Det kan verka som om januari får all ära när det gäller målsättning mitt i spänningen inför ett nytt år. Men många av oss i arbetslivet har turen att få uppleva denna spänning tre extra gånger i början av varje kvartal. 🎉
Det måste medges att detta ser lite ångestframkallande ut på papperet, men är det någon annan som i hemlighet älskar att planera sina nya mål?
Om du svarade ja på den här frågan, då är vi samma typ av konstiga. 🥲💜
Att sätta upp nya mål kan vara en mycket bekräftande upplevelse. Det är något med att sätta upp och nå mål som känns helt naturligt och bara bra.
Dessutom är en blandning av personliga och professionella mål nödvändigt för att lyckas i karriärer, såsom projektledning, som ständigt utvecklas.
Här har vi sammanställt de verktyg och tips du behöver för att sätta upp och hålla fast vid dina kommande projektledningsmål. Dessutom detaljerade projektledningsspecifika mål för att starta kvartalet på ett bra sätt och ett par praktiska mallar!
⏰ 60-sekunders sammanfattning
- Projektledningsmål ger riktning, håller teamen samordnade och driver projektets framgång.
- Att sätta upp SMART-mål säkerställer att de är specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna för bättre tydlighet och genomförande.
- Typer av projektledningsmål inkluderar omfattning, tid, kostnad, kvalitet, risk och intressenthantering för att täcka alla viktiga områden.
- Starka mål hjälper teamen att hålla fokus, förbättra samarbetet och följa upp framstegen på ett effektivt sätt.
- Genom att anpassa målen efter företagets mål säkerställer du att projekten bidrar till den övergripande affärsframgången.
- Vanliga utmaningar är otydliga mål, orealistiska förväntningar och bristande uppföljning – men dessa kan övervinnas med rätt strategier.
- ClickUp hjälper team att sätta upp, följa upp och uppnå projektmål med funktioner som mål, instrumentpaneler och anpassade mallar.
- Genom att använda ClickUps verktyg för målsättning kan teamen hålla sig organiserade och produktiva under hela projektets livscykel.
Varför ska du sätta upp mål för projektledning?
Du har ju din projektplan. Det borde väl räcka, eller hur? Inte riktigt.
Din färdplan kan visa vägen till en framgångsrik projektstart, men det är längs vägen som den verkliga magin sker, särskilt när det gäller dina professionella utvecklingsmål.
Innan vi dyker in i ämnet har vi en liten varning. I det här inlägget kommer vi att använda orden ”mål” och ”syften” omväxlande. Du kanske tidigare har haft olika definitioner för dessa ord, men i sammanhanget i den här artikeln är de synonyma.
Puh, skönt att vi fick det ur vägen. Nu över till det roliga. 🤓
Projektledning är spännande eftersom det är varierande och gör det möjligt för projektledare att lära sig något nytt nästan varje dag. Att sätta upp mål hjälper dig att hänga med i förändrade trender och i slutändan leverera en produkt som kommer att göra dina intressenter (glada) till tårar.
Eftersom det är så bra att sätta upp mål inom projektledning för att förbättra kvaliteten på dina projekt, är det också ett utmärkt sätt att förbättra dig själv! Genom att anpassa dina egna projektledningsmål efter företagets övergripande inriktning, engagerar du dig för din framtida framgång.
Förutom att du förbättrar dig själv är det ett utmärkt sätt att hålla motivationen uppe, sticka ut, mäta din utveckling och förbereda dig för framtiden att planera de viktigaste målen du vill uppnå i varje kommande projekt. Men det är inte allt!
Det finns ytterligare en (ganska allvarlig!) anledning till varför du bör lägga extra tid på projektledningsmål. 😳
Projektledare står också inför nya utmaningar med ökningen av distansarbete och frilansande. Tydliga och SMART-mål är ännu viktigare för att hålla koll på potentiella förändringar som kan vänta.
De team som är bäst på att hantera förändringar är de som är mest villiga att ändra riktning och definiera sina projekts viktigaste mål redan från början.
Lyckligtvis har ClickUp allt du behöver. 🙂
Ingredienserna i ett bra projektledningsmål
På ClickUp är vi stora fans av SMART-mål, och de mest effektiva projektledningsmålen har denna egenskap!
En snabb sammanfattning: SMART-mål bör vara ledstjärnan när du sätter upp mål. De definieras som specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbaserade.
- Mer specifikt kommer ditt mål att besvara vad, vem, när, var, varför och vilket som ingår i en detaljerad handlingsplan.
- Du får en definierad uppsättning mått för att mäta framsteg och lära dig vilka färdigheter eller verktyg som behövs för att uppnå dem.
- Ditt mål kommer också att vara relevant för dig! Det betyder att det stämmer överens med din karriärutveckling eller dina långsiktiga personliga mål.
