Hur du använder tidsblockering för att öka produktiviteten: tips och mallar

”Jag behöver fler timmar på dygnet…” eller ”hur kan klockan redan vara 17?!” när du fortfarande har så mycket att göra innan dagen är slut. 😅

Låter det bekant? Jag har varit där!

Tänk om du kunde frigöra flera timmar varje vecka och fokusera på dina viktigaste uppgifter?

Den goda nyheten är att du kan göra det – med några enkla tips och tekniker för tidshantering som hjälper dig att få ut det mesta av din tid på jobbet (och utanför jobbet).

I den här artikeln presenterar vi konceptet tidsblockering, hur det fungerar och olika metoder för tidsblockering som du kan använda för att strukturera din schemaläggning för högre produktivitet. Vi går också igenom några användbara verktyg och tips som kan underlätta processen.

Låt oss sätta igång!

Vad är tidsblockering?

Tidsblockering innebär att du avsätter specifika tidsblock i ditt schema för olika uppgifter och aktiviteter.

Istället för att ha en vag att göra-lista, går du vidare och avsätter särskilda tidsblock för alla saker du måste göra under dagen – eller veckan. Detta hjälper dig att förbättra din koncentration samtidigt som du säkerställer att du har tillräckligt med tid avsatt för alla dina prioriteringar.

Enligt American Journal of Lifestyle Medicine har forskare funnit att tidsblockering och andra schemaläggningsmetoder kan förbättra tidsplaneringsförmågan och den totala produktiviteten.

Tidsblockering kan vara till hjälp för dem som:

Hur tidsblockering fungerar

Har du mycket att göra? Låt oss dela upp det i hanterbara delar! Här är stegen du behöver ta för din första tidsblockeringsövning:

Kom ihåg att det är okej att göra ändringar under tiden. Målet med en teknik för tidshantering är att göra ditt liv enklare, inte svårare!

Fördelarna med tidsblockering

Många människor har svårt att hantera sin tid. Det finns alltid för många saker att göra och inte tillräckligt med timmar på dygnet, vilket kan leda till stress, utbrändhet, ångest osv.

Tidsblockering hjälper inte bara din hjärna att skapa hälsosamma gränser för tid och forma hälsosamma vanor, utan har också flera andra fördelar:

Genom att implementera tidsblockering blir du mer produktiv och får bättre kontroll över ditt liv.

Metoder för tidsblockering

Det finns flera sätt att blockera tid. Vilken teknik för tidsblockering som är rätt att använda beror på vilken typ av arbete du behöver utföra. De vanligaste typerna av tidsblockering är:

Tidsblockering ⏳

Har du någonsin börjat göra något, bara för att sedan fastna i det och komma ut flera timmar senare och undra var tiden tog vägen? Om så är fallet, prova timeboxing.

Timeboxing introducerades först som en teknik för tidshantering inom agil mjukvaruutveckling, men är nu en populär metod för tidsblockering bland kunskapsarbetare. Det förhindrar slöseri med tid genom att begränsa den tid som läggs på en viss uppgift.

Varje specifik tidsblock kallas för en ”timebox” och kan variera från några timmar till dagar. Den har specifika start- och sluttider; när timeboxen är slut måste du sluta med det du gjorde, oavsett framsteg (eller brist på framsteg).

Sprintar inom mjukvaruutveckling är ett exempel på timeboxing i praktiken. Det finns specifika mål och milstolpar för varje sprint, tillsammans med definierade start- och slutdatum för specifika uppgifter. Allt som du inte hinner avsluta innan slutet av en sprint måste flyttas över till nästa.

Elon Musk planerar hela sin dag i 5-minutersblock. Allt, och vi menar verkligen allt, är tidsbestämt i kalendern.

Temadagar 📅

Denna produktivitetsmetod låter dig förhindra kontextväxling genom att planera liknande uppgifter tillsammans. Skillnaden ligger i typen av arbete – tekniken fungerar när uppgifterna kan delas in i tre till fem stora grupper, som var och en kan ta upp ungefär en hel arbetsdag.

