Tänk dig att du deltar i det tredje kundmötet och inser att deras projekt inte alls är vad du trodde att det skulle vara.
Föll din käke ner?
Skriker du inombords? 😱
Det är svårt att återhämta sig från det... särskilt om din byrå är känd för sin uppmärksamhet på detaljer!
Du kan undvika denna pinsamma (och potentiellt karriärhotande) situation med ett projektstartsmöte. Detta inledande möte är en möjlighet för alla intressenter att komma överens redan i ett tidigt skede av projektet.
Förbered dina kundprojekt för framgång genom att lära dig grunderna för kickoff-möten i den här guiden. Vi går igenom vad ett projektkickoff-möte är, hur man genomför ett sådant och några resurser du kan använda för att komma igång.
Är du redo? Låt oss kicka igång den här mötesguiden (ordvitsen är avsiktlig)!
Vad är ett projektstartsmöte?
Ett projektstartsmöte är ett kundmöte som hålls i början av varje nytt projekt. I projektledningsfasen äger startsmötet rum efter planeringsfasen och markerar början på genomförandefasen.
Målet med detta möte är att samordna alla byråns teammedlemmar och kunden kring de viktigaste detaljerna i projektet. Dessa omfattar främst:
- Projektplan: En beskrivning av projektet, med en genomgång av vad som behöver göras och hur.
- Projektmål: Vad projektet ska åstadkomma, vilket kommer att hjälpa din kund att lyckas
- Leveranser : Den artikel eller samling av artiklar som din byrå behöver skapa och leverera.
- Tidsplan: Projektets tidsplan under vilken du ska leverera resultaten till din kund.
- Resurser: Hur du ska fördela projektgruppens medlemmar och verktyg till projektet
Om du har ett litet projekt behöver du förmodligen bara ett kickoff-möte. Ett stort projekt med flera faser har dock vanligtvis ett kickoff-möte i början av varje fas.
Ett långsiktigt, pågående projekt kan också kräva flera kickoff-möten för att samordna teammedlemmarna kring nya riktlinjer från kunden.
Vem deltar i ett projektstartsmöte?
Alla som är involverade i projektet – inklusive dina teammedlemmar och kontaktpersoner hos kundföretaget – måste delta i kickoff-mötet. Dessa inkluderar vanligtvis:
- Projektledare: Den person som kommer att samordna och ansvara för projektet.
- Teamledare: De personer som kommer att leda de team som är involverade i projektet.
- Projektgruppens medlemmar: De personer på din byrå som kommer att arbeta med produktion och hantering av leverablerna.
- Kunder och projektsponsorer: Kontaktpersoner som representerar företaget som har outsourcat sitt projekt till din byrå.
Bjud dessutom in andra projektintressenter, såsom enskilda entreprenörer och kontaktpersoner hos eventuella partnerbyråer.
Är det nödvändigt att ha ett projektstartsmöte?
Absolut! Ett kickoff-möte synkroniserar din byrå och kunden i alla aspekter av det aktuella projektet och lägger grunden för projektets framgång.
Du kan dela alla projektdetaljer med dina projektmedlemmar och kunden via ett centraliserat dokument och sedan avsluta mötet. Men det kan leda till att vissa detaljer blir öppna för tolkning och att viktiga frågor förblir obesvarade.
Resultatet? Missförstånd och internt kaos – som i slutändan leder till att projektet misslyckas!
Ett kickoff-möte minimerar missförstånd genom att alla intressenter får möjlighet att diskutera projektet i realtid. Det är ett tillfälle att fastställa förväntningarna på projektet – vad som ska levereras, när det ska levereras och hur det ska levereras.
Denna produktiva dialog hjälper alla deltagare att komma överens och förhindrar att vanliga projektledningsutmaningar uppstår senare.
Alla vinner!
Hur man genomför ett smidigt projektstartsmöte
Mycket hänger på hur effektivt ditt kickoff-möte är, så se till att det blir lyckat med noggrann planering och gedigen möteshanteringsprogramvara.
