Att göra ditt projektmål SMART (Specifikt, Mätbart, Achoppbart, Relevant och Tidsbundet) redan från första dagen är det vanligaste rådet inom projektledning. Tyvärr är det också det som sätter stopp för de flesta mål redan innan arbetet har börjat.
Forskning visar att endast 31 % av projekten lyckas fullt ut, och en vanlig orsak är att ett mål har ersatts med ett mått.
Problemet är strukturellt. Ett mål och en målsättning är två skilda saker, men teamen slår ihop dem till en enda mening och förlorar därmed förmågan att korrigera kursen och anpassa sig när omständigheterna förändras. När det händer kan ett enda siffersvikt få det att se ut som om hela målet har misslyckats, även om det övergripande resultatet ligger i linje med planen.
Den här guiden skiljer mellan de två nivåerna, visar på verkliga mål med mätbara delmål underordnade dem och guidar dig genom en femstegsprocess för att formulera mål som håller även i osäkra situationer.
TL;DR: Ett projektmål är det övergripande resultatet du vill uppnå, till exempel ”förbättra supportupplevelsen för min produkt”. Det är inte ett mått. Måtten hör hemma i tre till fem projektmål som ligger under det övergripande målet, vart och ett med ett siffervärde och en tidsfrist. Denna uppdelning gör att målet fungerar. Du kan missa ett delmål och ändå se om det övergripande målet är på rätt spår. Om du sammanfattar målet till en enda siffra förlorar du den överblicken.
Vad är ett projektmål?
Ett projektmål är en övergripande beskrivning av det resultat som projektet ska uppnå: den förändring du vill se när arbetet är klart. Det är inte ett delmål, som anger ett specifikt, mätbart steg mot det resultatet. Målet är medvetet brett formulerat, så att det kan vägleda många beslut samtidigt.
Ett bra projektmål är brett, resultatinriktat, kopplat till ett affärsresultat och tillräckligt stabilt för att bestå längre än enskilda uppgifter. Det besvarar frågan ”varför gör vi detta?”, anger ett resultat och en målgrupp och kan inte reduceras till en enda mätparameter.
Enligt TenStep hör projektmål hemma på organisationsnivå, medan delmål hör hemma på projektnivå. Om du kan mäta något direkt inom en projektcykel är målet satt för lågt; det är ett delmål.
Projektmål kontra målsättningar: Vad är skillnaden?
Ett projektmål är det övergripande resultatet, medan ett delmål är en specifik, mätbar åtgärd som för dig närmare målet. Ett mål kräver vanligtvis flera delmål. Att blanda ihop dessa begrepp kan bli kostsamt, eftersom de lätt förväxlas. Här följer en tydlig jämförelse mellan projektmål och delmål:
| Attribut | Projektmål | Projektmål |
|---|---|---|
| Omfattning | Breda, övergripande resultat | Ett avgränsat, specifikt resultat |
| Mätbarhet | Ofta inte direkt; breda till sin utformning | Alltid med ett mått och en tidsfrist |
| Tidsram | Långsiktiga, kan sträcka sig längre än projektet | Kort- till medellångsiktiga, avgränsade av projektet |
| Svar | Varför gör vi detta? | Vad ska vi uppnå, och när? |
| Exempel | Förbättra supportupplevelsen | Minska den genomsnittliga svarstiden till under fyra timmar inom sex månader |
De två fungerar som en helhet. Fastställ projektmålet när du definierar varför projektet finns och hur ”bättre” ser ut. Till exempel: ”förbättra upplevelsen för nya användare”.
Skriv ner projektmålen, så att du vet när du är på väg att nå dit. Till exempel: ”Minska antalet klick vid installation från sex till tre inför nästa release.” Sträva efter projektmålet för att samordna medarbetarna och göra avvägningar. Välj projektmål för att följa framstegen och avgöra när projektet är klart.
Varför är projektmål viktiga?
Projektmål är viktiga eftersom de fyller fyra funktioner som en uppgiftslista inte kan: de stödjer självständigt beslutsfattande, klarar av förändringar i teamet, minskar behovet av omarbetningar och håller projektet igång när prioriteringarna ändras. Utan mål kostar varje lucka dig tid mitt i projektet.