Om du till exempel driver en kanal på sociala medier, en blogg eller en vlogg kan du implementera tidsblockering genom att dela upp din arbetsvecka i temadagar:

Här är Kristi DaSilva, VD för DaSilva Life och ClickUp-konsult, som berättar hur hon skapar sina veckovisa tidsblockeringar och spårar dem i ClickUp.

Jag älskar att visuellt kartlägga mina huvuduppgifter i tavelvyn för att få en känsla för min veckovisa arbetsbelastning. Även om jag använder vyn "Allt" för att se alla uppgifter jag har för veckan, gillar jag att kartlägga mina huvudteman i min veckotidsblockering varje söndag för att förbereda mig för veckan som kommer.

Jack Dorsey, medgrundare av Twitter (nu X) och VD för Square, använder också temadagar för att hantera sin tid och vara produktiv.

På måndagar fokuserar jag på ledning och drift av företaget på båda företagen... Tisdagar fokuserar jag på produkten. Onsdagar fokuserar jag på marknadsföring, kommunikation och tillväxt. Torsdagar fokuserar jag på utvecklare och partnerskap. Fredagar fokuserar jag på företaget, kulturen och rekrytering. Lördagar tar jag ledigt och vandrar. Söndagar ägnar jag åt reflektion, feedback, strategi och förberedelser inför veckan.

Uppgiftsgruppering 📚

Har du ett antal små uppgifter av samma slag att utföra under dagen eller veckan? I så fall kan det vara bra att gruppera uppgifterna.

Uppgiftsgruppering är en produktivitetsteknik där du grupperar liknande uppgifter för att minska den kognitiva belastningen. Beroende på arbetsvolymen kan du blockera några timmar per vecka för varje typ av uppgift.

Om du till exempel arbetar med försäljning kan du skapa uppgiftsgrupper på följande sätt:

Marc Andreessen, medgrundare och kompanjon i Andreessen Horowitz, tror också på tidsblockering för ökad produktivitet. Hans metod kombinerar uppgiftsgruppering med temadagar, där måndagar och fredagar reserveras för samarbete.

En typisk dag för mig just nu innebär att jag bokstavligen följer kalendern mycket noggrant. Jag försöker att ha en så "programmerad" dag som möjligt.

Pomodoro-metoden 🍅

Behöver du ett enkelt men effektivt sätt att strukturera din arbetsdag för att förbättra produktiviteten eller sluta skjuta upp saker? Prova Pomodoro-metoden.

Pomodoro-tekniken, som har fått sitt namn efter den tomatformade timern (”Pomodoro” betyder tomat på italienska) som används av dess skapare Francesco Cirillo, innebär fokuserat arbete under fasta tidsintervall följt av pauser. Varje sådan arbetssession kallas en ”Pomodoro”. Detta sätt att arbeta håller oss engagerade och förbättrar vår koncentrationsförmåga.

Den berömda skådespelaren Tom Hanks förlitade sig på Pomodoro-metoden för att hålla sig produktiv när han skrev sin första bok, "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece".

Hur du börjar tidsblockera din kalender

Du kan börja med tidsblockering med en enkel dagbok, men en uppgiftshanteringsapp med tidshanteringsfunktion är mer effektiv.

En plattform som ClickUp gör det enklare att blockera tid; du kan enkelt lägga till, redigera och visa dina tidsblock. Dessutom minskar kontextväxlingar när allt finns på samma plattform. 🚀

Utvärdera allt du måste få gjort

Börja med att lista allt du behöver göra. Det finns flera olika sätt att gå tillväga.

Med att göra-listor i ClickUp kan du skapa en online-lista över dina åtgärder som du kan komma åt var som helst. Lägg till formatering, färger och länkar till listan för att lägga till mer detaljer. Om det är uppgifter du gör regelbundet kan du till och med skapa en mall utifrån en sparad checklista.

