem och bli svåra att uppdatera.
- Flexibilitet: De bästa mallarna för leverantörslistor är mer än bara kalkylblad och bör vara tillräckligt flexibla för att kunna anpassas så att de passar den information de innehåller på bästa sätt.
- Anpassning: Leta efter mallar som gör att du kan uppdatera och anpassa enskilda fält och kolumner så att de passar din situation och organisation.
- Minimalism: Ju mindre onödig information mallen innehåller, desto lättare blir det för dig och ditt team att snabbt hitta den information ni behöver.
En mall för leverantörslista är bara så bra som det arbete den eliminerar. När du utvärderar mallar för leverantörslistor, leta efter dessa egenskaper för att säkerställa att implementeringen av dem kommer att förbättra din produktivitet.
10 mallar för leverantörslistor
Ingen leverantörslista är den andra lik. Varje leverantörslista nedan täcker den information du kan behöva, från standardavtal till mallar för revisionsuppgifter, kontaktlistor och mallar för evenemangshantering.
Men de har en sak gemensamt: ett starkt fokus på att hjälpa dig att utföra en specifik uppgift relaterad till leverantörshantering mer effektivt varje gång den dyker upp. Det är därför vi älskar dem och varför vi valde dem till denna lista.
1. ClickUp-mall för leverantörslista
De två första mallarna är viktiga för inköp, men du måste också hantera dina nuvarande leverantörsrelationer. Det är där ClickUP:s mall för leverantörshuvudlista kommer in.
Huvudleverantörslistan börjar med ett leverantörsformulär där du anger allmän information, såsom namn och kontaktuppgifter. Därifrån fyller leverantörskontaktlistan din huvudlista över potentiella och framtida partners i en enkel tabellvy. Naturligtvis kan du fortfarande göra justeringar i den vyn när leverantörsinformationen ändras.
Du behöver inte heller behandla alla leverantörer i din huvudleverantörslista lika. Om du har godkända leverantörer eller föredragna leverantörer kan du markera dessa enskilda organisationer som prioriterade, så visas de i vyn Prioriterade leverantörer.
Letar du efter partners på en specifik plats? Vyn Leverantörsplats kan hjälpa dig utifrån den postadressinformation du anger.
Mallen för leverantörslistor innehåller även anpassningsbara fält så att du kan organisera dina leverantörslistor efter kategorier som servicekvalitet och typ av leveranser. Slutligen kan du tilldela varje leverantör en status baserat på deras relation till dig, till exempel ny, pågående, avslutad eller avslutad leverantör.
Precis som med alla ClickUp-funktioner kan du anpassa denna leverantörsmall efter dina specifika affärsbehov.
2. ClickUp-mall för checklista för leverantörshantering
Vill du utvärdera flera leverantörer för att se om de är lämpliga att samarbeta med ditt företag? ClickUps mall för leverantörshantering är till för att hjälpa dig.
Denna mall för leverantörslista är ett enkelt kalkylblad som är utformat för att hjälpa dig att utvärdera olika leverantörer utifrån standardkriterier, såsom organisationsstruktur, lönsamhet, logistik, punktlighet och responsivitet. Du betygsätter varje leverantör utifrån dessa kriterier på en skala från 1 till 5 och går sedan igenom olika granskningssteg innan du sluter avtalet.
Det fina med denna mall för leverantörslistor är att den är anpassningsbar. Du kan till exempel dynamiskt ersätta olika kriterier baserat på vad som är viktigast för din organisation och dina individuella processer. Den fungerar också som en mall för leverantörskontaktlistor, där du kan lägga till e-postadress, kontaktnummer och webbplats för varje leverantör för att effektivisera uppföljningen.
Du kan faktiskt gå ännu djupare. Du kan be enskilda teammedlemmar att lämna sina synpunkter på en viss leverantör via formuläret för leverantörsbedömning. Mallen sammanställer sedan dessa siffror för att ge en omfattande översikt över alla potentiella partners i pipelinen.
3. Mall för leverantörsavtal från ClickUp
Varje leverantör du arbetar med behöver ett formellt avtal. Avtalet måste beskriva arbetets omfattning, tidsplaner, betalningsvillkor och andra viktiga detaljer. Det bästa med ClickUps mall för leverantörsavtal är att du inte behöver skapa något av dessa element från grunden.