Detta är särskilt viktigt idag, då projekten blir allt mer komplexa. I ett AI-centrerat arbetsklimat är föränderlig teknik, skiftande regelverk, marknadssignaler och olika intressentgrupper normen. Projekt som hanterar komplexiteten effektivt har fem gånger större sannolikhet att lyckas – en framgångsgrad på 88 procent – jämfört med de som inte gör det.
Projektmål överbryggar klyftan mellan den uppgift som någon har på sitt bord och det resultat som företaget bryr sig om. De reder ut en del av projektets komplexitet så att människor kan se varför deras uppgift är viktig i det större sammanhanget. Ett mål ger den insikten.
Så här ser det ut i praktiken.
- Människor fattar beslut utan att vänta på dig. När målet är tydligt fattar teamet självständigt samstämmiga beslut. En designer som väljer mellan två layouter väljer den som tjänar målet. Utan ett mål leder varje liten avvikelse tillbaka till en person, och den personen blir flaskhalsen.
- Det underlättar för den som tar över. Ibland händer det att teammedlemmar lämnar projektet mitt i arbetet. När någon slutar fyller ett skriftligt mål luckan i sammanhanget för den som tar över. Utan det ärver den nya personen en ostrukturerad uppgiftslista som saknar syfte
- Det eliminerar omarbetningar redan från början. I komplexa, tvärfunktionella projekt uppstår förvirring när deltagarna arbetar mot olika uppfattningar om projektmålen. Ett gemensamt mål riktar in alla mot samma resultat redan innan arbetet påbörjas. På så sätt undviker man att två team levererar delar som inte passar ihop.
- Det skyddar projektet när prioriteringarna förändras. Ledningsförändringar, förändrade marknadsförhållanden och projekt utan ett tydligt syfte drabbas. Ett mål som är kopplat till ett affärsresultat är ditt skydd i den situationen. Det motverkar dålig ledning och förankrar målet.
E-sportplattformen G-Loot stötte på just detta problem: teamen levererade arbete som inte stämde överens med företagets övergripande mål. När de kopplade målen till en gemensam målstruktur lyckades de få 80 personer att dra åt samma håll utan att behöva lägga till fler möten.
Jamie Dunbar Smyth, Chief Growth Officer på G-Loot, sa:
Det kan hända att någon i det kreativa teamet inte har en aning om vad någon i CRM-teamet håller på med, och det gör det svårt att stödja deras arbete. Vi vill skapa insyn för alla. ClickUp erbjuder ett utmärkt sätt att göra detta med Docs, eftersom du kan sammanställa sidor genom att samla och bädda in vyer från olika listor och Whiteboard-kort, vilket gör det enkelt att överblicka.
Det kan hända att någon i det kreativa teamet inte har en aning om vad någon i CRM-teamet håller på med, och det gör det svårt att stödja deras arbete. Vi vill skapa insyn för alla. ClickUp erbjuder ett utmärkt sätt att göra detta med Docs, eftersom du kan sammanställa sidor genom att samla och bädda in vyer från olika listor och Whiteboard-kort, vilket gör det enkelt att överblicka.
Vad bör ett projektmål innehålla?
Ett komplett projektmål består av sju delar: en resultatbeskrivning, en koppling till verksamheten, en namngiven målgrupp, avsiktlig bredd, SMART-mål under det, en ansvarig och en tidshorisont. Uteblir en av dessa delar, krymper målet till en delmål eller blir fristående från allt som motiverar projektet.
- Ett resultatmål: En enda mening som beskriver den förändring som projektet syftar till att åstadkomma
- En tydlig koppling till verksamheten: En tydlig koppling till ett företagsmål för att motivera projektet
- En specifik målgrupp: Vem resultatet är avsett för, till exempel kunder, nyanställda eller driftsteamet
- Medveten bredd: En tillräckligt bred ram för att vägleda flera beslut samtidigt
- SMART-mål under detta: Tre till fem specifika, mätbara mål som är tidsbundna, relevanta och uppnåbara, och som tillsammans bidrar till att uppnå det övergripande målet
- En ansvarig ägare: En enda person som ansvarar för att målet förblir inom räckhåll
- En realistisk tidshorisont: Den långsiktiga ramen som målet ingår i, vilken kan sträcka sig längre än en enskild projektcykel
Varför du inte bör använda SMART för tidigt
SMART fungerar bra. Problemet uppstår när man försöker uppfylla alla fem kriterierna samtidigt. En peer-reviewed studie av metoden visade att de flesta handböcker behandlar SMART som ett fyll-i-luckorna-recept. Författarna, Bjerke och Renger, hävdar att detta är ett misstag. Det är sammanhanget som bör avgöra hur och när man tillämpar varje kriterium.
