Är du en lovande projektledare? Eller kanske en erfaren chef med dussintals framgångsrika projekt bakom dig?
Oavsett vilket är det bra att friska upp sina kunskaper om bästa praxis inom projektledning. Det är trots allt svårt att mäta hur framgångsrikt ett projekt är om man inte har tydliga, mätbara mål.
Det kan låta som ett extra steg, men att definiera projektmål innan du börjar arbeta är det bästa sättet att spara tid och besvär längre fram – och kanske till och med några kronor. 💸
I den här guiden går vi igenom projektledningsmål, varför de är så användbara och hur du sätter upp effektiva mål som hjälper ditt team att nå målet.
Vad är projektmål?
Projektmål är en typ av mål som är specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART). Syftet med dem är att definiera vad ditt projekt ska åstadkomma innan du börjar arbeta.
Tänk på SMART-projektmål som en slags färdplan som hjälper ditt projektteam genom projektets livscykel. Det fungerar också som en vision som håller alla fokuserade på uppgiften och i linje med projektets omfattning. (För det sista du behöver är att projektets omfattning kryper.)
Den största skillnaden mellan mål och syften är att syften är mer konkreta och specifika. Ett mål kan till exempel vara något i stil med ”Jag vill öka intäkterna”. Ett syfte skulle däremot vara ”Marknadsföringsteamet ska öka antalet hänvisningar från sociala medier med 10 % före slutet av andra kvartalet”. Ser du skillnaden?
Det finns oändligt många sätt att formulera projektmål. I slutändan handlar målet du formulerar om projektets syfte. Du kan skapa affärsmål för:
- Förbättra användarupplevelsen
- Lansering av en ny produkt
- Finansiell framgång
- Lansering av funktioner
De flesta projekt har flera mål, så det är en bra idé att följa upp dina mål för projektledning med hjälp av programvara för mål och nyckelresultat (OKR) eller appar för måluppföljning. Dessa verktyg hjälper dig att hålla huvudet kallt när du jonglerar med olika teammedlemmar, uppgifter och projekt. 🤹
Fördelar med att sätta upp projektmål
Att sätta upp projektmål hjälper till med målsättningen från början. Du kan sedan se tillbaka på projektet och bevisa – ofta med hårda fakta – att projektet var en framgång. Om det inte var det kan du precisera hur långt du var från önskat resultat. 🎯
Att sätta upp projektmål kan hjälpa dig på många sätt, men här är de största fördelarna:
- Skapa en gedigen projektplan: Som teamledare är det upp till dig att utveckla projektledningsmål. Med SMART-mål till hands kan du skapa en bra projektplan som håller projektet inom tidsramen och budgeten.
- Skapa dokumentation: Projektmålen ger dig den dokumentation du behöver för att kunna rapportera till dina chefer allteftersom projektet fortskrider. Dokumentationen hjälper dig också att utforma bättre projekt i framtiden.
- Mät din prestation: ”Gjorde vi ett bra jobb?” är en fråga som håller projektledare vakna om nätterna. Lyckligtvis gör projektmålen det ganska tydligt om du har gjort bra ifrån dig eller om du behöver ändra något.
- Gör arbete som betyder något: Har du någonsin byggt något som ditt företag inte använde? Det är ett stort slöseri med tid. Projektmål säkerställer att dina projektleveranser överensstämmer med affärsmålen. Om din organisation till exempel vill öka e-handelsintäkterna från internationella kunder, men ditt marknadsföringsteam fokuserar på inhemsk försäljning, är det en obalans som din VD inte kommer att vara särskilt glad över.
Typer av projektmål
Projekt är inte enhetliga, och det bör inte heller dina projektmål vara. Beroende på ditt projekt kan du behöva skapa ett mål som berör en eller flera av dessa kategorier:
- Kvalitetsmål: Detta projektmål handlar om kvalitet. Sätt upp ett mål som fokuserar på riktmärken, mätvärden eller vissa standarder. Det kan vara kundnöjdhet eller avvisningsfrekvens på webbplatsen.
- Finansiella mål: Finansiella mål får världen att snurra. Denna typ av projektmål lägger tonvikten på lönsamhet och kostnadseffektivitet. Det är också ett bra sätt att hålla koll på projektbudgeten.
- Tidsmål: Om du har flera projekt i din backlog måste du slutföra allt så snabbt som möjligt. Tidsmål kan hjälpa dig att bättre hantera projektets tidsramar, men de kan också spåra projektets milstolpar.
