10 bästa metoder för kundmöten: inklusive användbara mallar

Oavsett om du samlas virtuellt eller på gammaldags sätt personligen, är kundmöten en chans att samla information, skapa affärsrelationer och imponera på dina kunder. Men allt från småprat före mötet till punkter på dagordningen har stor inverkan på projektets framgång – och kundens uppfattning om dig.

Ingen press.

Första intrycket är viktigt, så företagare, säljare och kundansvariga måste genomföra välplanerade och effektiva kundmöten. Men långdragna tal, irrelevanta sidospår och oförberedda mötesarrangörer gör att många möten spårar ur, vilket är varför det är så viktigt att proaktivt planera bättre kundmöten.

I denna guide förklarar vi hur ett kundmöte bör fungera och delar med oss av experternas bästa praxis för att planera framgångsrika kundmöten.

Vad är ett kundmöte?

Ett effektivt kundmöte sammanför en företagare eller ett team med en potentiell kund eller en befintlig kund. Ni kommer överens om en mötesagenda och tid och samlas för att:

Det ultimata målet med ett kundmöte är att uppfylla kundens behov och förväntningar. Du kan göra mycket via e-post eller projektledningsprogram, men det finns fortfarande inget som går upp mot ett möte ansikte mot ansikte – eller skärm mot skärm, om du möts via videokonferens. 🖥️

Under ett kundmöte fördjupar du dig i kundens mål, utmaningar och ambitioner. Detta gör det lättare för dig att skräddarsy dina tjänster efter deras exakta behov.

Ett kundmöte är mycket mer än ett enkelt samtal. Det är din möjlighet att stärka relationer, öka kundnöjdheten och göra ett gott första intryck på nya kunder.

Typer av kundmöten

Innehållet i ett kundmöte beror helt på dina tjänster och din relation till kunden. Om du förstår nyanserna i olika typer av kundmöten blir det mycket lättare för dig att hålla ordning på verksamheten.

Introduktionsmöte

Ett introduktionsmöte är vanligtvis det första tillfället då du och en potentiell kund träffas för att diskutera affärer. Syftet med mötet är inte så mycket att sälja in något, utan snarare att lära känna varandra. Ett introduktionsmöte handlar om att utforska hur du kan hjälpa kunden – med andra ord, om relationen är lämplig.

Vi vill inte stressa dig, men första intrycket är verkligen viktigt här. Kunderna kommer att fatta sitt beslut delvis baserat på vad de tycker om dig och ditt team, så du måste verkligen imponera på dem.

Säljmöte

Ett säljmöte fokuserar på att presentera produkter eller tjänster. Oftast träffar du en ny kund, men det är också ganska vanligt att sälja till en befintlig kund.

Försäljningsmöten kretsar kring prislistor, produktdemonstrationer och allt annat som kan leda till att affären avslutas. Säljare anpassar sin strategi efter kunden med målet att omvandla dem till kunder.

Strategisession

Strategimöten samlar alla teammedlemmar, inklusive beslutsfattare, i ett ”krigsrum” för att utveckla innovativa idéer för kunden. Detta är ett mer samarbetsinriktat kundmöte där ditt team brainstormar strategier tillsammans med kunden.

Även om du bör ta hänsyn till kundens feedback är det ändå en bra idé att förbereda några diskussionspunkter inför strategimötet. Lite förberedelser leder till bättre idéer, så ta med dig några idéer till mötet för att imponera på kunden.

Statusuppdatering eller avstämning

Regelbundna avstämningar ger dig chansen att imponera på befintliga kunder med ditt hårda arbete och dina resultat. Ta fram kvantitativa data för att visa dem exakt hur dina tjänster gynnar deras verksamhet.

Ett effektivt kundmöte planeras under eller efter samtalet för framtida uppföljningar, så att du bättre kan motivera din lön för kunden. De är också viktiga för att behålla kunder och skapa goda kundrelationer.

Skapa diagram eller andra visuella hjälpmedel som visar kundens framsteg över tid, om möjligt.

Uppföljningsmöte

Du kan boka ett uppföljningsmöte med en kund efter en första försäljningspresentation. Du vill inte vara för påträngande, men målet är att svara på kundens frågor och samtidigt försiktigt uppmuntra dem att fatta ett beslut. Om de beslutar sig för att anlita dig måste du ta fram en uppföljningsplan med nästa steg.

Onboarding

Förväntningar kan avgöra om en kundrelation blir framgångsrik eller misslyckad. Onboarding är inte obligatoriskt, men det är en bästa praxis inom kundhantering eftersom det lär kunden hur man arbetar med dig.