Här är deras huvudpoäng. Man startar ofta ett projekt utan utgångsdata. När det händer kan man ännu inte ange ett konkret tal. Om mallen ändå kräver ett sådant fyller man i sin bästa gissning. Måttet ser exakt ut, men vilar inte på något konkret. Man valde det för att fylla i rutan, inte för att data pekade på det.
Det är samma sak som förstör målen. Ett mål är avsett att ange riktning. Men en SMART-mall kräver ett siffervärde redan från första dagen. Så teamet skriver ner ett innan de förstår problemet. Nu är målet bara en tidig gissning med en decimal.
Lösningen är att tillämpa SMART i steg. Skriv först ner målet som ett tydligt resultat, utan siffror. Lär dig sedan tillräckligt för att kunna sätta upp realistiska delmål. När du kan det lägger du till de mätbara och tidsbundna detaljerna i delmålen under målet. Målet förblir brett, och du fyller i siffrorna när de har en betydelse.
På så sätt kan du följa upp ett övergripande mål utan att begränsa det.
Hur formulerar man ett projektmål?
För att formulera ett projektmål ska du följa dessa fem steg i ordning: definiera affärsresultatet, formulera målet i stora drag, härled delmål, få godkännande och sedan granska.
Steg 1: Definiera först det affärsmässiga resultatet
Innan du formulerar målet ska du skriva ner vilka företagsresultat det bidrar till. Det är kopplingen till strategin, och utan den drabbas projektet när prioriteringarna ändras.
Nämn en affärsfaktor som projektet stöder:
- Intäkter: Fler potentiella kunder, högre konverteringsgrad, större affärer
- Kundbehållning: Färre avhopp, högre förnyelsegrad
- Kostnad: Mindre manuellt arbete, lägre supportvolym, färre verktyg
- Tillförlitlighet: Mindre driftstopp, färre fel, snabbare återställning
Om projektet inte passar in på någon av dessa, ta reda på varför det finansieras innan du skriver ner ett enda mål.
Steg 2: Formulera målet i breda termer, med avsikt
Formulera resultatet som en övergripande mening utan siffror. Siffror förvandlar det till ett delmål och förlorar det övergripande syftet.
- Mål: Förbättra introduktionen för nya kunder
- Inget mål: Öka aktiveringen inom 30 dagar med 20 % (det är en målsättning)
- Test: Om du kan mäta det direkt har du satt målet för lågt
Proffstips: Håll målet brett nu så att flera delmål kan hänga på det i nästa steg.
Steg 3: Formulera tre till fem delmål under det
Tillämpa SMART här, och endast här. Skriv ner de delmål som, sammantaget, innebär att målet är uppnått. Varje delmål måste innehålla:
- Ett mått: Det tal som visar på förändring, till exempel aktiveringsgrad eller antal fel
- En utgångspunkt: Var siffran ligger idag, så att målet inte blir en gissning
- En deadline: När du räknar med att nå den
- En ansvarig: Delegera uppgiften till en person istället för till ett team
Begränsa dig till tre till fem. Fler än så innebär att målet är för stort eller att delmålen är för detaljerade.
Så här ser det ut när steg 2 och 3 kombineras:
| Lager | Uttalande | Ägare | Deadline |
|---|---|---|---|
| Projektmål | Förbättra introduktionen för nya kunder | Produktchef | Pågående (varar längre än projektet) |
| Mål 1 | Minska antalet klick vid inställningen från sex till tre | Designchef | 30 juli |
| Mål 2 | Öka aktiveringsgraden inom 30 dagar från 52 % till 70 % | Growth PM | 15 september |
| Mål 3 | Minska antalet supportärenden med taggen ”setup” med 40 % | Supportchef | 15 september |
| Uppgift (mål 1) | Granska det nuvarande arbetsflödet och kartlägg avhoppspunkter | UX-forskare | 10 juli |
| Uppgift (mål 2) | Prototyp för installationsguide på en skärm | Produktdesigner | 20 juli |
| Uppgift (mål 2) | Skapa en e-postserie för introduktion (3 e-postmeddelanden) | Lifecycle Marketer | 5 aug |
| Uppgift (mål 3) | Lägg till kontextuella verktygstips vid första användningen av instrumentpanelen | Frontend-utvecklare | 20 augusti |
Steg 4: Få godkännande från intressenterna innan arbetet påbörjas
Dela med dig av målet och dess delmål, och se sedan till att alla tolkar dem på samma sätt. Om man upptäcker en missuppfattning nu räcker det med ett fem minuters samtal; upptäcks den mitt i projektet blir det en sprint med omarbetningar.
