Av ren nyfikenhet, varför skapar du ditt eget CRM-system?
Är det för att ersätta den stora mappen i hörnet av ditt skrivbord? Eller jonglerar du med för många dyra digitala verktyg?
Det är tur att vi hittade varandra, för ClickUp tolererar inte halvfärdiga processer eller pengagoblins. 👹 💰
Föreställ dig en plattform som fungerar precis som din hjärna, oavsett vilken avdelning eller postnummer du befinner dig i. Allt du behöver veta om att bygga ditt eget CRM-system finns här i ClickUp, så att du kan börja ta steg i din verksamhet redan idag.
Att bara ha en CRM-plattform innebär inte automatiskt framgång. Så hur vet du om ett CRM i ClickUp är rätt för dig? Det handlar om flexibiliteten att integrera människor och programvara under ett virtuellt tak. Det är något du kommer att vilja ha.
Vad är ett CRM-system?
CRM, eller Customer Relationship Management, är ett system för att hantera den dagliga kommunikationen och data från potentiella kunder, kontakter och befintliga kunder. Ett modernt CRM är en levande kunddatabas med mallar, automatisk spårning och rapportering som ersätter tråkiga kalkylblad och e-postmeddelanden. I grunden förvandlar ett CRM företag så att de blir mindre transaktionsinriktade och mer kundfokuserade.
Saken är den att kontakter kommer från en mängd olika källor, såsom Linkedin och spontana telefonsamtal. Att lämna en bra lead eller värdefull kund obesvarad i inkorgen kan leda till stora problem. Det är svårt för företag att växa och skala upp om deras energi går åt till administration, återkallande och gissningar.
CRM kan hjälpa dig att generera mer intäkter, bygga upp stödjande relationer och öka kvaliteten på leads och kampanjer – om du har rätt processer och verktyg på plats. Det är här ClickUp kommer in! ⚡️🌐
Hur man skapar ett CRM-system i ClickUp
Om du redan har ett gratis ClickUp-konto kan du följa med mig i denna steg-för-steg-guide! Du kommer att ha ett fungerande CRM på nolltid. ⏳
Steg 1: Ladda ner ClickUps CRM-mall
Börja med att ladda ner CRM-mallen från ClickUp!
Ett fönster visas där du kan välja mellan att skapa ett utrymme eller använda ett befintligt utrymme i ditt konto för att lagra CRM-mappen. Valet är ditt! ♠️
Steg 2: Lägg till vyer för att hantera och prioritera kontakter
Ser du de förinstallerade exempeluppgifterna för kunder? Innan du lägger till dina riktiga data använder vi dessa uppgifter för att testa de olika vyer du föredrar för att strukturera ditt CRM. På så sätt behöver vi inte hantera känslig data och kan leka fritt som barn i en sandlåda och bygga coola grejer. 🏖
Den vy du ser är listvyn – standardvyn för CRM-mallen. Anta att du föredrar en visuell metod för att hantera dina uppgifter. I så fall kan du enkelt växla mellan olika vyer, inklusive:
ClickUp-tavla. Uppgifter grupperas som standard i kolumner efter status, med tidiga prospekt till vänster och avslutade affärer till höger.
ClickUp-kalendervy. Din samlingsplats för all schemaläggning samtidigt som du spårar kundmöten för att säkerställa att du alltid är redo att ta kontakt med dina potentiella kunder.
ClickUp tabellvy. All relevant information om dina konton finns i ett överskådligt rutnät som är lätt att navigera i.
Om du just har börjat använda ClickUp kan du titta på den här korta introduktionsvideon om uppgifter och vyer i ClickUp! ⬇️
Steg 3: Skapa anpassade statusar för att skräddarsy varje arbetsflöde
Vi är halvvägs genom installationen! Låt oss gå vidare till det område där den verkliga anpassningen kommer till sin rätt: anpassade statusar i ClickUp!
Använd mallens befintliga CRM-arbetsflödesstatusar eller redigera/skapa dina egna. Håll inte tillbaka i detta steg.
