”En bra start är halva arbetet.”
Den store filosofen Aristoteles insåg vikten av en stark start. Detta tidlösa ordspråk gäller för filosofi och alla uppgifter, särskilt våra projekt.
Har vi fördelat de nödvändiga resurserna på rätt sätt för projektet? Hur kan vi hantera eventuella budgetbegränsningar? Hur fastställer vi kvalitetsstandarder?
Frågor som dessa uppstår ofta om du inte lyckas starta ditt projekt på rätt sätt. Projektstart är den viktigaste fasen i alla projekt.
Oavsett om du är en erfaren projektledare eller nybörjare kan frågan om hur man startar ett projekt vara besvärande. I den här artikeln går vi igenom grunderna i projektets startfas, tillsammans med steg för en effektiv start.
Vad är projektstart?
Project Management Institute delar upp ett projekts livscykel i fem faser:
- Initiering: Definiera projektet och samla intressenterna
- Planering: Skapa mål och en färdplan
- Genomförande: Starta projektet
- Prestanda: Mäta prestanda med hjälp av KPI:er
- Avslutning: Dela detaljerna med intressenterna
Denna artikel fokuserar på projektinitiering. Som namnet antyder är projektinitiering det första steget i ett projekt. Det innebär att definiera projektet på en övergripande nivå, få godkännanden från viktiga intressenter och skapa en solid grund för projektet.
Denna fas avgör projektets framtid – kommer det att genomföras eller inte? Projektet kan endast påbörjas med godkännande från intressenterna. För att få godkännande måste du presentera dina idéer, deras genomförbarhet och affärsvärde.
Därför omfattar aktiviteterna i detta skede följande:
- Projektdefinition: Definiera syfte, mål och resultat
- Projektcharter: Utarbeta ett projektcharter (mer om detta senare)
- Omfattningsdefinition: Definiera projektets omfattning, begränsningar och antaganden.
- Riskbedömning: Identifiera potentiella risker och osäkerhetsfaktorer
- Genomförbarhetsstudie: Förstå genomförbarheten av ditt projekt
- Kostnads-nyttoanalys: Identifiera om projektet har affärsvärde
- Resursplanering: Uppskatta de resurser som krävs och ta fram en preliminär projektplan.
- Intressenternas engagemang: Identifiera och engagera intressenterna
- Projektgodkännande: Få godkännande från intressenterna
- Teambildning: Bilda det perfekta teamet som ska arbeta med projektet
Att hantera alla aspekter inom en begränsad tid gör projektledning till en utmaning. Därför behöver du verktyg som hjälper dig att hantera risker, uppgifter, resurser och prestanda under hela projektets livscykel.
ClickUps projektledningsverktyg påskyndar projektplanering och genomförande, säkerställer transparens, spårar dina prioriteringar och gör det möjligt för dig att leverera projekt snabbare och bättre.
Projektstart kontra projektplanering
Det är lätt att förväxla projektets inledningsfas med projektplanering. Många använder begreppen inledning och planering omväxlande när de talar om projektledning. Det är dock två skilda begrepp.
Du vet redan vad projektinitiering innebär, så låt oss diskutera projektplanering. Projektplanering är den andra fasen i projektledningen. Den innebär att man definierar specifika mål och resultat och arbetar med de minsta detaljerna i planen. De verktyg som används för projektplanering i detta skede skiljer sig också åt.
För att bättre förstå skillnaden mellan de två, här är en allmän beskrivning:
| Grundläggande | Projektstart | Projektplanering |
| Fas | Första fasen | Andra fasen |
| Syfte | Definiera projektet i bred bemärkelse och få godkännande | Skapa en detaljerad projektplan som beskriver hur projektet ska genomföras, övervakas och kontrolleras. |
| Viktiga dokument | Projektcharter | Projektledningsplan, tidsplan, budget och riskhanteringsplan |
| Omfattning | Fokuserar på det breda omfånget | Fokuserar på detaljer |
Varför är en stark projektstartsfas viktig?
Projektets startfas kan avgöra om projektet blir en framgång eller ett misslyckande. Denna fas är oerhört viktig, från att få projektet godkänt till att sätta ihop ett team för att förverkliga din vision. Låt oss gå igenom vikten av denna fas.
