”Hur blev det så sent så snabbt?”
Det berömda citatet från Dr. Seuss var uppenbart då och verkar ännu mer uppenbart nu.
Sociala medier vill ha din åsikt.
En annan artikel finns precis runt hörnet på Internet.
Varje pip och ding från din telefon kräver din uppmärksamhet.
Snart har dina två timmars oavbrutet arbete på kontoret minskat till 2 minuter.
”Inte igen”, säger du till dig själv. Men det har hänt igen. Alla vägar har lett till förhalning och distraktion.
Finns det något hopp för oss?
Det har funnits perioder i mitt liv då tiden flög förbi eftersom jag var så fokuserad eller engagerad i fantastiska, produktiva aktiviteter. Andra dagar har helt glömts bort.
Tidshantering innebär att vi använder vår tid klokt för att slutföra de uppgifter och aktiviteter som vi behöver göra.
Och tiden går framåt oavsett vad vi gör med den. Det är upp till oss att använda den mer produktivt.
Kolla in våra bloggar om tekniker och tips för tids hantering.
Vilka är de viktigaste strategierna för tidshantering som vi kan implementera för att få tillbaka vår tid?
1. Sätt upp dagliga mål
Om du inte vet vad du ska göra idag, hur kan du då bli arg på dig själv när du inte hanterar din tid väl? En del av problemet är falska förväntningar. Om du inte sätter upp några mål för dig själv eller ens en att göra-lista, bli då inte arg på dig själv när du inte har gjort "någonting".
Att ha en vag idé om vad som behöver göras istället för att kontrollera och göra en att göra-lista är bara ett svart hål av improduktivitet och dålig tidshantering.
På ClickUp listar vi våra mål och uppgifter som vi arbetar med varje dag som en del av ett dagligt standup-möte. Vi listar också vad vi arbetade med dagen innan. De stämmer inte alltid perfekt överens (och ärligt talat gör vi oftast mer än vi trodde).
2. Gör de viktigaste uppgifterna först
Ett sätt att ta kontroll över din tid är att försöka göra de mest utmanande uppgifterna först. Andra föreslår att man ska ”äta grodan”, det vill säga göra det man inte vill göra först. Jag ser värdet i det, men att arbeta med det viktigaste först frigör tid från och med det ögonblicket.
För att vara ärlig växlar jag mellan att äta grodan och att göra det viktigaste först. Det beror på schemat och hur min dag ser ut, men det är bra att ha i åtanke.
3. Spåra hur lång tid det tar dig att slutföra en uppgift
God tidshantering handlar om att veta hur lång tid en viss uppgift kommer att ta. För att maximera din tid måste du begränsa distraktioner och samtidigt övervaka hur lång tid det tar dig att göra något. Hur balanserar du detta?
Två strategier för att uppnå detta:
- Pomodoro: Uppkallad efter en tomattimer, arbetar du i mindre 25-minutersperioder, tar en kort paus och arbetar sedan ytterligare 25 minuter. Efter några sådana perioder tar du en längre paus. Pomodoro-tekniken är ett utmärkt sätt att hålla fokus.
- Tidsspårning : Om du använder Pomodoro-tekniken kan du också logga tiden för att notera hur lång tid en viss uppgift tar. Nästa gång du behöver göra en liknande uppgift har du då en bättre uppfattning om hur lång tid det kommer att ta.
Kolla in dessa mallar för tidslogg!
4. Planera in tid i din dag för dina uppgifter, inte bara för möten
Din dag kan fyllas med möten, särskilt om ditt företag inte är så produktivt och effektivt som det kunde vara. Det är lätt att säga ja till möten. Det som är svårare är att anpassa ditt arbete efter dessa möten. Du kan behöva avsätta tid och ja, till och med tacka nej till några möten då och då.
ClickUp Time View är perfekt för detta, eftersom du kan schemalägga dina uppgifter ned till timmen och inte nödvändigtvis behöva visa dem i din kalender.
