Den moderna arbetsplatsen drunknar i sin egen uppkoppling.
Trots att kunskapsarbetare är mer digitalt uppkopplade än någonsin, blir de alltmer avskärmade från produktiva arbetsflöden och äkta teamsamarbete.
Vi genomförde en undersökning om teamkommunikation för att identifiera de viktigaste trenderna som kommer att forma kommunikationen på arbetsplatsen 2025. Vår forskning avslöjar hur kommunikationsöverbelastning – från överfulla inkorgar till den kognitiva kostnaden av att ständigt byta mellan olika appar – tyst urholkar produktiviteten.
⏰ 60 sekunders sammanfattning
Kommunikationsbristerna på arbetsplatsen är verkliga.
Vår data visar att nästan 40 % av yrkesverksamma känner sig tvungna att följa upp åtgärder omedelbart efter varje möte. Men med dagens kommunikationskanaler uppdelade mellan e-post (42 %) och snabbmeddelanden (41 %) är dessa åtgärder ofta utspridda över arbetsplatsen.
Här är en annan oroande branschstatistik som sätter dessa resultat i sitt sammanhang: Över 60 % av ett teams tid går åt till att söka efter sammanhang, information och åtgärdspunkter.
⚠️ Detta avslöjar ett djupare systemproblem: Arbetet fungerar inte.
Kunskapsarbetare tvingas kompensera för detta genom att skapa personliga lösningar, vilket leder till dolda tidskostnader och potentiell bristande samordning.
Detta ligger till grund för temat för vår forskning. När vi undersöker och identifierar kommunikationsbrister kommer vi att beröra viktiga trender som omformar den moderna arbetsplatsen och deras inverkan på kunskapsarbetare.
Våra data avslöjar tre centrala teman:
1️⃣ Fragmenterad intern kommunikation: Team förlorar värdefull tid på att hoppa mellan olika verktyg, vilket skapar spridda informationsfickor över flera icke sammankopplade plattformar.
2️⃣ Kognitiv överbelastning från överkommunikation: Den ständiga strömmen av meddelanden och aviseringar tvingar medarbetarna att upprepade gånger byta fokus, vilket leder till minskad koncentration och potentiell utbrändhet.
3️⃣ Ineffektiv informationshämtning och åtgärdsspårning: Viktiga beslut och uppgifter begravs i oändliga chattrådar, vilket leder till överflödigt arbete, missförstånd och missade deadlines.
Undersökningsmetodik och demografi
ClickUp Insights genomför varje månad undersökningar bland tusentals kunskapsarbetare och produktivitetsentusiaster för att ge dig de senaste trenderna på den globala arbetsmarknaden.
Vår forskning undersöker hur yrkesverksamma hanterar sin tid, navigerar i arbetsplatsens krav och implementerar produktivitetsstrategier. Genom att analysera svar från deltagare över hela världen försöker vi upptäcka universella produktivitetsutmaningar och mönster, vilket hjälper organisationer och individer att fatta mer välgrundade beslut i sitt dagliga arbetsliv.
5 dolda kostnader för överbelastning av digital kommunikation
Kommunikationsbrister påverkar inte bara produktiviteten – de omformar hur teamen fungerar.
Vår studie avslöjar fem kritiska utmaningar som moderna team står inför och ger praktiska lösningar som kan förändra hur dina team samarbetar och driver resultat.
1. Myten om meddelanden: mer är inte alltid bättre
📮ClickUp Insight: Kunskapsarbetare skickar i genomsnitt 25 meddelanden per dag för att söka information, och nästan 1 av 5 anställda skickar över 50 meddelanden.
Den dagliga meddelandemängden kan variera kraftigt mellan olika team, där 20 % av teammedlemmarna skickar upp till 50 meddelanden per dag för att hitta viktig information.
Våra undersökningsresultat avslöjar ett brett spektrum av meddelandemönster och belyser ineffektiviteten i dagens metoder för informationshämtning:
- 43 % av de anställda är lågvolymkommunikatörer och skickar färre än 10 meddelanden.
- 20 % av arbetstagarna är mycket aktiva kommunikatörer och skickar över 50 meddelanden.
- 23 % av yrkesverksamma skickar ett måttligt antal meddelanden, mellan 11 och 50.
- En mindre grupp på 14 % av teamen skickar i genomsnitt 21–30 meddelanden per dag.
Viktiga slutsatser
📌 Olika meddelandemönster indikerar inkonsekvent tillgång till information inom en organisation.
📌 Stora meddelandemängder tyder på ineffektiv informationshämtning, informationsdelning, uppdateringar och meddelanden samt uppföljning av uppgifter som skulle kunna effektiviseras.
📌 Enhetliga kommunikationsstrategier kan bidra till att minska onödiga meddelanden genom att göra dokument, data och sammanhang tillgängliga på ett och samma ställe.
