”Kunskap är makt.”
Vi har alla hört någon säga det eller läst citatet på internet. Det är en kliché, men av goda skäl.
Organisationer genererar dagligen enorma mängder data – utbildningsvideor, företagsdokument, kundinformation, artiklar i onlinehjälpcenter – och det är därför avgörande att denna information är organiserad och lättillgänglig.
I dagens kunskapsbaserade ekonomi är förståelsen för hur man effektiviserar och utnyttjar den information man har tillgång till den verkliga kraften.
Ändå går organisationer ofta miste om intäkter genom att inte ha rätt verktyg eller processer för att skapa, hantera och dela organisatorisk kunskap med sina kunder och anställda.
Ange kunskapsbasprogramvara!
Vad är kunskapsbasprogramvara?
Kunskapsbasprogramvara är ett verktyg som samlar all din företags kunskap och projektrelaterad information i en centraliserad hubb för enkel lagring och hantering.
På så sätt kan alla berörda parter enkelt och bekvämt komma åt och dela all information de behöver.
Både dina anställda och kunder kan använda kunskapshanteringssystemet. Nya anställda kan använda arkivet för att lära sig mer om din organisation och dess produkter (intern kunskapsbas), medan nya kunder kan använda det för att snabbt hitta svar på sina frågor utan att behöva ringa kundsupport (extern kunskapsbas).
Här är en undersökning som garanterat kommer att överraska dig:
Enligt Ernst & Young är 44 % av de anställda dåliga eller mycket dåliga på att överföra kunskap.
Det är inte ens det värsta. Anställda lägger 7–20 % av sin arbetstid på att kopiera befintliga lösningar åt andra.
Om man ska tro på dessa statistiska uppgifter är det uppenbart att organisationer har ett stort behov av verktyg som kan hjälpa dem att bättre hantera sin tid och den ständigt växande datamängden, samt eliminera överflödiga processer.
En snabb Google-sökning på den bästa kunskapsbasprogramvaran ger tiotals, kanske hundratals resultat. Hur ska du avgöra vilken kunskapsbasprogramvara som är rätt för ditt team?
Vi är här för att hjälpa dig. Vi har genomsökt internet, vänt upp och ner på det (bokstavligen!) och valt ut 10 av de bästa kunskapsbasverktygen som du kan använda 2024.
De 10 bästa verktygen för kunskapsbaser
1. ClickUp
Du skulle väl bli förvånad om vi inte rankade oss själva som den bästa kunskapsbasprogramvaran, eller hur?
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet med alla nödvändiga funktioner som ett internt eller externt team behöver för att lagra, visualisera och organisera sitt arbete.
Det är en samlingsplats där team kan träffas för att planera, organisera och samarbeta kring arbetet med hjälp av uppgifter, ClickUp Docs, chatt, mål, whiteboards och mycket mer.
Så ja, ClickUp är inte bara ett ledande projektledningsverktyg, det är också ett kunskapsbasverktyg som är guld värt.
Det bästa är att du kan använda det som sökbara interna och externa kunskapsbaser, eller så kan du använda det för att ersätta alla ditt teams produktivitetsverktyg!
ClickUps viktigaste funktioner
- Lagra dokument på samma plats som ditt arbete. Eftersom alla dessa dokument lagras tillsammans med sina relevanta projekt är de lättillgängliga för alla.
- Utnyttja ClickUp AI för effektiv kunskapshantering. Med ClickUp Brain kan du enkelt optimera din kunskapsbas genom att automatiskt kategorisera, tagga och organisera information.
- Länka ihop vad som helst med funktionen Relationships. Länka till dokument och uppgifter från ett annat dokument för att kunna korsreferera resurser där du behöver dem.
- Lägg till underordnade sidor i Docs för att organisera innehållet. Istället för att försöka få plats med allt i ett enda dokument kan du dela upp det i mindre undersidor som är underordnade det överordnade dokumentet.
- Arkivera dokument istället för att radera dem. Arkiverade dokument döljs automatiskt, men sparas ändå så att du kan hitta dem senare.
