Hur du automatiserar ditt CRM-arbetsflöde: fördelar och bästa praxis

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är ett CRM-arbetsflöde?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "CRM är en strategi för att hantera kundrelationer, medan ett CRM-arbetsflöde representerar CRM-relaterade åtgärder som utförs i en noggrant utformad sekvens. Varje åtgärd i denna sekvens initieras i ett CRM-system endast när fastställda villkor har uppfyllts och syftar till att föra dig närmare ett specifikt mål. " } } ] }

”Relationer är svåra” var förmodligen tanken som snurrade i ditt huvud efter ditt första uppbrott i mellanstadiet. Nu när du är äldre kan samma tanke dyka upp i ditt huvud när du försöker bygga upp och upprätthålla relationer med kunder. 😅

Lyckligtvis har de flesta företag idag råd att skaffa sig CRM-programvara ( customer relationship management ) och, ännu viktigare, skapa CRM-arbetsflöden!

Dessa arbetsflöden underlättar och automatiserar en rad kundsupportuppgifter, kontohanteringsuppgifter, försäljningsuppgifter och till och med uppgifter som utförs av marknadsföringsteam, vilket gör att anställda kan vara mer produktiva och lägga sin energi och sina ansträngningar på andra uppgifter än repetitiva sådana.

I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i vad CRM-arbetsflöden är och fördelarna med att implementera ett verktyg för hantering av CRM-arbetsflöden för att ge ditt företag och dina team den konkurrensfördel de behöver för att vinna kunder och arbeta på bästa sätt.

Så om du vill lära dig mer, fortsätt läsa!

Vad är ett CRM-arbetsflöde?

CRM är en strategi för att hantera kundrelationer, medan ett CRM-arbetsflöde representerar CRM-relaterade åtgärder som utförs i en noggrant utformad sekvens. Varje åtgärd i denna sekvens initieras i ett CRM-system endast när fastställda villkor har uppfyllts och syftar till att föra dig närmare ett specifikt mål.

Det som är särskilt bra med detta tillvägagångssätt är att det ger dig en översikt över hela processen och därmed möjlighet att följa framstegen. Med ett CRM-arbetsflöde vet du med andra ord exakt vilka åtgärder som behöver vidtas för att avsluta en försäljning, men också när du kan ta bort vissa åtgärder från din att göra-lista.

Och även om vissa CRM-arbetsflöden fortfarande bara finns i form av diagram eller tabeller, är de flesta av dem kodade i CRM-programvara som fungerar som en grund för effektivt genomförande av affärsprocesser.

Vad är automatisering av CRM-arbetsflöden?

Hittills har vi gått igenom den teoretiska aspekten av CRM-arbetsflöden, men det finns en sak till som vi måste ta upp innan vi går in på tekniska steg eller förklaringar, och det är automatisering av CRM-arbetsflöden.

Med automatisering av CRM-arbetsflöden kan du helt eller delvis automatisera processer eller delar av arbetsflödet i enlighet med fördefinierade arbetsflödesregler. Detta har visat sig vara fördelaktigt för att öka produktiviteten och effektiviteten samt minska den mänskliga insats som krävs för att slutföra processerna.

Bra exempel på automatisering av CRM-arbetsflöden finns inom automatisering av försäljningsprocesser, som vanligtvis består av ett antal uppgifter, från att generera leads till att skapa kundprofiler och uttrycka kundernas behov, samt ibland hantera kundklagomål till andra medlemmar i ditt säljteam.

Här är ett exempel på ett arbetsflöde som beskrivs i ClickUps Whiteboards:

När försäljningsprocessen förbättras med automatiserade CRM-arbetsflöden kan den gå från att vara hektisk till att ha en triggerbaserad struktur som den som beskrivs nedan:

När ska man använda automatisering av arbetsflöden?

Nu kanske du tänker: ”Jättebra! Så jag borde använda automatiserade arbetsflöden så fort jag får chansen, eller hur?”

Svaret är att det beror på, eftersom alla processer inte är likadana. Du måste bedöma vilka processer och team som kan dra nytta av automatiserade arbetsflöden och vilka som inte kan det.

