Vad är resursallokering? En komplett guide för maximal effektivitet

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är resursallokering?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Resursallokering är processen att identifiera alla tillgängliga resurser – vare sig det är arbetskraft eller pengar – för ett projekt och sedan strategiskt fördela dem till uppgifter som gör att de kan utföra sitt bästa arbete. " } } ] }

Föreställ dig följande: Du håller en fest. Ditt hus är fullt av festande gäster. Någon säger: ”Jag börjar bli hungrig... Låt oss beställa pizza!”

Du försöker räkna ut hur många pizzor du ska beställa. Beställer du för många pizzor kommer du att få äta rester av pepperoni i flera dagar. Beställer du för få pizzor kommer några av dina gäster inte att få någon bit.

Men du är också begränsad av utrymmet på bänken och pengarna i plånboken.

Hur kan du tillgodose allas behov och samtidigt få ut mesta möjliga av dina pengar?

Precis som festarrangörer bör alla projektledare veta hur man fördelar resurser på ett klokt sätt. Inget projekt har obegränsad budget eller obegränsat antal teammedlemmar, men du kan använda resursfördelning för att maximera produktiviteten och projektets framgång.

Det handlar om noggranna förberedelser och strategisk planering för att få ut mesta möjliga av det du har.

Lär dig hur du fördelar tillräckligt med resurser till alla dina projekt så att du får jobbet gjort – och alla får en bit pizza. Nu festar vi!

Vad är resursallokering?

Resursallokering är processen att identifiera alla tillgängliga resurser – vare sig det är arbetskraft eller pengar – för ett projekt och sedan strategiskt fördela dem till uppgifter som gör det möjligt för dem att göra sitt bästa arbete.

För byråer som hanterar flera projekt för olika kunder är resursallokering nyckeln till att skapa ordning i det kreativa kaoset. Att matcha rätt person eller resurs med rätt projekt gör alla nöjdare i slutändan. Din personal får arbeta med de projekt de är bäst lämpade för, så kunderna kan förvänta sig högkvalitativa projektleveranser och resultat.

När projekt utvecklas och kundernas förväntningar förändras omfördelas resurserna för att hålla projektet på rätt spår i förhållande till tidsplanen.

Vad räknas som resurser?

Dina resurser är alla företagets tillgångar som behövs för att slutföra uppgifter eller projekt. Dessa kan omfatta:

Vem ansvarar för resursallokering?

Vanligtvis är projektledare ansvariga för resursallokering eftersom de har bäst överblick och kontroll över projektbudgetar, arbetsomfång och uppgiftshantering. Stora organisationer kan dock dela upp dessa ansvarsområden på flera roller eller ha särskilda avdelningar för resurshantering.

Relaterat: Resursutjämning

Fördelarna med effektiv resursallokering

Att inte fördela dina resurser på ett bra sätt är som att skicka en person att hämta tio pizzor medan de andra 15 sitter hemma och pratar. Det kommer att ta mycket mer tid och ansträngning för den personen att hämta pizzorna, vilket innebär en risk att alla får äta kalla pepperonipizzor.

Synd!

Varför inte skicka tre personer för att hjälpa till, så att alla kan njuta av en varm bit så fort som möjligt?

Resursallokering gör det möjligt för dig att utnyttja din arbetskraft, dina pengar och dina tillgångar till deras fulla potential, så att kunderna kan förvänta sig högkvalitativt arbete. Samtidigt minimerar din byrå risken för utbrändhet i teamet genom att fördela arbetet jämnt.

Andra fördelar med resursallokering inkluderar:

Hur man hanterar resurser och fastställer kundernas förväntningar

Eftersom resursallokering innebär att man gör en inventering av de resurser som finns tillgängliga för ett projekt vid en given tidpunkt, är det en kortsiktig plan – men den har långsiktiga effekter. Det är ett viktigt verktyg för kapacitetsplanering och hantering av kundernas förväntningar. Med effektiv resursallokering har ditt projekt allt och alla som behövs för att lyckas, inklusive rätt resurser och en realistisk tidsram.

Bonus: Verktyg för kapacitetsplanering & Mallar för kapacitetsplanering

Definiera projektets omfattning

Ingen kock börjar laga mat utan att först ha en bild av vad de ska laga, eller hur?

