Vad har arbetskonferenser, bröllop och din hunds födelsedagsfest gemensamt?
De började med en flexibel mall för evenemangsplanering...förmodligen!
Att planera evenemang är ingen liten bedrift. Precis som när man hanterar andra komplexa projekt finns det massor av rörliga delar som måste samverka perfekt för att ett evenemang ska bli lyckat – även virtuella evenemang!
Oavsett om det gäller att boka lokal, catering, hantera budgeten, skapa gästlista eller skicka ut inbjudningar, behöver du mer än en vanlig checklista för att ordna allt utan att få gråa hår under processen.
De bästa mallarna hjälper dig att genomföra alla dessa element och mycket mer. Med flera vyer, uppgiftsstatusar och anpassningsbara funktioner inbyggda kommer din perfekta mall att underlätta planeringsprocessen så att du helt enkelt kan njuta av evenemanget när det är dags!
Och vi är här för att hjälpa dig! Med 11 detaljerade mallar för evenemangsplanering för allt från virtuella happy hours till din nästa företagsomfattande konferens.
Varför är evenemangsplanering viktigt?
Välplanerade evenemang kan göra underverk för ditt rykte, företagets moral, engagemanget i samhället och mycket mer!
Och ett dåligt planerat evenemang? Det kan göra mer skada än nytta för alla inblandade.
Evenemang är ett utmärkt sätt att knyta kontakter med din community, ge tillbaka till dina anställda, uppmuntra nätverkande och locka fler kunder. De är en förlängning av ditt företag och varje liten detalj speglar kärnvärdena och filosofin för ditt varumärke som helhet.
Ingen press, eller hur?
Detta är dock inte menat att skrämma dig! Det är för att påminna dig om att de bästa evenemangen kommer från hjärtat, och även om planeringsprocessen kan vara stressig, ska evenemang vara roliga. Att visa att du lägger tid och energi på att skapa en meningsfull upplevelse för en grupp människor du uppskattar är en verkligen betydelsefull gest.
Det kan vara något så stort som en virtuell konferens eller något så litet som en caterad teamlunch, men ditt nästa evenemang kommer att kräva en specifik och noggrann process för evenemangsprojektledning.
11 gratis mallar för evenemangsplanering
Med gästlistor, leverantörer, biljetter, talare och sittplatser att hålla reda på behöver du ett kraftfullt program för evenemangsplanering för att hantera dina framsteg, hålla koll på uppgifterna och visualisera viktiga datum i en anpassningsbar kalender.
Den perfekta mallen förbättrar funktionerna i ditt evenemangsplaneringsverktyg med fördefinierade och anpassningsbara element som kalendrar, listor, uppgiftsstatusar och arbetsflödesvyer. Dessutom är din ideala mall 100 % gratis.
Här är 11 av våra favoritmallar för evenemangsplanering för ClickUp, Microsoft Office och Excel som uppfyller alla krav.
1. Mall för evenemangsplanering från ClickUp
Upprepa efter mig: Detta är din ultimata checklista för evenemangsplanering.
Du har avslutat dina uppgifter, slutfört fakturorna, skickat inbjudningarna och nu är du redo att delta i det evenemang du har arbetat så hårt för! Denna mall för evenemangsplanering från ClickUp är en checklista för dagen som täcker allt – verkligen allt.
I ditt dokument hittar du sidor uppdelade i kategorier, inklusive Allmän information, Inställningsdetaljer, Inbjudningslista och Leverantörslista. Behöver du en extra sida? Inga problem! Kopiera enkelt sidor, lägg till nya eller skapa undersidor för att anpassa din mall ytterligare i en organiserad visuell hierarki.
På varje sida skapas automatiskt ett format som hjälper dig att distribuera och få tillgång till viktig information så snabbt som möjligt. Med checklistor som du kan bocka av när du är klar (även från din mobila enhet), färdiga tabeller för din gästlista och tips om Slash Command är detta ClickUp Doc den ultimata guiden för att lugna dina nerver inför evenemangsplaneringen.
