Strategier för kundhanteringsflöden för affärsproffs

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är kundhantering?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Kundhantering är processen att strategiskt skapa och upprätthålla starka relationer med både befintliga och potentiella kunder. " } } ] }

Oavsett om du äger ett litet företag eller är projektledare på ett stort företag är stabila kundrelationer ett måste. Men att bygga och upprätthålla relationer är långt ifrån enkelt – särskilt när det gäller att skapa stabila kundrelationer i stor skala.

När du lägger till fler kunder i din kundportfölj blir det svårare att uppfylla förväntningar, kommunicera effektivt och skapa varaktiga relationer med dina favoritkunder.

Med rätt strategier för kundhantering kan du inte bara bygga goda relationer med dina kunder, utan också effektivisera ditt arbetsflöde och öka lönsamheten. Vad finns det att inte gilla? 😍

I den här guiden förklarar vi grunderna i kundhantering, varför det är viktigt och ger praktiska tips för att förbättra dina kunskaper inom kundhantering.

Vad är kundhantering?

Kundhantering är processen att strategiskt skapa och upprätthålla starka relationer med både befintliga och potentiella kunder. Målet är att lära sig mer om dina nuvarande och potentiella kunder, förutse deras behov och erbjuda förstklassig service vid varje kontaktpunkt. ✨

Att behandla kunder väl är självklart en god affärspraxis – kundhantering kodifierar bara denna praxis och tillhandahåller en användbar struktur för hantering av kundrelationer.

För att lyckas med kundhantering bör du börja med att följa dessa riktlinjer:

I slutändan kommer företag som investerar i att främja långsiktiga kundrelationer att öka sin lönsamhet.

Varför är ett arbetsflöde för kundhantering viktigt?

Ibland kan det kännas som ett oändligt jobb att hantera kundernas förväntningar och kontakter. Du vill vara den självklara leverantören, men när du har 15 kunder som chattar med dig samtidigt är det svårt att lova mindre och leverera mer.

Den goda nyheten är att med ett bra kundhanteringssystem och en kunnig kundansvarig kan du förenkla ditt arbete och samtidigt bygga upp goda kundrelationer. Det behöver inte vara en mardröm att hantera alla dina kunder och leverera mer än vad du lovat.

Det finns flera fallgropar inom kundhantering, men det finns också andra viktiga fördelar.

Du bygger förtroende och håller kunderna nöjda

Förtroende är grunden för alla långsiktiga relationer, särskilt i affärslivet. Faktum är att 42 % av konsumenterna byter till en konkurrent om de slutar lita på ett varumärke, så det har aldrig varit viktigare för företag att bygga upp förtroende.

När du skapar bättre kundrelationer får du fler möjligheter att kommunicera med och glädja dina kunder, vilket med tiden bygger upp förtroende.

Ökar kundlojaliteten och möjligheten att få livslånga kunder

Varför slösa tid på att leta efter nya kunder när du kan arbeta med de fantastiska kunder du redan har? Kundhantering effektiviserar ditt arbetsflöde så att kundlojalitet uppstår automatiskt, i stor skala.

Förbättrar kvaliteten på din kundservice

Kunder uppskattar proaktiva avstämningar och tydlig kommunikation. Men det är svårt att erbjuda dessa två saker utan en solid strategi för kundhantering.

Med rätt tillvägagångssätt kan du erbjuda bättre kundservice till alla kunder utan att överbelasta ditt team. Du behöver bara rätt verktyg och inställningar. ⚒️

Utöka din verksamhet med smartare interna team

Visst är det rätt att behandla sina kunder väl, men det har också en trevlig bieffekt: högre intäkter.

Nöjda kunder stannar kvar längre, spenderar mer och rekommenderar till och med ditt varumärke. Faktum är att 60 % av kunderna kommer att handla mer hos dig om de har en bra upplevelse, och det är bra för din budget. 💰

Dessutom bygger du ett smartare team som effektivt hanterar kundnöjdheten, samtidigt som ditt team får bättre förutsättningar att värva nya kunder.

Hur man skapar ett arbetsflöde för kundhantering

Kundhanteringsfärdigheter är nyckeln till kundnöjdhet och välfyllda företagskassor. Problemet är att kundhantering inte alltid är lätt, särskilt om du har många kunder eller om ditt team saknar rätt verktyg för jobbet.