På samma sätt är det första steget i projektledning att definiera projektets omfattning. Utan att förstå projektets omfattning är det omöjligt att fatta beslut om resursallokering!

Som en del av ditt projektomfång måste du definiera följande:

Projektets omfattning hjälper dig att planera och förstå ett nytt projekt på en övergripande nivå. Använd denna information för att:

Gör en inventering av dina resurser

Innan du väljer toppings till din pizza måste du veta vilka toppings som finns tillgängliga – och vad alla föredrar. På samma sätt måste du först förstå vad varje person gör bäst och vilken typ av arbete de föredrar att göra för att kunna välja de bästa resurserna för ett jobb.

När du planerar ett projekt bör du ha en god förståelse för ditt teams kapacitet och kvaliteten på de resurser du har till ditt förfogande. På så sätt kan du fördela resurserna där de gör mest nytta.

Vilka är deras styrkor och kärnkompetenser? Matcha dina projektkrav med de resurser som kan tillgodose dessa behov.

Exempel på resursplanering för byråer

Anta att ditt projekt innebär att driva en pay-per-click-annonskampanj för en B2B SaaS-kund inom affärsintelligenssektorn. Du har två PPC-chefer på din byrå: Jason, som har arbetat med andra B2B-teknikkunder tidigare, och Sara, som huvudsakligen har arbetat med B2C-direktförsäljningskunder.

Sara säger att hon känner sig mindre bekväm med att hantera PPC för denna kund eftersom hon inte vet så mycket om B2B-programvara, och ännu mindre om en högteknologisk bransch som BI. Jason är däremot övertygad om att han är rätt person för jobbet tack vare sin tidigare erfarenhet av B2B.

För det här projektet vill du definitivt sätta Jason på kontot!

Vad är tillgängligheten och bandbredden för dina resurser? Teammedlemmar arbetar sällan med bara en sak åt gången, men alla är begränsade av antalet timmar per vecka eller dag som de kan arbeta. Du vill säkerställa att ditt team har tillräckligt med arbetstimmar att tilldela detta specifika projekt.

Kom ihåg att frånvaro, oavsett om den är planerad eller oplanerad, påverkar tillgängligheten, så tilldela anställda uppgifter med hänsyn till oförutsedda händelser. Anställda kan (och bör) ta betald ledighet eller sjukskriva sig, vilket innebär att de inte är tillgängliga dessa dagar.

Möten kan ta tid från anställdas projektarbete även under vanliga arbetsdagar. Dessutom behöver alla minst 15 minuter om dagen för att rasta hunden eller köpa en pumpaspicelatte!

Överfördela aldrig resurser. Överfördelning kan leda till utbrändhet och lägre produktivitet. Projektets framgång är aldrig värd att offra ditt teams välbefinnande och effektivitet för.

Använd kalendrar och scheman när du fördelar dina resurser och justera tidsplanerna efter tillgången på resurser. Optimera resursanvändningen så att dina projekt alltid har precis det du behöver.

Tilldela uppgifter direkt till teammedlemmar för fullständig översikt

När du vet vad ditt projektteam kan åstadkomma är nästa steg att delegera rätt uppgifter till varje person utifrån deras kompetens och tillgänglighet.

Förbered ditt team för framgång! Ge så mycket information som möjligt så att alla förstår vad som förväntas av dem. Förtydliga alla nödvändiga detaljer för varje uppgift – ansvar, förväntade resultat och deadlines.

I ClickUp är det enkelt att dela upp ett projekt i mindre delar med uppgifter, deluppgifter och checklistor. Du kan sedan snabbt tilldela varje åtgärd till dina teammedlemmar med bara några klick!

Här är en närmare titt:

För vissa uppgifter räcker det inte med en enda person – särskilt när du har snäva deadlines.

Lyckligtvis kan du med flera tilldelade personer i ClickUp snabbt tilldela fler personer till en uppgift om det behövs. Så nästa gång en uppgift behöver extra hjälp kan du tilldela dem på nolltid.

Planera utifrån beroenden för att undvika överanvändning av begränsade resurser.