- Använd rich text-formatering: organisera stora textblock med formateringar som växlingslistor, färgade bakgrunder och kolumner.
- Anpassa åtkomsträttigheter till ett dokument. Förbättra säkerheten genom att skydda dina dokument från oönskade ändringar. Aktivera bara alternativet Skydda denna sida och lägg till kontext för din målgrupp.
- Färdiga mallar för kunskapsbaser. Använd ClickUps mall för kunskapsbaser för att komma igång.
Fördelar med ClickUp
- Flexibel och anpassningsbar
- Användarvänligt gränssnitt med online- och offline-läge
- Tilldela kommentarer i Docs för att säkerställa att teammedlemmarna inte missar några åtgärder.
- Hantera din kunskapsbas med våra mobilappar för iOS och Android.
- Använd taggar för att filtrera och hitta de dokument du letar efter ännu snabbare.
- Integreras med flera tredjepartsprogram som Microsoft Teams, Jira, Slack, Zoho och många fler.
Nackdelar med ClickUp
- Inlärningskurva på grund av antalet tillgängliga funktioner och graden av anpassningsbarhet
- Alla vyer är inte tillgängliga i mobilappen (ännu!).
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 dollar per användare och månad
- Företag: 12 dollar per användare och månad
- Företag: Kontakta ClickUp för anpassade priser
- ClickUp Brain är tillgängligt i alla betalda abonnemang för 5 dollar per arbetsplatsmedlem och månad.
Kundbetyg för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 4 800 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 100 recensioner)
2. Document360
Document360 är en kraftfull kunskapsbasprogramvara som passar för nystartade företag, växande team och stora företag.
Document360 är enkelt och intuitivt att komma igång med och erbjuder ett brett utbud av funktioner som gör att du kan skapa en kunskapsbas med några enkla steg.
Sammantaget är detta ett utmärkt alternativ för ditt team om du kan acceptera priset och inte behöver någon kundtjänstlösning.
Document360:s viktigaste funktioner
- Välj mellan en Markdown- och en WYSIWYG-redigerare.
- Kraftfull sökfunktion som matchar termer med tidigare incidenter för bättre resultat
- Flerspråkig support för att tillhandahålla relevant information till dina globala kunder
- Konfigurera din kunskapsbas i offentligt, privat eller blandat läge.
- Anpassa landningssidor så att de återspeglar dina varumärkesriktlinjer
Fördelar med Document360
- Intuitivt, användarvänligt gränssnitt
- Integreras med kraftfulla verktyg för teamsamarbete som Slack, Microsoft Teams och Intercom.
- Fungerar för både interna och externa kunskapsbaser.
- Utmärkt rapportering och analys
- Visa historiken mellan flera artikelversioner eller återgå till en tidigare version utan krångel.
Document360 nackdelar
- Ganska dyr
- Sökfunktionerna kan förbättras
Priser för Document360
- Start: 119 $/månad (vid månadsvis fakturering)
- Företag: 299 $/månad (vid månadsvis fakturering)
- Enterprise: 599 $/månad (vid månadsvis fakturering)
Document360 kundbetyg
- G2: 4,7/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (11+ recensioner)
Kolla in dessa alternativ till Document360!
3. Helpjuice
Helpjuice är en gratis programvara för kunskapshantering som används av tusentals företag för att skapa och organisera supportartiklar. Den stöder flerspråkiga affärsbehov och har en mängd olika rapporterings- och analysalternativ. Den är också lite dyrare än andra verktyg i denna översikt, så du kanske inte får ett bra erbjudande med Helpjuice.
Helpjuice – viktigaste funktionerna
- Få avancerad analys om varje team i din interna kunskapsbas.
- Branda dina kunskapsbasartiklar precis som du vill
- Interaktivt felsökningsinnehåll baserat på flera frågor
- Avancerat samarbete i realtid, inklusive möjligheten att kopiera och klistra in från MS Word.
- Integrationer som Slack, Olark och Zapier för obegränsade anslutningar med andra verktyg.