Lyckligtvis är kundhantering en barnlek med rätt strategi. Följ dessa 10 tips för att hantera kunder effektivt.

1. Använd ett CRM-system

Ladda ner den här mallen

När du väl förstår dina kunder är det dags att mobilisera dina kunddata i ett CRM-system.

Att lagra kunddata via e-post eller kalkylblad är en början, men det saktar ner ditt team när de letar efter detaljer. Dessutom, om flera teammedlemmar kontaktar samma kund, är det svårt att dokumentera varje kontaktpunkt i ett kalkylblad i realtid.

Ett CRM-system är ett måste för kundhantering. Med ett CRM-system kan du föra logg över:

Det finns många olika programvaror för kundhantering att välja mellan, men det är bäst att välja en som kombinerar CRM-funktioner med projektledning.

I stället för att hålla dina uppgifter separata från dina kunddata, kombinerar denna programvara de två för att hantera alla kunder och uppgifter på ett lättillgängligt ställe.

2. Känn till varje kunds största behov

Du riktar dig till ett visst kundsegment, så dina kunder kommer alla att ha något gemensamt. Men även då kommer deras behov att skilja sig åt. En kund kanske främst oroar sig för kostnaderna, medan en annan kund är mer bekymrad över förlorad tid och produktivitet.

Varje kund har ett behov, och det är ditt jobb att ta reda på vad det är. Under ditt första kundsamtal kan du öva på att lyssna aktivt för att ta reda på deras största utmaningar.

Identifiera snabbt dina kunders största problem

Det handlar inte om ditt företag eller om att sälja en viss produkt eller tjänst. Det handlar om att identifiera kundernas utmaningar, vilket bör ha stor inverkan på hur du hanterar kundrelationen.

Om du till exempel är ett B2B-SaaS-företag och en kunds största utmaning är redovisningsnoggrannhet, bör ditt budskap i hög grad fokusera på tillförlitlighet, förtroende och mätbara mått.

Det behöver inte heller vara en långdragen process. Fråga bara dina kunder: ”Vad är din största utmaning? Hur kan vi lösa den?” så får du alla svar du behöver.

När du vet vad kundens största behov är, dokumentera det i ditt CRM-system. Skapa ett anpassat fält för problemområden så att ditt säljteam har den kunskap som krävs för att ge varje kund personlig hjälp, oavsett vem de pratar med.

3. Skapa en process för kundintroduktion

Precis som i alla relationer är första intrycket viktigt när du arbetar med kunder. Börja relationen på rätt sätt genom att guida nya kunder genom en strukturerad onboardingprocess.

Med kundonboarding kan ditt team:

Kundhantering blir mycket enklare när du standardiserar processen för att ta emot nya kunder. Se det som en introduktion för nya kunder där du välkomnar dem till ditt företag och lär dem hur du arbetar.

Onboarding är din första chans att visa kunderna att de gjorde rätt val när de valde att arbeta med dig, så skapa en fantastisk upplevelse som imponerar på dem. 🧦

4. Automatisera där det är möjligt

Manuell kundhantering är möjligt för småföretag, men om du chattar med dussintals kunder om dagen kommer din inkorg snabbt att bli överfull.

Så länge du använder ett stabilt CRM-system kan du automatisera många kundhanteringsuppgifter. Till exempel är leadkvalificering, livscykelhantering och kundonboarding utmärkta kandidater för automatisering.

CRM-arbetsflödesautomatisering använder ”om-då”-logik med dra-och-släpp-funktioner för att automatiskt dirigera kundkommunikation, uppgifter och projektstatus via CRM utan manuell inmatning från ditt team. Bra, eller hur?

Men om du vill ta det ett steg längre kan du anpassa ditt system med ClickUps kostnadsfria CRM-mallar. Spara tid på formatering och fokusera på dina kunder med mallar. Använd en mall för att spåra provisioner, försäljningspipelines och kundtjänsthantering – möjligheterna är oändliga. 🤩

5. Ställ tydliga förväntningar

Det är viktigt att sätta gränser i alla relationer. När kunden vet vad hen kan förvänta sig av dig slipper alla huvudbry med arbete som ligger utanför ramen och besvikna kunder.