- Sist men inte minst är det tidsbegränsat med en deadline för att få bort alla vanor att skjuta upp saker.
SMART-projektledningsmål kan vara kortsiktiga eller långsiktiga, och många långsiktiga mål kan delas upp i mer hanterbara delmål längs vägen.
Vi delar med oss av exempel på båda och allt däremellan! Inklusive några extra hälsosamma arbetsvanor som kan ha stor inverkan på din väg mot att nå nya höjder.
8 rekommenderade mål för projektledare
Denna lista kombinerar kortsiktiga och långsiktiga mål, men det är mål som du kan sätta upp för dig själv upprepade gånger. Använd samma SMART-logik för varje nytt projekt för att mäta dina framsteg över en längre tid, med dessa mål som utgångspunkt.
Du kan också arbeta med alla dessa mål samtidigt! Syftet med listans ordning är att varje mål ska bygga på det föregående, men om du är en erfaren projektledare kan du gärna hoppa mellan målen som du vill. 🚀
1. Förbättra kommunikation och samarbete
Det här må vara ett kortsiktigt mål, men det gäller på lång sikt. Även om vi inte föreslog förbättrad kommunikation och samarbete som en högsta prioritet, skulle detta mål sannolikt ändå ha en plats i din grupp, eftersom god kommunikation kräver ständiga ansträngningar!
Om du nu frågar dig själv: Men om jag alltid måste arbeta med kommunikation, är målet då inte tidsbundet och därmed inte SMART?
Nej, det är fortfarande SMART.
Var tydlig och noggrann när du definierar ”förbättring” inom detta område, och se tillbaka på tidigare projekt eller nyligen uppkomna utmaningar. Kan du nu spåra missförstånd tillbaka till deras grundorsaker?
Kanske beror det på att det finns för många kommunikationskanaler. Susan älskar till exempel e-post, men Jimmy föredrar Slack, och du vill helst vänta tills alla kan diskutera saken på Zoom på måndag.
Jag hoppas verkligen att det inte är din nuvarande situation. 👀
Proffstips: Identifiera problemområdena och börja utarbeta en lösning skriftligt som projektteamet kan följa och hänvisa till.
ClickUps mall för kommunikationsmatris hjälper dig och ditt team att:
- Eliminera onödigt arbete och effektivisera processer för maximal effektivitet.
- Kartlägg visuellt vem som pratar med vem och hur ofta
- Identifiera potentiella kommunikationsbrister för att säkerställa att alla är informerade.
Nu vet ditt team när, var och hur de ska kommunicera med varandra.
När du leder teamet, styr samtalet genom att uppmuntra öppen kommunikation och teamsamarbete. Se särskilt till att ingen i distansbaserade projektteam känner sig isolerad. Inför en policy med ”öppna dörrar” när det gäller att ta itu med frågor, behov och feedback.
Tips från en erfaren projektledare: om du vill uppmuntra teamet att kommunicera och dela med sig av nya idéer, se till att du också är beredd att lyssna.
📮ClickUp Insight: 83 % av kunskapsarbetare förlitar sig främst på e-post och chatt för teamkommunikation.
Enligt forskning från ClickUp hindrar fragmenterad kommunikation, med spridda meddelanden över flera kanaler, produktiviteten. För att undvika onödigt plattformsbyte och isolerad kommunikation kan du prova ClickUp , appen som innehåller allt du behöver för arbetet*.
2. Förbättra produktiviteten och prestandan
Detta projektledningsmål fungerar både som ett kortsiktigt och ett långsiktigt mål!
Hur du implementerar detta mål beror på ditt företags nuvarande rutiner, men i slutändan handlar det om hur du mäter produktivitet och prestanda.
Se tillbaka på tidigare projekt, uppgifter, milstolpar och tidsplaner – håller du konsekvent dina deadlines? Och om inte, kan du hitta orsaken till eventuella områden med låg prestanda?
Flaskhalsar och hinder ligger ibland helt utanför din kontroll, men det är aldrig fel att göra en fullständig granskning av ditt teams arbetsbelastning och projektens tempo. Det kan leda till nya förbättringsområden som du inte hade sett tidigare.
Proffstips: Investera i ett produktivitetsverktyg som kan hantera tidrapportering, realtidsrapportering, deadlines och teamets arbetsflöden!
Använd dessa mallar för prestationsutvärdering!
Till exempel… 👀
Flexibla tidsregistreringsfunktioner i ClickUp hjälper dig att fokusera på ditt arbete med en global timer, tidsuppskattningar och rapporter som visar din tid per uppgift. Dessutom kan du med ClickUps Chrome-tillägg även spåra den tid du spenderar utanför ClickUp och få en fullständig bild av din arbetsbelastning från var som helst på webben.