Arbetsflödesautomatisering fungerar bara på mogna affärsprocesser, inte på sådana som är ineffektiva eller slösaktiga. Om den tillämpas där en affärsprocess inte är optimerad kan denna metod faktiskt göra mer skada än nytta.

Innan du kastar dig in i automatiseringen av arbetsflödena bör du därför försäkra dig om att det är rätt beslut. Om svaret är ja, har du nästan obegränsade möjligheter att skapa och anpassa automatiserade CRM-arbetsflöden!

Fördelarna med automatisering av CRM-arbetsflöden

Att öka produktiviteten och effektiviteten samt minska användningen av personalresurser är de huvudsakliga fördelarna med automatisering av CRM-arbetsflöden. Men finns det fler? Ja, många fler!

Hur man skapar CRM-arbetsflöden i fyra enkla steg

Nu när vi har gått igenom de viktigaste aspekterna av CRM-arbetsflöden är det dags att gå igenom de steg som krävs för att skapa dem.

1. Bestäm vilka CRM-processer som behöver automatiseras och börja planera ditt ideala arbetsflöde.

Som nämnts tidigare är inte alla processer värda att automatiseras, så det första steget i skapandet av ditt CRM-arbetsflöde är att bestämma vilka processer du vill automatisera. Som tumregel bör du undvika att automatisera processer som i hög grad kräver mänsklig inblandning, eftersom automatisering är mer lämpad för repetitiva uppgifter som utförs tidigare i tratten ( försäljningstratt, marknadsföringstratt etc.).

För att hjälpa dig att fatta detta beslut har vi sammanställt en lista över några processer som är värda att automatisera och som du kanske vill ha i åtanke:

När du har bestämt vilka processer du vill automatisera är det dags att planera ditt arbetsflöde för att identifiera eventuella hinder och se till att alla steg täcks in. Du kan använda ClickUps whiteboard-funktion för att skapa ditt arbetsflödesdiagram från grunden eller använda CRM-mallen från ClickUp för att kartlägga dina processer.

Ladda ner dessa mallar

2. Skapa och anpassa ditt CRM

Innan du implementerar ditt CRM-arbetsflöde måste du välja ett CRM-verktyg som underlättar detta och uppfyller dina affärsbehov. Om du inte gör det kommer du inte att uppnå den effektivitet och produktivitet du strävar efter.

Vår rekommendation till alla som vill bygga det perfekta CRM-systemet är ClickUp – en kraftfull produktivitetsplattform och ett allt-i-ett -program för projektledning. ClickUp erbjuder hundratals avancerade funktioner och en helt anpassningsbar plattform.

Detta ger team av alla storlekar inom olika branscher den flexibilitet de behöver för att konfigurera ClickUp efter sina behov. Och det inkluderar att bygga en effektiv process för kundrelationshantering.

För att skapa ditt eget CRM i ClickUp väljer du helt enkelt den anpassade vy du föredrar, från list-, kanban-, tabellvy eller andra anpassade vyer i ClickUp. Skapa sedan uppgifter för var och en av dina potentiella och befintliga kunder, lägg till anpassade fält för att lägga till viktiga detaljer om varje kund och anpassade statusar för att organisera och hålla koll på dina kunders resor.

Behöver du ett exempel eller hjälp för att komma igång? Använd våra anpassningsbara CRM-mallar, till exempel ClickUps enkla CRM-mall, som ger dig en bra grund att utgå ifrån.

Ladda ner dessa mallar

När du börjar använda ClickUp för CRM-projektledning blir det enklare än någonsin att organisera och odla kundrelationer. Ännu viktigare är att du kan anpassa ClickUp efter dina växande behov i takt med att ditt företag växer och utvecklar nya behov. Du behöver inte börja om från början och du förlorar aldrig kundinformation igen!

3. Konfigurera automatiseringen av ditt arbetsflöde för att minska dina vanligaste manuella uppgifter

Du har planen och du har verktyget. Nu är det dags att konfigurera dina anpassade CRM-arbetsflöden.