Mötet handlar om att förbereda kunden för framgång, så du kan utbilda dem om dina produkter eller tjänster, prata om supportstrukturer och svara på deras frågor.

Nätverkande

Denna typ av möte är mindre strukturerat och har egentligen ingen dagordning. Positiva relationer är viktiga i affärsvärlden, och att ibland umgås med kunder kan leda till långsiktiga affärer, rekommendationer och kundlojalitet.

Istället för att dyka upp med dagordningspunkter fokuserar du mer på småprat, gemensamma intressen eller branschnyheter.

Bästa praxis för kundmöten

Det behöver inte vara skrämmande att hantera kundmöten. Så länge du följer dessa bästa praxis kan du planera effektiva och produktiva kundmöten som gör skillnad för ditt företag.

1. Sätt upp tydliga mål

Har du någonsin deltagit i ett möte och tänkt: ”Det här kunde ha varit ett e-postmeddelande”? Du vill inte att dina kunder ska tänka så, så se till att alltid ha ett tydligt syfte med mötet. Även om det är en vanlig uppföljning måste du tillföra mervärde.

Tid är ju trots allt pengar, så boka bara möten om det finns ett tydligt behov eller mål. Du kan alltid skicka ett e-postmeddelande istället. 📧

2. Förbered dig noggrant

Inget är mer pinsamt än att dyka upp på ett möte oförberedd. Detta kan allvarligt skada kundrelationen, så även om det bara är fem minuter, ge dig alltid lite extra tid för att planera för varje kundmöte.

Även om du arbetar med en enda kund som du känner utan och innan, ska du aldrig gå in i ett möte utan förberedelser. Sammanhanget är avgörande för att planera effektiva möten, så ta alltid reda på följande om kunden:

Det är också bra att titta på tidigare mötesanteckningar och CRM-data. Du kan se om ditt team har haft någon kontakt med kunden sedan ert senaste samtal och leta efter potentiella problem innan du deltar i mötet.

Om ditt CRM-system har en kommunikationsplan för kunden, läs den innan du deltar i mötet.

3. Ta anteckningar och använd en mall för mötesagenda

Mötesanteckningar kan vara en riktig livräddare, men vi vet hur svårt det är att ta bra anteckningar samtidigt som man leder ett kundmöte. Utse istället en antecknare för varje kundmöte.

Det kan vara en assistent eller till och med kundansvarig. Men det är alltid bra att ha minst två anställda på varje möte så att en kan styra skeppet medan den andra dokumenterar allt.

ClickUp Meetings gör det enkelt att ta fantastiska anteckningar som du kan återkomma till om och om igen. Öppna bara ett dokument för att ta anteckningar, tilldela kommentarer och åtgärdspunkter, formatera med avancerade redigeringsfunktioner och minimera klick med smarta slashkommandon. 🛠️

Du behöver inte heller skapa en mötesagenda från grunden. ClickUp Meetings Template spårar alla möten i flera vyer för att övervaka kundens framsteg, viktiga punkter, status och mycket mer.

4. Hantera kunder i ett CRM-system

CRM-programvara sparar enormt mycket tid. Detta verktyg håller koll på varje kunds:

Du kan även lägga till interna anteckningar till varje kunds konto. Du kan till exempel lägga till en anteckning om kundens husdjur eller deras senaste semester. Genom att kolla ditt CRM-system före ett kundmöte kommer du ihåg dessa små detaljer och kan bygga bättre kundrelationer.

Nackdelen är att de flesta CRM-system är separata från ditt faktiska arbete. ClickUp CRM löser det problemet genom att kombinera kunddata med mötesanteckningar, uppgifter, mål och mycket mer. Kontrollera en kunds ClickUp CRM-historik för att se om du behöver ändra din strategi inför ett kommande möte – det kan rädda kontot.

5. Använd AI-verktyg

Att skapa mötesagendor, ta anteckningar och tilldela åtgärdspunkter tar mycket tid. Istället för att försöka göra allt på en gång kan du hålla bättre kundmöten med AI-verktyg som ClickUp AI.

Berätta bara för ClickUp AI vilken roll du har, så tar den robotdrivna assistenten över. Mata in mötesanteckningar för att automatisera uppgiftsfördelningen, skapa handlingsplaner baserade på kundfeedback eller skriva genomtänkta kundmejl med denna tidsbesparande AI-assistent.