Pizzabudet kommer inte fram till din dörr om det inte kan parkera först. Om din uppfart är full blir det ingen pizzakalas – och det är helt enkelt inte ett alternativ.

På samma sätt har projekt i sig beroenden – relationer mellan uppgifter och resurser som påverkar dessa resursers tillgänglighet.

Tänk på resursberoenden, där flera uppgifter kräver samma begränsade resurs. Låt oss säga att du behöver 10 nya grafiska designer till fredag, men bara har en designer i teamet som redan är tilldelad andra projekt fram till onsdag.

I det här fallet skulle du behöva justera din projektplanering för att på ett realistiskt sätt anpassa den till ditt teams begränsade tillgänglighet. Eller så kan du överväga att anställa en ytterligare grafisk designer, antingen på heltid eller som frilansare, för att få det stöd som behövs för att klara dina deadlines.

Uppgiftsberoenden uppstår också när en uppgifts framsteg beror på framstegen för en annan uppgift. Du måste till exempel vänta på feedback från kunderna innan du kan slutföra projektrevideringar i enlighet med deras önskemål. Det är som att kavla ut en klump pizzadeg till en perfekt paj innan du lägger på läckra toppings!

Fördela och planera uppgifter utifrån dessa beroenden. Håll ett öga på eventuella flaskhalsar och se till att ingen får vänta för länge på andra. Håll en ständig kommunikation kring utestående uppgifter och åtgärdspunkter, och justera förväntningarna därefter när det gäller projektförseningar.

Överväg att införa en agil eller Scrum-projektledningsmetodik för att eliminera eller kringgå beroenden.

ClickUps beroenden hjälper dig att kartlägga kopplingarna mellan uppgifter och resurser. På så sätt kan du hålla koll på alla beroenden i dina projekt innan de hinner bli hinder.

Här är fler sätt som beroenden hjälper ditt team att hålla fokus:

Du kan lägga till beroenden till enskilda uppgifter manuellt eller visuellt genom att rita länkar mellan uppgifter i ett Gantt-diagram.

Spåra framsteg och omfördela resurser efter behov.

I idealfallet fastställer du resurserna för ett projekt och allt går enligt plan. Men om det uppstår förseningar eller förändringar kan du behöva omfördela resurserna.

Ingen panik! Omfördelning är en normal del av resurshanteringen.

Det första steget är att hålla ett öga på teamets kapacitet i relation till att uppfylla dina projektkrav. Ställ dessa frågor när du tittar på din nuvarande kapacitet:

Om så är fallet är nästa steg att kommunicera förändringarna till din kund eller projektets intressenter. Håll dem informerade om projektets framsteg så tidigt och så ofta som möjligt, inklusive eventuella förändringar i omfattning eller förseningar.

Detta hjälper till att hantera förväntningar så att intressenterna är mindre benägna att bli överraskade, besvikna eller förvånade av förändringar eller bakslag.

Resursallokeringsprocessen kan innebära att du måste ompröva ditt projekt och hitta ytterligare teammedlemmar som kan hjälpa till med det extra arbetet. Vissa företag skapar en reservplan för resursallokering genom att identifiera medarbetare med relevanta färdigheter som kan hoppa in vid behov eller genom att upprätthålla en pool av frilansare som kan ge stöd vid behov.

Du kan också behöva justera tidsplaner och deadlines för alla uppgifter i ditt projekt för att återspegla ditt teams kapacitet och ta hänsyn till oförutsedda förseningar.

Att fördela dina resurser i sig, plus omfördela uppgifter längre fram, kan vara mycket arbete, men det behöver inte vara svårt arbete!

Överväg att använda resurshanteringsverktyg som håller ditt team på rätt spår med centraliserad översikt. Du behöver inte leta fram alla dina olika kalkylblad, dokument och post-it-lappar eller ständigt växla mellan alla teammedlemmarnas kalendrar.

Vi kanske är partiska, men vi anser att ClickUp är ett fantastiskt (vågar vi säga det bästa?) verktyg för resursallokering. Det samlar all information på ett ställe så att du kan följa dina framsteg och teamets kapacitet i realtid. Du kan skapa anpassningsbara instrumentpaneler för att se hur ditt team presterar och var du eventuellt halkar efter.

