Resursplanering och projektledning är två sidor av samma mynt. 🪙
Här är en kort sammanfattning: En resursplan kartlägger exakt vad som behöver hanteras för ett projekt. Enkelt, eller hur?
Nja, inte riktigt. En resurs kan vara många saker, till exempel människor, teknik, råvaror och utrustning, för att nämna några. Dessutom har varje resurs sina egna kostnader, beroenden, processer och begränsningar.
Med tanke på tvärfunktionella team, chefer och projektintressenter som måste hållas informerade är dina faktiska mänskliga resurser sannolikt spridda över olika avdelningar eller nivåer. Och hur är det med den teknik som behövs för att slutföra ditt projekt? Kanske har du redan den – eller kanske måste den byggas eller köpas.
Och precis så blir resursplanering komplicerat. 😳
Även om varje projekt är unikt finns det gemensamma mönster som kan och bör upprepas. Det är därför mallar för resursplanering är så viktiga för projektledare. Resursplanering är kanske aldrig enkelt, men det kan definitivt bli mycket enklare. Och vi visar dig hur! 🙌🏼
Betrakta den här artikeln som ditt stödsystem för resursplanering, där vi går igenom exakt vad en mall för resursplanering är, vad den ska innehålla och, som grädde på moset, 10 fantastiska exempel som hjälper dig att komma igång.
Vad är en mall för resursplanering?
En resursplan hjälper dig att hantera och fördela de resurser som behövs för att slutföra ett projekt. Den kan också säkerställa de mest effektiva och ändamålsenliga resurshanteringsmetoderna i hela organisationen! Dessa resurser inkluderar faktiska lokaler, utrustning, tillgångar och mer.
Och som om det inte vore nog, här kommer det knepiga: din resursplan måste vara helt anpassad efter din tidsplan och budget för att undvika överutgifter under genomförandefasen.
Generellt sett finns det två typer av resurser:
- Lagringsbar
- Kan inte sparas
Lagringsbara resurser är tillgängliga tills de är slut, medan icke-lagringsbara resurser måste fyllas på regelbundet eller endast användas under specifika tidsperioder.
Det är dock viktigt att komma ihåg att allt du behöver för att genomföra ditt projekt är en resurs. Detta inkluderar material, verktyg, utrustning och till och med ditt team! Det är mycket att hålla reda på och därför är det så viktigt att organisera dina resurser i god tid med hjälp av ett särskilt resurshanteringsverktyg, ERP eller en mall för projektresursplanering.
En mall för resursplanering är en ritning för de brännande frågor som alla projektledare ställer sig:
- Hur säkerställer jag att projektet blir klart utan att överbelasta mitt team?
- Hur kan vi leverera detta i tid och inom budget?
Beroende på vilket projektledningsprogram ditt team föredrar kan din resursplaneringsmall innehålla formler, fördefinierade tabeller, projektvyer eller instrumentpaneler för att påskynda installationsprocessen och ge insikter under arbetets gång.
10 kostnadsfria mallar för resursplanering i Excel och ClickUp
Det är svårt att välja bara en mall för resursplanering när det finns så många att välja mellan, men dessa 10 täcker alla funktioner du någonsin kan behöva!
Särskilt om ditt företag redan har investerat i Microsoft- eller Google-produkter för att skapa dina arbetsflöden har vi flera alternativ som hjälper dig att hitta rätt lösning! Men låt dig inte avskräckas av kostnaden – några av de mest värdefulla mallarna på denna lista är lika kraftfulla som kostnadseffektiva! Med andra ord: gratis. 😎
Öppna någon av dessa 10 mallar direkt från det här inlägget för att förbättra dina planeringsprocesser och se hur resurserna börjar flöda! 🤩
1. ClickUp-mall för resursplanering
Korrekt arbetsbelastningshantering bör säkerställa att både kunden och projektteamet är medvetna om sitt ansvarsområde och sina uppgifter, samt ge en tydlig tidsplan för när uppgifterna måste vara slutförda för att möta deadlines!