2. När snabba svar dödar produktiviteten: en kontrollpunkt
📮ClickUp Insight: 60 % av arbetstagarna svarar på snabbmeddelanden inom 10 minuter, men varje avbrott kostar upp till 23 minuters koncentrationstid, vilket skapar en produktivitetsparadox.
Snabba svar håller arbetet igång, men de dolda kostnaderna för ständiga avbrott minskar fokus och effektivitet.
Arbetstagare förlorar hela 23 minuters koncentrationstid efter varje avbrott.
Detta understryker behovet av mer intelligenta kommunikationslösningar som bevarar både responsivitet och koncentration. Vi fann att:
- Över 60 % av arbetstagarna är snabba kommunikatörer som svarar inom 10 minuter.
- 15 % av arbetstagarna tar flera timmar på sig att svara.
- Medan ytterligare 15 % svarar långsamt, vilket tar över 8 timmar
Om snabb respons är en viktig del av din företagskultur är det dags att överväga en resultatbaserad strategi kopplad till tydliga mål och KPI:er.
Viktiga slutsatser
📌 En kultur med snabba svar skapar kontinuerliga produktivitetsstörningar under hela arbetsdagen.
📌 Återhämtningstiden överstiger avsevärt den faktiska tiden som läggs på att svara på meddelanden.
📌 Centraliserade kommunikationsfunktioner som integrerad chatt gör det möjligt för yrkesverksamma att behålla relevant kontext samtidigt som störande plattformsbyten minskas, vilket bidrar till ökad medarbetarnöjdhet på organisationsnivå.
3. Förlorad i silon: återta produktiviteten
📮ClickUp Insight: 83 % av kunskapsarbetare förlitar sig främst på e-post och chatt för teamkommunikation, vilket sprider viktig information över olika kanaler och begränsar effektivt samarbete.
Team förlorar mer än hälften av sin arbetsdag på att byta verktyg och leta efter information, samtidigt som kommunikationen förblir fragmenterad.
Denna fragmentering, som innebär spridda meddelanden över flera kanaler, hindrar produktivitet och innovation. Vår data understryker allvaret i denna fråga:
- 42 % av teammedlemmarna förlitar sig fortfarande i hög grad på e-post för kommunikation trots dess isolerade natur.
- 41 % av teammedlemmarna använder snabbmeddelanden som sin primära kommunikationskanal, men detta medium saknar ofta den struktur och organisation som krävs för komplexa projekt.
- 17 % föredrar en kombination av röstsamtal, videosamtal och projektledningsverktyg för att få den information de behöver.
Viktiga slutsatser
📌 En fragmenterad kommunikationsmiljö är ett betydande hinder för produktiviteten, eftersom teamen måste dela upp sin tid mellan e-post, snabbmeddelanden och samtal.
📌 Traditionella kommunikationsmetoder fortsätter att dominera interaktionen på arbetsplatsen, vilket ofta skapar silos istället för samordning.
📌 En centraliserad plattform hanterar dessa utmaningar genom att integrera projektledning, samarbete och kommunikation.
4. Överkommunikation kontra hyperanslutning: att dra gränsen
📮ClickUp Insight: 17 % av kunskapsarbetarna är ”super-connectors” som hanterar mer än 15 relationer på arbetsplatsen varje dag, medan de flesta i genomsnitt har nära 6 centrala kontakter.
Kunskapsarbetare står inför överväldigande krav på samarbete, och många hanterar mer än 15 kontakter på arbetsplatsen varje dag.
Att hantera flera relationer och konversationer samtidigt på jobbet gör det mycket svårare att hantera sammanhanget och upprätthålla produktiva arbetsflöden. Denna ständiga uppmärksamhetsförlust leder på lång sikt till ökad kognitiv belastning och till och med utbrändhet.
Här är vad vi fann:
- En tredjedel av alla människor arbetar dagligen nära tillsammans med endast 1–3 kollegor.
- 1 av 5 teammedlemmar hanterar 4–6 dagliga relationer på arbetsplatsen.
- 17 % är superkontaktpersoner som samordnar med mer än 15 teammedlemmar varje dag.
Viktiga slutsatser
📌 Hög kommunikationsvolym skapar en betydande kognitiv belastning eftersom medarbetarna hanterar flera konversationer samtidigt.
📌 Kostnaderna för att byta kontext mångdubblas när medarbetarna navigerar mellan konversationer och trådar i flera olika verktyg.
📌 Intelligenta arbetsplatslösningar som integrerad sökning, centraliserad dokumentation och en AI-kunskapshanterare kan hjälpa till att upprätthålla sammanhanget, minska kognitiv överbelastning och öka de anställdas engagemang totalt sett.