Tydligt syfte
Den skapar en tydlig förståelse för projektets mål, syfte och ändamål. Detta säkerställer att allt är i linje med projektets omfattning, med liten risk för att omfattningen förändras.
Engagera intressenterna
Det innebär att du måste engagera dina intressenter och få deras godkännande. Ju tidigare du engagerar dem, desto större är dina chanser att få stöd och minska potentiella utmaningar. Ju tidigare du får med dig din verkställande sponsor, desto större är projektets chanser att komma igång.
Identifiera riskerna
Denna fas innefattar processen att identifiera och förstå riskerna. Det är avgörande för projektplaneringen och för att minimera osäkerhetsfaktorernas inverkan på projektet.
Anpassa resurserna
Det hjälper till att samordna resurser, inklusive mänskliga, finansiella och tekniska tillgångar. Korrekt fördelning av resurser minskar risken för flaskhalsar i framtida faser. Optimal resursfördelning säkerställer att ditt projekt flyter smidigt och med minimala problem.
Definiera projektets omfattning och begränsningar
Denna fas innefattar även en tydlig definition av projektets omfattning. Tillsammans med identifiering av begränsningar och antaganden lägger detta grunden för realistisk planering och förväntningar.
Godkännande av projektstadgan
Projektstadgan motsvarar projektets existens. Den godkänner formellt projektets existens. Med detta dokument får du befogenhet att initiera projektaktiviteter.
Upprätta kommunikation
Effektiv kommunikation är nyckeln till framgång för alla projekt. I detta skede etableras de mest effektiva kommunikationskanalerna mellan projektteamet och externa intressenter.
Detta kontrolleras under hela projektets löptid (och efter projektets genomförande ) för att förhindra missförstånd, vilket bidrar till att undvika slöseri med tid och resurser.
Grunden för planering
En solid start lägger en stabil grund för projektplaneringsfasen. Med en väl genomförd startfas kan du säkerställa att resten av planeringen baseras på korrekt information och en grundlig förståelse av projektkraven.
Inledningsfasen fastställer därför projektets inriktning och resursbehov. Den säkerställer att alla intressenter och teammedlemmar är överens om mål, omfattning, syften och hur man ska gå vidare.
5 steg till en effektiv projektstart
Nu när du vet varför och när ett projekt ska startas, kan vi gå vidare till hur. Hur säkerställer vi en effektiv projektstart? Svaret är enkelt – med lite finess, det perfekta projektledningsverktyget och dessa steg! Och glöm inte att följa projektledningsprinciperna.
1. Skapa en projektplan
En projektplan är ett viktigt dokument i projektledningens livscykel. Den formaliserar ditt projekt och ger alla en riktning. Dess grundläggande användningsområde är att:
- Godkänn projektet
- Visa varför ditt projekt är nödvändigt
- Håll alla ansvariga för sina roller och ansvarsområden.
- Fungera som utgångspunkt under hela projektets livscykel
En projektplan skiljer sig avsevärt från en affärsplan. En affärsplan används för större projekt med fler punkter, medan en projektplan används för mindre projekt med färre punkter.
Innehållet i din projektplan
Här är vad du bör inkludera när du skapar en projektplan:
- Projektets namn: Lägg till projektets namn och gör det så specifikt som möjligt. Det ska vara catchy och effektivt kommunicera projektets mål.
- Syfte och mål: Inkludera vad projektet syftar till att uppnå och varför det föreslås.
- Budget: Lägg till de beräknade kostnaderna och resurserna som krävs.
- Resultat: Lägg till resultat, KPI:er och mätvärden.
- Risk: Inkludera identifierade mål och strategier för riskminimering.
- Omfattning: Ange omfattningen av ditt projekt.
- Varaktighet: Ange start- och sluttid för ditt projekt.
- Intressenter: Vem kommer du att rapportera till? Lägg till information om dina viktigaste intressenter.
- Roller och ansvar: Definiera varje teammedlems roll och ansvar i projektet.
Kort sagt, täck varför, vad och vem: varför finns detta projekt? Vad är projektets omfattning? Och vem kommer att arbeta med projektet? Det bästa sättet att skapa en omfattande projektplan är att använda en mall för projektplan.