Den universella ClickUp-mallen för resursplanering är utformad för att hjälpa till att effektivisera resursfördelningen och uppgiftshanteringen genom att tillhandahålla en standardiserad struktur för allt ditt arbete. ClickUps funktion för anpassade fält organiserar de viktigaste detaljerna så att alla har tillgång till samma information:
- Tilldelade budgetar, återstående budgetar och faktiska kostnader: Välj din önskade valuta
- Team: Håll ansvaret tydligt med tilldelade team efter varumärke, grupp eller avdelning.
- Projektets varaktighet (dagar): Lägg till det totala antalet dagar som avsätts för projektet.
- Resursanteckningar: Spåra viktiga detaljer om alla dina resurser
- Kunder: Håll koll på olika kunder
- Projektkoordinator: Tilldela PC som övervakar projektet från start till slut*
*Om du har ett team av projektkoordinatorer har vi en projektvy som är skräddarsydd för dig. Kolla in mall nr 4!
Vill du slippa tidskrävande arbete? Automatisera repetitiva uppgifter! Lär dig hur. 👇🏼
2. ClickUp-mall för resursplanering av arbetsbelastning
Om du upplever en period med ojämn arbetsbelastning inom ditt team finns det ett sätt att rensa bort dimman. Allt som krävs är en engångsinstallation. (Men det har vi redan gjort åt dig. ) 😉
Genom att ta hänsyn till varje anställds eller teams förmågor och färdigheter kan projektledare skapa scheman som maximerar effektiviteten och samtidigt minimerar riskfaktorerna under arbetets gång. Med detta tillvägagångssätt kommer teamen att vara bättre rustade för att hålla deadlines och samtidigt leverera högkvalitativa resultat under hela projektets livscykel.
Gantt-vyn i denna ClickUp-mall låter dig visualisera olika projekt så att du kan se vilken inverkan en förändring kan ha på andra scheman. Detta hjälper inte bara till att minimera störningar utan säkerställer också att projekten fortsätter enligt plan.
Proffstips: Ta resursplaneringen till nästa nivå med hjälp av funktionerna Profiler och Mitt arbete i ClickUp! Profiler ger dig en inblick i varje persons ansvarsområden så att du kan lägga till påminnelser, göra justeringar eller se vad de arbetar med härnäst.
3. Mall för tidsplanering av resursplanering i ClickUp
För att säkerställa att ett projekt slutförs framgångsrikt är det viktigt att teamledaren beaktar potentiella risker när resursplaneringen skapas. Detta inkluderar:
- Bedömning av tillgängliga resurser vid olika tidpunkter
- Förstå och hantera resursbegränsningar
- Förutse eventuella avbrott eller förseningar
Alla ändringar som görs i projekt och uppgifter direkt från ClickUps tidslinjevy skickar uppdateringar till alla inblandade. När arbetet har tilldelats kan teammedlemmarna enkelt övervaka dag för dag eller vecka för vecka för att kontrollera resurstillgängligheten.
Tidslinjevyn visualiserar mängden arbete som varje teammedlem tilldelas under en vald tidsperiod – en vecka, två veckor eller en månad. Dessutom hjälper denna mall dig att utvärdera om vissa uppgifter skulle gynnas av att delas upp mellan flera anställda eller om de bör tilldelas en enda person. Detta är också användbart för beslut om outsourcing för byråer, eftersom det ger en bättre överblick över vad du har tillgängligt.
Lär dig skillnaden mellan Gantt-diagram och tidslinjer!
4. ClickUp-mall för resursplanering för projektkoordinatorer
Projektkoordinatorer har sina egna uppgifter och arbetsuppgifter som är separata från projekten. Denna mall är ett utmärkt resursplaneringsverktyg för ett team av projektkoordinatorer som vill samordna varandras arbete.
Till exempel organiserar en projektkoordinator en resursplan för en högprioriterad produktuppdatering som omfattar specifika utvecklare, systemarkitekter, marknadsföring och andra teammedlemmar under hela juli månad.
Med denna information lättillgänglig kommer teamen att vara bättre rustade att snabbt justera sina planer vid behov utan att kompromissa med sina deadlines eller lägga till extra möten.
Kolla in vår lista över verktyg för arbetsbelastningshantering för att öka teamets produktivitet!
5. ClickUp-mall för anställdas arbetsbelastning
När chefer tilldelar arbete till projektteam måste de ta hänsyn till både antalet tillgängliga resurser och projektets behov. Det är viktigt att se till att teamen inte överbelastas med arbete eller tilldelas uppgifter som överstiger deras kapacitet.