6. Fokusera på mätvärden och resultat

Kunderna vill få valuta för pengarna. Som företagare eller kundansvarig måste du bevisa ditt värde, och därför är det så viktigt att dela med sig av kvantitativa data under kundmöten. Det är ett svart på vitt bevis på att dina strategier fungerar.

Använd ClickUp Goals för att skapa milstolpar och mätvärden för varje kund. Skapa en instrumentpanel för att se alla mätvärden på ett ställe eller zooma in för att se resultatet per projekt eller uppgift.

7. Testa din teknik (även för personliga möten)

Om vi fick en krona varje gång vi deltog i ett möte och någon sa: "Jag hör dig inte", skulle vi vara rika. Du kan inte förhindra alla tekniska missöden, men du kan definitivt undvika dem (eller åtgärda dem proaktivt) genom att testa din teknik före kundmötet.

Kunderna kan döma dig om du inte vet hur man slår på mikrofonen i Zoom, så testa i förväg för att undvika tekniska problem. 👩🏽‍💻

Och ja, detta gäller även personliga möten. Om du använder en konferenstelefon, ring ett test samtal för att säkerställa att du vet hur systemet fungerar.

Det låter enkelt, men du skulle bli förvånad över hur mycket tekniken kan hindra effektiva möten.

8. Stärk dina mjuka färdigheter

Kroppsspråk och ögonkontakt är viktigt i alla kommunikationskanaler, oavsett om du har ett personligt möte eller ett virtuellt möte. Le med ögonen, ha ett öppet kroppsspråk (kors inte armarna!) och var vänlig.

Lite småprat och personlig prat är också bra. Det behöver inte störa mötet, men att spendera två minuter på att prata om din helg investerar i kundrelationen och bygger förtroende.

9. Spåra tiden och respektera den

Det finns inget värre än ett möte som aldrig tar slut. Om du bokar ett kundmöte på en timme, överskrid inte tiden. Kundens tid är dyrbar, och även om de kanske inte säger det, kan vi garantera att de inte vill ha maratonmöten.

Håll noggrant koll på tiden under kundsamtal. Du kan prova att schemalägga 30-minutersmöten som standard för att spara tid, eller utse en teammedlem till tidtagare som ser till att mötet håller sig inom tidsramen.

10. Planera åtgärder och nästa möte

Ett framgångsrikt möte bör aldrig avslutas utan att man fastställer nästa steg. Ägna de sista fem minuterna av mötet åt att lista åtgärder, bestämma vem som ansvarar för vad och när det ska vara klart. Detta undanröjer oklarheter, så att alla lämnar mötet med vetskap om vad de ska göra.

Det är också en bra idé att boka nästa möte medan alla är med på samtalet. Genom att boka direkt slipper man mejla fram och tillbaka och får in något i kalendern så fort som möjligt.

Fördelar med framgångsrika kundmöten

Vi vet att du har tusen olika uppgifter att jonglera med. Ibland hamnar möten längst ner på prioriteringslistan, och det förstår vi. Men att ta sig tid att planera effektiva kundmöten har många fördelar.

Skapa bättre relationer

Kundrelationer har likheter med relationerna du har med vänner och familj. Att behandla dem väl och skapa en förstklassig kundupplevelse kommer att skapa djupare band över tid.

Detta minskar inte bara kundbortfallet, utan kundrelationer främjar också långsiktig lojalitet och sänker marknadsföringskostnaderna. Det är inte konstigt att relationsbyggande är en bästa praxis inom kundhantering!

Öka försäljningen

Vem vill inte tjäna mer pengar? Effektiva kundmöten ger ett positivt intryck på dina kunder och uppmuntrar dem att stanna kvar. Detta ökar sannolikheten för att de kommer att fortsätta stödja ditt företag och till och med rekommendera dig till sina vänner. 🙌

Bygg upp en bättre verksamhet

Kundmöten är en guldgruva för feedback. Kunderna har många insikter som du kan använda för att driva innovation, skapa nya produkter och finjustera din verksamhet.

Uppfyll kundernas behov med ClickUp

Ett framgångsrikt kundmöte slutar inte med ett farväl – det fortsätter genom åtgärder, kommunikation, samarbete och mycket mer. Håll koll på dina möten med ClickUp.

Vi förändrar hur du förbereder dig inför, genomför och följer upp möten för att effektivisera dina processer och göra varje kundmöte meningsfullt.

Se skillnaden själv: Skapa ett gratis ClickUp-arbetsutrymme nu.