5. Prioritera ditt arbete och din att göra-lista
När du skapar en att göra-lista eller kontrollerar vad du ska göra härnäst i ditt projektledningssystem är det viktigt att prioritera. Det innebär inte bara att definiera vad som ska göras först som det viktigaste, utan också att prioritera resten av dina uppgifter.
Det finns ett helt system för att bestämma hur du ska prioritera ditt arbete, men en viktig slutsats är att tänka på vad som är viktigt kontra vad som är brådskande. Det är inte alltid samma sak. Att göra den distinktionen kommer att spara dig mycket tid.
6. Planera för att göra ditt bästa arbete vid den bästa tidpunkten.
Jag tror att denna punkt ofta förbises. Vi har alla olika rytmer i våra dagar. Vissa av oss är morgonmänniskor, andra är nattugglor, och eftermiddagar är dåliga för alla (skämt). Här är några tips som hjälper dig att göra det: Håll dig till ett schema.
Om du känner till dina rytmer kan du planera dina svåraste arbetsuppgifter till dina topptider. Det kan vara dags att äta grodan.
7. Arbeta intensivt, inte halvhjärtat.
Djupt arbete innebär att du avsätter tid i ditt schema för fokuserat arbete. Denna tid är inte nödvändigtvis avsedd för ditt mest brådskande arbete, utan för strategisk planering.
Exempel kan vara att utveckla en ny affärsplan eller marknadsföringsplan eller planera dina viktigaste produktlanseringar för kommande kvartal.
Produktivitetsforskaren James Clear kallar allt arbete som störs av textmeddelanden, e-post och sociala medier för ”halvarbete”. Att eliminera halvarbete från din rutin hjälper dig att spara tid på lång sikt eftersom du kan fokusera på de uppgifter du behöver göra.
8. Organisera din arbetsplats så att du har det du behöver
Med ett organiserat skrivbord och arbetsutrymme har du de verktyg du behöver inom räckhåll. Att leta efter extra kontorsmaterial, USB-minnen eller post-it-lappar är distraktioner som stör din koncentration.
Dessutom är det viktigt att organisera din digitala arbetsplats. Att använda funktionella verktyg för tidshantering är en utmärkt teknik för tidshantering, eftersom du kan automatisera påminnelser, aviseringar och prioritera dina uppgifter.
9. Utvärdera dina prestationer mot dessa mål
Det är slutet på dagen, och hur har du hanterat din tid? Om du har skapat en att göra-lista, fokuserat på uppgifterna och använt tidsspårning, bör du veta hur väl du har hanterat din tid.
Och vet du vad? Det gör inget om du inte gjorde allt perfekt. Med tiden kommer du att utveckla bättre vanor och lära dig att arbeta mer effektivt.
10. Bygg ett bra team
Kollegor kan vara en välsignelse – och en förbannelse.
Om du ingår i ett team som håller dig ansvarig och vill att du ska göra ett fantastiskt jobb, kommer du att nå den nivån.
Bra kollegor kan lyfta dig till en högre nivå, vilket också kan leda till att dina strategier för tidshantering blir bättre.
Slutsats
Effektiva strategier för tidshantering uppstår inte av en slump.
Det kräver arbete och engagemang. Det är egentligen en färdighet.
Strategier för tidshantering är som ett träd. De börjar med ett frö, slår rot och blommar sedan ut till en fullständig vana och livsstil.
Det är vad du strävar efter. Med det i åtanke kan du förbättra din produktivitet och göra mer med din tid än du har gjort tidigare.
När du väl har fått dessa vanor på plats kommer du att kunna sätta upp bättre långsiktiga mål. Den tid du lägger på dessa vanor lönar sig.
Du kommer att få bättre koll på vad du kan åstadkomma och slipper bli frustrerad av orealistiska mål. Strategier för tidshantering optimerar inte bara din tid idag, utan också din tid framöver.