Innan du påbörjar något arbete, kom överens med kunden om förväntningarna på följande:

Dina kundkontrakt eller SLA:er bör tydligt ange dessa förväntningar, men du bör också fastställa förväntningarna under samtalen med nya kunder. Vi rekommenderar dock att du dokumenterar detta skriftligt någonstans.

Men kom ihåg att gränser inte betyder något om du inte upprätthåller dem. Om ditt team har svårt att säga nej kan du behöva utbildning i kundhantering för att lära dig hur man (artigt) sätter gränser. 🏖️

6. Utnyttja data för att ge personlig uppmärksamhet

Alla vill känna sig speciella. Kunder gillar inte generiska e-postmeddelanden, sms eller rapporter. De vill ha innehåll som är skräddarsytt efter just deras behov.

Du spårar redan en hel del kunddata i ditt CRM-system, så varför inte mobilisera den informationen för att ge dina kunder en förstklassig upplevelse?

Använd data för att personalisera:

Vanligtvis skulle denna nivå av personalisering kräva praktiskt arbete från ditt team. Men så länge du automatiserar kundhanteringsprocessen med ett kraftfullt CRM-system har du möjlighet att personalisera upplevelser för hundratals kunder samtidigt.

7. Gör regelbundna uppföljningar och kontroller

Du skulle väl inte betrakta någon som din partner om du bara hörde av dem några gånger om året, eller hur?

Kundhantering kräver ganska regelbundna uppföljningar. Det kan kännas konstigt att höra av sig när allt är bra, men det är just då du bör höra av dig.

Att vara proaktiv är ett utmärkt sätt att erbjuda utmärkt kundservice, vilket ger kunderna det stöd de behöver samtidigt som potentiella problem kan lösas i ett tidigt skede. Försök att hålla kunderna engagerade och lyssna på dem genom att ge dem möjlighet att ofta komma med feedback. Med ClickUp Forms och villkorslogik blir det enkelt för dig och dina kunder att hålla kontakten.

Globalt sett har 70 % av kunderna en bättre uppfattning om företag som erbjuder proaktiv kundservice, så håll kontakten med dina kunder även när allt går bra. Du behöver inte ringa timslånga samtal till dina kunder varje vecka. Använd kundservicverktyg för att hålla kontakten via:

Om ditt team inte har tid att regelbundet höra av sig, använd automatisering för att skicka snabba uppföljningsmeddelanden enligt ett förutbestämt schema.

8. Skapa ett rekommendationssystem

Kundhantering förbättrar kundupplevelsen, och nöjda kunder är mycket mer benägna att bli ambassadörer för varumärket. Dina kunder älskar dig redan. Varför inte uppmuntra dem att dela sin kärlek med sina vänner?

Muntliga rekommendationer är ett effektivt sätt att få fler högkvalitativa kunder, men de ger ingen belöning till den som rekommenderar. Uppmuntra fler leads genom att skapa ett formellt rekommendationsprogram. Erbjud lockande rabatter, kuponger eller gratisprodukter till framgångsrika rekommendanter och se hur leads strömmar in. 📈

Kom ihåg att spåra alla rekommendationer i ditt CRM-system. Med tiden kommer data att visa vilka kunder som är dina största förespråkare.

9. Mät dina kundmått

Det är en sak att tro att du gör bra ifrån dig, men det är en helt annan sak att kvantifiera din framgång i siffror. Kundhantering handlar om data, och du behöver kvantifierbara mått för att förstå om din kundhanteringsstrategi faktiskt ger resultat.

Över 44 % av företagen säger att kundservice är deras viktigaste konkurrensfördel. Marginalen för fel är liten, så om du ännu inte spårar dina kundmått är det dags att börja.

Alla CRM-system som är värda namnet spårar viktiga kundhanteringsmått, såsom:

Kvalitativ feedback är också viktigt. Logga alla kundkommentarer och enkätsvar i ditt CRM-system för att se kvalitativ information tillsammans med de hårda siffrorna. Detta ger dig en bättre bild av hur bra du är på kundhantering.

