Leder du ett team?
Chansen är stor att du lägger mycket tid på att fundera över hur du kommunicerar eller om du ens gör det på rätt sätt. Det är inte konstigt. Effektiv kommunikation är trots allt grunden för en sund teamdynamik.
Studier har lyft fram vikten av kommunikation, bland annat med följande slutsatser:
- Team med bra kommunikation upplever en produktivitetsökning på 20–25 %.
- Ineffektiva möten till följd av dålig kommunikation kostar stora amerikanska företag uppemot 100 miljoner dollar varje år.
- Hela 97 % av de anställda anser att deras kommunikationssätt påverkar deras effektivitet på arbetsplatsen.
För att skapa en effektiv kommunikationsstrategi för arbetsplatsen måste ledare förstå och överväga vilka typer av kommunikationsfärdigheter som passar bäst i den givna situationen. Vissa kommunikationssätt kan verka självklara, men det är detaljerna som avgör hur du tillämpar varje metod och börjar lära dig kroppsspråkets signaler.
För att hjälpa dig att finjustera hur ditt team kommunicerar, överväg 12 kommunikationsstrategier som har många fördelar oavsett storleken på ditt team. 🚀
Varför är kommunikationsstrategier viktiga?
Det krävs ingen raketforskare för att förstå varför kommunikationsstrategier för arbetsplatsen är så viktiga, men fördelarna är värda att lyfta fram.
- Sprid viktig kunskap på ett bättre sätt: Genom att skapa öppna kanaler för effektiv kommunikation på arbetsplatsen, till exempel regelbundna möten, företagsnyhetsbrev och prestationsutvärderingar, får medarbetarna den kunskap de behöver för att förstå sina roller och hur de ska hantera sina ansvarsområden. En öppen kommunikationsstrategi ger teamen bättre möjligheter att uppnå sina KPI:er. 📈
- Uppmuntra gemensam problemlösning: Främja en miljö för teamsamarbete och problemlösning på arbetsplatsen genom att uppmuntra medarbetarna att brainstorma och hitta lösningar tillsammans. 🧠
- Håll endast effektiva och nödvändiga möten: En av de vanligaste formerna av teamkommunikation är genom möten. Men onödiga och improduktiva möten är skadliga för effektiv kommunikation. Därför måste du endast fokusera på de viktigaste diskussionspunkterna, som du behöver sammanfatta innan samtalet eller mötet. ⏰
- Uppmuntra samordning : Ett stort problem för distansarbetande team är bristande samordning på grund av olika tidszoner. Din kommunikationsplan för projektet måste ta hänsyn till sätt att stärka teamrelationerna – oavsett om det är distansarbetande teammedlemmar eller inte – genom att regelbundet samordna alla. 👯
- Bygg upp förtroende och upprätthåll öppenhet: Öppenhet är nyckeln till alla kommunikationsstrategier när man leder ett team. Skapa en miljö där man lyssnar aktivt så att du kan bygga upp förtroende. 🤝
12 kommunikationsstrategier
Utan tydlig kommunikation inom teamet når projekten inte målet och tillväxten stannar av. Därför är det avgörande för teamets framgång att känna till och implementera de kommunikationsstrategier som fungerar bäst för just ditt team.
Låt oss dyka in i våra 12 bästa kommunikationsstrategier som du kan börja använda för ditt team direkt:
1. Använd flera olika typer av kommunikation
Ditt team bör ha flera sätt att kommunicera på, inklusive personliga samtal, e-post, telefonsamtal, videosamtal och chattverktyg. Genom att använda olika metoder säkerställer du att alla i teamet är på samma sida och har tillgång till den information de behöver.
Om du till exempel använder teamkommunikationslösningar som ClickUp med möjlighet att tagga och nämna dina teammedlemmar i uppgifter, dokument och mer, gör du det möjligt för ditt team att kommunicera medan de arbetar. Detta minskar kontextväxlingar, vilket underlättar arbetsprocessen.
2. Fastställ grundläggande kommunikationsregler
Fastställ riktlinjer för hur och när teammedlemmarna ska kommunicera. Detta kan omfatta förväntade svarstider, hur olika kommunikationsplattformar ska användas och vem som ska kopieras på vissa e-postmeddelanden. 📝
Detta gäller även möten, som utan tvekan är en av de arbetsuppgifter som tar upp en stor del av teamets resurser. Överväg att fastställa grundregler för muntlig kommunikation och hur medlemmarna ska kommunicera under möten (dvs. specificera eventuella förväntningar på förberedelser i förväg).
3. Eliminera kommunikationssilos
Det är svårt att se till att alla i teamet inkluderas i kommunikationsflödet när man inte har de digitala verktyg som underlättar detta. Detta gäller särskilt om man arbetar med hybridteam, det vill säga team där vissa medlemmar arbetar på distans och andra på kontoret.
Ingen ska uteslutas från konversationen, vilket är anledningen till att god kommunikation eliminerar silos. Din kommunikationsstrategi bör omfatta ett litet urval av kommunikationsverktyg för arbetsplatsen så att du inte sprider ut dig för mycket med för många affärsverktyg.
