Så du vill anordna en virtuell konferens. Fantastiskt!
Virtuella evenemang upplever en stor uppgång och du har förmodligen själv deltagit i minst ett dussin av dem – ja, de där happy hours för hemarbetare och livestreamade yogaklasser räknas fortfarande.
Onlineevenemang är en kostnadseffektiv och inkluderande lösning för dem som har reserestriktioner, och kommer sannolikt att finnas kvar långt efter att världen återgått till ”normala” tider.
Men var ska du börja? Och hur gör du ditt virtuella möte till en framgång?
Vi förstår dig, vi har varit där också!
ClickUp höll nyligen sin egen storskaliga webbkonferens, LevelUp, som hanterades helt och hållet i ClickUp! Men oavsett om du planerar den ultimata produktivitetskonferensen eller din systers Zoom-babyshower finns det fem viktiga steg för att planera det virtuella evenemanget du drömmer om.
5 steg till virtuell framgång
När man sammanfattar checklistan för ett virtuellt evenemang finns det några steg som många framgångsrika planer har gemensamt.
Så spänn fast säkerhetsbältet och gör din ClickUp Chrome-förlängning redo för anteckningar, för vi är här för att dela dessa steg med dig just... nu!
Steg 1: Välj ditt evenemang
Innan planeringen börjar måste du bestämma vilken typ av virtuellt evenemang du ska anordna. Kanske är det en konferens, eller är det ett webbinarium? Och vad är skillnaden? Det finns fyra huvudtyper av virtuella evenemang som ditt evenemang sannolikt kommer att falla under.
En virtuell konferens är idealisk för ett längre, storskaligt virtuellt evenemang med en detaljerad konferensagenda som varje deltagare kan välja och vraka i för att planera sin dag. En virtuell konferens hålls vanligtvis i realtid och är den perfekta evenemangstypen för att generera leads och nätverka online.
Ett webinar är kortare än en konferens och är ett fristående virtuellt evenemang som fungerar som en lektion eller en ”instruktion”. Ett webinar erbjuder inte så många möjligheter till nätverkande, eftersom denna typ av evenemang ofta spelas in så att deltagarna kan titta på det när de vill, men de innehåller vanligtvis en frågestund om evenemanget hölls i realtid.
Interna och externa hybridevenemang är evenemang som äger rum både online och fysiskt, samtidigt.
Ange: virtuella bröllop och förlovningsfester.
Många möten, julfester och teamevenemang hålls också i detta format! Om evenemanget är begränsat till endast teammedlemmar inom ett företag är det ett internt hybridevenemang. Men om potentiella kunder, användare eller andra företag bjuds in till festen betraktas det som ett externt hybridevenemang – och en fantastisk möjlighet att knyta kontakter!
Steg 2: Välj din virtuella konferensplattform
När du har bestämt vilken typ av virtuellt evenemang som bäst passar ditt syfte, fundera på hur du ska streama evenemanget.
Det finns massor av streamingplattformar för alla budgetar, så innan du bestämmer dig för ett alternativ baserat enbart på pris bör du först överväga målet och omfattningen för ditt evenemang.
Ställ dig själv följande frågor:
- Vad är syftet med ditt evenemang? Gå tillbaka till typen av virtuellt evenemang och notera de egenskaper som fick dig att välja det format som passade dig bäst och varför.
- Hur många deltagare förväntar du dig? Kommer det att vara tusentals gäster eller tio av dina närmaste vänner?
- Vilka funktioner behöver du absolut? Om publikens deltagande är en viktig del av ditt evenemang, leta efter plattformar som gör det möjligt för deltagarna att chatta, räcka upp handen eller prata med varandra. Om ditt evenemang är en tio minuter lång handledning om hur man vänder och färgar ögonbrynen hemma, kanske du bör fokusera på en plattform som låter dig streama live och spela in för senare bruk.
När du ställer dig dessa frågor kanske du kommer på några nya som inte finns med här. Och det är bra! Dessa tre frågor kommer åtminstone att få dig att tänka i rätt riktning för att välja den streamingplattform som passar bäst.