Istället kan du använda ett standardformulär för att ange villkoren för dina affärsrelationer. Lägg till företagsspecifik branding högst upp, anpassa mallen efter den tjänst du vill upphandla, och du är redo att sätta igång.
Flexibilitet är nyckelordet. Du kan till exempel anpassa leverantörslistmallen för situationer där du behöver anlita olika leverantörer, till exempel sponsorer på en mässa. Därefter krävs endast minimala individuella justeringar för att duplicera mallen.
Låt inte komplexiteten i leverantörskontrakt hindra dig från att effektivisera dina leverantörsrelationer. Använd mallen för leverantörsavtal för att komma igång på rätt fot med alla partners du samarbetar med.
4. ClickUp-mall för leverantörsretrospektiv
Leverantörsutvärdering är lika viktigt för tidigare och pågående relationer som för att skaffa nya tjänsteleverantörer. Med ClickUp Vendor Retro Template blir det enkelt att genomföra dessa utvärderingar.
Med denna mall för leverantörslista kan du enkelt utvärdera de tjänster som en viss leverantör har tillhandahållit för din organisation. Förutom att ge en grundläggande översikt över avtalet kopplar den samman den ursprungliga arbetsbeskrivningen och utlovade leveranser med faktiska levererade resultat och utfall.
Använd denna mall för att:
- Skapa fallstudier av leverantörsrelationer för framtida referens.
- Förhandla fram bättre villkor inför en förnyelse baserat på faktiska resultat.
- Visa potentiella nya partners hur en framgångsrik leverantörsrelation ser ut för deras inköpsprocess.
- Håll reda på det arbete som en leverantör har utfört för dem.
Din leverantörsretro kan bli ett viktigt kvalitativt verktyg för att utvärdera dina leverantörer och använda dina organisatoriska resurser på ett klokt sätt.
5. ClickUp-mall för leverantörsgranskning
ClickUp Supplier Audit Task Template är särskilt användbar för företag som förlitar sig på flera och regelbundna leverantörer och kommer att bli en ovärderlig resurs. Den säkerställer att dina leverantörer uppfyller din organisations kvalitetsstandarder och förtjänar sin plats i din leveranskedja.
Använd denna mall för leverantörslistor för att standardisera processen för granskning av dina leverantörer. Följ och dokumentera granskningsplanen så att du kan lägga mindre tid på att arbeta med framsteg och mer tid på den kvalitativa utvärdering du behöver för att optimera leverantörsrelationerna.
Organisationer i branscher med stränga regler kan anpassa mallen efter de behov som finns inom deras område. Efter att du har installerat denna uppgiftsmall och tilldelat rätt uppgiftsägare i ClickUp kan du spåra mål som efterlevnad, processer och produktrevisioner.
6. ClickUp-mall för upphandlingsutrymme
ClickUp-mallen för upphandling är komplex, men varje del av denna komplexitet har sin plats och är lätt att använda. Funktionerna inkluderar:
- En huvudlista över leverantörer som innehåller grundläggande kontaktinformation i en leverantörskontaktlista, plus anpassade fält, såsom leverantörsrisk och leverantörsnivå.
- En lagringsplats för alla standardrutiner för upphandling som teamet enkelt kan hitta och använda som referens.
- En anpassad vy för affärskritiska leverantörer, så att du alltid kan se dina viktigaste tjänste- och produktleverantörer.
- En listvy för ditt inköpsteam att spåra viktiga uppgifter relaterade till leverantörshantering.
- Anpassade uppgifter och leverantörsstatusar, såsom Klargörande behövs, Öppen, Pågår och Ut för signering.
Eftersom den integreras i ClickUp kan denna mall för leverantörslistor också smidigt kombineras med dina mallar för inköpsorder och offertförfrågningar. Den blir en central knutpunkt för hela ditt inköpsteam, vilket avsevärt underlättar hanteringen av leverantörer och leverantörskedjan.
7. ClickUp-mall för mapp med program för evenemang
Att organisera ett evenemang kräver en speciell relation med leverantörerna för att evenemanget ska bli en succé. ClickUp Run of Show-mallen förenklar den processen.
Även om det inte är en renodlad leverantörslista, hjälper mallen Run of Show dig att genomföra ditt evenemang så smidigt som möjligt – inklusive att samarbeta med de leverantörer du behöver för att det ska bli verklighet.