Det är viktigt att dessa statusar ger en snabb och tydlig bild av i vilket skede en uppgift befinner sig. De spelar också en viktig roll i rapporteringen för att ge insikt om flaskhalsar i processen, resursfördelning och cykellängd för varje steg i pipelinen.
Hur man lägger till och redigerar anpassade statusar
1. Håll muspekaren över ett statusnamn och klicka på ellipsiknappen > Hantera statusar
2. Skriv ett namn för din nya status eller redigera en status (glöm inte att lägga till emojis, varför inte?). Du kan använda färgväljaren för att ändra standardfärgen eller klicka på pipettikonen för fler färgalternativ! Klicka på Spara när du är nöjd med dina CRM-statusar.
Vidare till nästa – anpassade fält!
Steg 4: Hämta den viktigaste informationen till vyer med anpassade fält
Du kan tiodubbla din produktivitet med de anpassade fälten i ClickUp. Denna funktion gör det möjligt att lägga till vilken uppgiftsinformation som helst i vyerna! Du behöver inte öppna och stänga en enskild uppgift för att hitta den där enda informationen – datum för nästa steg, e-post, kontostorlek osv.
Förutom de förinstallerade anpassade fälten i din CRM-mall kan du prova dessa andra populära fält för CRM:
- Rullgardinsmeny för leads (heta, varma, kalla) använd rullgardinsmeny fält
- Företag/prospektplats användning Platsfält
- LTV (livstidsvärde) användning Nummerfält
- Företagets storlek Fält för antal
- Användning av telefonnummer Telefonfält
- Budgetanvändning Valutafält
- E-postanvändning E-postfält
- Namnanvändning Textfält
Eftersom CRM-mallen redan innehåller viktiga CRM-relaterade anpassade fält, låt oss visa dem i listvyn!
Hur man visar/döljer anpassade fält i listvyn
1. Klicka på ikonen +.
2. Välj Visa/dölj
3. Bläddra nedåt i menyn och välj valfria anpassade fält från avsnittet Fält i mappen . De anpassade fält du klickar på flyttas till kategorin Visa fält högst upp! Om du däremot inte vill se ett specifikt anpassat fält klickar du på dess namn i kategorin Visa fält så tas det bort från vyn.
Nu har vi lagt grunden för CRM: vyer och anpassade fält! 🙌
Steg 5: Skapa uppgifter med dina data
Vi är på upploppet! Låt oss lägga till dina verkliga data i CRM genom att skapa uppgifter. Du kan skapa en ny uppgift på tre sätt:
- Klicka på + Ny uppgift under en statusgrupp.
- Klicka på + Uppgift i det nedre högra hörnet.
- Tryck på bokstaven t på tangentbordet.
Om du vill importera dina data från en fil eller andra projektledningsappar, kolla in vår guide Importera till ClickUp!
Ge dig själv gott om tid att gå igenom dina uppgifter. Om du har en massa data att gå igenom, se till att du lämnar skrivbordet och tar en danspaus på cirka 10 minuter. 🕺
Steg 6: Samarbeta som ett team med relationsdatabaser i CRM
Du kan absolut stanna här och köra med ditt helt nya CRM-system i ClickUp. Eller så kan du ta det ett steg längre och utnyttja funktionen ClickUp Relationships.
Det är för bra för att missa. Här kan du skapa enkla länkar mellan relaterade uppgifter i ditt arbetsområde eller skapa en avancerad databas med hjälp av relationer mellan olika listor (konton, kontakter, affärsmöjligheter etc.). Det kommer du att vilja ha.
Här är läget när det gäller relationsdatabaser i ClickUp och varför det slår ett kalkylblad varje gång: Relationsfunktionerna låter dig enkelt hoppa mellan relaterade uppgifter och dokument utan att öppna en extra flik i din webbläsare.
Företag (uppgift) ⇔ Kontakt A (uppgift) ⇔ Kontakt B (uppgift) ⇔ Offertdokumentation (Dok)
Hur man lägger till en relation från en uppgiftsvy
1. Bläddra ner till avsnittet Relationer.
2. Klicka på knappen +Lägg till relation.
3. Välj en uppgift från rullgardinsmenyn eller använd sökfältet för att hitta en uppgift.
Kolla in dessa CRM-alternativ!
