Du känner säkert igen den där panikkänslan när alla i ditt sällskap på fem personer beställer den komplicerade kombinationen på restaurangen, och istället för att skriva ner beställningen säger servitören: ”Ingen fara, jag har allt här uppe”. 🧠🫠
Så ser det ut när man försöker hantera en hektisk dag utan ett fast schema.
Genom att registrera alla dina möten, uppgifter, påminnelser och avtal i en kalender, lista eller tabell kan du bättre förstå hur din tid fördelas under en dag. Detta kan i slutändan vara avgörande för om du kan ta dig an den där sista minuten-förfrågan eller om du faktiskt hinner till tandläkaren klockan 14:30. 😳
Enkelt uttryckt hjälper planering av din dag dig att få ut det mesta av den – både på och utanför jobbet. Det är nyckeln till att skapa produktiva vanor och införliva fler strategier för tidshantering i din arbetsvecka. Och har vi nämnt att det också botar din söndagsångest?
Oavsett om du är en mästare på att planera din tid eller om du skapar ett välkomstschema för teamets nyanställda, bör du alltid börja med en schemamall. Men det finns ingen anledning att överanalysera din mall!
Det är lätt att känna sig överväldigad av det enorma utbudet av metoder och schemaläggningsprogram som finns för att strukturera din dag, men istället för att lägga tid på en vanlig mall, börja med en som bevisat gör processen enklare.
Vi visar dig hur med en genomgång av varför du behöver schemamallar i ditt liv, de viktigaste funktionerna att leta efter och 10 gratis schemamallar som garanterat förbättrar dina tidsplaneringsförmågor.
Varför är schemamallar viktiga?
Din schemaläggning bör vara mer än en post-it-lapp eller ett dokument med namn och tider listade på sidan – och om det exemplet känns lite för bekant, så ber vi för dig.
Istället bör ditt schema tillföra mervärde till dina dagliga processer genom att integreras med dina nuvarande arbetsappar, kalender och processer för att hantera alla aspekter av din dag.
Det är där en mall verkligen kommer till nytta. 🙂
De bästa schemamallarna är kopplade till projektledningsprogramvara med funktioner som förbättrar de gamla schemaläggningsteknikerna som vi växte upp med. Utseendet och funktionaliteten hos din föredragna schemamall beror på ditt team, din bransch och ditt projekt, men fördelarna är desamma över hela linjen!
Här är några av de viktigaste fördelarna med att använda en schemamall, oavsett om det är för personligt bruk eller tillsammans med teamet:
- Transparens: Schemamallar är inte bara till för personligt bruk – de är till för hela teamet. När hela teamet använder en schemamall kan medlemmarna se vad deras kollegor gör och cheferna kan se om arbetet är jämnt fördelat eller om en person har för mycket att göra under veckan.
- Organisation: Genom att standardisera formatet och detaljnivån i medlemmarnas scheman kan alla hålla sig uppdaterade om projektets status och prioriteringar. Särskilt om din mall kompletterar projektledningsprogrammet med samarbetsfunktioner kan din schemamall hjälpa teamet att undvika flaskhalsar varje vecka.
- Ökar produktiviteten: Att visualisera ditt schema hjälper dig att planera för framtida uppgifter och möjliggör nya strategier för att maximera din dag. Schemamallar är utformade för att hjälpa dig att identifiera möjligheter varje dag för att skapa nya processer, omstrukturera arbetsflöden och spåra tid som spenderas på uppgifter eller projekt.
- Förbättrar tidsplaneringsförmågan: Har du någonsin lämnat ditt skrivbord vid slutet av dagen och undrat vart tiden tog vägen? Schemamallar ger svaret på den frågan. Med funktioner för att spåra tid, versionshistorik, möten och statusuppdateringar vet du alltid vilka uppgifter som tar upp din tid och kan anpassa ditt arbetsflöde därefter.
10 gratis schemamallar för 2025
Nu till det roliga – exemplen!
Vi har testat och utvärderat de bästa schemamallarna för att kunna erbjuda dig de bästa och våra absoluta favoriter!
Var och en av dessa 10 kostnadsfria och anpassningsbara mallar erbjuder visuellt tilltalande och produktiva funktioner som hjälper dig och teamet att effektivisera era nuvarande schemaläggningsprocesser. Dessutom kan du komma åt dem alla direkt från den här artikeln!
1. ClickUp-mall för teamschema
Att organisera ett teamschema är viktigt för alla team för att säkerställa att tiden utnyttjas på bästa sätt. ClickUp Team Schedule Template är perfekt för planering, schemaläggning och till och med resurshantering!
Ett teamschema kan till exempel innehålla möten, deadlines för projektleveranser, individuella mål för teammedlemmar, presentationer eller utbildningar för personalen, kundservicemål och andra organisatoriska mål som behövs.
Denna överskådlighet hjälper alla att hålla koll på sina åtaganden samtidigt som de fortfarande har tid över för koncentrerat arbete och andra aktiviteter.
Mallen har fyra fördefinierade vyer som du kan börja använda redan idag för att visualisera ditt arbete:
- Projektaktivitetslista: Sammanställer alla uppgifter som tilldelats per team som standard.
