8 bästa metoder för att hantera tid med en kunskapsbas

Saravana Kumar är grundare och VD för Kovai.co – ett företag inom området företagsprogramvara och kunskapshantering. Under hans dynamiska ledarskap har företaget vunnit flera utmärkelser från renommerade organ som SaaSBoomi, The Economic Times och Nasscom.

En av de största utmaningarna för att framgångsrikt driva ett företag eller en verksamhet är att hantera sin tid. I dagens värld verkar det som om vi aldrig har tillräckligt med tid.

Du har säkert hört att tid är den mest värdefulla tillgången för en företagare, men att den samtidigt är flyktig. Lyckligtvis finns det sätt att hjälpa dig att organisera dig genom att implementera effektiv dokumentation, till exempel en kunskapsbas.

En kunskapsbas är din bästa vän. Den löser alla dina problem, förbättrar dina processer, gör din research och mycket mer.

I denna tid av informationsöverflöd och kunskapshantering kan det verkligen löna sig att ta sig tid att skapa en kunskapsbas för sin verksamhet. Det är inte så att man inte vet tillräckligt om sin verksamhet, utan att det finns för mycket information och att de befintliga systemen inte hjälper en att organisera den.

I det här blogginlägget går vi igenom ett system som du kan använda för att hantera din kunskapsbas och lära dig ny information om din verksamhet.

Låt oss börja med att förstå vad en kunskapsbas är.

Vad är en kunskapsbas?

En kunskapsbas är ett online- eller offlinearkiv med dokument, videor, vanliga frågor, instruktionsguider och annat material. Innehållet i kunskapsbasen skapas för att förklara produktens funktionalitet, komponenter, koder och felsökningsinstruktioner, men kan också innehålla företagspolicyer, en handbok etc. beroende på företagets behov.

En kunskapsbas fungerar i grunden som ett självbetjäningsarkiv för företagets anställda samt kunder och potentiella kunder.

Baserat på dokumenten ges användarna åtkomst till visningsrättigheter, och annat kundorienterat innehåll som produktmanualer, självhjälpsböcker, vanliga frågor om produkterna etc. som kan hjälpa kunderna görs tillgängligt för alla på internet. Det är skapat för att hjälpa människor att enkelt hitta lösningar på problem, var de än befinner sig, och, ännu viktigare, utan att behöva fråga någon.

Som tidigare nämnts kan visningsbehörighet ges i enlighet med dokumentens konfidentialitet, medan redigeringsbehörighet för kunskapsbaserad programvara kan ges till ett fåtal personer. Detta görs för att säkerställa dokumentationens kvalitet och bör uppdateras regelbundet av redaktören.

Vi kommer att beröra hur du kan säkerställa kvaliteten på din kunskapsbas eller de bästa metoderna för att hantera en kunskapsbas, men först ska vi tala om varför det är så viktigt att skapa en kunskapsbas och hur det kan hjälpa dig med tidsplaneringen.

Bonus: Mallar för tidsblockering

Varför är en kunskapsbas viktig för att hantera tiden?

Kunskap eliminerar alla åtkomstkostnader som är förknippade med att skapa och återskapa innehåll. Du behöver bara skapa dokumenten en gång, sedan uppdatera dem vid behov och, om det är tillämpligt, dela dem med din målgrupp.

För det andra kan alla användare komma åt dokumenten var som helst och när som helst i en kunskapsbaserad instrumentpanel. Med en kunskapsbas som uppdateras i takt med att processerna utvecklas kan medarbetarna maximera sin produktivitet genom att minska den tid de lägger på att söka efter relaterade dokument för att slutföra sitt arbete. De kan enkelt söka efter nyckelord och komma åt alla stöddokument i kunskapsbasen.

En annan fördel med en kunskapsbas är att den förbättrar kommunikationen inom en organisation. Utbildning, kund- och medarbetarfrågor eller andra snabba svar kan hanteras med en kunskapsbaserad programvara som automatiserar hela kunskapsdelningen och samarbetet för alla medarbetare så att de kan använda sin tid mer effektivt.

Dessutom visar Harvards senaste studie att en hjälpsida kan bidra till att minska antalet samtal med 5 %, eftersom kunderna kan få svar på de flesta av sina frågor där. Detta minskar i sin tur antalet repetitiva samtal till kundtjänstmedarbetarna, vilket hjälper dem att hantera sin tid bättre för viktigare och mer brådskande samtal.

Men det räcker inte med att bara ha en kunskapsbas – att hantera en kunskapsbas eller följa bästa praxis kan bara hjälpa dig att uppnå resultat.

Här är några tips om hur du kan använda en kunskapsbas effektivt för att hantera din tid.

8 bästa praxis för kunskapsbaser att följa

1. Investera i molnbaserad programvara

Innan du börjar strukturera och skapa innehåll är det viktigt att välja en kunskapsbas. Du måste göra din due diligence och ta reda på följande:

Att investera i en centraliserad molnbaserad kunskapsbasprogramvara kan vara fördelaktigt för dig och dina team, eftersom den kan nås och visas av vem som helst från var som helst – till och med från din bekväma soffa.

2. Se till att artiklar och tillgångar är lätta att förstå

Innan du börjar skriva artiklar för kunskapsbasen bör du fastställa syftet med ditt innehåll. Det kommer att ange målet för dessa artiklar. Tonfallet i din artikel bör avspegla syftet med artikeln och den bör vara så enkel att även ett barn kan förstå den.