Några av våra bästa val av streamingplattformar:
I takt med att den virtuella evenemangsvärlden växer, växer också utbudet av streamingplattformar som du kan välja mellan! Välj noggrant, detta kommer i princip att vara din virtuella mötesplats – och kom ihåg att du inte behöver nöja dig med något mindre än det bästa! Några av våra favoriter är:
- Brandlive: Brandlive är unikt eftersom det erbjuder tre olika streamingprodukter beroende på vilken typ av virtuell konferens du planerar. Produkterna inkluderar Allhands, Streams och Showrooms, vilket gör att du kan välja den upplevelse som passar bäst för din virtuella konferens – allt från dagliga arbetsmöten till virtuella produktlanseringar. På så sätt får du de funktioner du behöver!
- HeySummit: Denna streamingplattform hjälper dig också att skapa en landningssida för din konferenswebbplats inför evenemanget, så att du kan spåra registreringar och komma igång med marknadsföringen av din konferens. Om du planerar en föreläsningsserie eller flera talarsessioner kan HeySummit vara värt att överväga.
- AirMeet: En liknande plattform skapad för virtuella toppmöten och workshops. Den betonar den sociala aspekten av att hålla ett online-evenemang eller webinar och lovar en rik nätverksupplevelse.
- Zoom: Ah, det beprövade och säkra valet. Zoom har blivit ett välkänt namn under det senaste året och du har säkert nått 40-minutersgränsen en eller två gånger, men med sina betalda alternativ kan Zoom vara värd för evenemang i alla storlekar. Dess funktion för breakout-sessioner erbjuder nätverksmöjligheter för deltagare och arrangörer, och mobilkompatibiliteten gör att användare kan delta från var som helst.
Steg 3: Håll din publik engagerad
En stor utmaning med virtuella konferenser är att evenemanget faktiskt är virtuellt.
Det finns en viss energi som byggs upp i ett rum under en välorganiserad konferens – när dagen löper precis som du tänkt dig och alla är fyllda av entusiasm.
Men oroa dig inte, den här känslan är fortfarande möjlig med onlineevenemang.
Du behöver bara vara lite mer kreativ när det gäller hur du ska få deltagarna att hålla sig fokuserade på ditt innehåll.
När du strukturerar ditt evenemang, dela upp sättet du levererar information på och överväg att använda en blandning av live- och förinspelat innehåll.
Särskilt för längre evenemang som konferenser eller toppmöten ger blandat innehåll dina presentatörer en kort paus från talandet och kan fungera som en reservplan i händelse av tekniska fel eller tidsmässiga misstag.
Blandat innehåll förändrar också hur dina deltagare tar till sig information och kan hjälpa dem att komma ihåg viktiga idéer och nyckelögonblick från dagen!
Det kan handla om att använda videor som ditt företag har gjort och som är relevanta för evenemangets tema, eller till och med en rolig gif. Och vem gillar inte en bra gif?
Proffstips: Dela och diskutera innehållsidéer med ditt team under hela planeringsprocessen genom att lagra dem i ClickUp! Bädda in YouTube-videor, Vimeo-URL:er, Google Drive-filer och skärminspelningar direkt i uppgiftsbeskrivningar och kommentarer så att du alltid har tillgång till det innehåll du behöver.
Ett annat sätt att hålla deltagarna uppmärksamma? Välj en värd eller relevanta talare som kan hålla agendan igång.
En bra talare kan bidra till att öka biljettförsäljningen till ditt evenemang och hålla dina gäster på tårna! Särskilt gästpersonligheter som är specialiserade på ditt evenemangsämne eller branschexperter, är välkända inom företaget eller är professionella talare som vet hur man fyller oväntade luckor.
Precis som Amy Poehler och Tina Fey har varit värdar för Golden Globes fyra gånger och ClickUp har bjudit in den världsberömda organisationspsykologen Adam Grant som huvudtalare på LevelUp 2021. 😉
Även om du har en fantastisk talare eller värd bör du överväga dessa alternativ för att fylla din agenda med meningsfulla möjligheter att visa upp dina kunskaper:
- Erbjud breakout-sessioner eller paneldiskussioner under dagen så att deltagarna kan lära sig av en moderator och diskutera tillsammans. Detta är ett utmärkt sätt för dina gäster att lära känna varandra och nätverka på båda sidor.