2. Mall för evenemangsplanering från ClickUp
Mallen för evenemangsplanering från ClickUp effektiviserar din process, från att organisera information om lokalen och budgetar till att sammanställa gästlistan och spåra närvaro! I den här mallen finns också förinställda listor för aktiviteter, faciliteter, förberedelser inför evenemanget och fakturering som hjälper dig att organisera dina uppgifter och ger dig en översikt över alla aspekter av varje projekt!
Använd ClickUps mall för evenemangsplanering för att:
- Planera och visualisera allt från att leta efter lokaler till att säkra anbud.
- Samordna ditt team och dina resurser för smidigt samarbete så att jobbet blir gjort.
- Spåra framsteg och mål för att säkerställa att dina evenemang genomförs i tid och inom budget.
3. Mall för evenemangsbeskrivning från ClickUp
Mallen Event Project Brief från ClickUp hjälper evenemangsteam att planera, följa upp och organisera projekt. Med den här mallen kan ditt evenemangsteam snabbt och effektivt skapa en projektplan.
Mallen innehåller uppgifter för varje evenemangsfas, från förplanering till utvärdering efter evenemanget. Varje uppgift och deluppgift är strukturerad med ansvariga, förfallodatum och beräknade timmar för att spåra insatsen. Mallen säkerställer att varje fas av evenemanget planeras noggrant, utan att viktiga steg eller kommunikationspunkter missas.
Dessutom kan du tilldela ansvar och sätta deadlines för varje uppgift. Det här är det perfekta sättet att säkerställa att alla uppgifter
4. Mall för planering av stora evenemang från ClickUp
Medan den tidigare mallen är en utmärkt resurs för evenemangsplanerare som jonglerar med flera evenemang, är denna mall för planering av stora evenemang från ClickUp skapad för dem som planerar stora fristående evenemang som sportevenemang, musikfestivaler, konferenser och mer.
Med 16 anpassade uppgiftsstatusar och fyra projektvyer har denna mallmapp allt du behöver för att genomföra medelstora evenemang med separata listor för hantering av dina övergripande leverantörer, checklistor, RSVP och budgetar.
Dessutom, i sann ClickUp-anda, tillämpar denna mall automatiskt en startguide som täcker allt du behöver veta och göra för att denna mall verkligen ska komma till sin rätt.
5. Mall för evenemangsbudget från ClickUp
Det är nästan skrämmande hur lätt det är att spränga evenemangsbudgeten.
Särskilt när du är ivrig att ge tillbaka till ditt team eller planerar flera evenemang samtidigt, börjar fakturorna bara flyga in! Event Budget Template från ClickUp kanske låter som en glädjedödare, men det är faktiskt en viktig (och mycket tillfredsställande) del av att genomföra ditt nästa evenemang.
Denna mall hjälper dig att hålla koll på dina utgifter genom att fastställa förfallodatum, fastställa viktiga åtgärder och hantera valet av lokal i fördefinierade listor.
Du kan också hålla koll på kommande utgifter med tre anpassade statusar för inköp: Att göra, Pågående eller Slutfört.
Proffstips: Vill du organisera ett stort evenemang? Så här gör du med ClickUp.
6. Mall för evenemangshantering från ClickUp
Event Management Template från ClickUp är språngbrädan till deras mall för evenemangsplanering (se rekommendation nr 1).
Med separata evenemangslistor, tre anpassade statusar, taggar och sex arbetsflödesvyer i den här mappen kan du organisera flera evenemang samtidigt – och genomföra dem inom budget!
Anpassade fält är där den här mallen verkligen kommer till sin rätt med åtta kategorier för filtrering, sortering och gruppering av uppgifter efter olika budgetrelaterade poster. Du kan till och med lägga till data som procentuell framsteg, betalningsstatus och plats i din arbetsflödesvy för att få mer information på ett ögonblick.