Metoder för att skapa en projektplan
Din projektplan kommer att vara avgörande för att informera och övertyga intressenterna. Därför bör den vara tilltalande. Använd visuella hjälpmedel som ett Gantt-diagram eller en tidslinjevy för att göra den visuellt tilltalande. På så sätt kommer dina intressenter lättare att ta till sig informationen.
En annan sak att komma ihåg är att involvera viktiga medlemmar i ditt team i processen. Projektledningskontoret eller PMO fungerar som ett team och en grupp. Projektets startfas är ett viktigt steg i projektets livscykel för att involvera flera viktiga intressenter tidigt.
Det positiva är att de flesta projektledningsprogram har funktioner som möjliggör samarbete och visualisering. Du behöver alltså inte göra allt manuellt.
Projektledare använder ClickUps mall för projektplan för att få en överblick över sina mål och syften. Den erbjuder en lättanvänd checklista för att följa upp framsteg och flexibla alternativ för att dela dokument med intressenter. Allt du behöver göra är att registrera dig på ClickUp, lägga till mallen och bjuda in medlemmar till din arbetsyta för att påbörja samarbetet.
2. Identifiera dina viktigaste intressenter
Nästa steg i projektstarten är att hitta viktiga intressenter som kommer att godkänna din projektplan. Project Management Institute definierar intressenter som personer som påverkar projektet eller påverkas av projektet, till exempel ledande befattningshavare, sponsorer etc.
De tillhandahåller resurser och godkännande för projektet. Och deras tillfredsställelse är en viktig faktor för projektets framgång.
Det finns två typer av intressenter:
- Interna intressenter: Dessa är vanligtvis personer inom organisationen som är involverade i projektet. Detta inkluderar projektteamet, chefen, sponsorn och interna team.
- Externa intressenter: Dessa personer påverkas av projektets resultat, även om de kanske inte är direkt involverade i projektet. Exempelvis externa kunder, underleverantörer, leverantörer och slutanvändare.
Ett annat sätt att identifiera intressenter är att genomföra en analys av projektets intressenter. Dela upp dina intressenter i fyra grupper enligt följande:
- Personer med stort inflytande och stort intresse
- Personer med stort inflytande och lågt intresse
- Personer med låg inflytande och stort intresse
- Personer med låg inflytande och lågt intresse
Personerna i den första gruppen är dina viktigaste intressenter. Med dessa personer vid din sida har ditt projekt större chans att lyckas, eftersom de hjälper till att identifiera risker och bidrar med sin erfarenhet. Och kom ihåg att skapa ett register över intressenter. Det hjälper dig att anpassa frekvensen och sätten för kommunikation med dem.
En annan viktig del av detta steg är att fastställa kommunikationsmetoderna med intressenterna. Detta kommer också att vara till nytta under teamkommunikationen. Välj rätt kommunikations- och samarbetsverktyg. Detta inkluderar enkla verktyg som e-post, Skype eller något mer intuitivt som projektledningsprogramvara.
3. Presentera ditt projekt
Nu när du har hittat de viktigaste intressenterna är nästa steg i projektstarten att presentera ditt projekt för dem. Presentationen innebär att du presenterar och förespråkar ditt projekt. När detta görs på rätt sätt får du stöd, resurser och samstämmighet från personer som kan påverka ditt projekt.
Här är några saker att tänka på när du presenterar ditt projekt:
- Skapa en övertygande berättelse om projektet. Kommunicera dess syfte, mål och resultat på ett sätt som överensstämmer med intressenternas prioriteringar och intressen.
- Identifiera intressenternas farhågor, förväntningar och prioriteringar, och anpassa din presentation för att ta itu med dessa punkter.
- Förklara tydligt projektets värdeerbjudande. Se till att betona dess fördelar och positiva inverkan på organisationen och samhället.
- Se till att ta itu med risker och utmaningar. Erkänn dem tydligt och dela med dig av strategier för att mildra dem.
- Gör presentationen visuellt tilltalande. Använd diagram, grafer och bilder för att ge en kortfattad översikt över projektet.