- Visa detta för: Projektets intressenter, det team som utför arbetet och alla team som du är beroende av
- Bekräfta: Varje person ska kunna återge målet med egna ord
- Håll utkik efter: Två personer som beskriver det på olika sätt – det är din brist, upptäckt i ett tidigt skede
Steg 5: Se över målet allteftersom projektet fortskrider
Ett statiskt mål kanske inte längre stämmer överens med arbetet redan i vecka tre. Sätt upp en återkommande kontrollpunkt varje vecka för korta projekt och, för långa projekt, vid varje fasgräns. Använd den för att jämföra målet med projektets framsteg och avgöra om det behöver ändras.
- Jämför beslut med målet: Bidrar detta alternativ till målet, ja eller nej?
- Håll utkik efter tidiga tecken: Om ett nyckeltal stagnerar betyder det att målet inte uppnås
- Justera delmålen, inte målet: Om målet i sig hela tiden förändras var det ett delmål från början
Att formulera ett mål handlar mindre om ordval och mer om ordningsföljd. Gör dessa steg i rätt ordning, så brukar målet bli rätt.
Hur ser projektmål ut i olika kategorier?
Varje typ av arbete ger upphov till olika slags mål, men strukturen är alltid densamma: ett övergripande resultat, inga mätvärden i sikte och delmål som innehåller siffrorna.
Här följer exempel på projektmål för sex vanliga projekttyper.
| Kategori | Projektmål | Stödjande målsättningar |
|---|---|---|
| Intäkter | Expandera till mellansegmentet | Konverteringsgrad från demo till avslut över 18 %; 30 nya kunder per kvartal; genomsnittlig affärsstorlek över 25 000 dollar |
| Kostnadsminskning | Eliminera manuella överlämningar mellan försäljning och orderhantering | Minska antalet processteg från 9 till 4; minska cykeltiden med 35 %; sänk felfrekvensen till under 2 % |
| Produktkvalitet | Förbättra tillförlitligheten i kassaflödet | 99. 95 % drifttid vid betalningssteget; felfrekvens under 0,3 %; antalet övergivna varukorgar minskat med 10 procentenheter |
| Medarbetarupplevelse | Förkorta rekryteringsprocessen för ingenjörsroller | Antal dagar till erbjudande under 21; bortfall av kandidater under 15 %; rekryteringschefens nöjdhet över 4,2/5 |
| Efterlevnad | Anpassa datahanteringen till SOC 2-kraven | Inga kritiska revisionsanmärkningar; 100 % av policydokumenten uppdaterade; 95 % av teamet har slutfört utbildningen |
| Kundlojalitet | Minska kundbortfallet under de första 90 dagarna | 70 % nådde aktiveringsmålet senast dag 14; NPS över 40 på dag 60; antalet begäranden om förtida uppsägning minskade med 25 % |
Så här sätter du upp projektmål i ClickUp
ClickUps hierarki lyckas med det som de flesta målsättningar misslyckas med: den kopplar samman målet med arbetet. Du anger målet som en lista eller ett utrymme. Delmålen placeras under det som uppgifter. Varje uppgift har en ansvarig, ett förfallodatum, en status och ett anpassat fält för mätvärdet.
Så här fungerar det: när någon slutför en uppgift uppdateras siffrorna automatiskt. Ingen behöver uppdatera någon separat översikt.