- Processmål: Med processmål arbetar teamet tillsammans för att förbättra ett visst arbetsflöde eller hitta nya sätt att öka effektiviteten. Detta är ett mycket vanligt mål för webbutvecklingsteam som följer en agil metodik.
- Lärandemål: Vill du förbättra ditt teams kompetens? Följ deras förmågor med hjälp av lärandemål. Dessa mäter ditt teams certifierings- och kunskapsnivåer.
- Prestationsmål: Dessa är dina mål för projektets resultat, till exempel hastighet eller effektivitet. Använd prestationsmål för att spåra prestationsindikatorer för ditt team, projekt eller produkt.
- Efterlevnadsmål: Ingen vill få ett brev från juridiska avdelningen. Efterlevnadsmål håller ditt företag på rätt spår för att uppfylla vissa bransch- eller lagstadgade standarder.
Beroende på projektet kan du behöva skapa ett hybridprojektmål. Du kanske till exempel behöver förbättra din offertprocess och spara tid (ett kombinerat process- och tidsmål).
Du kan anpassa så mycket du vill, så länge du tycker att målen är tydliga och hjälpsamma.
Hur man inte ska skriva projektmål
Vi vet att du är upptagen. Men syftet med projektmål är att få ditt team att dra åt samma håll. Om du skriver vaga, oanvändbara mål bara för att snabbt kunna kryssa i en ruta, kommer det inte att hjälpa ditt team att skriva SMART-projektmål.
Här är några exempel på projektmål som inte är till någon hjälp:
- ”Skapa en bättre produkt.” Hur ser ”bättre” ut? Är den säkrare? Billigare? Hur vet du ens om produkten är ”bättre” än den du har just nu?
- ”Öka kundnöjdheten. ” Vi har inget emot detta projektmål, men det är ändå inte särskilt hjälpsamt. Ange var du vill öka kundnöjdheten, hur mycket du behöver öka den och när.
- ”Förbättra teamets prestanda.” Vad betyder ”prestanda” för dig? Ange vilket team du talar om, vilka prestationsmått som är viktigast, hur mycket du förväntar dig att dessa mått ska förbättras och inom vilken tidsram.
Även om ett mål som ”Slutför projektet i tid” låter bra i teorin, är det inte särskilt hjälpsamt.
Projektmålen bör följa SMART-akronymen för att skapa tydliga mål. På så sätt vet du (och ditt team) exakt vad ni strävar efter.
Ett SMART-projektmål som ”slutföra projektet i tid” kan till exempel vara:
- Specifikt: Namnge det specifika projektet, särskilt om du driver flera projekt samtidigt (lyckost!).
- Mätbart: Sätt upp ett kvantifierbart mått med en procentandel eller annat beräkningsbart mått.
- Uppnåeligt: Du kan inte vända en företagsmarknadsplan på en dag, så välj ett rimligt uppnåeligt mål.
- Relevant: Anpassa målet specifikt för projektet
- Tidsbegränsat: Sätt ett fast slutdatum
Exempel på tydligt definierade projektmål att följa
Vid det här laget vet du vad du inte ska göra. Du kan skriva projektmål precis som du vill, men de flesta projektledare skriver dem som ”målformuleringar”.
Med hjälp av SMART-ramverket ska vi omvandla några mindre hjälpsamma projektmål till genomförbara mål:
- ”Skapa en bättre produkt” blir ”Öka generatorns uteffekt med 5 % i tid för produktlanseringen under fjärde kvartalet”.
- ”Öka kundnöjdheten” blir ”Öka vårt Net Promoter Score (NPS) med 20 % för kunder inom livsmedels- och dryckesbranschen”.
- ”Förbättra teamets prestanda” blir ”Utbilda teamet i ledarskap för att öka personalbehållningen med 45 % under de kommande två åren”.
Ser du skillnaden?
De nya målen är mycket tydligare. Det är enkelt att se tillbaka på dem när projektet är slut och avgöra om du nådde ditt mål eller inte. Det är ett tydligt mål jämfört med ett vagt uttalande som ”Låt oss tjäna mer pengar”.
Här är några fler exempel på projektmål om du behöver inspiration:
- ”Öka webbtrafiken med 20 % under nästa kvartal med en målinriktad strategi för innehållsmarknadsföring.”
- ”Minska svarstiderna för kundtjänsten med 30 % under de kommande sex månaderna med ett nytt CRM-system.”