4. Ha en utsedd facilitator
Utse en person som underlättar kommunikationsprocessen och ser till att alla får fram sina synpunkter i rätt tid. Sträva alltid efter att hålla mötena produktiva och fokuserade på uppgiften.
Men om du vill gå ett steg längre kan du ge någon i teamet ansvaret att hålla koll på kommunikationen även utanför mötena. En utsedd facilitator hjälper till med uppgiftsansvaret och fyller i luckorna.
5. Använd verktyg för samarbete i realtid
Kommunicera enkelt med Whiteboards många inbyggda projektverktyg som är perfekta för brainstorming och utbyte av idéer.
Verktyg för realtidssamarbete, såsom ClickUp Mind Maps, Whiteboards och Docs, erbjuder ett utmärkt sätt för team att kommunicera med varandra och arbeta med projekt samtidigt.
Tänk på Whiteboards som en sandlåda där teamen använder visuella och skriftliga kommunikationsformer för att dela och förfina idéer. Det bästa är att Whiteboards verktyg är lätta att använda och tillräckligt anpassningsbara för att teamen ska kunna referera till och redigera dem efterhand.
6. Fastställ tydliga teammål
Att ha tydliga och mätbara mål är viktigt för att teamen ska hålla sig på rätt spår och se till att alla arbetar mot samma mål. ClickUps målfunktioner gör det enkelt att sätta upp, följa upp och uppnå teamets mål med god överskådlighet.
Skapa spårbara mål kopplade till dina arbetsuppgifter så att du kan mäta målen och visualisera tidslinjer. När det gäller kommunikationsstilar används både skriftlig och visuell kommunikation för att hålla teamet fokuserat på målen.
7. Uppmuntra tvåvägskommunikation
För att kommunikationen ska vara effektiv måste den vara ömsesidig. När man säger att ”det krävs två för att dansa tango” gäller det även för kommunikationen på arbetsplatsen. 💃
Uppmuntra teammedlemmarna att ställa frågor och dela med sig av sina idéer öppet. Detta bidrar till att skapa ett mer enat team som arbetar utifrån samma idéer och feedback.
8. Använd appar för skärmdelning
Skärmdelningsappar som ClickUps Clip-verktyg är extremt användbara för distansarbetande team. De gör det möjligt för teammedlemmarna att dela sitt arbete i realtid samtidigt som alla är synkroniserade och kan samarbeta.
Naturligtvis finns det också verktyg som Zoom som gör det möjligt för team att dela sin skärm i realtid. 💻
Det gäller att hitta den kombination av verktyg som smidigare gör teamets arbetsflöde. På så sätt blir informationsöverföringen enkel och förändringshanteringen effektiv.
9. Dela upp komplexa ämnen
Dela upp komplexa ämnen i mindre delar för att göra dem lättare att förstå. Detta innefattar att dela upp frågor i mindre, mer hanterbara uppgifter så att du kan fokusera på en aspekt i taget.
Presentationer, dokument, mallar, matriser och verktyg som whiteboards är alla användbara för att bryta ner komplexa uppgifter och projektplaner så att inget faller mellan stolarna.
En fördel med att använda dessa verktyg är att de alla gör dina nedbrytningsinsatser refererbara, så att teamen hela tiden kan hålla sig uppdaterade.
10. Centralisera dina kommunikationsinsatser
Centralisera, centralisera, centralisera. Ofta går teamets kommunikationsinsatser till spillo på grund av några få fel i teamledningen. Detta kan bero på en rad olika saker, till exempel:
- En osammanhängande teknikstack
- Inget referensramverk för hur projekt bör hanteras
- Dokument som inte är sammankopplade och finns på för många separata plattformar
När kommunikationen är centraliserad kan teamen bättre hålla reda på sina konversationer, uppgifter och projekt på ett och samma ställe. Detta minskar behovet av att växla mellan olika uppgifter och sammanhang och hjälper teamet att fokusera på det som är viktigt.
Det är viktigt att komma ihåg att kommunikationsstrategier – när de används på rätt sätt – hjälper teamen att göra framsteg i själva arbetet istället för att fastna i administrativa uppgifter. Ett stort steg i den riktningen är att centralisera hur du kommunicerar och delar information.
11. Håll regelbundna teammöten
Att hålla regelbundna teammöten är ett utmärkt sätt att se till att alla är uppdaterade om sina uppgifter och synkroniserade med varandra. Teammöten är också ett utmärkt tillfälle för öppen diskussion och samarbete.
Allt som inte är självklart klargörs och teamen får ta upp alla potentiella problem. Regelbundna teammöten är oftast muntliga, men du bör inte glömma att lägga till visuell och skriftlig kommunikation för att få fram dina poänger.
12. Prioritera 1-mot-1-kommunikation
Teamledare bör inte glömma att prioritera personlig kommunikation. För att dra nytta av dessa möten behöver du ha goda kommunikationsfärdigheter på din arbetsplats.
