Vad är en projektintressent och hur hanterar man dem?

I den här artikeln lär vi oss vilka intressenterna i projektledning är, vilka typer av projektintressenter det finns, exempel på dessa och hur man analyserar dem. Vi lär oss också det mest effektiva sättet att hantera projektintressenter.

Okej, låt oss ta reda på allt om projektets intressenter. 🔍

Vad är en projektintressent?

En projektintressent är en person, organisation eller grupp som aktivt deltar i eller har intresse av projektaktiviteterna, har en potentiell inverkan på projektets resultat och/eller projektmiljön och påverkas av projektets resultat eller står nära andra som kan påverkas av projektet.

I grund och botten är intressenter personer eller grupper som har något att vinna (eller förlora) på projektet. Project Management Institute definierar en projektintressent som ”individer och organisationer som är aktivt involverade i projektet, eller vars intressen kan påverkas positivt eller negativt som ett resultat av projektets genomförande eller framgångsrika slutförande”.

Om projekten går bra kommer intressenterna att dra nytta av det.

Men om projektet går utför, så går intressenterna också under... 😅

Vilka är projektets intressenter?

Intressenter i projektledning kan delas in i två typer: interna och externa intressenter.

Dessa två typer av intressenter inom projektledning baseras på intressenternas relation till organisationen:

Interna intressenter

Som namnet antyder kommer en intern intressent från inom organisationen eller företaget. De fokuserar på projektrisker och är direkt involverade i hela projektprocessen. Dessa företagsmedlemmar har vanligtvis djup kunskap om sin målgrupp, sina kunder och företaget, och ses ofta som auktoriteter som ofta innehar ledande befattningar på hög nivå och arbetar direkt med olika nivåer av verksamheten för att uppnå önskade resultat.

Som projektledare kan du komma att ha att göra med följande vanliga interna intressenter:

Externa intressenter

Externa intressenter, å andra sidan, tillhör inte din organisation eller ditt företag. Dessa intressenter i projektledning är utomstående, som kunder eller slutanvändare. Med andra ord är det ditt ansvar att hantera kommunikationen med viktiga intressenter och externa kunder, samtidigt som du håller kritisk information privat tills det är nödvändigt att informera alla parter.

Att uppfylla förväntningarna hos olika typer av inflytelserika intressenter, ge dem synlighet och hålla olika intressenter informerade är hälften av en intressenthanteringsplan. Men som projektledare måste du först kunna namnge dessa intressenter och också förstå projektets sponsorer. Det viktigaste att komma ihåg är att tydligt kommunicera projektets omfattning och hantera intressenternas förväntningar och ibland långa listor med krav från ledningen.

Det låter bra. Men vilka är intressenterna i ett projekt? Som projektledare är det viktigt att du identifierar projektets intressenter redan från början och håller fokus på projektets genomförande. Resurschefer, funktionschefer och annan högsta ledning kan vara mer fokuserade på projektfasen och planeringen av projektets livscykel, medan stödjande intressenter behandlar alla projektmedlemmar som om de vore på samma nivå och vill hålla sig uppdaterade om projektets framsteg och kundernas feedback.

Här är några vanliga externa intressenter:

Hur gör man en intressentanalys?

Intressentanalys, eller som vissa kallar det, intressentkartläggning, är VIKTIGT eftersom det:

Den bästa vägen till ett framgångsrikt projekt är att tydligt definiera projektets förväntningar för relevanta intressenter, identifiera risker och ge feedback för att hantera projektets intressenter och deras

Att bygga ett starkt team som innehåller viktiga projektintressenter är det enda sättet att lyckas med ett projekt.

Exempel på intressentanalyskontextdiagram:

Dessutom kan du undvika negativ påverkan från intressenter i framtiden genom att identifiera mönster i deras engagemang. Intressenter, ägare och andra chefer från andra team och/eller avdelningar som har stort intresse och stor påverkan kan ha dolda agendor eller helt enkelt inte vara på samma våglängd som du och ditt team.