7. Mall för evenemangsmarknadsföring från ClickUp
Denna mall för evenemangsmarknadsföring från ClickUp ger en tydlig översikt över målen för ditt evenemang, samt en organiserad struktur för att spåra evenemangsinformation som målgrupp, evenemangets tidsplan, budgethantering och mer. Du kan tilldela uppgifter till specifika teammedlemmar och övervaka framstegen i ett lättnavigerat gränssnitt.
Dessutom har ClickUps mall för evenemangsplanering funktioner som påminnelser, taggar och anpassningsbara fält för att säkerställa att ditt evenemang går utan problem. Med alla viktiga detaljer för evenemangsplanering samlade på ett ställe kan du vara säker på att ditt evenemang blir lyckat.
8. Mall för evenemangsplanering från Microsoft Office
Denna evenemangsmall hjälper dig att hålla koll på evenemangsinformationen i en Excel-arbetsbok med olika kalkylblad för dina projektparametrar, projektdetaljer och projektsummor. Varje kalkylblad har en redigerbar tabell eller diagram för att avgöra hur många resurser eller hur mycket av din budget du redan har använt per evenemang.
Det här är en utmärkt mall för att jämföra slutresultatet för flera projekt om du behöver presentera resultaten för intressenter eller omvärdera din budget. Det är mindre ett verktyg för uppgiftshantering och mer en genväg för att snabbt jämföra totalsummor med dina initialt planerade kostnader, inklusive tid, personal, totalbudget och logistik.
📮 ClickUp Insight: 37 % av arbetstagarna skickar uppföljningsnoteringar eller mötesprotokoll för att spåra åtgärdspunkter, men 36 % förlitar sig fortfarande på andra, fragmenterade metoder.
Utan ett enhetligt system för att dokumentera beslut kan viktiga insikter du behöver hamna begravda i chattar, e-postmeddelanden eller kalkylblad. Med ClickUp kan du omedelbart omvandla konversationer till genomförbara uppgifter i alla dina uppgifter, chattar och dokument – så att ingenting faller mellan stolarna.
9. Mall för evenemangs- och festplanerare för Excel
Om du föredrar att se all din evenemangsinformation organiserad i ett kalkylbladsformat är denna mall för evenemangs- och festplanering för Excel precis vad du behöver. Denna enkla kalkylbladsmall är bättre lämpad för små till medelstora evenemang och är indelad i sektioner där du kan lägga till gästinformation, musikarrangemang, dekorationer, förnödenheter, anteckningar och mycket mer. Varje sektion har ett antal relaterade kolumner för att ange om en punkt har slutförts eller inte, samt en kumulativ uppdelning av din budget och förväntade kostnader.
10. Word-mall för evenemangsplanering från Microsoft Office
Är du inte så förtjust i kalkylblad? Inga problem! Denna mall för evenemangsplanering för Microsoft Word hjälper dig att uppnå samma struktur i ett formaterat dokument. Det är en enkel mall att ställa in och redigera för varje evenemang i din kalender och den är bäst att använda för att spåra milstolpar eller viktiga uppdateringar i evenemangsplaneringsprocessen. När du presenterar evenemangets framsteg för chefer eller intressenter kan du använda denna mall för att visa var du befinner dig i projektets tidsplan och vilka viktiga uppgifter som fortfarande återstår att slutföra.
11. Excel-mall för femdagars evenemangsschema
Denna mall för femdagars evenemangsschema från Microsoft är lika användbar för gästerna som för evenemangsplaneraren. Konferenser och nätverksevenemang pågår ofta i flera dagar och kan innehålla dussintals talare, schemalagda luncher, aktiviteter – och minimala pauser.
Denna kostnadsfria mall för evenemangsplanering kan hållas till hands under evenemanget och användas av evenemangsarrangörerna för att säkerställa att varje del startar och slutar som förväntat. För gästerna kan mallen redigeras under evenemanget eller användas i förväg för att planera varje dag utifrån de mest efterlängtade talarna eller sessionerna.
Vad ska man leta efter i en mall för evenemangsplanering?
