Aditya arbetar som tillväxtassistent på AirTract, en plats där man kan få expertråd, ställa frågor, skriva artiklar, dela med sig och lära sig från betalda och gratis onlinekurser. Han har en kandidatexamen i datateknik och har arbetat inom digital marknadsföring de senaste två åren. Han är också en ivrig läsare och ett stort sportfan.
Projektledning är utveckling och genomförande av en plan relaterad till ett specifikt projekt som genomförs. Det kan delas in i tydliga steg som du och ditt team går igenom när ni genomför projektet från start till mål.
Projektledningens olika steg är systematiska, stegvisa processer som både chefer och ledare måste följa för att säkerställa att projektet genomförs på rätt sätt och kan ge positiva resultat i framtiden.
Projektets grundläggande effektivitet vilar på några få lämpliga steg för att göra den organisatoriska projektledningen stark och kompetent. Dessa steg kan användas som preliminära riktlinjer för att förstå framstegsrapporten för ett visst projekt.
Om du vill säkerställa att din plan håller sig på rätt spår måste du följa de fem stegen i projektledning!
De fem stegen i projektledning
Enligt Project Management Institute (även känt som PMI) är projektledning den kunskap, de tekniker, färdigheter och verktyg som breddar en viss organisations deltagande och aktiviteter för att uppnå målet för det specifika projektet.
Vanligtvis delas kontroll- och styrningsprocessen för ett projekt in i fem grundläggande steg från start till mål. Oavsett om din plan är att starta ett nytt företag eller skapa en marknadsföringsplan, går varje ledningsgrupp igenom dessa fem steg.
Låt oss titta på dessa fem steg:
- Projektets start och utformning
- Projektplanering
- Genomförande av projektet
- Övervakning, kontroll och genomförande av projektet
- Projektavslutning
Krav på projektfaser: Kritisk åsikt
Varje projekt har sina egna krav och en viss väg som måste följas. Projektets livscykel är uppdelad i olika faser, vilket gör det möjligt för ledningsgruppen att hantera varje projekt separat och genomföra det på ett framgångsrikt sätt. Dessutom säkerställer dessa faser en systematisk arbetsprocess och upprätthåller prestandan hos alla som är involverade i projektet.
Varje projekt har sina egna krav och en viss väg som måste följas. Projektets olika faser gör det möjligt för ledningsgruppen att hantera varje projekt separat och genomföra det framgångsrikt. Dessutom säkerställer dessa faser en systematisk arbetsprocess och upprätthåller prestandan hos alla som är involverade i projektet.
Jag vet att du tänker: ”Är det verkligen viktigt?”
Svaret är ja! Dessa fem steg är viktiga eftersom de hjälper till att:
- Gör en strategisk anpassning för att leverera det verkliga värdet av ditt företag eller projekt
- Ge ditt projekt äkta ledarskap och rätt inriktning
- Ge tydliga mål och fokus för din ledning
- Planera realistiskt med avseende på ditt mål
- Kontrollera kvaliteten på de övergripande resultaten
Låt oss lära oss mer om dessa fem steg och hur de kan hjälpa ditt projekt att bli framgångsrikt!
Steg 1: Initiering
En konkret initiering visar vägen till framgång och lägger också grunden för alla andra stadier i dess livscykel. Först och främst bör du noggrant granska konceptet och idéerna i ditt projekt för att avgöra om konceptet är fördelaktigt för organisationen eller inte.
I denna fas kommer beslutsgruppen att identifiera ett realistiskt sätt att genomföra hela projektet. Denna fas kallas också formell start och inleds med ett projektmandat. Vanligtvis beskriver det projektets huvudsakliga syfte och mål och godkänner även projektbudgeten.
Denna fas börjar med:
- Ett korrekt affärsfall: det motiverar det faktiska behovet av ett projekt och ger en uppskattning av de potentiella fördelarna.
- Genomförbarhetsstudie: den bedömer de olika resurser som behövs för att utvärdera projektets utmaningar och fastställa de väsentliga åtgärderna med avseende på organisationens fördelar.
Projektinitiering kräver i allmänhet vissa nyckelkomponenter för att genomföra ett projektinitieringsdokument (PID), inklusive följande:
- Affärsfall
- Mål och omfattning för ditt projekt
- Projektorganisation
- Projektrisker
- Projektintressenternas åsikter
- Ramverk för rapportering och kontroll, med mera
När du har gjort allt detta är det dags att planera ditt projekt!