Här får du inte tappa tråden mellan mål och genomförande, eftersom de två inte hanteras i olika verktyg. Så här ser det ut i praktiken när du sätter upp projektmål med ClickUp:
- Dela upp målen i sprintar. Gör varje mål till en sprint. Tilldela poäng utifrån arbetsinsatsen. ClickUp-sprintar spårar hur snabbt ditt team går igenom cyklerna, överför oavslutat arbete till nästa sprint och visar dig redan mitt i sprinten om du kommer att nå målet. Anpassade statusar visar om arbetet är klart. Förfallodatum säkerställer att tidsfristen hålls
- Se hur målen utvecklas utan att behöva fråga någon. ClickUp-dashboards hämtar realtidsdata från uppgifter, anpassade fält och tidsspårning och omvandlar dem till visuella rapporter. Burndown-diagram visar om du ligger efter schemat halvvägs in i sprinten. Batterikort visar hur nära ett mått är sitt mål. Du kan även dela länken med intressenter så att de hålls uppdaterade.
- Upptäck ett mål som håller på att glida ur kurs i tid. ClickUp Brain har sammanhangsinformation om allt i ditt arbetsutrymme. Be om en sammanfattning av framstegen. Den sammanställer slutförda uppgifter, försenade ärenden och ändringar i omfattningen i ett enda svar. Du ser vad som halkar efter innan nästa granskningsmöte.
- Automatisera den veckovisa uppföljningen. Skapa en Super Agent som körs enligt ett schema. Den skriver en statusuppdatering, markerar mål som inte går enligt plan och publicerar sammanfattningen i ett dokument eller en chattkanal. Uppföljningen sker oavsett om någon kommer ihåg att göra den eller inte.
ClickUp Super Agents känner till ditt arbete tillräckligt väl för att både sätta upp projektmål och utföra de uppgifter som krävs för att uppnå dem. Se hur du konfigurerar dina första AI-agenter på några minuter.
- Kartlägg beroenden mellan målen. När ett mål blockerar ett annat blir det tydligt i ClickUps Gantt-diagramvy. Flytta en uppgift, så förskjuts efterföljande deadlines i takt med den. Aktivera Kritisk väg för att se vilka mål som styr din tidsplan
En ärlig begränsning: ClickUp är en komplett arbetsplattform. Om ditt team bara behöver skriva ner tre mål och följa upp dem en gång per kvartal är funktionaliteten mer än vad du behöver. Team som byter från kalkylblad kommer också att behöva tid för att lära sig systemet, eftersom du samtidigt lär dig projektledning och måluppföljning.
Passar bäst för: Team som vill att framstegen mot målen ska baseras på utfört arbete, inte på manuella uppdateringar.
Hoppa över detta om: Du behöver ett specialiserat OKR-verktyg som Microsoft Viva Goals, Perdo eller Weekdone, med formella uppföljningscykler som omfattar flera avdelningar. Eller om ett kalkylblad redan täcker dina behov.
Att förstå projektmål och målsättningar genom exempel
Här är några exempel på projektmål och projektmålsättningar som du kan lägga till i dina mallar för målsättning som referens.
Exempel på projektmål för medarbetarupplevelsen
Mycket engagerade och nöjda medarbetare är ryggraden i ett framgångsrikt företag. Ett projektmål som fokuserar på medarbetarna skulle alltså kunna se ut ungefär så här:
Exempel på mål nr 1: Öka medarbetarnas engagemang
Projektmål:
- Genomför kvartalsvisa medarbetarundersökningar för att identifiera förbättringsområden och höja medarbetarnas nöjdhetsbetyg med 5 %
- Erbjud flexibla arbetsformer, såsom distansarbete eller flexibla arbetstider, för att förbättra balansen mellan arbete och privatliv
- Främja en positiv och inkluderande arbetsmiljö som hjälper medarbetarna att uppnå sina personliga mål
Målsexempel nr 2: Förbättra teamets arbetsmoral och motivation