Oavsett om det är positivt eller negativt är det viktigt att du gör allt du kan för att säkerställa att du kommunicerar idéer, översikter och övergripande information, och att investerare och viktiga intressenter är nöjda med projektets tidsplaner, processer och samarbetet mellan teammedlemmarna.

Låt oss dela upp intressentanalysen i tre steg:

1. Identifiera potentiella intressenter

Det första steget är att identifiera intressenterna.

Du måste identifiera både dina interna och externa intressenter.

Och vi förstår det. Ibland är det ganska uppenbart.

Naturligtvis är din kunds SPOC och projektgruppens medlemmar viktiga intressenter.

Men finns det mer att berätta?

För detta behöver du din projektplan och andra viktiga projektdokument. Innan projektet startar bör en projektplan skapas och presenteras för alla intressenter. Du bör informera viktiga intressenter om eventuella risker, inklusive miljöfaktorer, som kan påverka projektets resultat.

Att identifiera vissa svåra intressenter kan ta timmar av brainstorming och genomgång av dokumentation.

De uppgifter du samlar in från dessa punkter bör hjälpa dig att lista alla dina intressenter.

Du kan börja denna analys med hjälp av världens högst rankade produktivitets- och projektledningsverktyg. Låt oss visa dig hur!

Säg hej till ClickUp.

Du kan använda ClickUp Docs för att skapa din lista över intressenter med rich text-redigering, inklusive banners, rubriker, teckensnitt osv. – allt som är av intresse!

Dokumenten är organiserade efter kategori: Alla, Tilldelade mig, Delade och Privata.

Använd Docs förbättrade katalogiserings- och wiki-funktioner för att få tillgång till all projektdokumentation. Sök efter ord eller fraser och hitta namnen på alla dina intressenter!

Det bästa är att du kan dela upp hela ”processen för att identifiera intressenter” mellan medlemmarna i ditt projektteam.

Ni kan alla fortsätta att identifiera intressenter, lägga till dem i Docs-filen i realtid och skapa ett register över projektets intressenter.

Projektets intressentregister kommer att innehålla alla namn, roller, befogenheter och intressen för de olika intressenterna.

Teamarbete, ftw!

2. Lär dig att prioritera intressenter som projektledare

Project Management Institute (PMI) anger att ”för att klassificeras som intressent måste personen eller gruppen ha ett visst intresse eller inflytande som kan påverka projektet”.

Alla identifierade intressenter är inte lika viktiga i ett projekt.

Vissa är viktigare än andra på grund av sitt inflytande.

Det andra steget är alltså att prioritera dina intressenter.

Här är några frågor som hjälper ditt projektteam att skilja mellan primära och sekundära intressenter:

Om svaret på dessa frågor är ja, är de en primär intressent.

Din lista över primära och sekundära intressenter bör hjälpa dig att skapa en mind map över intressenterna.

För det behöver du ClickUp Mind Maps.

Skapa så många noder du vill för referenspunkter i ClickUp Mind Maps.

Skissa upp dina intressenter med hjälp av Blank mode för att visualisera alla personer som kan påverka ditt projekt eller hur de är kopplade till varandra.

3. Engagera intressenter

Nu när du känner till alla viktiga intressenter och vet vilka du ska prioritera är det dags att engagera dem.

Till skillnad från de tidigare stegen är engagemanget av intressenter en pågående process under hela projektet. Du måste identifiera intressenternas förväntningar och ta itu med deras farhågor.

Och ClickUp finns här för att hjälpa dig varje steg på vägen.

Hur man hanterar projektets intressenter

Att hantera intressenternas förväntningar handlar främst om att hålla dem nöjda.

De behöver information via transparent kommunikation med intressenterna.

Vi hjälper dig att bygga upp en process för intressenthantering kring detta.

1. Visa dem din projektplan

Tänk på intressenterna som gäster på din restaurang.

Vad är det första du gör? Visa dem vad som står på menyn idag.

På samma sätt bör hanteringen av intressenter börja med att du visar dem din projektplan som innehåller:

Dagens special? Kommunikation!

Men först måste du skapa en projektplan.