Du kan sedan ta tidshanteringen ett steg längre med ClickUps unika arbetsbelastningsvy för att se hur tidsuppskattningarna för dina uppgifter stämmer överens med den tid du har till förfogande under veckan.
Detta är ett utmärkt sätt att strukturera dina dagar och se till att alla vet vad de ska arbeta med.
3. Uppnå projektmålen inom givna ramar
Det kan vara spännande att sätta upp nya mål, men se till att du aldrig tappar helhetsperspektivet! Projektets mål, omfattning, tid, kvalitet och budget måste upprätthållas.
Att leverera dina projekt inom den fastställda tiden och budgeten är de två viktigaste kraven som projektledare. Att missa deadlines, hamna efter i schemat och överskrida budgeten påverkar inte bara ditt rykte som projektledare, utan kan också påverka produktens lönsamhet och i slutändan ditt företag.
Proffstips: Programvara som ClickUp ger dig de verktyg du behöver för att hålla dig på rätt spår med dina mål. ClickUp Dashboards ger uppdateringar i realtid så att du aldrig tappar bort vad som händer.
Tänk på ClickUps instrumentpaneler som din högnivåbas för att utveckla sprintar, resursutjämning och övervakning av framsteg. Men det som är riktigt häftigt med instrumentpaneler är att du kan skapa en för praktiskt taget alla scenarier. Hämta omedelbart framsteg baserat på mål, milstolpar, uppgifter, tid, aktivitet och mer.
Med över 50 kort som du kan anpassa för att visa dina framgångar är ClickUp Dashboards ett utmärkt verktyg för presentationer inför intressenter.
Bonus: KPI:er för projektledning!
4. Var proaktiv för att minska riskerna i förväg
AKA, ha alltid en beredskapsplan.
Att hamna efter i ett projekt kan ibland ligga utanför din kontroll och händer så småningom alla. Behåll din konkurrenskraft och etablera dig som en proaktiv ledare genom att ha en process på plats för att gå vidare när saker inte går som du vill.
Proffstips: Gantt-diagram i ClickUp kan visa hinder och beroenden så att du kan ta itu med dem i förväg!
Med den enkla Gantt-mallen från ClickUp kan du snabbt komma igång med att följa upp ditt projekt och dina deadlines.
Att ha beredskapsplaner på plats kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår, även om det uppstår några hinder.
Brainstorma med teamet om risker, hinder och resultat som du kan stöta på i din projektplan. Justera efter behov i planeringsfasen för att ligga steget före och undvika potentiella fallgropar.
För långsiktig projektplanering bör du ha ett dokument, en mall eller en uppgift för riskbedömning så att du kan se tillbaka på hur risker hanterades i tidigare projekt och dra lärdom av dem i framtiden.
Proffstips: Bekanta dig med riskhanteringsverktyg och mallar för riskregister.
5. Få en strategisk förståelse för företagets mål och genomför liknande initiativ
Genom att implementera detta långsiktiga mål kan du genomföra projekt med stor genomslagskraft och spela en större roll i företagets framgångar på sikt. Se detta som ett tecken på att bryta dig ur din vanliga bubbla och skapa initiativ som bidrar till företagets övergripande mål!
Att känna till ditt företags övergripande mål och varför de är viktiga kan hjälpa dig att styra dina egna projektledningsmål och fatta mer strategiska beslut om dina projekt.
Det har visat sig att 30 % av ett företags förväntade vinster uppnås genom att genomföra ett nytt projekt, och cirka 70 % av dessa vinster kommer från att införa en process för att hålla människor ansvariga och ha ett system för att informera om projektets långsiktiga vinster.
I grund och botten hjälper detta dig att se hur ditt projekts framgång påverkar företaget som helhet.
6. Hantera intressenternas förväntningar
Intressenterna är organisationens stödsystem; du kan till och med betrakta dem som dina projektsponsorer.
Som projektledare kommer du att uppmanas att hålla dem informerade om projektet vid varje milstolpe och ta hänsyn till deras feedback, för tro det eller ej, de har också sina egna personliga mål! För att lyckas med detta mål bör du öka transparensen i projektets framsteg, synligheten i teamets insatser och se till att alla är på samma sida så fort som möjligt.
Vi föreslår att du börjar med en granskningsmall! Inkludera en sammanfattning av helhetsbilden, uppdateringar sedan senaste granskningen, eventuella frågor, ytterligare behov osv. Att ha ett projektledningsverktyg (som Clickup!) med möjlighet att skapa instrumentpaneler och omedelbart hämta uppdaterade insikter om ditt projekt på ett ögonblick kommer också att hjälpa dig enormt.