Helpjuice-proffs
- Kraftfull sökfunktion som liknar Googles
- Användarvänlig redigerare med WYSIWYG- och markdown-alternativ
- Integreras med en rad verktyg som Slack, Zapier och Teams.
- Samarbetsfunktioner, inklusive en funktion för livekommentarer
- Lokalisering/flera språk
Helpjuice-nackdelar
- Inget alternativ för att importera Word-dokument, PDF-filer, XLS-filer eller PPT-filer.
- Erbjuder inte multibranding.
- Inget mapp- eller filhanteringssystem för bilder och andra mediefiler
Priser för Helpjuice
- Starter: 120 $ (upp till 4 användare)
- Run-Up: 200 $ (upp till 16 användare)
- Premium Limited: 289 $ (upp till 60 användare)
- Premium Unlimited: 499 $ (obegränsat antal användare)
Helpjuice kundbetyg
- G2: 4,2/5 (9 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 80 recensioner)
Kolla in dessa alternativ till Helpjuice!
4. ProProfs kunskapsbas
En av de bästa kunskapsbasprogramvarorna du kan få tag på just nu är ProProfs Knowledge Base.
Förutom att det är gratis har det också många funktioner. Dessutom behöver du inga kodningskunskaper för att använda verktyget. Och ja, det gör precis som riktiga professorer: betygsätter saker!
Åh, och nämnde jag att ProProfs Knowledge Base kommer med över 40 olika mallar som du kan använda när det passar dig?
ProProfs Knowledge Base – viktigaste funktionerna
- Anpassningsbara åtkomsträttigheter
- Lösenords- och sekretesskontroller för att skydda ditt innehåll
- Har massor av integrationer för ytterligare funktionalitet
- Detaljerad information, inklusive läsbarhetspoäng för ditt innehåll
- Stöder över 90 språk
ProProfs Knowledge Base – fördelar
- MS Word-liknande redigerare som hjälper dig att skriva och redigera innehållet när du är på språng
- Anpassningar för att skräddarsy kunskapsbasen eller wikin efter dina specifika behov
- Ett robust rapporteringssystem som delar med sig av användbara insikter om artiklarnas prestanda och författarnas aktiviteter.
- Fungerar på flera enheter och webbläsare
- Kan användas av både nybörjare och experter.
ProProfs Knowledge Base nackdelar
- Inte det bästa valet för team som söker alternativ för gemensam redigering.
- De flesta användbara funktionerna är inte tillgängliga i gratispaketet.
- Det tar längre tid att lära sig alla funktioner
Priser för ProProfs Knowledge Base
- Gratis
- Essentials: 30 $/författare per månad (faktureras årligen)
- Premium: 40 $/författare per månad (faktureras årligen)
- Företag: Kontakta ProProfs för anpassade priser
ProProfs Knowledge Base kundbetyg
- G2: 4,6/5 (över 20 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 20 recensioner)
5. Freshdesk
Freshdesk är ett ledande verktyg för kundsupport med kraftfull funktionalitet för kunskapshantering.
Om du har ett stort team kan du använda verktygets godkännandeprocesser för att skapa innehåll av högsta kvalitet utan fel.
Eftersom Freshdesk är inriktat på kundsupport är dess interna kunskapsbasfunktioner kanske inte så användbara.
Kan detta verktyg verkligen ge din kunskapsbas en ny frisk fläkt?
Dags att ta reda på det...
Freshdesks viktigaste funktioner
- Användarvänligt gränssnitt
- Inbyggda SEO-funktioner
- Obegränsad lagringskapacitet, även i gratisversionen.
- Skapa och hantera flera versioner av samma dokument i din kunskapsbas.
- Publicera innehåll i form av bilder, videor eller andra format.
Freshdesk-proffs
- AI-drivna bots rekommenderar rätt artiklar för snabb hjälp.
- Ett communityforum där kunder kan diskutera problem och få omedelbara lösningar.
- Flerspråkiga funktioner så att du kan nå en global publik
- Proaktiv hjälpwidget som automatiskt visar vanliga frågor och kontaktformulär
Nackdelar med Freshdesk
- Avancerade funktioner som arbetsflöden och versionshantering finns endast tillgängliga i premiumplanerna.