Projektmål:
- Anordna kvartalsvisa teambuildingaktiviteter med fokus på kommunikation och problemlösning för att förbättra samarbetet och stämningen i teamet
- Inför ett årligt program för erkännande och belöningar för att uppskatta teamets insatser och hålla teamet motiverat
- Håll veckovisa enskilda möten med teammedlemmarna för att ge konstruktiv feedback och erbjuda utvecklingsmöjligheter
Mål exempel nr 3: Öka personalomsättningen
Projektmål:
- Utveckla ett omfattande 90-dagars introduktions- och utbildningsprogram för nyanställda
- Utöka möjligheterna till professionell utveckling och karriärutveckling
- Inför ett mentorprogram för att uppmuntra kunskapsdelning och kompetensutveckling
Exempel på projektmål för kunder
Ett projektmål för kunder fokuserar ofta på att förbättra kundupplevelsen, skapa lojalitet och uppnå kundnöjdhet. Här är några exempel på sådana mål:
Mål exempel nr 4: Utöka kundbasen
Projektmål:
- Analysera kunddata för att upptäcka nya och outnyttjade marknadssegment och öka marknadspenetrationen med 10 % under nästa kvartal
- Utforma en strategisk och målinriktad marknadsföringskampanj för att nå ut till 1 000 nya kunder under de kommande tre månaderna
- Lansera ett attraktivt rekommendationsprogram för att uppmuntra mun-till-mun-marknadsföring och öka kundtillströmningen med 15 % genom rekommendationer
Mål exempel nr 5: Öka kundens livstidsvärde
Projektmål:
- Övervaka kundernas köpbeteende och trender för att förutsäga sannolikheten för en försäljning, skapa en lista över utlösande faktorer och kvantifiera köpintentionen
- Identifiera och dra nytta av möjligheter till korsförsäljning och merförsäljning för att öka det genomsnittliga ordervärdet med 20 %
- Implementera en CRM-plattform (Customer Relationship Management) för att anpassa kundrelationerna
Mål exempel nr 6: Öka kundnöjdheten
Projektmål:
- Anpassa kundupplevelsen med hjälp av dataanalys för att höja kundnöjdhetsbetygen med 20 poäng
- Förbättra svarstiden inom kundtjänsten med 20 % med hjälp av en AI-driven chatbot
- Samla in feedback från kunderna och arbeta med insikter som ger stor effekt och har hög prioritet
Exempel på projektmål för verksamheten
Vill du effektivisera arbetsflöden och verksamheten för att öka effektiviteten och kostnadseffektiviteten? Här är några SMART-mål som du kan sätta upp för att uppnå sådana affärsmål:
Målsexempel nr 7: Öka den operativa effektiviteten och skalbarheten
Projektmål:
- Automatisera 40 % av de rutinmässiga och repetitiva uppgifterna för att minska den manuella arbetsinsatsen med 20 % under de kommande sex månaderna
- Analysera tre centrala affärsprocesser, identifiera flaskhalsar och genomför optimeringar för smidigare arbetsflöden
- Inför ny teknik för att stödja medarbetarnas insatser och öka produktiviteten med 15 % inom ett år
Målsexempel nr 8: Minska driftskostnaderna
Projektmål:
- Identifiera och eliminera minst 10 % av de onödiga eller slösaktiga utgifterna under de kommande tre månaderna
- Genomför en digital omvandling av minst fyra kostsamma processer som är oflexibla och ineffektiva
- Sänk energikostnaderna med 10 % genom att följa upp resursförbrukningen eller användningsmönstren
Målsexempel nr 9: Optimera lagerhanteringen
Projektmål:
- Utnyttja programvara för lagerhantering för att få överblick över och följa lagernivåerna
- Förbättra relationerna med leverantörerna för att säkerställa att råvaror eller produkter levereras i tid
- Finjustera prissättningsstrategierna för att minska överskottslagret med 10 % i syfte att sänka lagerhållningskostnaderna och öka intäkterna med 5 %.