Under evenemangsplaneringsprocessen kan en mall för evenemangsplanering vara avgörande. Den effektiviserar ditt arbetsflöde, håller allt organiserat och säkerställer att inga detaljer förbises. Men alla mallar är inte lika bra. Här är vad du ska tänka på när du väljer en mall för evenemangsplanering:
Omfattning: En bra mall för evenemangsplanering bör täcka alla aspekter av evenemangsorganisationen. Detta inkluderar evenemangsdetaljer som budgetering, schemaläggning, val av lokal, hantering av gästlista, marknadsföring och analys efter evenemanget. Om en mall inte täcker ett viktigt område av evenemangsplaneringen kan det leda till att du får stressa i sista minuten.
Anpassningsbarhet: Varje evenemang är unikt, så din mall för evenemangsplanering bör vara tillräckligt flexibel för att passa dina specifika behov. Leta efter mallar som gör att du kan lägga till, ta bort eller ändra avsnitt efter behov.
Användarvänlighet: En mall för evenemangsplanering ska förenkla ditt arbete, inte komplicera det. Den ska vara lätt att förstå och navigera i, med en tydlig och intuitiv layout. Om du lägger mer tid på att lista ut hur du använder mallen än på att faktiskt planera ditt evenemang, är det inte rätt verktyg för dig.
Samarbetsfunktioner: Om du arbetar med ett team behöver du en mall som stöder samarbete. Det innebär att flera personer kan visa och redigera mallen samtidigt, vilket gör det enklare att samordna arbetet och se till att alla är på samma sida.
Tillgänglighet: Din mall för evenemangsplanering bör vara tillgänglig var som helst och när som helst. Detta är särskilt viktigt om du eller dina teammedlemmar ofta är på resande fot. Leta efter molnbaserade mallar som kan nås från vilken enhet som helst med internetuppkoppling.
Skalbarhet: Slutligen bör du överväga om mallen kan hantera storleken och komplexiteten på ditt evenemang. Om du till exempel planerar en stor konferens som pågår i flera dagar behöver du en mer robust mall än om du organiserar en liten, informell sammankomst.
Planera ett framgångsrikt evenemang med gratis mallar för evenemangsplanering
Effektiv evenemangsplanering börjar med gratis projektledningsprogramvara för evenemang som kan hålla jämna steg med din process, fastställa viktiga detaljer för ditt evenemang och hjälpa dig att kommunicera uppdateringar till alla inblandade.
Tänk på din ideala mall för evenemangsplanering som en struktur som du lägger ovanpå ditt projektledningsverktyg för att ge dig och teamet en tydlig utgångspunkt från början.
Mallar är mer än bara en plug-and-play-resurs för att dubbelkolla ditt arbete. För att få ut det mesta av dem bör dina mallar för evenemangsplanering erbjuda stöd under alla evenemangsrelaterade uppgifter med dynamiska funktioner som automatisering av arbetsflöden, anpassningsbara uppgiftsstatusar och flexibla projektvyer.
Dessutom är evenemangsplanering ett samarbete. En mall som inte kan synkroniseras mellan flera enheter eller delas med bidragsgivare utanför din arbetsplats kommer därför att orsaka några hinder längs vägen.
TL;DR, evenemangsplanering kan vara stressigt. Men med rätt mall? Det finns hopp.
De bästa mallarna är anpassningsbara, helt gratis och kopplade till en evenemangshanteringsprogramvara som är utformad för att centralisera ditt arbete, samla teamet och hålla igång verksamheten.
Gillar du ClickUp?
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet för evenemangsplanerare, team och intressenter som vill brainstorma, förverkliga sina idéer och genomföra evenemang med hjälp av ett enda samarbetsutrymme. Med en rad helt anpassningsbara funktioner, 15 unika arbetsflödesvyer och över 1 000 integrationer hjälper ClickUp team att få tillgång till arbete i olika appar och effektivisera alla processer.
Registrera dig för ClickUps Free Forever Plan idag för att få tillgång till hundratals färdiga mallar för alla användningsområden – inklusive dussintals som skapats speciellt för att planera ditt nästa evenemang!