- Om möjligt, aktivera chattfunktioner på din plattform så att deltagarna kan interagera och nätverka med varandra när som helst. Lev lite
- Lämna tid för frågor och svar i direktsändning i slutet av varje avsnitt. Den virtuella konferensen kommer att kännas mer personlig och dina gäster kommer att känna sig mer engagerade om de vet att de är en del av konversationen. Be en annan medlem i ditt team att övervaka chatten under evenemanget så att inga frågor förblir obesvarade.
Steg 4: Hantera alla rörliga delar på ett och samma ställe
Det säger sig självt att det krävs MYCKET planering för en virtuell konferens, oavsett storlek, och om du har kommit så här långt är det troligt att du redan känner det. Håll koll på dina framsteg i din virtuella evenemangstidslinje genom att organisera dina uppgifter i en onlineplattform för projektledning.
Med andra ord, du bör använda ClickUp.
ClickUp är limmet som håller ihop planeringen av ditt virtuella evenemang, och en av dess viktigaste fördelar är dess anpassningsmöjligheter. Det innebär att alla i teamet kan arbeta på det sätt de vill.
Hur använde vi vår egen plattform för att planera LevelUp? Här är några små men viktiga saker som har stor inverkan:
- Skapa en enda lista för allt som rör din kommande konferens och lägg till anpassade fält till dina uppgifter för varje avdelning för att visa vilka intressenter och organisatörer uppgiften avser.
- Hitta snabbt de uppgifter som tilldelats dig i varje lista med filter och Me Mode. Hitta dina omedelbara och mest brådskande uppgifter genom att ta bort alla distraktioner och titta på uppgifter som rör vissa evenemangsarrangörer eller bara dig.
- Använd Dashboard för att enkelt se en ofiltrerad sammanfattning av hur nära du är att slutföra ditt projekt. I grund och botten är detta en översikt över hur saker och ting utvecklas. Använd Dashboard i möten när du rapporterar till intressenter eller projektledare.
- Håll dina möten direkt i ClickUp! Gör vilket möte som helst till ett Zoom-möte med Zoom-integrationen i din ClickUp-uppgift.
Steg 5: Marknadsför det så mycket du kan
Du är nästan klar! Du har:
✅ Evenemangstyp
✅ Streamingtjänsten
✅ Dagordningen
✅ Det ultimata projektledningsverktyget. Hosta, hosta, ClickUp.
Nu är det dags att få virtuella deltagare att ta plats i de virtuella stolarna genom att implementera en omfattande marknadsföringsstrategi för att nå dina mål.
Virtuella konferenser ger dig flexibiliteten att attrahera publik från hela världen, så länge du vet hur du når dem! ClickUp kan hjälpa dig att hantera dina inlägg på sociala medier, videor till ditt företags YouTube-kanal, e-postmarknadsföring, PR-strategier och mycket mer.
Använd anpassade fält för att snabbt komma åt inlägg, formulär, dokument, URL:er och till och med grundläggande information för granskning eller referens. Dessa finns kvar med dina uppgifter och deluppgifter i varje steg av din planeringsprocess, och det finns inga gränser för vad anpassade fält kan innehålla! Så ha kul med det. 🤓
Om din marknadsföringsstrategi inkluderar att lägga till VIP-status på din gästlista, influencer-avtal för att marknadsföra ditt evenemang eller sponsring, är det dags att använda ClickUps mallcenter.
Skapa eller använd en färdig mall för evenemangsplanering från ClickUps mallcenter.
Välj mellan en av ClickUps färdiga mallar för evenemangsplanering eller skapa din egen för att snabbt täcka alla nödvändiga grunder för återkommande uppgifter.
Klara, färdiga, gå!
Kom ihåg att detta bara är början!
Det här är kanske de fem viktigaste stegen för att planera din nästa virtuella konferens, men möjligheterna är oändliga och marknaden för onlineevenemang blir bara större och större! Låt ClickUp sköta det tunga arbetet med organisationen, så kan du släppa loss din kreativitet!