- Veckoplanering: Ordnar alla uppgifter som tilldelats per team efter förfallodatum.
- Arbetsbelastningsvy: Ger en översikt över antalet uppgifter som tilldelats ett team under en viss period.
2. ClickUp 24-timmars schemamall
Ett 24-timmars schema är ett viktigt verktyg för att uppnå dagliga mål och hålla ordning. Det kan hjälpa dig att hantera din tid effektivt, prioritera uppgifter och undvika att skjuta upp saker. För att skapa ett framgångsrikt schema i detta format krävs planering, strategier och rätt verktyg, såsom ClickUps 24-timmars schemamall.
Alla uppgifter, aktiviteter, möten och raster som du skapar visas i dagskalendervyn. Du har möjlighet att ställa in återkommande uppgifter efter datum och tid, så att du bara behöver ställa in dem en gång!
När prioriteringarna ändras eller något stör ditt schema kan du enkelt klicka på en uppgift och dra den uppåt eller nedåt till en annan tidslucka.
Proffstips: Anslut ClickUp till Outlook, Apple eller någon annan kalender som låter dig prenumerera med ett URL-flöde för att hålla koll på dina uppgifts deadlines!
3. ClickUp-mall för timbaserat arbetsschema
Teamets scheman fungerar också som ett sätt att spåra tiden per uppdragstagare under ett projekt. Med ett uppdaterat schema kan teamen förutse potentiella problem i förväg och åtgärda dem snabbt innan extra tid krävs för att lösa problemen.
ClickUps timschemamall erbjuder tre olika vyer för att spåra anställda eller frilansare som betalas per timme:
- Utbetalning per uppdragstagare Lista: Visa alla uppgifter grupperade efter uppdragstagare
- Faktisk utbetalningslista: Sortera, gruppera och filtrera uppgifter för fullständig översikt
- Veckokalender: Se vad som väntar och gör justeringar i realtid.
Mallen innehåller en introduktionsguide med anpassningstips så att du kan göra dina scheman klara att dela med ditt team!
Kolla in dessa appar för arbetsscheman!
4. ClickUp-mall för schemaläggningsmatris
En schemaläggningsmatris är ett kraftfullt verktyg som hjälper organisationer att organisera och prioritera uppgifter. Genom att plotta uppgifter på en matris med axlarna tid, resurser och vikt blir det lättare att fatta beslut om projektets tidsplan och resursfördelning.
Tanken med en schemaläggningsmatris är att skapa en organiserad struktur för att tilldela uppgifter som tar hänsyn till tillgängliga resurser, den tid som behövs för att slutföra uppgiften och dess övergripande betydelse inom det större projektet.
Att fördela resurser på detta sätt hjälper chefer att prioritera vad som måste göras först för att de viktigaste uppgifterna ska kunna hanteras.
Med ClickUp Scheduling Matrix Template har du verktygen för att ge så mycket kontext som behövs för att hålla team och projekt på rätt spår: uppgiftsbeskrivningar, checklistor, tilldelade kommentarer och mycket mer!
5. ClickUp-mall för schemaläggning
Schemaläggning är en strategi som används för att planera och hantera tiden effektivt. Det innebär att man delar upp ett större mål eller en större uppgift i mindre, mer hanterbara tidsenheter för att göra det lättare att slutföra.
Om du har svårt att hålla dig till schemaläggningen kan du prova ClickUp Schedule Blocking Template. Denna mall är flexibel så att alla kan hålla sig till schemaläggningen och minska den tid det tar att växla mellan appar för att komma igång med en uppgift.
Du kan enkelt ställa in påminnelser för kommande uppgifter, bifoga filer till uppgiften och samla alla konversationer på ett ställe.
Proffstips: Använd funktionerna Profiler och Mitt arbete i ClickUp för att se scheman för alla i din arbetsyta! Profiler ger dig en inblick i varje persons ansvarsområden, så att du kan lägga till påminnelser, göra justeringar eller se vad de arbetar med härnäst.
6. ClickUp-mall för projektledningsschema
Din projektledningskalender bör innehålla alla aktiviteter som är relaterade till slutförandet av projektet. Detta inkluderar uppgifter som planering, design, utveckling, implementering och testning. Alla dessa aktiviteter måste spåras för att övervaka framstegen och säkerställa att alla team, kunder och intressenter är informerade om leveranser.
ClickUps projektledningsschemamall har fem fördefinierade vyer för att visa ditt projektschema från olika perspektiv:
- Listvy: Uppgifter grupperade efter projektfas (initiering, planering, genomförande, övervakning och slutförande)
- Tidslinje vy: Planerade scheman för alla uppgifter och aktiviteter grupperade efter projektfas.
- Board view: Status för var varje uppgift befinner sig i arbetsflödet
- Tabellvy: Risker och problem med uppgifter
- Gantt-vy: Beroenden och milstolpar i ett projektschema
7. ClickUp-mall för blockschemaläggning
Att organisera ett teamschema i block kan vara ett effektivt sätt att säkerställa att alla teammedlemmar tilldelas sina respektive uppgifter på rätt sätt och att dessa uppgifter passar in i en större tidsplan.