5. Från chatt till uppgift: överbrygga klyftan
📮ClickUp Insight: Cirka 92 % av kunskapsarbetarna riskerar att missa viktiga beslut på grund av spridd dokumentation, och endast 8 % använder projektledningsverktyg för att spåra åtgärdspunkter.
Det finns en enorm klyfta mellan diskussion och handling, vilket skapar betydande ineffektivitet i hur teamen följer upp och utför sitt arbete.
Vi har upptäckt att de flesta team antingen lägger värdefull tid på att manuellt dokumentera åtgärdspunkter eller riskerar att förlora viktiga beslut mellan chatt, e-post och andra verktyg.
- Nästan 40 % av yrkesverksamma spårar åtgärder manuellt, vilket är en tidskrävande och felbenägen process.
- 14 % av de tillfrågade anser inte att det finns något behov av att spåra åtgärdspunkter.
- Över 38 % av kunskapsarbetarna förlitar sig på inkonsekventa spårningsmetoder, vilket kan leda till missförstånd och missade deadlines.
- Endast 8 % använder projektledningsverktyg för att spåra åtgärdspunkter.
Viktiga slutsatser
📌 Manuella konverteringsprocesser skapar överflödigt arbete och ökar risken för missade åtgärder.
📌 Inkonsekventa spårningsmetoder leder till förlorad information och minskad ansvarighet.
📌 Enhetliga arbetsverktyg med inbyggda verktyg för konversation till uppgift eliminerar dubbelarbete genom att möjliggöra omedelbara åtgärder från konversationstrådar.
Våra fyra strategiska rekommendationer
Om varje avbrott minskar vår koncentrationstid med 23 minuter blir tidsförlusten under en arbetsdag enorm.
Som vi har sett är de främsta utmaningarna inom kommunikation på arbetsplatsen brist på sammanhang, överflödiga uppföljningar och kognitiv överbelastning till följd av flera olika verktyg.
Organisationer behöver en praktisk strategi för att effektivt överbrygga dessa kommunikationsbrister. Här är fyra strategiska rekommendationer baserade på våra undersökningsresultat som hjälper din organisation att uppnå och upprätthålla produktivitet i världsklass:
✅ Fixa chatt och meddelanden
Kommunikationen är ofta isolerad och separerad från de faktiska arbetsflödena. Integrera meddelanden i dina arbetsflöden.
✅ Inför AI
Eliminera repetitiva uppgifter som uppföljningar, sammanfattningar och tilldelning av åtgärder med hjälp av automatisering och inbyggda AI-assistenter.
✅ Gör sammanhanget omedelbart tillgängligt
Investera i AI-drivna kunskapsflöden och kraftfulla sökfunktioner för arbetsytor som förenar dokument, uppgifter och människor.
✅ Utnyttja inbyggd ansvarsskyldighet
Skapa arbetsflöden som tilldelar ansvar från början så att du aldrig missar en uppgift eller åtgärd.
Hur kan ClickUp hjälpa till?
Låt oss vara ärliga. Arbetet fungerar inte.
Våra projekt, dokumentation och kommunikation är utspridda över olika verktyg som inte är kopplade till varandra, vilket minskar produktiviteten.
Det är därför ClickUp, appen som har allt för arbetet , kombinerar AI-projektledning, kunskapshantering och chatt – allt drivet av AI, vilket hjälper dig att arbeta snabbare och smartare.
Här är tre sätt som ClickUp hjälper dig att bryta ner silos inom teamkommunikationen:
🏁 Smarta konversationer
Be ClickUp Brain att sammanfatta chattar, utarbeta nya svar och hålla dig uppdaterad om kommentarstrådar.
AI driver också ClickUps Connected Search, som sömlöst kopplar samman kunskap med dina arbetsflöden. Dina uppgifter, dokument, chattar och kontakter är nu sammankopplade på ett och samma ställe.
🏁 Enkla integrationer
Är du en fan av e-post eller Slack?
Utnyttja ClickUps över 1000 integrationer för att ansluta till dina favoritverktyg och omvandla e-postmeddelanden och meddelanden till spårbara uppgifter med ett enda klick. Nu är alla dina arbetsflöden samlade och synkroniseras sömlöst mellan olika verktyg.
🏁 Omedelbar kontext
Med ClickUp Chat kopplas arbete och chatt samman.
Skicka direktmeddelanden till dina kollegor, länka chattråd till specifika uppgifter, ringa ljud- och videosamtal och skapa åtgärdspunkter direkt från dina konversationer med hjälp av ClickUps integrerade chatt. Inget sammanhang går förlorat.
Nästa steg
Är du redo att överbrygga kommunikationsklyftan, ta steget in i framtidens arbetsliv och maximera produktiviteten? Gå med i över 3 miljoner team som använder ClickUp för att öka sin produktivitet. Registrera dig gratis idag.