Behöver du mer detaljerad information? ClickUp Docs och ClickUp Notepad är båda användbara för detta ändamål. Skapa din lista över saker att göra och lägg till detaljer och ytterligare information, såsom bilder och länkar. Du kan också tagga kollegor genom att lägga till dem med en kommentar i dokumentet.

Oavsett vilken metod du väljer kan du med ClickUp skapa uppgifter direkt från dina att göra-listor i alla tre, så att du kan se dem direkt i ClickUp Tasks.

Sätt upp dina prioriteringar

Effektiv och hänsynslös prioritering är hemligheten till att få saker gjorda, särskilt när tiden är knapp och du har en miljon saker på din lista.

När du har skapat uppgifter utifrån dina att göra-listor kan du använda uppgiftsprioriteringar i ClickUp för att markera varje uppgift som brådskande eller markera dem som hög-, medel- eller lågprioriterade uppgifter. Detta säkerställer att du tar itu med de viktigaste uppgifterna först.

Avsätt tid för alla dina uppgifter

Det är viktigt att sätta prioriteringar, men du måste också veta hur mycket tid du behöver för att klara av dina uppgifter. ClickUp hjälper dig även med detta.

Med tidsuppskattningar i ClickUp kan du lägga till uppskattad tid för varje uppgift och även dela upp den mellan olika deluppgifter. Genom att summera dessa kan du också uppskatta den totala tiden för ett projekt. Lägg bara in uppgifterna i kalendervyn för att visualisera ditt schema.

Ladda ner den här mallen

Med ClickUps mall för daglig tidsblockering kan du planera din dag för maximal produktivitet. Den hjälper dig att:

Mallen innehåller också en whiteboard som gör det enkelt att bestämma dina prioriteringar genom att dela upp varje uppgift i fyra kategorier: att göra, att delegera, att schemalägga och att ta bort.

Team kan också använda ClickUps timschemamall för att få ut det mesta av sin dag.

Skapa tidsblock för alla prioriterade uppgifter

Genom att lista och prioritera uppgifter och lägga till uppskattade tider för dem kan du arbeta på ett mer strukturerat sätt. Nästa steg är att faktiskt skapa tidsblock i din kalender. Mallar för tidsblockering i ClickUp kan hjälpa dig med allt detta.

Om du använder Google Kalender för arbetet kan du använda den för att schemalägga dina blockeringar. Det gör det enkelt att blockera tid för möten, uppgifter och evenemang och färgkoda dem efter dina önskemål.

Analysera och optimera

Nu när du har prioriterat dina uppgifter och blockerat tid för var och en av dem i din tidsblockeringskalender kan du använda olika vyer i ClickUp för att visualisera dina uppgifter på det sätt du behöver.

Du kan till exempel spåra framsteg efter uppgiftsstatus i Kanban-tavlor eller filtrera och sortera dem för att organisera dem i en listvy.

Om du leder ett team kan du använda arbetsbelastningsvyn för att visualisera varje teammedlems schema och se till att ingen blir överbelastad.

ClickUp Dashboards är ett enkelt sätt att analysera dina framsteg och resultat. Spåra slutförandegraden för dina egna och ditt teams uppgifter, visualisera tidrapporter och tid som spenderats på uppgifter, visa uppgiftsstatus och mycket mer.

Du kan också ställa valfri fråga till AI, och ClickUp Brain söker igenom data i alla dashboards i ditt arbetsområde för att svara direkt.

Här är vad en ClickUp-kund säger om hur de fördubblade produktiviteten på sitt företag med ClickUp.

ClickUp har hjälpt oss att planera bättre, leverera snabbare och strukturera våra team på ett effektivt sätt, och vårt produktionsteam har fördubblats i storlek sedan jag började på företaget! Det hade inte varit möjligt om vi inte hade haft en solid struktur för resursfördelning och projektledning på plats.