Ett sätt att göra detta är att dela upp projektets tidsplan i olika faser, där varje fas har sina egna krav, mål och resurser. Dessutom ger extra tid teamen utrymme för experiment eller brainstorming av nya idéer utan att de känner sig stressade eller ligger efter i schemat.
Detta hjälper teamet att identifiera vad som behöver göras i varje steg, hur lång tid det tar att slutföra det och hur många resurser som behövs. När dessa övergripande delar har identifierats kan teamet börja dela upp dem i mer specifika arbetsmoment.
Om en fas till exempel innefattar att skapa en ny webbplats för företaget kan teammedlemmarna dela upp detta i frontend-utveckling, backend-utveckling, designmockups och användartestning.
ClickUp Block Scheduling Template är en hel mapp med förformaterade vyer för listor, tidslinjer, kalendrar och arbetsbelastning som kan anpassas efter dina arbetsflödesbehov!
Kolla in fördelarna med tidsblockering i ClickUp!
8. Schemamall för Google Docs och Microsoft Word
Mallen för timschema finns tillgänglig i Google Docs eller Microsoft Word. Du kan skapa ett anpassat arbetsschema för arbetsrelaterade aktiviteter, evenemang, resor eller fritidsaktiviteter. När du har lagt till dina uppgifter kan du ladda ner och dela dokumentet.
Anpassa utseendet på din mall och slå ihop celler för att göra ditt schema presentabelt. Eller lär dig hur du skapar din egen kalender i Microsoft Word!
9. Schemamall för Google Sheets
Schemaläggningsmallen i Google Sheets är perfekt för studenter som föredrar att se sina scheman i 30-minutersintervaller. Det som gör denna mall unik är dess format med tre kolumner:
- Schemalagd aktivitet
- Kursuppgifter
- Personligt/Självomsorg
Se hur du skapar ett schema i Google Sheets!
10. Excel-mall för dagligt schema
Om ett format med tre kolumner är för begränsande kan du prova schemamallen med 30-minutersintervall i Excel. Kolumnerna är organiserade efter veckodag (söndag till lördag).
Överst i mallen kan du justera starttiden från 05:00 till vilken tid du föredrar. Resten av intervallen fylls i automatiskt baserat på ditt val, så att du kan börja planera på ditt sätt!
Lär dig hur du skapar ett anpassat schema i Excel!
Andra mallar:
Funktioner att leta efter i din nästa schemamall
Alla schemamallar är inte lika, men vi hjälper dig att se till att den du väljer uppfyller dina behov utan att överskrida din budget.
Alla de bästa schemamallarna har följande viktiga funktioner gemensamt:
- Anpassningsbar: Mallar skapar en grundplan för ditt schema, men du bör kunna justera och redigera dem efter behov för att bättre anpassa dem till dina aktuella processer. Och det bör inte vara svårt att göra!
- Visuellt: Det finns fler sätt att strukturera dina scheman än bara i en kalender. Särskilt för större team som arbetar asynkront kommer en mycket visuell schemamall eller möjligheten att välja mellan flera projektvyer att förbättra varje medlems upplevelse av mallen.
- Samarbete: Bara för logistiken är detta enormt viktigt. Om din mall inte har något samarbetselement kommer teamen att ha svårt att schemalägga möten, samarbeta och slutföra uppgifter utan överlappningar.
- Tid- och framstegsspårning: Din schemamall är inte något du skapar en gång för alla. Den bör utvecklas i takt med att dina projekt blir mer komplexa och ge insikter och lösningar som hjälper dig att förbättra din produktivitet. Tidsspårning och instrumentpaneler är två av de mest grundläggande funktionerna för att mäta dina framsteg.
- Integrationer: Ju fler arbetsverktyg som kan integreras med din schemamall, desto bättre! Det hjälper dig att få en tydligare bild av vilka uppgifter du har planerat för varje dag och ger mer sammanhang i form av inbäddade länkar eller data. Dessutom utökar integrationer funktionaliteten hos alla programvaror och minskar antalet flikar som översvämmar din webbläsare.
Och en hedersomnämning... de bästa mallarna är gratis. 💸
Det finns så många kraftfulla färdiga schemamallar idag att det inte finns någon anledning att betala ett öre för dem!
Planera din dag med ClickUp
Det är aldrig för sent att börja organisera dina arbetsflöden, projekt eller dagar med en flexibel schemamall. Alla dessa 10 alternativ hjälper dig att maximera din tid och påskynda din schemaläggningsprocess, men bara ClickUp hjälper dig att ta dina ansträngningar ett steg längre.
Oavsett vilken arbetsstil, bransch eller team du föredrar är ClickUp den enda lösningen som är tillräckligt kraftfull för att erbjuda heltäckande lösningar med anpassningsbara mallar för alla användningsområden. ClickUp erbjuder avancerade tidsplaneringsfunktioner, flera projektvyer, över 1 000 integrationer och mycket mer – helt utan kostnad. 🤓
Det finns inget bättre tillfälle än nu att öka produktiviteten – registrera dig på ClickUp och se hur din dag faller på plats. 📆