Prova ClickUps mall för medarbetarnas arbetsbelastning! Hantera ditt teams arbetsbelastning och planera framtida projekt genom att ange teammedlemmarnas kapacitet på veckobasis.
Denna mall innehåller två arbetsbelastningsvyer – Individuell och Team – tillsammans med anpassningsbara fält som hjälper dig att komma igång med det viktigaste:
- Ansvarig: Ansvarig teammedlem för uppgiften
- Prioritet: Brådskande, Hög och Normal prioritetsindikator
- Tidsuppskattning: Tilldelad tid för varje uppgift eller deluppgift
- Team: Team där uppgiften och den tilldelade personen tillhör
- Förfallodatum: Datum för slutförande
6. ClickUp-mall för bakåtblickande resursplanering
Bakåtplanering av resurser är en projektledningsmetod som utgår från slutmålet och arbetar bakåt för att identifiera och fördela resurser för varje uppgift som behövs för att uppnå önskat resultat.
Denna metod är ett effektivt sätt för team att hålla ordning och samtidigt se till att de har allt de behöver när de behöver det. Genom att arbeta i omvänd ordning kan teamen snabbt identifiera eventuella risker.
Planera din projektplan effektivt och visualisera arbetet i ClickUp Backward Resource Planning Template. Om du är nybörjare på detta område, oroa dig inte! Mallen har en introduktionsguide med praktiska steg och en genomgång av hur du kommer igång. ⚒️
7. Mall för ClickUp-kontoplanering
Kontoplanering är en viktig strategi för projektresurshantering som säkerställer att företag har de resurser som krävs för att uppnå sina specifika mål. Denna typ av resursplanering omfattar:
- Att fatta beslut om hur man bäst fördelar eller omfördelar resurser för att maximera effektiviteten och optimera prestandan.
- Granska ett företags nuvarande resursbas
- Bedömning av styrkor och svagheter
ClickUp-kontoplaneringsmallen är den förvaltningsmall du behöver för att ge intressenter och direkt involverade team insyn. Den har fördefinierade vyer och anpassningsbara fält som ger en fullständig bild av varje konto, inklusive:
- Anpassningsbara fält: Kontostatus, Månadsintäkter, Kontostatus, Kontakt och Team
- Konton per steg-tavla: Alla konton organiserade efter varje steg
- Kontolista: Alla konton grupperade efter status
8. Mall för resursallokering i ClickUp
ClickUp Resource Allocation Template är ett strategiskt verktyg för marknadsförings- och kreativa team som hjälper dem att fördela medel, tilldela teammedlemmar, hitta material eller tjänster som behövs för ett projekt och säkerställa att budgeten hålls utan att kompromissa med kvaliteten. ✨
Den är fullspäckad med olika vyer för att se resurserna från flera vinklar utan extra administrativt arbete:
- Visa leveransprocessen: projekt grupperade efter projektfaser
- Efter kundlista: projekt grupperade efter kundnamn
- Efter projekt Lista-vy: projekt grupperade efter Leveranstyp
- Teamets arbetsbelastning: varje teams arbetsbelastning under en viss tidsperiod.
- Teamledarens arbetsbelastningsvy: arbetsbelastning för varje teamledare under en given period
📮ClickUp Insight: 92 % av arbetstagarna använder inkonsekventa metoder för att spåra åtgärdspunkter, vilket resulterar i missade beslut och försenad genomförande.
Oavsett om du skickar uppföljningsanteckningar eller använder kalkylblad är processen ofta splittrad och ineffektiv. ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter, så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.
9. Mall för resursplanering i Excel
Denna Microsoft Excel-mall för resursplanering erbjuder ett välorganiserat format för att separera teamresurser. Denna standardmall täcker de nödvändiga detaljerna som behövs för att börja förutsäga de resurser som krävs för kommande uppgifter, vilket möjliggör bättre tidshantering och kostnadsbesparingar på lång sikt.
Om du letar efter mer än ett fristående kalkylblad kan du prova andra kostnadsfria mallar för resursplanering från ClickUp så att du kan samarbeta med team på ett och samma ställe!