10. Fira framgångar

Det kan kännas konstigt att fira sina framgångar, men när du arbetar hårt förtjänar du att skryta lite. När du uppnår (eller överträffar) en kunds förväntningar, fira! 🎉

Det är bra för ditt eget teams moral, men det visar också kunden att du är genuint glad för deras framgång och bryr dig om deras resultat. Dessutom ger det dem en liten dopaminkick som gör dem ivriga att uppnå ännu bättre resultat.

Uppmärksamma dina kunder genom att:

Fördelarna med ett effektivt arbetsflöde för kundhantering

Visst, kundhantering kräver lite insats i början, men att investera i dina kundrelationer är utan tvekan det smartaste sättet att få ditt företag att växa.

Om du behöver motivera ett kundhanteringssystem för din chef, berätta för dem att kundhantering medför en rad fördelar.

1. Minska kundbortfallet

Kundbortfall uppstår när en kund, av någon anledning, lämnar ditt företag. Kundbortfall är naturligt i alla företag, men med rätt kundhantering kan du minimera det så mycket som möjligt.

När du behandlar kunderna väl ger du dem fler skäl att stanna kvar hos dig än att byta till någon annan.

Kundhanteringsprogramvara hanterar små problem innan de blir stora och positionerar ditt team som experter som dina kunder kan lita på. Det får dina kunder att känna sig uppskattade, vilket uppmuntrar dem att återkomma till dig – och till och med rekommendera dig till andra.

2. Förbättra teamsamarbetet

Missförstånd och dubbelarbete är bara några av de problem som kan uppstå utan hanteringsprogramvara. Men när du har ett system för att hantera kunder har ditt team ett färdigt ramverk för vem som hanterar vad och när.

Rätt CRM-lösning samlar all kundinformation på ett ställe tillsammans med ditt teams projekt och uppgifter. Denna uppställning eliminerar oklarheter och banar väg för utmärkt kommunikation och bättre samarbete.

3. Fatta smartare beslut

Fungerar ditt kundframgångsteam bra? Ger dina kundhanteringsstrategier verkligen resultat?

Den goda nyheten är att kundhantering är mycket mätbar, så du kan enkelt spåra dina mätvärden och KPI:er för att förstå vad som fungerar. Använd dessa data för att utveckla bättre strategier för att kommunicera med dina kunder och se ditt företag växa över tid.

4. Öka vinsten

Kundhantering uppmuntrar befintliga kunder att stanna kvar hos ditt företag över tid genom att erbjuda en förstklassig upplevelse. Eftersom dessa kunder redan känner dig är de mer mottagliga för merförsäljning eller korsförsäljning än nya potentiella kunder. Du kan tryggt be om betalning!

Dessutom är många kundhanteringsuppgifter mogna för automatisering, så du får fler kundkontaktpunkter med mindre manuellt arbete.

5. Bygg upp ditt varumärkesimage

I affärsvärlden är rykte allt. Det sker inte över en natt, men genom att konsekvent göra ett bra jobb kan du bygga upp ditt företag som en expert inom branschen.

Genom att konsekvent uppfylla (och överträffa) kundernas förväntningar bygger du upp ett förtroende hos dina befintliga kunder. Folk pratar, så det är bara en tidsfråga innan ryktet sprids och du får ett försprång framför konkurrenterna och börjar vinna nya kunder. 🏆

Det skadar inte att rykte är något man förtjänar, så att dina konkurrenter inte kan kopiera ditt varumärkes image.

Förenkla hanteringen av kundrelationer med allt-i-ett-programvara för CRM

Konkurrensen är hård i dagens affärsliv, men ett gediget kundhanteringssystem ger dig ett välbehövligt försprång gentemot konkurrenterna. Med en genomtänkt strategi och rätt verktyg blir allt en barnlek.

Istället för att hantera befintliga eller potentiella kunder manuellt kan du mata in dina data i ClickUp CRM.

Hantera kunddata, centralisera kontakterna och spara massor av tid med ClickUps inbyggda automatiseringar. Skapa din egen mall eller kopiera våra färdiga alternativ för fastighetsbranschen, kundservice, fakturering och mycket mer.

Skapa ditt ClickUp CRM redan idag – det är gratis för alltid och du behöver inte ange några kreditkortsuppgifter!