- Gör det interaktivt och engagerande. Uppmuntra frågor och diskussioner så att intressenterna kan uttrycka sina farhågor och ge feedback.
- Timingen är mycket viktig. Välj därför en lämplig tidpunkt för att presentera ditt projekt. Ta hänsyn till andra pågående initiativ och prioriteringar innan du gör ditt drag.
- Be alltid om feedback. Ta itu med intressenternas farhågor och dela med dig av ytterligare information om det behövs.
- Och slutligen, omfamna projektstandardisering. Med standardiserade metoder blir dina presentationer tydligare, mer konsekventa och bättre anpassade till organisationens mål.
4. Genomför en genomförbarhetsstudie
Nästa steg i projektstarten är att genomföra en genomförbarhetsstudie. Denna studie utvärderar genomförbarheten av ditt projekt med de tillgängliga resurserna. Den bekräftar marknadsmöjligheterna och ger mer information innan du fattar det slutgiltiga beslutet.
I huvudsak besvarar den följande frågor:
- Har projektteamet de resurser som krävs för att genomföra projektet?
- Kommer projektet att generera tillräcklig avkastning för att det ska vara värt att genomföra?
En genomförbarhetsstudie görs efter projektpresentationen. Du kan göra den tillsammans med en SWOT-analys och en riskbedömning av projektet. Här är stegen för att genomföra studien:
- Genomför en preliminär analys
- Utvärdera projektets ekonomiska genomförbarhet
- Gör en marknadsanalys
- Granska data som samlats in av alla typer av genomförbarhetsstudier.
- Och slutligen, fatta ett beslut
Ett projektledningsverktyg som ClickUp hjälper dig att spåra all nödvändig information relaterad till genomförbarhetsstudien. Kontrollera framstegen i realtid, samarbeta direkt och enkelt, aktivera Team View och effektivisera hela processen.
Innan du genomför en genomförbarhetsstudie bör du överväga om ditt projekt behöver det. Eftersom det kostar en hel del tid och resurser är det viktigt att avgöra detta. Vanligtvis behöver du inte göra det för mindre projekt som inte har någon större långsiktig inverkan på din organisation. Du behöver inte göra det igen om du har gjort ett liknande projekt eller en liknande studie under de senaste tre åren.
5. Hitta rätt personer
Med godkännande från intressenterna å ena sidan och projektets genomförbarhet å andra sidan är du redo att starta ditt projekt. Allt som återstår är att hitta ditt drömlag. Ett projektteam består av personer från olika avdelningar, beroende på dina krav.
Några vanliga medlemmar i ett team är:
- Projektets sponsor: Den person som ansvarar för projektets vision och styrning. Vanligtvis är detta en person med högre befattning än projektledaren.
- Projektledare: Den person som leder och guidar teamet, fattar beslut, skapar en projektplan, övervakar projektets framsteg och interagerar med intressenterna.
- Teamledare: I större team skiljer sig en teamledare från en projektledare. Teamledaren ansvarar för teamets ledningsuppgifter.
- Teammedlemmar: Personer med erforderlig kompetens som ansvarar för att utföra olika uppgifter.
Ett projektteam kan också ha andra medlemmar, beroende på behoven. I slutändan bör ditt mål vara att skapa ett funktionellt team med rätt erfarenhet och kompetens. Du kan antingen anställa nya personer eller omplacera befintliga medarbetare.
Med ett stort team kan det vara svårt att övervaka teammedlemmarnas framsteg. Du kan dock övervaka varje medarbetares framsteg med hjälp av teamvyn som finns tillgänglig i ditt projektledningsverktyg.
Slutsats
Som det första steget i projektutvecklingen har startfasen stor betydelse för resten av projektet.
Besluten som fattas under denna fas påverkar hela projektets livscykel, formar dess utveckling och avgör dess slutgiltiga framgång. Varje steg som beskrivs i denna artikel kommer att föra dig närmare den bästa projektstartsfasen.
Genom att följa dessa steg blir din projektstart smartare och starkare. Och kom ihåg, låt inte denna energi avta under projektets gång. Se till att varje aspekt, inklusive projektplaner, kapacitetsuppbyggnad, kvalitetshantering och mer, börjar och slutar med samma energi (eller bättre!).