10. Mall för resursplanering i Google Sheets
Resursplaneringsmallar i Google Sheets är ett annat bra alternativ för team som använder Google Workspace. Denna mall hjälper dig att skapa en arbetsfördelningsstruktur i flera nivåer som täcker alla delar av resurshanteringen. Om du är bekant med Gantt-diagram kommer du att uppskatta den tydliga navigeringen och den enkla initiala konfigurationen som gör att du kan komma igång direkt.
Proffstips: Integrera Google Drive med ClickUp för att bläddra bland dina personliga och teamets enheter utan att lämna din ClickUp-arbetsyta! Du har också möjlighet att bädda in Sheets i ClickUp-uppgifter, kommentarer, Docs, vyer och Dashboard-widgets! 🤩
Bonus: Programvara för arbetsfördelningsstruktur!
Funktioner som måste finnas i din resurslistmall
Ärligt talat, mycket hänger på hur framgångsrik din resursplaneringsmall är. 👀
Din mall lägger grunden för en korrekt resursplanering före och under ditt projekt. De mest användbara mallarna är lättanpassade och byggbara så att du kan lägga till detaljer för mer komplexa projekt eller ta bort några lager för enklare förfrågningar. Dessutom är de kompatibla med din projektledares favoritverktyg och tekniker, inklusive Gantt-diagram, kalendervy, schemaläggning, uppgiftsberoenden, kapacitetsplanering, resursutjämning och mycket mer. 😮
Med det oändliga antalet mallar som översvämmar varje Google-sökning är det viktigt att ha en uppfattning om vad du letar efter innan du påbörjar din sökprocess. Istället för att jämföra funktionslistor med alla andra mallar, håll dig till dessa fyra viktiga faktorer så kommer du inte att bli besviken!
- Flera vyer: Olika projekt kräver olika sätt att visualisera arbetsflöden och hantera resurser. Flera projektvyer för att strukturera dina uppgifter som en lista, resurskalender, flödesschema eller Kanban-tavla är ovärderliga tillgångar – särskilt för teammedlemmar som strukturerar sina arbetsbelastningar på mer specifika sätt.
- Rapportering och insikter: Det är viktigt att börja planera resurserna innan projektet startar, men detaljerade instrumentpaneler och rapporteringsfunktioner hjälper dig att hålla koll på allt under hela projektets gång! Leta efter nyckelord som omedelbar och realtid för att säkerställa att din mall ger uppdaterade och tillförlitliga data.
- Anpassning: En mall för resursplanering kan ge dig en grundplan, men du måste kunna anpassa den efter dina egna behov. Inget team är det andra likt, och du ska inte tvingas följa en annan process bara för att du har valt en viss mall. Dessutom finns det så många mallar att välja mellan att du inte ska behöva kompromissa med de processer du redan har infört – det slösar bort dyrbar tid!
- Integrationer: Flera integrationer hjälper dig att snabbare anamma en resursplaneringsmall och få ut mer värde av den på lång sikt. Integrationer utökar funktionaliteten hos alla verktyg eller programvaror. Kontrollera att de appar du redan använder är kompatibla med din nya mall.
Börja resursplaneringen med anpassningsbara mallar
Ah, gör inte mallar det svåra lite enklare? 🥰
Och en ClickUp-mall? Ja, det är faktiskt mycket enklare!
ClickUp är den enda produktivitetsplattformen som är tillräckligt kraftfull för att erbjuda heltäckande lösningar för team i alla branscher – en dröm som går i uppfyllelse för projektledare som har till uppgift att planera resurser, arbetsflöden och leveranser för projekt av alla storlekar!
Oavsett om du övervakar arbetsbelastningen mellan teamen eller utvecklar nya projekt på en gemensam ClickUp Whiteboard, har ClickUp alla funktioner som behövs för att förbättra dina planeringsprocesser utan ansträngning.
Få tillgång till massor av funktioner för resursallokeringsplanering, ett omfattande mallbibliotek, över 1 000 integrationer och obegränsade uppgifter när du registrerar dig för ClickUps Free Forever Plan.
Och när du är redo att utforska ännu fler funktioner kan du låsa upp arbetsbelastningsvy, anpassade rapporter och mycket mer med betalda alternativ för så lite som 5 dollar! 💸
Registrera dig för ClickUp idag och börja planera i förväg. ✅