5 tips för att få ut mesta möjliga av ditt CRM i ClickUp
Allt du har lärt dig hittills ger dig de steg som behövs för att skapa ett CRM-system i ClickUp. Men om jag känner dig så bra som jag tror att jag gör, är du nyfiken på att lära dig fler sätt att använda ClickUp – och det respekterar jag. Dessa tips kommer att ta ditt CRM-system i ClickUp från bra till fantastiskt.
Tips 1: Integrera ClickUp med dina favoritappar för att göra mer på mindre tid.
Just nu växlar du mellan flera kanaler som skapar oordning på ditt skrivbord. Det är inte det mest produktiva sättet att använda din tid och din hjärnkapacitet på. ClickUp-integrationer tillför mervärde till dina personliga och teamets arbetsflöden genom att fungera både som uppgiftshanterare och kommunikationsverktyg! Här är ClickUp-integrationer med några av dina favoritappar:
Loom: Klistra in länken till en Loom-skärminspelning i en uppgiftsbeskrivning eller en ny kommentar för att bädda in en video direkt i ClickUp.
Google Kalender: Synkronisera ClickUp med din Google Kalender för att automatiskt göra ändringar i realtid.
Front: länka, skapa och hoppa snabbt mellan uppgifter i ClickUp och ärenden i Front för enkel hantering av inkorgen.
Slack: visa automatiskt alla ClickUp-länkar du publicerar med omfattande information och åtgärder
Calendly: skapa automatiskt en uppgift i ClickUp med all information om mötet.
Zoom: håll möten var som helst i världen direkt från en ClickUp-uppgift.
Tips 2: Kom åt ditt arbete var du än befinner dig
Att släpa runt på en bärbar dator som väger fem kilo hamnar någonstans i topp tio på min lista över ”Saker jag kan klara mig utan”. Kan någon annan relatera till det?
Mobilanpassade lösningar är viktigare än någonsin i en värld där distansarbete är norm, inte bara för att attrahera och behålla talanger, utan också för att teammedlemmarna ska kunna utföra sitt arbete och hålla sig informerade var de än befinner sig. Med ClickUp-appen får du tillgång till dina uppgifter, kalendrar, dokument, dashboards (mer om detta i tips 5!) och en rad andra funktioner, så att du alltid är uppkopplad när du är på språng. 🌎
Ställ in påminnelser, anteckna åtgärder efter ett kundsamtal eller flytta uppgifter genom pipelinen med några få klick. Och med ClickUps heltäckande säkerhet kan du känna dig trygg i vetskapen om att dina data är skyddade!
Tips 3: Automatisera administrativt arbete för att frigöra tid för kundinteraktioner
Du startade eller gick inte med i en organisation för att sitta fast vid datorskärmen och mata in data hela dagen! CRM-automatisering är en nödvändighet i arbetsflödet, och ClickUp har alla verktyg som hjälper dig att fokusera på strategiska uppgifter. Låt oss titta på tre ClickUp-automatiseringar som du kan lägga till i ditt nybyggda CRM för att börja spara tid redan idag:
| Automatiseringstrigger och åtgärdsskript | Exempel på användningsfall för CRM |
|---|---|
| När uppgift skapas, skicka e-post | En av de största tidstjuvarna under en arbetsvecka är uppföljning. Å andra sidan är uppföljning en viktig uppgift, så att dina nya leads håller dig i åtanke. ClickUp sköter uppföljningen åt dig och skickar ditt personliga välkomstmejl varje gång ett kontaktformulär skickas in eller du själv har lagt till en uppgift! |
| När status ändras, ändra då ansvariga. | Andra avdelningar – försäljning, marknadsföring, IT – kan behöva interagera med en kund. De måste ha tillgång till kundinformation, till exempel vem de redan har kommunicerat med, så att de kan bygga vidare på den erfarenheten. När en uppgiftsstatus ändras till nästa steg i kundens resa tilldelar ClickUp automatiskt en ny uppgiftsägare. Det är en liten, upprepad åtgärd som påskyndar övergången av ansvar! |
| När anpassat fält ändras, lägg till en kommentar. | För alla som dagligen hanterar röriga e-posttrådar är denna automatisering perfekt! Om det ingår i dina rutiner att informera din redovisningspartner om att en kundbetalning har mottagits, skickar ClickUp en @mention-kommentar för att meddela dem om uppdateringen. De kan öppna uppgiften och svara med en emoji för att bekräfta eller svara tillbaka. Det bästa av allt? Inga fler trådade e-postmeddelanden! |
ClickUp sköter uppföljningen åt dig och skickar ett personligt välkomstmejl varje gång ett kontaktformulär skickas in eller du själv lägger till en uppgift!