Tur för dig, vi har tagit fram en lista med steg som du kan följa för att genomföra ett projektstartsmöte som går som smort!
Steg 1: Förbered dig noggrant innan du samlar dina intressenter
Förberedelser är nyckeln till en lyckad projektstart.
Innan du skickar ut inbjudan kan du förbereda dig för ett perfekt uppstartsmöte med dessa fyra steg:
- Skapa en inbjudningslista: Bestäm vilka personer från din byrå, kunderna och andra viktiga intressenter som ska delta i mötet. Skaffa deras e-postadresser om du inte redan har dem och se till att alla har tillgång till nödvändiga dokument.
- Samla in viktig information: Samarbeta med kunden och andra intressenter för att sammanställa alla kända detaljer om projektet – syfte, projektets omfattning, förväntade projektresultat och ledningsplan – i en projektplan. På så sätt behöver du inte växla mellan olika flikar under mötet.
- Välj en antecknare: Glöm inte att utse någon i teamet som ansvarar för att föra mötesanteckningar. Med hjälp av anteckningsblocket i ClickUp kan de skriva mötesprotokoll. De kan till och med omvandla sina anteckningar till uppgifter!
- Skapa en agenda för uppstartsmötet: Gör en lista över alla diskussionspunkter/ämnen och avsätt tillräckligt med tid för varje punkt.
Psst... du kan enkelt skapa professionella mötesagendor med Docs i ClickUp med hjälp av dessa funktioner:
- Mall: Spara tid genom att använda en av våra professionella mallar för projektstartsmöten för att skapa din mötesagenda.
- Redigeringsalternativ för rik text: Gör din agenda tydligare och minska risken för missförstånd genom att formatera dina texter. Justera teckenstorlek (liten, normal, stor), lägg till rubriker, använd olika teckenfärger, markera viktiga detaljer och mycket mer!
- Nästlade sidor: Nästla flera sidor (till exempel projektplanen) i det överordnade dokumentet för att samla allt på ett ställe.
- Bädda in vy: Bädda in interaktiva länkar som YouTube-videor, Google Sheets och mer från andra plattformar i dina dokument.
När du är redo kan du dela agendan direkt eller bifoga den i ett e-postmeddelande med hjälp av Email ClickApp för att skicka den till deltagarna.
Steg 2: Börja med presentationerna
Du har gjort alla nödvändiga förberedelser. Nu är det dags att sätta igång och börja mötet!
Börja med att presentera teamet för din kund (och deras sponsorer, om det finns några) – tillsammans med en kort översikt över vad de kommer att ansvara för. Din kund får också möjlighet att presentera sig för resten av ditt team och förklara sin roll i projektet.
Överväg att ställa en isbrytande fråga för att lindra en del av mötesnervositeten i början och få alla deltagare att känna sig bekväma. Denna roliga fråga hjälper också ditt team att bygga upp en god relation med kunden.
Steg 3: Gå igenom varför projektet genomförs
En resa utan tydligt mål är ett recept på katastrof. Därför är nästa steg att klargöra varför kunden investerar tid och resurser i detta projekt.
Be din kund att dela med sig av sina huvudsakliga projektmål – en central del av ditt projektomfång. De bör tydligt dela med sig av vad projektet ska åstadkomma och hur det kommer att hjälpa dem att nå sina mål.
Uppmana dem att vara så specifika som möjligt genom att också dela med dig av företagets KPI:er eller riktmärken som hjälper till att definiera vad framgång innebär. Det sista ditt team behöver är vaga mål som kan tolkas på flera olika sätt.
Ett väl definierat mål för ett e-postmarknadsföringsprojekt kan till exempel vara att öka konverteringarna med 5 % före slutet av första kvartalet.
Det låter som ett ambitiöst mål. Men det är tydligt (öka konverteringarna) och mycket specifikt (med 5 % före andra kvartalet)!
Sidoanteckning: Du behöver ett effektivt sätt att registrera och följa upp dina mål senare. Släng dina kalkylblad och mata in data i ClickUp. Denna projektledningsprogramvara gör det superenkelt att följa upp framsteg och nå mål när projektet väl har startat.