- Erbjuds som en del av kundsupportpaketet, vilket innebär att du måste betala mer, även om allt du vill ha är en lösning för kunskapshantering.
Priser för Freshdesk
- Gratis (upp till 10 agenter)
- Tillväxt: 15 USD/agent per månad (faktureras årligen)
- Pro: 49 $/agent per månad (faktureras årligen)
- Enterprise: 79 $/agent per månad (faktureras årligen)
Freshdesk kundbetyg
- G2: 4,4/5 (över 2 600 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 2 500 recensioner)
Relaterat: De 10 bästa alternativen och konkurrenterna till Freshdesk
6. Zendesk
Zendesk? Freshdesk?
Är det någon annan som får den där känslan av att "Spider-Man tittar på sig själv i spegeln", eller är det bara jag?
Bortsett från det är Zendesk en populär kunskapshanteringsprogramvara som har funnits sedan 2007. Med detta verktyg kan kunderna enkelt lösa sina frågor genom att när som helst få tillgång till databasen med vanliga frågor.
Precis som Freshdesk erbjuder Zendesk sitt kunskapshanteringssystem som en del av sin kundsupportpaket.
Eftersom det är ett gammalt verktyg är det kanske inte lika chict som andra nya kunskapsbasverktyg.
Här är några klassiska funktioner som gör det till en av de bästa kunskapsbasprogramvarorna idag.
Zendesk – viktigaste funktionerna
- Anpassningsbara teman
- Ren, användarvänlig gränssnitt
- Översätt din kunskapsbas till över 40 olika språk
- Hantera återanvändbart innehåll och uppdatera det i alla artiklar
- Låt agenterna hålla ditt hjälpcenter uppdaterat med teamets publiceringsalternativ.
- Full integration med Zendesk-verktygssviten, såsom livechatt och helpdesk (kolla in ServiceNow-alternativ ).
Zendesk-proffs
- AI-drivna förslag för att kontrollera vad som fungerar bra och vad som inte fungerar
- Du kan förhandsgranska anpassningarna innan den slutgiltiga publiceringen.
- Den har en inbyggd chatbot som heter Answer Bot som hjälper dig att hitta rätt svar i en livechatt.
Zendesk-nackdelar
- Du kan bara skapa ett hjälpcenter i grundpaketet.
- De erbjuder inte en fristående lösning för kunskapshantering.
Zendesk-priser
- Team: 49 $/agent per månad (faktureras årligen)
- Tillväxt: 79 USD/agent per månad (faktureras årligen)
- Professional: 99 $/agent per månad (faktureras årligen)
- Enterprise: 150 USD/agent per månad (faktureras årligen)
Zendesk kundbetyg
- G2: 4,3/5 (över 5 000 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 3 100 recensioner)
7. Hubspot
Hubspot är ett annat utmärkt verktyg för ett kunskapsbaserat system. Fördelen med att använda detta verktyg är att det låter dig bygga upp ett robust bibliotek med information och hjälpcenterartiklar baserat på dina kunders vanligaste frågor.
Eftersom Hubspot är optimerat för avancerade sökningar hjälper det dig och dina supportagenter att snabbt och effektivt hitta rätt svar.
Hubspots viktigaste funktioner
- Inbyggd rapporteringspanel för att mäta effekten av dina sidor
- Flera alternativ för varumärkesprofilering och anpassning
- CRM-verktyg som automatiskt markerar vilka supportartiklar som har visats eller öppnats av kunder
Hubspot-proffs
- Kraftfulla Hubspot-integrationer
- Skalbar för växande företag
- Intuitivt, användarvänligt gränssnitt
Hubspot-nackdelar
- Anpassningsbarheten är inte lika flexibel som andra alternativ på denna lista.
- Användare har nyligen rapporterat om buggar och/eller krascher.
- Ganska dyrt med tanke på att det har begränsade funktioner.