Steg 2: Planering
Planeringsfasen fokuserar främst på en plan för ett visst projekts mål, budget och tid. Det är en färdplan som hjälper dig att gå vidare och leda teamet på rätt sätt. Under denna fas kan projektledaren utnyttja medarbetarnas kompetens för att öka organisationens produktivitet.
Projektplaneringsfasen omfattar:
- Identifiera de exakta behoven
- Definiera syfte och omfattning
- Slutför tidsplanen för att leverera det fullständiga resultatet
- Organisera ett schema för ett smidigt flöde i en organisation
- Ordna och bedöma kraven
Planeringsfasen är avgörande för projektledning. Under denna fas får ditt team en tydlig plan för vad som krävs för att projektet ska bli en framgång!
Så, vad händer nu? Det är äntligen dags att sätta igång!
Steg 3: Genomförande
När teamet är helt redo att genomföra eller lansera resultaten hjälper projektets genomförandefas dig att kontrollera och hantera varje projekt. Använd projektets status för att hålla arbetsflödet på ett korrekt och organiserat sätt. Projektledaren kommer att behöva utnyttja sina ledarskaps- och mjuka färdigheter för att motivera teamet, förbättra prestationsnivån och mycket mer.
Projektledning kan behöva följande för genomförandefasen:
- Skapande av individuellt ansvar och uppgifter
- Fördela uppgifterna mellan teammedlemmarna
- Utföra uppgifterna
- Uppdatera projektets framstegsrapport
- Leverera tjänster eller produkter inom angivna tidsfrister
Vissa experter säger att genomförande och marknadsföring hör till samma steg, det ena efter det andra.
När du har slutfört denna fas måste du hjälpa ditt marknadsföringsteam att visa upp det arbete du har gjort! Det kan innebära att skapa ett marknadsföringspaket med dina tjänster eller produkter för en mässa. Nu måste ditt marknadsföringsteam samla in produktrelaterad information, priser och till och med produktfotografier för att marknadsföra dina produkter inför kunderna.
Vad händer nu? Du är klar, eller hur?
Vänta lite! Det finns fortfarande två steg kvar!
Steg 4: Övervakning och kontroll
I denna fas kan chefen mäta prestanda, framsteg och hantera flera problem som kan uppstå. Övervaknings- och kontrollfasen är en milstolpe för den övergripande projektledningen.
Det finns olika nyckeltal (KPI) för att övervaka projektet, till exempel att hålla en välplanerad budget, hålla sig till den utlovade tidsplanen, leverera produkten inom tidsfristen och mycket mer.
Det viktigaste är att detta steg är lätt att mäta och används konsekvent av ledningen och intressenterna gemensamt.
Steg 5: Projektavslutning
Vi har nått den sista fasen av projektledningen, där du kan utvärdera hur framgångsrikt ditt slutförda projekt är. Denna utvärdering ger en lärdom och utvärderar den övergripande processen för att förbättra ditt nästa projekt med större effektivitet. Det är den sista fasen i livscykeln för din projektledning.
[Ett stegvist arbetsflödesmönster för projektledning]
Med alla dessa procedurer kan projektledning bli riktigt hektiskt. Det är här projektledningsverktyg kommer in i bilden. De hjälper dig att planera ditt projekt med lätthet. ClickUp är ett sådant verktyg som kan vara till stor hjälp.
Det är ett projektledningsverktyg med dokument, påminnelser, mål, kalendrar och till och med en inkorg. Med helt anpassningsbara och egenutvecklade funktioner fungerar ClickUp för team av alla storlekar och branscher, så att alla team kan använda samma app för att planera, organisera och samarbeta.
Genom att skapa anpassade vyer som du kan spara och dela med vem som helst, samt arbetsbelastningsdiagram som visar vad folk arbetar med, blir det enkelt att hantera alla typer av projekt.
Projektledningsprocessen varierar från organisation till organisation, men dessa är de traditionella komponenterna i ett framgångsrikt projekt. Ledningsgrupper över hela världen använder dessa fem steg i projektledningen för att slutföra sina projekt med många fördelar.
Projektledning behöver inte vara överväldigande, oavsett omfattning, så länge du följer de fem stegen i projektledning.