Hur gör du det? Med ClickUp Goals!
Du kan skapa mål som innehåller olika delmål, till exempel:
- Siffror: numeriska värden som procentuella ökningar
- Valuta: monetära mål som vinstökning
- Sant/Falskt: gjort eller inte gjort, ja eller nej
När du uppnår dina mål uppdaterar ClickUp automatiskt din procentuella framsteg. På så sätt kan du se hur nära du är att uppnå ditt mål.
Steg 4: Prata om förväntade resultat
Vid det här laget förstår alla deltagare vad projektet handlar om och vilka mål det ska bidra till att uppnå. Nästa steg är att tydligt definiera vad din byrå ska skapa och leverera till din kund för att hjälpa dem att lyckas.
Alla leverabler ska kopplas tillbaka till projektets syfte. Om du inte kan göra denna koppling faller uppgiften sannolikt utanför projektets omfattning och bör inte beaktas.
Var tydlig när du beskriver leveranserna och få kundens uttryckliga godkännande för varje uppgift. Om vi återgår till vårt exempel med e-postmarknadsföring ovan kan några potentiella leveranser vara:
- En fullständig översikt över kampanjen med sekvens och frekvens för e-postmeddelanden
- Det marknadsföringsinnehåll som kommer att delas med e-postmeddelandena
- Kampanjresultatrapporter
Genom att beskriva leveranserna kan din byrå undvika att överbetjäna sina kunder utan att få någon extra vinst. Det ger också ditt team tydlighet om exakt vad de behöver göra för att lyckas.
Kom ihåg: Det är bättre att fastställa förväntningarna nu än att hantera dem senare!
Steg 5: Tilldela roller till dina teammedlemmar
Alla deltagare har en god förståelse för projektet. Nu är det dags att gå igenom vem som behöver göra vad.
Med andra ord är det dags att tilldela roller och viktiga ansvarsområden till personerna i projektgruppen.
Vissa eller alla personer från din byrå kanske redan känner till sina ansvarsområden vid detta laget. Men att lyfta fram dem under projektets kickoff-möte hjälper alla – kunden, deras sponsorer och ditt team – att förstå vem som är ansvarig för vad och att rikta sina frågor till de personer som är kvalificerade att svara på dem.
Steg 6: Definiera projektets tidsplan och milstolpar
Du har gått igenom varför (syfte/mål), vad (leveranser) och vem (roller) för ditt projekt. Ge en helhetsbild genom att också gå igenom när – det vill säga projektets tidsplan.
Berätta hur du planerar att kartlägga projektets leveranser på en tidslinje med tydliga deadlines och få din kunds godkännande.
Det här är din chans att säga nej till orealistiska kundkrav när det gäller deadlines. Förklara dina interna processer och stöd dig på branschstandarder för leveranstider för att utbilda dem.
Ge också en översikt över de viktigaste milstolparna i projektet. På så sätt kommer alla deltagare att förstå hur de ska mäta projektets framsteg under genomförandefasen.
När det gäller milstolpar kan du ställa in och följa dem i ClickUps Gantt-diagram. Det är ett lättläst diagram som du kan använda för att göra saker som:
- Skapa en tidsplan för projektet
- Schemalägg uppgifter
- Beräkna din kritiska väg
- Hantera beroenden
Och mycket mer!
Tidslinjevyn är ett annat alternativ för att visualisera din projekttidslinje. Tänk på den som ett Gantt-diagram, fast i ett linjärt format.
Du kan snabbt skapa och omorganisera tidslinjen med hjälp av dra-och-släpp-funktionen. Läs vår jämförelse mellan Gantt-diagram och tidslinje för att se hur de skiljer sig åt.
Dessutom kan du alltid ange förfallodatum för uppgifter så att de ansvariga vet när de ska slutföra sitt arbete. För viktiga händelser i din tidslinje kan du skapa påminnelser.
Du kan till och med delegera dem till andra, så att de inte glömmer bort viktiga åtgärder.