Hubspot-priser
- Starter: 45 $ per månad (2 betalda användare ingår)
- Professional: 450 $ per månad (5 betalda användare ingår)
- Enterprise: 1200 dollar per månad (10 betalda användare ingår)
Hubspot kundbetyg
- G2: 4,4/5 (över 1 400 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 3 000 recensioner)
Kolla in dessa alternativ till Hubspot!
8. Zoho Desk
Zoho Desk är i grunden en helpdesk-lösning som även erbjuder självbetjäningsfunktioner. Som en av de bästa kunskapsbasprogramvarorna på marknaden låter verktyget dig skräddarsy varje del av ditt hjälpcenter efter dina önskemål med hjälp av HTML och CSS.
Det bästa?
Zoho Desk stöder forum och communityn, vilket ger din publik en centraliserad plattform för att dela idéer och ställa frågor.
Zoho Desks viktigaste funktioner
- Produktivitetshöjare för supportagenter
- Företagsövergripande samarbete
- Använd metatitlar och nyckelord för sökmotoroptimering
- Låt användarna skicka in ärenden från kunskapsbasen.
- Kontrollera användarnas åtkomst till ditt hjälpcenter och säkerställ högsta säkerhet.
- Konfigurera en anpassad domän för ditt hjälpcenter
- Få automatiska förslag på relevanta artiklar och hjälp agenterna att lösa ärenden snabbare.
Fördelar med Zoho Desk
- Integreras väl med Jira, Slack, G-Suite och många fler.
- Fördefinierade mallar och layouter gör det enkelt att anpassa ditt hjälpcenter.
- Dess AI-drivna assistent kan upptäcka känslor och hjälpa agenter med enkel och lämplig hantering av ärenden.
Zoho Desk-nackdelar
- Begränsat lagringsutrymme per användare även i premiumplanen
- Det är inte idealiskt för stora team.
Priser för Zoho Desk
- Gratis (för upp till 3 agenter)
- Standard: 14 USD/agent per månad (faktureras årligen)
- Professional: 23 USD/agent per månad (faktureras årligen)
- Enterprise: 40 USD/agent per månad (faktureras årligen)
Zoho Desk kundbetyg
- G2: 4,4/5 (över 4 000 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 1 700 recensioner)
9. Confluence
Confluence ingår i Atlassian Suite of SaaS (Software as a Service) och är en mycket populär sökbar plattform för kunskapshantering.
Det erbjuder en fjärrvänlig arbetsplats för team där dina anställda kan hantera information, samarbeta i projekt och hålla kontakten med sina kollegor. Team kan välja bland de många tillgängliga mallarna och börja skapa interna kunskapsbaser direkt!
För att få ut det mesta av Confluence måste du dock använda andra verktyg i sviten, och det kan vara lite för mycket begärt.
Confluence – viktigaste funktionerna
- Avancerat söksystem
- Avancerade roller och behörigheter
- Skicka realtidsmeddelanden för att hålla teamen uppdaterade
- Dokumentkategorisering som hjälper dig att gruppera relaterade dokument för enkel åtkomst
- Mallar med bästa praxis som hjälper dig att enkelt komma igång med kunskapshanteringsprocesser.
Fördelar med Confluence
- Integreras väl med övriga verktyg i Atlassian-sviten, såsom Jira och Trello.
- Gratis plan för upp till 10 användare
Confluence-nackdelar
- Vissa användare rapporterar problem med datamigrering och säkerhetskopiering.
- Navigeringen är flexibel, men inte alltid intuitiv.
- Ett stort antal alternativ kan vara överväldigande för nya användare.
Priser för Confluence
- Gratis (för upp till 10 användare)
- Standard: 5,5 $/användare per månad
- Premium: 10,50 $/användare per månad
Confluence kundbetyg
- G2: 4,1/5 (över 3 400 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 2 300 recensioner)
Kolla in dessa alternativ till Confluence!
10. HappyFox
HappyFox är en användarvänlig kunskapsbasprogramvara som fungerar som en enda plattform för alla dina omnikanal-kundförfrågningar. Du kan enkelt konvertera e-post, telefon, chatt, sociala medier och webbförfrågningar till ärenden och hålla dem organiserade på ett enda ställe.