Börja med att schemalägga regelbundna möten med teammedlemmarna för att diskutera specifika ämnen. Använd denna tid för att ge regelbunden positiv feedback så att teammedlemmarna känner sig trygga och uppskattade. Här kommer du att börja lära dig kroppsspråk och annan icke-verbal kommunikation.
Enskilda möten ger teammedlemmarna en möjlighet att ställa frågor, dela med sig av idéer och få reda på vad som är aktuellt. Håll dessa möten regelbundet och se till att fastställa tydliga grundregler för kommunikation.
Om du behöver hjälp med att komma igång med individuella möten kan du använda en ClickUp-mall för att komma igång snabbare! Ställ enkelt in och följ upp dina individuella möten med ClickUp-mallen för individuella möten!
Typer av kommunikationsstrategier
Generellt sett finns det fyra centrala kommunikationsstrategier att tänka på när du arbetar med ditt team. Låt oss gå igenom varje kommunikationsstrategi så att du vet vad som fungerar bäst för din situation eller roll:
Verbal kommunikation
När anställda använder verbalt språk för att utbyta information använder de verbal kommunikation. Oavsett om det är ett samtal ansikte mot ansikte, en presentation eller ett Zoom-möte är ditt mål att kommunicera effektivt genom verbala interaktioner.
För bästa möjliga kommunikation mellan två personer måste du ta hänsyn till dina verbala färdigheter, såsom att effektivt förklara idéer, komma till saken och hålla lyssnarna engagerade.
Icke-verbal kommunikation
Icke-verbal kommunikation är när anställda förmedlar budskap utan att använda ord. Detta inkluderar kroppsspråk, ansiktsuttryck, gester eller till och med ögonkontakt. Av alla kommunikationsstrategier är detta ofta den viktigaste att förstå.
Icke-verbal kommunikation ger sammanhang till det verbala budskapet. Och det hjälper dig i slutändan att uppfatta icke-verbala signaler från medarbetarna. Alla vill inte kommunicera direkt genom en konversation.
Med den ökande användningen av virtuell kommunikation kan det vara mycket svårare att uppfatta kroppsspråk, tonfall och andra icke-verbala signaler som är lättare att se när man träffas personligen.
Det är därför man uppmuntrar deltagarna att ha kamerorna påslagna när man deltar i ett Zoom-samtal i teamet. Att förstå icke-verbal kommunikation är viktigt för att kommunicera på distans, eftersom det hjälper till att ge sammanhang och minimerar risken för missförstånd.
Skriftlig kommunikation
E-post, memon, nyhetsbrev, anteckningar och till och med symboler är alla perfekta exempel på skriftlig kommunikation. Det krävs mycket för att skapa effektiva kommunikationsstrategier genom att bara skriva – allt från de ord du väljer, din meningsbyggnad och hur din text är organiserad är viktigt när du kommunicerar på detta sätt.
På arbetsplatsen utbyter medarbetarna information genom skriftliga dokument i många olika former. Denna typ av kommunikation är fördelaktig eftersom den möjliggör en permanent dokumentation av konversationen så att alla enkelt kan referera till och granska den.
Att ha ett enda kunskapsbaserat system att utgå ifrån gör det enklare att dela information med flera kollegor och eliminerar risken för missförstånd. Denna kommunikationsstrategi är också ett utmärkt sätt för chefer att delegera uppgifter och ansvar.
Bonus: Programvara för intern kommunikation!
Visuell kommunikation
Visuella hjälpmedel som diagram, tabeller, videor, fotografier och annat används för att förmedla budskap genom visuell kommunikation. Av de mest effektiva kommunikationsstrategierna är denna fördelaktig eftersom den hjälper till att bryta ner komplexa begrepp och göra dem lättare att förstå.
Visuella hjälpmedel – som ClickUp Whiteboards – hjälper till att ge meddelandet ett sammanhang, vilket gör det lättare att förstå. Det är därför det finns bilderböcker. Dessutom gör denna typ av kommunikationsstrategi det möjligt att förklara komplexa begrepp, fatta snabbare beslut, öka engagemanget i möten och är lätt att referera till.
Använd kommunikationsstrategier med ditt team i ClickUp
Att använda rätt verktyg, strategier och kommunikationsmetoder hjälper till att förbättra teamets kommunikation och samarbete. Målet är att se till att alla arbetar mot samma mål, och det uppnås bäst genom en gedigen kommunikationsstrategi.
Ännu bättre är att använda samarbetsverktyg i realtid för att centralisera teamkommunikationen, så att alla har tillgång till den information de behöver. ClickUp erbjuder ett brett utbud av funktioner för just detta!
Använd ClickUps verktyg för realtidssamarbete, målspårningsfunktion, skärminspelningsförlängning och mötesmallar för att hjälpa teamen att hålla sig samordnade och produktiva.
Förfina din kommunikationsstrategi med ClickUp! Kom igång gratis redan idag!