Misstag att undvika vid tidsblockering och bästa praxis

Här är några vanliga misstag vid tidsblockering och hur du undviker dem:

Överskatta produktiviteten

Utan referensdata är det lätt att ha orealistiska förväntningar på uppgiftens tidsplan. Detta kan leda till stress över missade deadlines, ofullständiga uppgifter eller mindre än idealiska resultat.

🌟Lösning: Kom ihåg att ta hänsyn till förseningar på grund av vanliga avbrott som möten, telefonsamtal, e-postmeddelanden och så vidare. Lägg också till inställnings- och/eller övergångstider i dina tidsberäkningar. Acceptera att förseningar kan uppstå och prioritera ditt arbete så att du får de viktigaste uppgifterna gjorda först.

Försöker göra för mycket

Om du inte är försiktig kan du överboka dig. Ibland kan du schemalägga varje minut av dagen utan att lämna någon tid för pauser. Det är dock viktigt att ha tid för måltider, vila och till och med kreativt tänkande.

🌟Lösning: Inkludera utrymme i dina tidsblock för allt från pauser och måltider till pendling. Lite buffertid mellan schemalagda uppgifter kan också hjälpa dig att undvika att fylla din kalender för mycket.

Ladda ner den här mallen

ClickUps mall för schemaläggning hjälper dig och ditt team att:

Månads-, dags- och veckovyerna hjälper dig att planera ditt schema för olika tidsperioder och hålla dig på rätt spår. Anpassade statusar som Avbruten, Klar, Pågående och Att göra hjälper dig att hålla alla intressenter informerade om framstegen.

Dålig prioritering

Tidsblockering är ineffektivt om du inte har prioriterat din tid korrekt. Utan rätt prioritering riskerar du att missa viktiga uppgifter. Dessutom kan du skapa oförutsedda förseningar om du inte har identifierat uppgiftsberoenden.

🌟Lösning: Använd ett verktyg som ClickUp för att identifiera beroenden och prioritera uppgifter effektivt, så att du kan ta itu med de högst prioriterade uppgifterna först. Spara dina mest produktiva timmar för djuparbete och viktiga uppgifter, och mindre viktiga aktiviteter för de mindre energikrävande faserna av dagen.

Att inte anpassa sig

För att tidsblockering ska vara framgångsrikt måste du följa upp dess effektivitet och förbättra din metod efter behov för att bli mer produktiv. Om prioriteringarna förändras kan det hända att tidsblocken måste flyttas, annars kan du känna dig överväldigad.

🌟Lösning: Ta pauser med jämna mellanrum för att utvärdera dina schemaläggningsmönster och justera dem vid behov. Var öppen för att justera blockens storlek och syfte för att anpassa dig till förändringar i ditt schema. Verktyg för tidsblockering som möjliggör flexibilitet i schemaläggningen är det rätta valet för detta.

Så här hanterar Kristi DaSilva sin schemaläggning på plattformen.

Jag har en mapp med namnet "Daily Time Block" som innehåller tre listor: "Morning", "Afternoon" och "Evening". I dessa listor planerar jag min dag timme för timme för att maximera min produktivitet. Jag tilldelar olika tidsblock (30, 60 eller 90 minuter) med hjälp av anpassade fält. Jag gör detta kvällen innan för att förbereda mig för nästa dag och maximera min produktivitet genom att ha en gedigen plan.

⭐️ Bonus: Titta på ClickUps video om tidsblockering!

Ta den enkla vägen till produktivitet med ClickUp

Att hantera tid och arbetsscheman effektivt är nyckeln till att förbli produktiv och inte bli utbränd. Prova att skapa tidsblock med de olika tekniker vi har rekommenderat för att hitta det som fungerar bäst för dig.

Produktivitets- och uppgiftshanteringsplattformar som ClickUp hjälper dig att genomföra dina valda tekniker för tidshantering samtidigt som de ger dig ytterligare verktyg som hjälper dig att hantera ditt arbete bättre.

Prova ClickUp och se hur det kan hjälpa dig att spara timmar varje vecka!

Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag.