Meri är en innehållsentusiast och en hängiven bokälskare. Hennes kärlek till färgglada bilder och ljusa illustrationer driver hennes kreativitet att producera informativa och engagerande artiklar. När hon inte arbetar kan man hitta henne krypande i sängen med en bok.
Hör du det?
Tystnaden av tristess under dina Zoom-konferenser?
Känner du att dina teammedlemmar saknar engagemang?
…🦗🦗🦗…
Om så är fallet är det nog dags att se över din kommunikationsstrategi för virtuella team. 👀
Nu när distansarbete har blivit det nya normala måste teamledare komma på kreativa och innovativa metoder för att skapa en mer samarbetsinriktad arbetsmiljö.
Att arbeta på distans medför sina egna utmaningar för både anställda och chefer, bland annat kommunikationsbarriärer, arbetsutmattning, tekniska problem och mycket mer.
En undersökning genomfördes av Harvard Business Review under COVID-19 för att förstå utmaningarna med att leda virtuella team. Den visar att de flesta teamledare som arbetar på distans har svårt att kommunicera effektivt och bygga upp ett förtroende med sina virtuella team.
Oavsett om man gillar det eller inte, har dessa två faktorer en enorm inverkan på medarbetarnas produktivitet, motivation och resultat, och konsekvenserna av att ignorera dem går utöver att vara improduktiv och göra fel.
Så, vad krävs för att bygga upp förtroende och effektivt samarbete inom virtuella team, och vilken roll spelar de för medarbetarnas prestationer? Låt oss ta reda på det.
Är du redo att eliminera tystnaden? 🧨
Hur ökar god kommunikation i virtuella team produktiviteten?
Vissa av oss har arbetat i en negativ miljö, där kollegorna är opålitliga, distanserade och oengagerade.
I sådana situationer tenderar medarbetarna att hålla tillbaka sin energi, sina färdigheter, sin passion och sin motivation eftersom de känner brist på förtroende, stöd och samhörighet med sina team.
Så, hur kan man bygga upp förtroende?
1. Mer förtroende = färre konflikter
Förtroende är en superkraft som löser kommunikationsproblem inom virtuella team. 💪
Interpersonellt förtroende mellan medarbetare och chefer bidrar till att minska och lösa missförstånd på ett smidigare sätt.
Dela med dig av din tillit för att påskynda förhandlingsprocesser och bygga närmare personliga relationer inom virtuella team. Även om du bör hålla det på en professionell nivå, bör du tänka på att bygga upp en stark grund av tillit över tid för att i möjligaste mån undvika framtida konflikter.
Hur fungerar det? 🤔
När människor delar en ömsesidig tillit till kollegor och chefer känner de sig trygga i sin arbetsmiljö.
Detta gör dem mer öppna för förhandlingar, diskussioner och konstruktiva dialoger med teamet.
2. Förtroende skapar en aura av ”Du har en vän i mig!”
En av de viktigaste faktorerna för hög prestanda hos medarbetarna är ett ännu bättre samarbete inom teamen. Särskilt när det gäller distansarbete, där den direkta kommunikationen är som minst, har det blivit ännu svårare att leda ett samarbetsinriktat distansteam.
Skumma arbetsrelationer leder till dåligt samarbete, medan förtroendefulla band lätt kan skapa starkare partnerskap mellan anställda och chefer. ✊
En studie från Harvard Business Review visar att personer som arbetar i miljöer med hög tillit har 50 % högre produktivitet. Detta bevisar att tillit är den viktigaste ingrediensen för att bygga starka virtuella team. 🥗
Enkelt uttryckt kommer förtroendebaserad kommunikation inom team att motivera medlemmarna att samarbeta och komma med mer innovativa idéer.
Trumvirvel, tack…🥁 för Randy Mans vackra texter. 🎶
Bonus: Mallar för kommunikationsplaner
3. Minskar stress och isolering
Numera har de flesta företag övergått till en hybrid arbetsmiljö och en helt distansbaserad arbetskultur – något som inte alla anställda och chefer var förberedda på.
De nya utmaningar och många hinder som följer med att arbeta hemifrån kan orsaka hög stressnivå och en tendens till isolering eller siloarbete bland dina anställda.
Å andra sidan... 😍
Öppna, transparenta och förtroendefulla relationer med virtuella team hjälper medarbetarna att hantera arbetspressen, känna sig mer motiverade att engagera sig och minska all press som fjärrarbete kan medföra.
Bonus 👉 Kolla in denna lista med inspirerande citat om lagarbete!
7 smarta sätt att förbättra kommunikationen i virtuella team och stärka förtroendet
Lyckligtvis finns det flera sätt på vilka duktiga chefer kan bygga upp förtroende och transparent kommunikation i virtuella team. 🥳
Kolla in dessa praktiska tips för att bygga samarbetsvilliga, samstämmiga och handlingskraftiga team.
1. Var flexibel när det gäller kommunikation i virtuella team
Numera övergår allt fler företag till en öppen inställning och ett mer flexibelt perspektiv när det gäller teamarbete. Särskilt när det gäller virtuella team, där effektiv socialisering är lite komplicerad, har det blivit viktigt att implementera enkelhet.
Ledare för virtuella team måste vara tillgängliga och vänliga så att medarbetarna känner sig fria att ställa frågor, diskutera problem och uttrycka sina åsikter. 🗣️
Att ha ett öppet sinne för förändringar hjälper ledare att behålla flexibilitet och smidighet inför ständiga förändringar. Dessutom bidrar en transparent företagskultur till effektivare kommunikation mellan medlemmarna.
2. Sätt upp gemensamma mål som är precisa
Metoden att arbeta hemifrån har definitivt förändrat balansen mellan vårt privatliv och vårt yrkesliv.
Vilket i sin tur gör det svårt att prioritera.
Därför bör ledare för virtuella team tydligt definiera företagets mål för varje anställd.
Medlemmar kan ibland känna sig frånkopplade enbart på grund av att de befinner sig geografiskt långt ifrån varandra. Oavsett om du arbetar för ett SaaS-företag eller ett bageri är det din uppgift som chef att sätta upp ett gemensamt mål med tydligt definierade delmål.
När alla känner till sina uppgifter för dagen/veckan/månaden, deadlines och andra krav blir kommunikationen enklare.
Dessutom bör man fastställa gemensamma mål för att skapa en stabil grund av gemensamma företagsvärderingar som varje medlem kan bidra till. Detta kan uppnås på ett enklare sätt med ClickUps speciella funktion för uppgiftshantering.
3. Säg ”Tack!” till ditt virtuella team
Låt oss bara erkänna det: Som människor vill vi alla känna oss sedda och uppskattade. 😌
När det gäller att arbeta med virtuella team går ofta utvärdering och erkännande förlorade i det ständiga flödet av videosamtal, snabba diskussioner och oändliga projekt. Det är därför som du genom att använda kraften i äkta erkännande och uppskattning får fördelen att förbättra kommunikationen med ditt virtuella team.
Enligt Glassdoor medger 53 % av de anställda att de skulle stanna längre på sitt företag om de kände sig tillräckligt uppskattade.
Här är några kreativa metoder för att visa uppskattning för medarbetarna:
- Inför ett program för att uppskatta medarbetarna. Du kan till exempel ge poäng för att de utför även de minsta uppgifterna eller är punktliga. Dessa poäng kan senare bytas mot förmåner som mer ledighet.
- Uppmärksamma individuella prestationer för att lyfta fram produktiva medarbetare. När chefer lyfter fram medarbetarnas små framgångar och tackar dem via ett personligt telefonsamtal, kommer de att känna sig uppskattade och engagera sig mer.
- Fira även anställdas misslyckanden genom att stödja risktagande och beslutsamhet. Utnyttja dessutom eventuella misslyckanden för att motivera andra medlemmar att prova nya saker.
- Dela teamets prestationer via sociala medier och andra plattformar. Använd speciella Instagram-hashtags (t.ex. #månadensanställd) och uttryck din tacksamhet i ett enkelt Facebook-inlägg för att få dina teammedlemmar att känna sig speciella.
Medlemmar i virtuella team kan ofta känna sig frånkopplade från företaget, så att ge dem erkännande hjälper till att engagera och motivera dem bättre.
4. 1:1-möten skapar bra kommunikation i virtuella team
En del av framgångsrik kommunikation är en individuell approach gentemot dina virtuella teammedlemmar.
Att hålla regelbundna möten är ett sätt att hålla koll på arbetsförloppet och medarbetarnas prestationer i stort, samt att stämma av med virtuella teammedlemmar.
Om du vill bygga upp en solid grund av förtroende och en samarbetsinriktad miljö bör du dock också avsätta tid för individuella samtal. 🤝
Det är ganska enkelt att bli personlig när man arbetar på kontoret. Ett enkelt ”Hej” eller en kort pratstund medan man kokar kaffe är bra sätt att bryta isen.
Även om du skulle hålla kontakten via e-postmarknadsföring eller mass-SMS till dina över 100 kontorsanställda, är fysisk närvaro fortfarande viktigt.
Även om distansarbete har medfört utmaningar när det gäller interpersonell kommunikation, finns det fortfarande möjlighet att skaffa vänner i den virtuella världen. 🧑💻
Här är några snabba tips för att hålla framgångsrika enskilda möten med dina distansarbetare:
- Följ ett återkommande schema
- Fråga om de utmaningar som medlemmarna står inför
- Ta anteckningar för att hålla koll på framstegen
- Se till att minska bakgrundsljud och eliminera andra tekniska problem.
- Förbered några informella frågor
- Var en god lyssnare
Teamledare som anordnar personliga möten med varje medlem har större chans att vinna deras förtroende och förbättra de vänskapliga relationerna.
Ärlig och genuin empati visar hur mycket du respekterar och bryr dig om ditt virtuella team. Detta förbättrar i sin tur relationerna inom teamet.
Utöver det bör du skapa en lämplig miljö där det är trevligt att chatta och utbyta åsikter. Oavsett om du väljer att använda mötesprogramvara eller mobilappar, se till att välja den bästa tiden, eliminera bakgrundsljud och skapa en vänlig atmosfär.
ClickUp kommer lätt att bli ditt favoritverktyg för att förbättra alla typer av teamkommunikation. Särskilt när det gäller virtuella team som arbetar på distans hjälper de tillgängliga verktygen och funktionerna till att organisera allt som händer i ditt företag. Från visualiserade projektkartor och arbetsövervakning i realtid till sprintdiagram och prioriteringslistor kan du skapa, slutföra och hantera uppgifter från ett och samma ställe!
5. Låt ditt virtuella team dela och brainstorma
Informationsutbyte är kommunikationens heliga graal.
(Ljud effekter här, tack… 🙌)
En samarbetsupplevelse som brainstorming hjälper ditt virtuella team att öppna upp sig om sina dolda idéer och förslag, åsikter om ett visst ämne och lösningar på eventuella problem.
Eftersom utbytet av idéer är ett samarbete bidrar det till att bygga starkare team och produktiva band.
Särskilt för virtuella teamledare är det viktigt att organisera brainstorming-sessioner där deltagarna känner sig hörda och uppskattade även för sina ”dåliga” idéer. 🧠
6. Det finns ett liv utanför arbetet!
Att diskutera ämnen utanför arbetet är det enklaste sättet att skapa förtroendefulla relationer med ditt virtuella team.
Detta omfattar återigen ditt företags transparens och öppenhet gentemot distansanställda.
En studie från Gallup visar att 50 % av de anställda lämnar sitt jobb på grund av att de är missnöjda och känner sig frånkopplade från sina chefer.
Den verkliga anledningen till detta är att människor bara söker äkta mänsklig interaktion.
Och när tiderna blir tuffa vill de helt enkelt komma bort från all arbetsutbrändhet, projektdeadlines och oändliga rapporter.
Att ha en ledare som de kan diskutera arbetsprojekt med på samma sätt som de diskuterar sin kärlek till hundar är en ren välsignelse.
7. Glöm inte att ha roligt
Sist men inte minst, alla älskar att ha kul. 💃
Även på jobbet. 🤫
Med tanke på den stress som distansarbetare utsätts för måste cheferna skapa lite fritid för virtuella team. Även om teambuildingaktiviteter ofta ses som ett sätt att koppla bort från arbetet, bidrar de till att skapa starkare band.
Hur kan man ha kul på distans?
- Spela virtuella videospel och frågesport (du har säkert några spelare bland dina medlemmar ).
- Delta i virtuella frågesporter som Virtual Happy Hour Trivia
- Lös ett online-flyktrum
- Skapa och lösa utmanande scenarier
- Spela två sanningar och en lögn: en riktig klassiker
Och mycket mer!
Särskilt när det gäller virtuella team är det viktigt att erbjuda roliga aktiviteter för att hålla dem samman och engagerade. Dessutom hjälper det isolerade medlemmar att känna sig närmare och mer beroende av cheferna.
Sammanfattning!
Att förbättra förtroendet och samarbetet som ledare för ett virtuellt team är inte lätt, men våra enkla och praktiska tips hjälper dig att komma igång och ta arbetsrelationerna till nästa nivå. ↗️
Kom ihåg: I slutändan handlar det om uppskattning, respekt och omtanke gentemot virtuella team.
Berätta om dina erfarenheter av att arbeta med eller i ett virtuellt team.
Min recension av ClickUp
Vi började använda ClickUp när distansarbete blev det nya normala. Med så många nya verktyg att hantera (Zoom, TeamViewer, etc.) har ClickUp gett oss en helt ny nivå av enkelhet. Vi använde det främst för uppgiftshantering. Även om teamet var litet behövde vi ändå något som var enkelt att hantera. Med ClickUp behövde vi inte leta efter uppgiften eller deadline. Vi kunde också använda det speciella färgkodningssystemet som gjorde allt ännu mindre förvirrande.
Personligen gillade jag uppgiftsrutorna där man kunde flytta alla uppgifter till olika stadier (Under bearbetning, Klar, Att bestämma osv.). Det hjälpte mig att visuellt förstå var jag befann mig i min uppgiftshantering och var mitt team befann sig. Om det fanns något jag kunde hjälpa till med kunde jag se det direkt från instrumentpanelen.