HappyFox är känt för sina flerspråkiga funktioner som gör det möjligt för dig att ge support till kunder över hela världen. Användare kan enkelt skapa supportartiklar på flera språk och erbjuda support dygnet runt.
HappyFox viktigaste funktioner
- Skapa och hantera alla typer av innehåll med det inbyggda innehållshanteringssystemet.
- Håll alla teammedlemmar informerade med automatiska aviseringar
- Utnyttja AI-drivna chatbots för att avleda supportärenden
- Organisera ärenden bättre med fördefinierade ärendekategorier
- Skapa förberedda svar för att svara kunder med ett enda klick.
HappyFox-proffs
- Automatiskt genererade sökförslag
- Den är helt optimerad för mobila enheter (iOS och Android).
HappyFox-nackdelar
- Telefonsupport är endast tillgänglig med Enterprise Plus-planen.
- Grundläggande planer saknar till och med e-postsupport
Priser för HappyFox
- Mighty: 26 $/agent per månad
- Fantastiskt: 39 $/agent per månad
- Enterprise: 52 $/agent per månad
- Enterprise Plus: 64 $/agent per månad
HappyFox kundbetyg
- G2: 4,5/5 (3 recensioner)
- Capterra: N/A
Hur man väljer rätt kunskapsbasprogramvarulösningar
Att välja den bästa kunskapsbasprogramvaran innebär att du inte kompromissar med de funktioner du vill ha.
Ett gediget verktyg innehåller alla funktioner som ett standardverktyg för kunskapsbaser har. Men för att hamna på din topp 3-lista måste det gå ett steg längre.
Genom att undvika föråldrad design, lägga till nya funktioner med jämna mellanrum och hålla fast vid våra värderingar har ClickUp lyckats utmärka sig på en mycket konkurrensutsatt marknad.
Alla verkliga konkurrenter om förstaplatsen på din lista måste till exempel ha följande:
- En enkel online-editor för smidig skrivning, redigering och formatering.
- Åtkomstkontrollsystem och rollhanteringsfunktioner
- Sökbara interna och externa kunskapsbaser
- En enkel, mycket intuitiv design
- Ett robust rapporteringssystem
- En praktisk mobilapp
- Tredjepartsintegrationer
- Rimliga priser
- Datasäkerhet
Är det för mycket begärt av ett enda kunskapsbasverktyg?
Lita på din intuition och nöj dig med det bästa verktyget på listan. Du kan tacka oss senare!
Typer av programvara för kunskapshantering
Interna kunskapsbaser
Interna kunskapsbaser är arkiv med företagsinformation som endast anställda har tillgång till. De används för introduktion och utbildning av anställda samt som referensverktyg.
Externa kunskapsbaser
Externa kunskapsbaser avser databaser med företagsinformation som är tillgänglig för kunder eller klienter. Genom att tillhandahålla en extern kunskapsbas kan företag minska kostnaderna för kundservice och förbättra kundnöjdheten genom att låta kunderna själva hantera sina ärenden.
Offentliga kunskapsbaser
Offentliga kunskapsbaser är kostnadsfria kunskapsbaserade system som inte kräver inloggningsuppgifter. De är en utmärkt resurs för personer som söker information om ett visst ämne men som inte nödvändigtvis är kunder eller anställda i företaget.
Ta din kunskapsbas till nästa nivå
Din kunskapsbas bör minska utbildningstiden, komplettera din servicedesk och säkert lagra företagsinformation för framtida bruk.
Och även om kunskapsbasprogramvara kan hjälpa dig att bygga ditt drömarkiv, är det ingen idé att skaffa ett verktyg som komplicerar processen ytterligare.
Det är därför du behöver ClickUp.
Med detaljerade organisationsfunktioner, avancerade dokumentformateringsfunktioner och avancerade alternativ för kunskapsdelning har ClickUp allt du behöver för en kunskapsbaslösning.
Skaffa ClickUp gratis idag för att uppnå alla dina mål för kunskapsbashantering!