Exempel på finansiella projektmål
Om du strävar efter att öka intäkterna, minska de operativa omkostnaderna, förbättra lönsamheten och optimera kassaflödet inom ramen för en projektbudget, bör du överväga att lägga till följande exempel i målsättningsprocessen:
Mål exempel nr 10: Säkra ytterligare finansiering/kapital
Projektmål:
- Utarbeta en omfattande projektplan inom de närmaste tre månaderna och skicka ut dokumentet till berörda parter
- Identifiera minst 25 potentiella investerare, riskkapitalister eller affärsänglar och ta kontakt med dem samt börja bygga upp relationer under de kommande två månaderna
- Utarbeta finansiella prognoser och förutsägelser för det sista kvartalet
Mål exempel nr 11: Förbättra kassaflödet
Projektmål:
- Förhandla fram bättre betalningsvillkor med leverantörer och säljare för att minska leverantörsskulderna med 10 % under de kommande tre månaderna
- Minska lagerhållningskostnaderna med 10 % under nästa kvartal genom effektiv lagerhantering
- Minska den genomsnittliga kredittiden (DSO) med 12 % genom effektiv fakturering och inkasso var fjärde månad
Målsexempel nr 12: Öka lönsamheten
Projektmål:
- Lansera minst två nya produkter eller tjänster för att generera intäkter på cirka 250 000 dollar under de kommande sex månaderna
- Minska de icke-kärnrelaterade driftskostnaderna med 10 % under de kommande tre månaderna
- Inför dynamisk prissättning och produktpaket för att öka vinstmarginalerna med 15 %
Exempel på tekniska projektmål
Vill du utnyttja teknik för att driva innovation, förbättra verksamheten, öka säkerheten och uppnå snabbare tillväxt? Här är några projektledningsmål för dessa affärsmål:
Mål exempel nr 13: Förbättra IT-infrastrukturen
Projektmål:
- Migrera minst 70 % av IT-infrastrukturen till molnet inom det kommande året
- Uppgradera serverhårdvaran och -mjukvaran samt nätverksutrustningen för att öka systemhastigheten med 25 %
- Implementera avancerat brandväggsskydd och system för intrångsdetektering för att minska säkerhetsincidenterna med 30 %
Mål exempel nr 14: Optimera och centralisera programvaruapplikationer
Projektmål:
- Utveckla skräddarsydda mjukvarulösningar för att uppfylla specifika affärsmål
- Integrera det digitala ekosystemet genom att ersätta olika verktyg, plattformar och system med en centraliserad projektledningsplattform
- Tillhandahålla löpande teknisk support och programvaruutbildning till 80 % av de anställda
Målsexempel nr 15: Stärka datasäkerheten och integriteten
Projektmål:
- Genomför säkerhetsgranskningar och sårbarhetstester varannan vecka
- Inför obligatoriska utbildningsprogram i cybersäkerhet för medarbetarna och planera in utvärderingar varje månad
- Utveckla en omfattande plan för hantering av dataintrång som aktiveras inom 24 timmar efter en incident
5 misstag som försvagar ett projektmål
Fem vanor som urholkar ett projektmål: ett ogrundat tal, ett återanvänt mål, ett mål som ingen tar ansvar för, ett mål som riktar sig till ledningen istället för teamet, och delmål som fryses fast när arbetet går vidare. Här är de fem du bör hålla ett öga på.
Att låta målsättningarna förbli oförändrade. En målsättning som uppenbarligen inte håller kursen men som fortfarande finns kvar i dokumentet eftersom en ändring skulle upplevas som ett erkännande av misslyckande och därmed orsaka friktion. När en siffra visar sig vara ineffektiv, avfärdar teamet dem alla. Byt ut målsättningen, behåll målet
Att sätta ett tal innan du har en utgångspunkt. Ett mål som ”20 %” eller ”2x” utan data som stöder det är opålitligt. Ditt team riskerar att sluta tro på målet redan innan arbetet ens har börjat. Ta reda på var mätvärdet ligger idag, och sätt sedan ett motiverat mål.
Återanvända målet från det senaste projektet. Om ditt mål passar in på alla projekt betyder det att något av dem saknar substans. Koppla det till det aktuella projektets specifika affärsmässiga drivkraft och de personer som det är tänkt att hjälpa
Att formulera ett mål som ingen tar ansvar för. Att utse en projektansvarig är en sak. Du måste också tilldela ansvaret för målet till någon. Annars antar alla att någon annan håller koll på det. Se till att en person tar ansvar för att följa upp målet, separat från den som sköter uppgifterna.
Att komplicera målplanen. En enkel plan är mer användbar än en utsmyckad moodboard för att uppnå målet. Om teamet inte kan använda din plan för att fatta beslut utan dig, fyller den inte sin funktion. Skriv den för de som ska genomföra arbetet, inte för de som ska godkänna det.
Vad är det egentligen som gör att ett projektmål fungerar?
Ett projektmål fungerar när teamet kan redogöra för det utan att behöva slå upp det i ett dokument och använda det för att lösa meningsskiljaktigheter utan att eskalera dem. Det är måttstocken. Om medarbetarna fortfarande hänvisar varje avvägning till en beslutsfattare eller chef är målet inte tillräckligt tydligt. Eller så har det begravts under projektmått som hör hemma i målsättningarna.