ClickUps Gantt-diagram är perfekt för projektplanering och det tar bara tre enkla steg att skapa.

Det var allt. Nu har du ett snyggt Gantt-diagram.

Omplanera start- och slutdatum för alla ingående uppgifter

2. Upprätta en kommunikationsplan för att samordna, förtydliga och skapa en framgångsrik och positiv miljö där alla kan samarbeta som ett team.

För viktiga intressenter handlar projektledning om att få uppdateringar i rätt tid.

Du måste hålla alla intressentgrupper och individer informerade, och det kräver en kommunikationsplan.

Ska det ske via e-post, kickoff-möten, videokonferenser och banansamtal?

Som i ClickUps chattvy. Du kan prata om vad som helst utan att lämna din projektledningsplattform.

Visst är det praktiskt?

Du behöver inte slösa tid på att växla mellan appar eller flikar för att kommunicera.

Lägg till gäster (externa intressenter) i dina chattar och bestäm om de ska kunna skapa en chattvy eller inte.

Är chatt inte din grej?

Tack vare Zoom-integrationen kan du vara värd för och delta i Zoom-möten direkt från ClickUp.

Starta ett Zoom-möte direkt från en ClickUp-uppgift

Och om du är en av dem som inte kan sluta använda e-post har vi en lösning även för dig.

Du kan skicka och ta emot e-post direkt från ClickUp med hjälp av Email ClickApp.

På tal om e-post, om du behöver skicka juridiska dokument eller kontrakt som behöver ändras behöver du inte leta någon annanstans.

Våra korrekturfunktioner erbjuder även PDF-anteckningar.

3. Dela din arbetsfördelning

Att dela med sig av arbetsfördelningen är en viktig del av din plan för intressenthantering, eftersom det visar dem:

Visa sedan dina intressenter vad du arbetar med i arbetsbelastningsvyn.

Och voilà!

Intressenterna kommer inte längre att lämnas i ovisshet.

Dessutom får du möjlighet att argumentera för mer tid, resurser eller expertis baserat på din arbetsbelastningsfördelning.

4. Låt ledningen och viktiga intressenter se ansvarsområden och få insikter

Vem gillar inte att se nålen röra sig? Projektledare och andra berörda parter är alltid intresserade av projektets framsteg, och särskilt av att delta i dess framgångsrika slutförande.

Intressenterna i ditt projekt vill veta hur projektet fortskrider och hur långt det är kvar till målet. Och vad är bättre än en projektdashboard för att ge dig och dina intressenter en inblick i projektets framsteg?

Det första steget är att prova ClickUp Dashboards istället .

Använd anpassningsbara widgets för att bygga ditt kontrollcenter i ClickUp Dashboards.

För att få projektinformation till din instrumentpanel kan du lägga till widgets som:

Och mycket mer!

ClickUps Sprint Widgets ger dig dessa användbara projektledningsdiagram för att visualisera ditt projekts framsteg:

För interna intressenter kan du dela åtkomst för visning eller redigering med hjälp av behörigheter.

Du tar beslutet.

För externa intressenter kan du alltid exportera data från dina dashboardswidgets i flera format, inklusive PDF, JPEG, CSV etc.

Komplett intressenthantering under ett och samma tak

Intressenternas inflytande kan avgöra om ditt projekt blir en framgång eller ett misslyckande. Det kan också ha en positiv eller negativ inverkan på relationerna med intressenterna.

Så kraftfulla kan de vara.

Du måste tillgodose intressenternas behov, hålla dem informerade och ta hänsyn till andra viktiga aktörer i alla organisationer.

Det enda sättet att göra allt detta är med en gedigen strategi för intressenthantering och ett kraftfullt projektledningsverktyg.

Det är där ClickUp kommer in i bilden.

Det är ett allt-i-ett-verktyg för att hantera projektuppgifter, tilldela dem, spåra tid och till och med hantera projektets intressenter!

Skaffa ClickUp gratis idag så att du och dina intressenter kan genomföra det ena framgångsrika projektet efter det andra!