Det är ett sätt som Diggs använder ClickUp för att hålla koll på sina projekt. Resultatet? Större transparens i arbetsbelastningshanteringen, mindre tid spenderad på fram- och återkommande kommunikation och mer produktiv användning av allas tid.

Det kallar vi en vinst!

Minimera omfattningsglidning

Du kan beställa vad du tror är tillräckligt med pizza för alla på din fest, men du kan inte alltid förutse hur mycket de kommer att äta. Vad händer om du oväntat får slut på pizza?

Förutom att fälla några tårar (vilket är förståeligt) måste du nu växla om för att uppnå ditt mål att mata alla dina gäster.

Detta är ett fall av scope creep – ett projekt som expanderar utanför sitt ursprungliga omfång och kräver ytterligare resurser, inklusive extra tid, pengar och personal. Scope creep hotar projektets framgång genom att lägga till extra arbete utan att förlänga projektets tidsplan, vilket skapar extra press på teammedlemmarna att göra mer på kortare tid.

Du kan göra ditt bästa för att förhindra att projektets omfattning kryper genom att sätta tydliga gränser i projektbeskrivningen, men ibland är det oundvikligt. I sådana fall kan en bra förändringshantering införa strukturer och processer för att mildra omfattningskrypningen.

Den fastställer förväntningar på att beslutsfattare ska informera dig om ändringar i omfattningen så snart som möjligt och ge dig utrymme och tid att omfördela eller lägga till resurser i enlighet med detta.

Det är viktigt att följa med strömmen, men det är också viktigt att förhindra överbelastning av ditt team! De har trots allt en pizzakalas att gå till.

Exempel och mallar för resursallokering

Låt oss säga att du är projektledare med ansvar för att lansera en influencer-marknadsföringskampanj för Marinara, en mobil produktivitetsapp med Pomodoro-timer. Här är ett exempel på hur din resursallokeringsplan kan se ut:

Är du redo att identifiera och fördela dina resurser? ClickUp är här för att hjälpa dig! Det är helt gratis att registrera sig och komma igång på några sekunder. Kom igång med dessa mallar för resursallokering, utformade för att kickstarta ditt projektledningsarbete idag!

ClickUps mall för resursallokering

ClickUps mall för resursallokering hjälper dig att hålla koll på kapaciteten och tillgängligheten för alla dina organisations resurser på ett och samma ställe. Den har följande praktiska vyer:

Denna mall är helt anpassningsbar för att passa dina arbetsflöden för resurshantering . Använd denna mall för att få en omfattande översikt över ditt teams kapacitet och framsteg mot projektets slutförande och leveranser.

ClickUp-mallen för resursplanering

ClickUps mall för resursplanering erbjuder en rad olika sätt att visualisera och fördela dina resurser i hela teamet.

Utöver de vyer som ingår i den första mallen innehåller denna mall ytterligare två vyer:

Denna mall hjälper dig att proaktivt planera utifrån dina tillgängliga resurser, inklusive budgetar och teammedlemmarnas scheman. Liksom alla våra mallar är den anpassningsbar, så att du kan skräddarsy den efter dina behov och göra den till din egen.

Relaterat: Programvara för resursplanering i företag

Resursallokering är ett ständigt pågående arbete

Det räcker inte att fördela resurserna innan projektet startar och sedan lägga ner arbetet. Du måste hålla koll på projekten och noggrant balansera teamets kapacitet mot projektets krav. Eftersom faktorer som kan påverka projektets framgång förändras ständigt måste du också vara tillräckligt flexibel för att kunna anpassa din strategi för resursfördelning efter behov.

ClickUp är den bästa projektledningsprogramvaran för team, med en robust uppsättning funktioner som hjälper dig att hantera dina resurser, hålla dina projekt på rätt spår och få saker gjorda snabbt. Vi hjälper projektledare och viktiga beslutsfattare att fördela resurser och övervaka hela projektets livscykel som proffs.

Se hur ClickUp kan hjälpa dig och ditt team genom att registrera dig gratis idag!

Och spara din favoritpizzeria i snabbuppringningen – för med vår hjälp kommer du aldrig att gå miste om ostiga läckerheter!