- ”Minska produktionskostnaderna med 15 % under nästa räkenskapsår genom att automatisera produktrenderingprocessen.”
- ”Öka försäljningen med 10 % under nästa kvartal genom att rikta in oss på våra nya kundpersonligheter i en marknadsföringskampanj på sociala medier.”
- ”Installera ny gratis projektledningsprogramvara före årets slut för att minska projektets genomförandetid med 25 %”.
- ”Öka storleken på vår nyhetsbrevlista med 30 % på sex månader genom att lägga till en opt-in-knapp på e-handelns kassasida.”
Hur man sätter upp och följer upp projektmål
Okej, du har alltså lärt dig grunderna i att skriva förstklassiga projektmål. Du har lagt ner mycket arbete på att skriva dem. Nu är det dags att göra dem så genomförbara och synliga som möjligt.
Följ dessa tips för att hålla koll på dina projektmål så att du alltid har full kontroll över dina mål. 🏆
Anpassa dig till bredare organisatoriska mål
Prata med ledningen eller andra viktiga personer i ditt företag innan du sätter upp projektledningsmål. Fråga dem vilka mål organisationen har för året.
Även om det är ett generellt mål som att ”spara pengar” ger det dig en tydlig riktning att arbeta efter. Det är till exempel inte rätt tillfälle att sätta upp mål som att ”öka marknadsföringsutgifterna med 50 %”.
När du känner till organisationens övergripande mål kan du välja projektmål som är mer relevanta för det aktuella projektet.
Dessutom är det mycket lättare att få projektets intressenter med sig när du kan bevisa att dina mål korrelerar med organisationens årliga mål.
Använd mallar för att spara tid
Har du inte tid att sätta upp egna projektmål? Ingen fara. Vi förstår att det tar tid att sätta upp dessa mål – och ibland är det extra tid som du inte har.
När det är dags att sätta igång kan du använda mallar för dina OKR och mål. De behöver anpassas, men bara formateringen sparar flera timmar varje månad.
Prova ClickUp Company OKRs and Goals Template för att skapa en organisationsstruktur som speglar ditt företags vision och värderingar – allt på ett och samma ställe!
Sätt upp mål som ett team
Vem säger att du måste axla allt arbete själv? Utnyttja dina teammedlemmars expertis för att tillsammans sätta upp projektmål.
Två huvuden är bättre än ett, och teamsamarbete kan göra stor skillnad. Genom att kombinera era hjärnkapaciteter blir det möjligt att tänka ut större och bättre mål som ni kanske inte hade tänkt på annars.
Övervaka dina KPI:er med ClickUp Goals
Du har skapat fantastiska projektmål, men hur ser du till att ditt team håller sig till dem? Använd ClickUp Goals.
Med ClickUp Goals kan du sätta upp dina projektmål och effektivt följa upp dem parallellt med dina uppgifter och arbetsflöden. Istället för att växla mellan olika verktyg och plattformar finns allt du behöver på ett och samma ställe.
Snacka om tidsbesparing. ⏱️
ClickUp Goals gör dina tidsplaner och mål tydliga som en klocka. Sätt upp olika typer av mål för:
- Numeriska mål
- Ekonomiska mål
- Sanna/falska mål
- Uppgifter
Behöver du omvandla en uppgift till ett mål? Gör det i ClickUp med bara ett klick – du behöver aldrig göra dubbla inmatningar igen.
Mappsystemet Goals organiserar och spårar alla dina projektmål i en enda instrumentpanel. Du kan till och med tilldela mål till vissa team och personer för att hålla alla ansvariga.
Vi vet att du inte har tid att jaga ditt team för projektuppdateringar.
Ange bara en deadline för dina mål så skickar ClickUp dig uppdateringar om framstegen via veckovisa resultatkort. Med automatisk spårning behöver du inte undra över allas status. Istället kan teamet fokusera mer på det faktiska arbetet och inte på rapporter.
Sätt projektets framgång på autopilot
Projektmål är ett måste för alla strategiska projekt. Teamwork och mallar tar dig långt. Men när du behöver samla ditt arbete och dina högnivåstrategier på samma plattform, välj ClickUp.
ClickUp tillför en dos förnuft i projektledningsprocesserna för att göra ditt jobb – vågar vi säga det? – roligt.
Men lita inte bara på vårt ord. Registrera dig på ClickUp för att effektivisera dina processer och börja sätta upp genomförbara projektmål.