Att lägga till stödjande material som bilder, videor, flödesscheman, algoritmer etc. bör också hjälpa läsarna, särskilt om din kunskapsbas täcker ett komplext ämne med instruktioner eller manualer.

För instruktionsinnehåll, försök att lägga till stödjande videor, flödesscheman eller bilder till varje instruktion.

Varför?

Statistiskt sett är instruktioner med visuella hjälpmedel lättare att förstå. Bonus visuella hjälpmedel rankas också i Google, så varför missa den möjligheten?

3. Strukturera och organisera ditt innehåll

Skapa pelarsidor för din kunskapsbas och relaterade sidor baserat på fokuserade sökord och LSI-sökord för att göra det enklare för dina användare att söka efter information.

Istället för långa stycken bör du dela upp innehållet i mindre stycken, punktlistor och underrubriker för att öka läsbarheten.

Genom att dela upp ditt innehåll i rubriker och underrubriker gör du det lättare för användarna att hitta innehållet istället för att behöva läsa hela artikeln.

Det viktigaste här är att göra ditt innehåll så lättnavigerat som möjligt.

4. Använd kunskapsbaser för utbildningar

Håll regelbundna utbildningar för både nyanställda och befintliga medarbetare så att de vet vilken dokumentation som finns tillgänglig i företagets arkiv och hur de kan komma åt den.

Med tillgång till dokument dygnet runt kan dina anställda lära sig i sin egen takt och bekvämt från soffan, utan att behöva stressa med att lära sig och prestera samtidigt. Dessutom behöver dina anställda inte ständigt fråga andra om information, och detsamma gäller även dina kunder. Dina kunder behöver inte vänta i långa telefonköer för att få svar på sina frågor om de har tillgång till vanliga frågor var som helst och när som helst.

Du kan använda kunskapsbasen för självutbildning, för att hjälpa kunder med deras frågor och till och med för att bygga upp kundernas förtroende.

5. Håll det uppdaterat

Det är viktigt att upprätthålla en aktuell kunskapsbas för att förhindra att dina anställda använder föråldrad information som kan öka risken för misstag, dubbelarbete och missad kommunikation om företaget, produkterna, tjänsterna etc.

Gör det till en process för dina team inom teknik, utveckling, HR, ekonomi och marknadsföring att uppdatera kunskapsbasen med varje ny forskning, produkt, policy, budgetförändring och produktvarumärkesförändring eller uppdatering.

6. Kommunicera uppdateringar

Automatisera uppdateringar till dina kunder via e-post, Slack eller någon annan meddelandeplattform när dina dokument har uppdaterats, så att dina kunder och anställda är medvetna om ändringarna.

Du kan också genomföra regelbundna feedbackrundor med kunder och anställda för att ta reda på kundernas och de anställdas frågor, så att du kan uppdatera FAQ-sektionen utifrån det.

7. Samarbeta om nya uppdateringar med hjälp av en kunskapsbas

I tidigare arbetsmiljöer kanske du informerade dina teammedlemmar om uppdateringar muntligt; allt du behövde göra var att pinga eller gå till teammedlemmens skrivbord och informera dem. Men när du arbetar på distans har du inte längre lyxen att gå till dina teammedlemmars skrivbord eller sitta med dem för att hjälpa dem.

Det är här en centraliserad kunskapsbas kommer väl till pass.

När det gäller dokument, istället för att samarbeta på isolerade Word-dokument och PDF-filer, använd det centraliserade kunskapsbas-systemet för att förbättra och underlätta teamets samarbetsprocess. Teammedlemmarna kan också lämna kommentarer till redaktören om var ändringar kan behövas, vilket gör det till ett samarbete att hålla informationen i kunskapsbasen aktuell hela tiden.

8. Integrera din kunskapsbas med ditt CRM-system

Integrera din kunskapsbas med ClickUp CRM för att aktivera popup-fönster med kunskap eller tips som hjälper anställda att söka efter information var som helst. Detta säkerställer också att dina anställda har informationen till hands när de hanterar en kundförfrågan.

Din kunskapsbas bör ha en omnikanal-närvaro så att dina anställda kan söka svar på sina frågor från sina föredragna plattformar. Om du inte kan ge svaren på deras föredragna plattformar kan du åtminstone utnyttja kundens omnikanal-närvaro för att inleda en konversation.

Använd en kunskapsbas för att spara tid och hitta information direkt

Att hantera tiden är en utmanande aspekt av våra jobb.

Att använda en kunskapsbas hjälper oss att hantera vår tid genom att skapa solida, strömlinjeformade och tillförlitliga processer som hjälper alla i organisationen att hålla kontakten, vara organiserade och uppdaterade trots att de arbetar på distans.

Kunskapsbaser underlättar uppgiftsuppföljning, effektiviserar ansvarsfördelningen och hjälper oss att förstå statusen för varje uppgift, vilket sparar tid och minskar risken för missförstånd.

När du arbetar med hybrid- och distansarbetsgrupper kan du använda omnikanalverktyg för att hjälpa ditt team att hålla kontakten, förbättra samarbetet och hålla sig uppdaterade om alla de senaste nyheterna om ditt företag.

Om du tyckte att den här guiden var till hjälp kan du kontakta vårt team på LinkedIn eller på vår webbplats.