När en uppgiftsstatus ändras till nästa steg i kundens resa tilldelar ClickUp automatiskt en ny uppgiftsägare. Det är en liten, upprepad åtgärd som påskyndar övergången av ansvar!
Om det ingår i din standardprocedur att informera din redovisningspartner om att en kundbetalning har mottagits omedelbart, skickar ClickUp en @mention-kommentar för att meddela dem om uppdateringen. De kan öppna uppgiften och svara med en emoji för att bekräfta eller svara tillbaka. Det bästa av allt? Inga fler trådade e-postmeddelanden!
Tips 4: Tillhandahåll en intern wiki för konsekvent och kontinuerlig utbildning av anställda
Finns det ett Word-dokument med namnet ”Sales_Process_v28” någonstans på ditt teams delade enhet? Som ett fristående dokument innebär det ett extra steg (och en extra flik i webbläsaren) för teammedlemmarna. Denna enda källa till information bör vara ett levande dokument som är tillgängligt i ditt CRM-system.
Gå till ClickUp Docs. Här är bara en liten glimt av vad du kan göra med den här inbyggda funktionen:
- Ställ in behörigheter och dela ditt innehåll med din organisation (eller hela världen!).
- Importera innehåll från appar som Loom, YouTube, Google Slides och många fler.
- Använd taggar för att filtrera och hitta de dokument du letar efter ännu snabbare.
- Ställ och besvara frågor, ge feedback och godkännanden eller föreslå innehåll med rik textformatering, inbäddningar och bilagor.
En sak till... minns du funktionen Relationer som vi tog upp tidigare i vår guide? Du kan nämna och länka uppgifter och dokument för att hänvisa till information och åtgärdspunkter. Det kommer du att vilja ha. 💜
Tips 5: Analysera data och processer med intuitiv rapportering
En CRM-instrumentpanel i ClickUp är den perfekta översikten över de viktigaste mätvärdena som en teammedlem eller intressent behöver vid ett givet tillfälle.
Behöver du kontrollera hur enskilda teammedlemmar ligger till i förhållande till försäljningsmålen? Behöver programchefen en veckorapport för att mäta processförbättringar? Du kan skapa olika dashboards anpassade för en specifik målgrupp för att berätta historien på begäran.
ClickUp Dashboards hämtar kommunikations- och informationsgrafer för att visa vad som händer i realtid. Graden av anpassning och sekretess bestämmer du själv!
Läs artikeln Beginner’s Guide to Dashboards in ClickUp för att konfigurera en instrumentpanel. (Vi delar också med oss av tips för att organisera dina widgets så att du skapar en visuell hierarki och balans. Och du behöver inte vara designer för att lyckas med detta!)
Relaterat: CRM-rapportering: Hur du skapar CRM-rapporter för ditt säljteam
Vinn dagen med ClickUp
Min vän, jag har verkligen uppskattat vårt äventyr med att bygga upp vårt CRM-system, och jag hoppas att du känner dig inspirerad och extra motiverad att nå dina mål!
Under de kommande veckorna och månaderna kan du fortsätta att lägga till och justera ditt CRM-system i ClickUp för att återspegla tillväxten och behoven i ditt företag. ClickUp är inte utformat för den första versionen av ditt CRM-system, utan för den andra, tredje och alla versioner därefter!
Om du är nyfiken på hur ClickUp kan anpassas efter dina specifika behov, tveka inte att kontakta vårt team av experter för mer information!