Förutom evenemangets översikt har mallen för leverantörslistan anpassade vyer för leverantörsuppgifter som inkluderar alla partners för evenemanget, tillsammans med de uppgifter de behöver utföra. En vy för materialhantering är direkt kopplad till den, för situationer när material kommer från externa källor.
Dessa funktioner förstärks när du använder ClickUp som din programvara för evenemangsplanering. Ditt team kan spåra uppgifter och samarbeta i samma utrymme, och mallen Run of Show kan också kopplas direkt till andra leverantörsmallar i denna lista.
8. ClickUp-mall för evenemangsplanering
När det gäller evenemangsplanering, om du letar efter en mer övergripande översikt över dina evenemangsleverantörer, kan ClickUp Events Planning Template vara det bästa valet.
Det är ett enkelt dokument som innehåller en leverantörslista i berättande form, till exempel lokaluthyrare, catering, underhållning och mycket mer.
Mallen samlar all information på ett centralt ställe som är lätt att dela med alla som är involverade i evenemangsplaneringen. Du kan till och med skapa enkla checklistor för leverantörskontakter och hantering för att effektivisera din evenemangsplanering och genomförande.
Detta är bara en av många mallar för evenemangsplanering som du kan använda för att öka effektiviteten. Den passar bäst för mindre evenemang där det är enklare att hålla översikten eller för planering av virtuella konferenser, där leverantörerna har en mindre viktig roll i evenemangets övergripande flöde.
9. ClickUp-mall för företagskontaktlista
Ibland behöver du bara en enkel mall för leverantörskontakter för att hålla din virtuella adressbok uppdaterad och korrekt. Det är precis vad ClickUp Company Contact List Template gör.
Det är ett kraftfullt alternativ till en statisk kontaktlista. Förutom att du enkelt kan lagra och komma åt kontaktinformation får du en enda källa till information som alla teammedlemmar kan hänvisa till. Anpassningsalternativen förbättrar mallen ytterligare, bland annat:
- Anpassningsbara attribut som gör att du kan lägga till fält, till exempel leverantörstyp och huvudsaklig kontaktperson.
- Statusar, såsom nyanställd, fast anställd och provanställd, som matchar de typer av leverantörer du arbetar med.
- Datumfält som hjälper dig att spåra ursprunget och varaktigheten för dina leverantörsrelationer.
Om du outsourcar delar av din organisation till leverantörer kan den här listan verkligen hjälpa dig att effektivisera dina partnerskap. Den kan till och med fungera som en lista över föredragna leverantörer eller godkända leverantörer. Dess avsiktliga enkelhet kan gynna alla i leverantörshanteringsprocessen, från ledande befattningshavare till de som arbetar på fältet.
10. Excel-mall för leverantörslista från Spreadsheet.com
Sist men inte minst erbjuder Spreadsheet.com:s Excel-mall för leverantörslistor ett annat sätt att enkelt hantera dina leverantörsrelationer.
Varje rad i mallen är avsedd för en viss leverantör, med anpassningsbara fält, såsom de produkter eller tjänster de levererar, kontaktinformation och genomsnittligt ordervärde, vilket gör det enkelt att anpassa och sortera efter leverantörstyp. Dessutom kan du bifoga enskilda lagerartiklar och fakturor till mallen för att koppla dina leverantörer till de produkter de levererar.
Denna mall är skapad i Microsoft Excel och är relativt statisk och oflexibel jämfört med några av ClickUp-alternativen som listas nedan. Ändå är det ett användbart verktyg för leverantörshantering för alla företag som letar efter en grundläggande mall för leverantörskontaktlista, mall för leverantörsprislista eller lista över godkända leverantörer.
Är du redo att effektivisera din leverantörshantering?
Även de bästa leverantörerna kan bli ett problem om du inte har ett enkelt sätt att hantera dina relationer. Låt det inte komma så långt. Låt istället leverantörslistmallen göra grovjobbet för att effektivisera och förbättra din leverantörshantering.
Men nöj dig inte med det. Du har kanske märkt att de flesta av mallarna ovan går direkt in i ClickUp. Det finns en anledning till det.
Registrera dig för ClickUp så får du ett omfattande arbetshanteringssystem som är utformat för att lösa dina behov. Projektledning, samarbete i realtid, SOP-spårning eller leverantörshantering – vad du än behöver kan ClickUp hjälpa dig!