Det enda misstaget som förstör allt annat: att slå ihop mål och delmål till ett enda uttalande. Antingen når du siffran men missar poängen, eller så missar du siffran och antar att hela projektet har misslyckats. Håll de olika nivåerna åtskilda. Låt målet ange riktningen. Låt delmålen visa på framsteg.
Börja med ett mål, tre till fyra delmål och en veckovis uppföljning av båda. Det är tillräckligt med struktur för att hålla ihop ett projekt i startfasen utan att målsättningen blir ett projekt i sig.
För att låta den här kontrollen köras automatiskt kan du ställa in dina mål gratis i ClickUp och koppla dem direkt till de uppgifter som utför arbetet.
Vanliga frågor om projektmål
Hur stämmer projektmålen överens med affärsmålen?
Ett projektmål bör kunna härledas direkt till ett företagsmål. Om så inte är fallet är projektet svårt att motivera. Målet beskriver resultatet (t.ex. ”förbättra supportupplevelsen”). Och företagsmålet förklarar varför det resultatet är viktigt för företaget (kundlojalitet, intäkter, kostnader). Även internt infrastrukturarbete kan kopplas till snabbare svarstider eller lägre kostnader. Om du inte kan dra den kopplingen, se det som en signal att ta en paus innan projektet startar.
Vad är skillnaden mellan projektmål och OKR?
Ett projektmål är det övergripande resultatet av ett enskilt projekt. OKR (Objectives and Key Results) är ett företagsövergripande ramverk för att sätta upp och utvärdera mål för olika team varje kvartal. De överlappar varandra: ett projektmål motsvarar ett OKR-”mål” (Objective), och dess mätbara delmål motsvarar ”nyckelresultat” (Key Results). OKR skapar en rytm, till exempel kvartalscykler eller uppföljningar. Använd enkla projektmål för en enskild satsning; använd formella OKR när samordningen mellan många team i sig är utmaningen.
Hur mäter man ett projektmål som inte är direkt mätbart?
Du mäter det indirekt genom de SMART-mål som ligger under det. Målet förblir riktningsgivande; varje delmål har ett mått och en tidsfrist (t.ex. ”minska den första responstiden till under fyra timmar inom sex månader”). Genom att följa upp delmålen kan du se om målet är inom räckhåll. Verktyg som ClickUp automatiserar detta genom att sammanfatta länkade uppgifter och framsteg mot målet till ett enda mål som kan följas upp i procentuell fullbordning, så att du aldrig reducerar målet till ett enda tal.
Vad är skillnaden mellan ett projektmål och en KPI?
Ett projektmål är ett riktningsgivande resultat kopplat till ett specifikt initiativ: det upphör när projektet avslutas eller när resultatet har uppnåtts. En KPI (Key Performance Indicator) är ett löpande operativt mått som kvarstår även efter att ett enskilt projekt har avslutats. Ett projektmål kan vara att ”förbättra supportupplevelsen”, medan den KPI som det påverkar är ”genomsnittlig svarstid vid första kontakten”. Det ena är tillfälligt och strategiskt, det andra är permanent och diagnostiskt.
Vad är skillnaden mellan ett projektmål och en projektvision?
En projektvision är ambitiös och ofta abstrakt: ”bli den produkt som är enklast att komma igång med”. Ett projektmål är tillräckligt konkret för att kunna utvärderas när projektet avslutas: ”förbättra onboardingprocessen för nya kunder”. Visionen motiverar; målet styr. De flesta enskilda projekt behöver ett mål, inte en vision. Visioner hör hemma på program- eller portföljnivå, där flera projekt bidrar till samma långsiktiga ambition.
Vad är skillnaden mellan ett projektmål och en leverans?
Ett mål är den förändring du vill ska ske. En leverans är något konkret som du överlämnar. Till exempel är ”förbättra onboarding för nya kunder” ett mål. Och ”en omdesignad installationsguide” är en leverans som bidrar till det målet. Leveranser är resultat som du kan bocka av; målet är det slutresultat som dessa leveranser ska leda till.
Kan ett projekt ha fler än ett mål?
Det är möjligt, men de flesta projekt fungerar bäst med ett huvudmål, ibland två, med tre till fem delmål vardera. När allt är ett mål blir ingenting prioriterat och insatserna sprids ut för mycket. Fem eller sex mål innebär oftast att vissa av dem egentligen är delmål som har fått fel benämning.