Steg 7: Kom överens om en kommunikations- och rapporteringsplan med din kund
Din kund vill veta hur din byrå kommer att hålla dem uppdaterade om projektets framsteg och resultat. Det är viktigt att reda ut detta nu eller under kundens onboarding-process. Detta innebär att du måste svara på frågor som:
- Hur ofta ska framstegen kommuniceras till kunden? Ska det ske varje vecka, två gånger i månaden eller en gång i månaden?
- Var kommer kommunikationen att äga rum? Är din kund villig att ansluta sig till en plattform som din byrå använder?
- Vem kommer att vara kontaktpersoner som representerar din byrå? Hur ser det ut på kundens sida?
Kom överens om en plan som fungerar bäst för ditt team och din kund. Med ClickUp kan du använda kalendervyn för att schemalägga regelbundna möten. Distansarbetande team kan utnyttja vår Zoom-integration för att enkelt delta i möten direkt från uppgiften.
Kolla in dessa verktyg för kundintroduktion!
Har du inte alltid tid för synkroniserade möten? Inga problem!
Med Public Sharing kan du dela alla vyer, inklusive Kalender, Gantt och Lista, som skrivskyddade med en enkel länk eller inbäddningskod. Du kan dock alltid ändra åtkomstnivåerna så att andra även kan redigera dem.
På så sätt kan alla se projektuppdateringar även om du inte kan hålla ett möte.
Steg 8: Låt frågorna och svaren börja
Se till att lämna utrymme för frågor.
Detta är en möjlighet för alla deltagare att få klarhet i allt som diskuterades under projektets kickoff-möten. Uppmana alla att göra det till en framgång, särskilt kunden.
När du har svarat på en fråga, följ upp med att fråga om det klargjorde saken. Du vill inte att någon ska lämna mötet med tvivel!
Steg 9: Skapa och tilldela åtgärdspunkter till dina teammedlemmar
Innan du tackar alla för deras tid och avslutar mötet, påminn alla om den första uppgiften i genomförandefasen. När mötet är avslutat, delegera åtgärder till dina teammedlemmar i din projektledningsprogramvara för att sätta igång processen.
ClickUp gör det enkelt att tilldela en uppgift till en enskild person eller till och med flera personer. Har du ett team som behöver arbeta med något? Inga problem. Tilldela bara uppgifter till hela teamet i ClickUp.
Det kan dock vara överväldigande för alla inblandade att hålla reda på alla åtgärder. Lyckligtvis är vyerna i ClickUp till stor hjälp.
Det gör att du kan visualisera inte bara aktiva uppgifter och projekt utan hela arbetsflöden.
Välj den vy som passar dina behov:
- Viktiga uppgiftsvyer: En snabb översikt över uppgifterna
- Avancerade vyer: En djupare, övergripande vy med tidslinjer, framsteg och mer.
- Sidvisningar: Samarbete i realtid i Docs som låter dig omvandla text till aktiva uppgifter
Nu är det bara att sätta igång och leverera ett fantastiskt projekt.
Lycka till!
Läs också: Över 130 frågor för teammöten
5 mallar för projektstartsmöten som täcker alla dina behov
Att planera och genomföra ett projektstartsmöte låter ansträngande, men det behöver det inte vara. Gör det som ett proffs (men med halva ansträngningen) med våra kostnadsfria mallar för projektstartsmöten!
1. ClickUp-mall för projektstartsmöte
Genom att skapa en checklista inför ett externt eller internt projektstartsmöte kan du hålla dig på rätt spår och se till att alla viktiga punkter tas upp. Men det tar tid att skapa en sådan lista.
Lyckligtvis kan du använda ClickUps mall för projektstartsmöte för att komma igång direkt.
Det medföljer en färdig checklista som täcker viktiga diskussionspunkter som vanligtvis ingår i ett kickoff-möte, till exempel:
- Delegera viktiga uppgifter till alla teammedlemmar och kunder före mötet.
- Presentera teammedlemmarna för kunden och vice versa
- Ge en översikt över projektet
- Framhäv viktiga leveranser
Och mycket mer!