Utöver transparens bör du också skapa en standardiserad process för att få godkännande, feedback och kommunikation från dina intressenter. 🙂
Proffstips: ClickUps mall för intressentanalys förenklar hanteringen av intressenter och säkerställer projektets framgång. Den hjälper team att utvärdera intressenternas makt, inflytande och intresse, vilket banar väg för effektiv kommunikation och samarbete.
7. Uppgradera dina färdigheter och certifieringar, utöka dina kunskaper inom projektledning
Ett bra sätt att ligga i framkant inom din bransch är att komma ihåg att vi aldrig slutar lära oss!
Cirka 51 % av organisationerna kräver nu att projektledare har en certifiering.
Sätt upp ett mål att kontinuerligt förbättra dina färdigheter genom certifieringar, utbildning och genom att hålla dig uppdaterad om branschtrender och projektledningsverktyg. Detta kan öka din effektivitet som projektledare. Att lära av tidigare projekt och tillämpa dessa insikter på framtida initiativ är nyckeln till långsiktig framgång.
Det finns massor av kurser som gör att du kan lära dig i din egen takt och inom dina personliga tidsramar. Dessutom är detta ett utmärkt sätt att visa att du tar initiativ till innovation och tar ansvar genom att vilja förbättra dig.
Kolla in dessa mallar för målsättning!
8. Maximera dina bidrag
Detta är ett långsiktigt mål, främst eftersom det tar tid, kräver försök och misstag samt skicklighet att lära sig hur man får ut mesta möjliga av sin nuvarande roll utan att helt bränna ut sig.
Utöka din påverkan steg för steg och tänk bortom dina nuvarande ansvarsområden. Kanske börjar du intressera dig mer för att utbilda nya teammedlemmar och behålla dem! Eller kanske arbetar du med ledningen för att skapa nya teammål, undersöka dina konkurrenter eller titta på gamla prestationsrapporter för att skapa nya förbättringsstrategier.
Proffstips: ClickUps mall för karriärväg är utformad för att hjälpa dig att visualisera och följa din karriärutveckling.
Projektledningsmål som kanske inte är SMART men som är smarta
Även om dessa tre projektledningsmål kanske inte är SMART enligt definitionen tidigare i detta inlägg, är de bra vanor att ha i åtanke och kommer att ta dig långt på vägen mot ledarskap!
1. Arbeta med dina mjuka färdigheter
Det är viktigt att vara en mångsidig tillgång. Ha en sund blandning av teknisk kunskap, affärskunskap och praktisk kunskap om hur du kommunicerar med ditt team, kunder, intressenter etc. Detta gäller även förhandlingsförmåga och att veta hur man får saker gjorda utan att bränna några broar.
Detta kan hjälpa dig att undvika konflikter och främja en samarbetsinriktad och funktionell arbetskultur!
2. Balansera strategiska mål med medarbetarnas behov
Kom ihåg: var först och främst mänsklig.
Vi nämnde att ett av de viktigaste målen för en bra projektledare är att hålla sig inom projektbudgeten, vilket inkluderar att se till att ditt företag inte behöver anställa ersättare hela tiden. 👀
Utan teamet har du varken något projekt eller någon produkt. Medarbetarnas tillfredsställelse är viktig för att hålla teamet engagerat i projektet, eftersom det inte bara ligger i medarbetarnas intresse att deras behov beaktas, utan också i produktens intresse.
Kommunicera öppenhet med ditt team och håll regelbundna enskilda möten för att normalisera feedback och skapa en relation mellan dig själv och dina teammedlemmar. Visa intresse för deras egna mål och håll genomgångar för att hjälpa dem att fira de milstolpar de har nått samtidigt som du identifierar områden där de kan utvecklas.
Kolla in dessa mallar för budgetförslag!
3. Led genom att föregå med gott exempel
Om du ska hålla ditt team ansvarigt för sina handlingar måste du också ta ansvar själv!
I svåra tider kan du fråga dig själv vilken typ av ledare du skulle vilja ha om rollerna var ombytta. Försök att inte låta personliga känslor eller yttre påverkan förändra din uppfattning om en händelsekedja, och kom ihåg att betrakta varje situation från alla sidor för att bedöma vilken typ av ledare som behövs just då.
Lär dig när du ska delegera, när du ska ingripa och när det är bäst att bara lyssna.
Du är redo!
Det magiska med dessa projektledningsmål är att du kan fortsätta att tillämpa dem i varje nytt projekt eller i början av varje kvartal.
Kom ihåg: att investera i att förbättra kvaliteten på dina projekt innebär att du också investerar i dig själv.
Möjligheterna är oändliga, men när du är osäker, tänk SMART. Och när du är redo att ta dina projektledningsmål ett steg längre, skaffa dig ett gratis ClickUp-konto. 🥳