Du kan anpassa checklistan efter hur du vill att mötet ska flyta och efter eventuella ytterligare ämnen som du behöver ta upp.
2. Mall för mötesprotokoll från ClickUp
Låt oss vara ärliga: traditionella kalenderappar är värdelösa!
De ger inte tillräckligt med information om dina kommande möten på ett ögonblick. Du måste antingen klicka på ett kort eller fråga mötesvärden för att få mer information.
ClickUps mall för mötesprotokoll ger dig en översikt över alla dina kommande möten med deltagarna. De kan se alla viktiga detaljer på ett välorganiserat sätt.
Med denna mall för mötesprotokoll kan du också tilldela teammedlemmarna viktiga åtgärder med deadlines.
3. Mall för mötesprotokoll för projektledning i ClickUp
Dina anteckningar från kickoff-mötet bör innehålla viktig information på ett mycket koncist och organiserat sätt. Men det är svårt att strukturera dem under kickoff-samtalet, särskilt om den som antecknar måste hänga med en snabb presentatör!
Använd ClickUps mall för mötesprotokoll för projektledning för att övervinna den utmaningen. Den innehåller färdiga tabeller där du kan notera uppgifter, problem och annan viktig information för dina dagordningspunkter. Anpassa dem enkelt för ditt kickoff-möte.
Dessutom kan du tilldela åtgärdspunkter direkt i dina anteckningar genom att tagga relevant person, istället för att skapa dem i en annan vy från grunden. Om du är projektledare tror vi att du kommer att älska det.
Kolla in dessa verktyg för mötesprotokoll!
4. ClickUp-mall för professionella tjänster
Bra jobbat med en lyckad projektstart. Nu är det dags att se till att projektet genomförs till slutet så att dina kunder inte bara blir nöjda utan också samarbetar effektivt med dig.
Det är dock lättare sagt än gjort när din byrå har massor av pågående projekt som kräver din uppmärksamhet. Allt detta byte av sammanhang när du hoppar från en kund till en annan tar verkligen på krafterna – därför behöver du en organiserad översikt över dina projekt.
ClickUp Professional Services Template gör det enklare med ett enda klick! Skapa helt enkelt en anpassningsbar lista och organisera alla delar av kundens projekt samtidigt som du följer deras framsteg i realtid.
Och det bästa av allt? Det är enkelt att återanvända det format du anpassar för andra kunder också.
5. ClickUp-mall för dokument om byrå/kundupptäckt
Uppstartsmöten är viktiga för att träffa dina kunder innan du ens börjar diskutera hur ni ska kommunicera och arbeta tillsammans. Därför är det viktigt att dokumentera allt under ditt första samtal, så att du har mycket att arbeta med – oavsett om det gäller att föreslå ett avtal eller presentera nästa steg.
Med hjälp av ClickUps mall för upptäcktsdokument kan du logga och spåra allt du behöver för att starta ett möte med en ny eller potentiell kund. Anpassa detta dokument så att det innehåller din byrås viktigaste processer, frågor och viktigaste försäljningsargument att presentera för kunderna, så att du inte blir förvirrad när de ställer frågor om din avkastning, kostnader eller framgångsgrad.
Detta är ett utmärkt dokument för ett internt projektstartsmöte eller för en dedikerad projektledare att använda.
Kör igång med ClickUp
Det finns ingen garanti för att ditt projekt kommer att gå smidigt efter kickoff-mötet. Men att ha en plan ökar chanserna för ett framgångsrikt projektkickoff-möte, vilket definitivt minskar risken för missförstånd och flaskhalsar.
Och med ett mötesverktyg som ClickUp blir den processen en barnlek.
Och det är inte allt...
Föreställ dig vad ClickUp kan göra för hela ditt projekt med sina funktioner för hantering av uppgifter, arbetsflöden, resurser, tid och dokument. Det är precis rätt projektledningsverktyg för marknadsföringsbyråer!
Gör ditt projektstartsmöte till en succé genom att skaffa ClickUp gratis idag!