Denna process skiljer sig åt mellan olika verktyg. Vi kan inte täcka allt som kan ingå i varje instruktionsuppsättning, men här är en lista över de vanligaste stegen som måste genomföras:

Av de uppgifter som listas är automatisering det viktigaste steget, därför bör det göras med ett verktyg som gör det enkelt att automatisera rutinuppgifter.

ClickUp har en automatiseringsfunktion som kan ställa in manuellt arbete på autopilot och därmed hjälpa till att skapa ett smidigt CRM-arbetsflöde. Med ClickUp kan automatisering ställas in med hjälp av anpassade åtgärder och utlösare.

Antalet åtgärder som du kan automatisera är imponerande och överstiger 50 vid skrivande stund.

Du kan skapa din egen automatisering eller använda anpassningsbara automatiseringsmallar som består av förinställda utlösare och åtgärder som kan tillämpas på valfritt utrymme, mapp eller lista för att spara tid!

Sammantaget bör det inte ta mer än några minuter och några steg att implementera ett arbetsflöde i de mest avancerade CRM-arbetsflödesverktygen. Och om du inte är nöjd med slutresultatet behöver du inte oroa dig, eftersom allt är flexibelt och kan justeras efter behov.

Kolla in dessa CRM-programvaruverktyg för Mac!

4. Testa arbetsflödena först för att undvika kaos

📣 ”Testar 1, 2. Testar, 1, 2, 3... Fungerar allas arbetsflöden som de ska?” 📣

Det enda sättet att få ett korrekt svar på denna fråga är att köra tester! När du har ditt CRM-arbetsflöde på plats, kör det för att identifiera eventuella brister och hur effektiv varje automatisering är.

Annars riskerar du att få onödiga automatiseringar och förvirring i ditt team.

Testa e-postmeddelanden som skickas av ditt CRM-arbetsflöde

Inom ditt CRM-arbetsflöde kommer e-postmeddelanden att spela en viktig roll, eftersom de är en viktig del av CRM-systemet. Genom att använda ClickUp som ditt projektlednings- och CRM-verktyg kan du skicka och ta emot e-postmeddelanden direkt från ClickUp-uppgifter med hjälp av funktionen Email ClickApp.

Men innan du skickar e-postmeddelanden, se till att testa dem med verktyg som Mailtrap – en plattform för e-postleverans som låter användare testa, skicka och kontrollera sina e-postmeddelanden. ☝️

Med Mailtraps e-posttestning kan du förhandsgranska e-postmeddelanden, analysera deras innehåll för spam, validera deras HTML/CSS och mycket mer. Dessutom fungerar Mailtraps e-posttestning enligt principen att använda virtuella inkorgar, vilket skapar en säker miljö utan risk för att användarna spammats med testmeddelanden.

Bonus: Alternativ till e-post!

För att börja testa dina CRM-arbetsflödesmejl med Mailtrap Email Testing behöver du bara skapa ett Mailtrap-konto och använda den dedikerade mejladressen till din virtuella inkorg som mottagaradress.

När du klickar på Skicka bör e-postmeddelandet mycket snart dyka upp i den virtuella inkorg, där du sedan kan fortsätta med att kontrollera och felsöka.

Bästa praxis för CRM-arbetsflöden att tänka på

Bra CRM-arbetsflöden skapas inte bara genom att kopiera och klistra in. Istället behöver du en strategi som är unik för ditt företag och följa bästa praxis. ✅

Nedan har vi sammanställt några av de bästa metoderna som vi tror kommer att göra hela processen lite mindre skrämmande och öka chanserna att ditt CRM-arbetsflöde blir lättanvänt, tidsbesparande och ett verktyg som hjälper dig att tjäna mer pengar.

Vet vad du ska leta efter i ett CRM-verktyg 👀

Vi har pratat om valet av CRM-verktyg i avsnittet ”Hur man skapar ett CRM-arbetsflöde” i den här artikeln, så nu bör du vara medveten om hur viktigt det är att välja rätt verktyg.

Men eftersom vi förstår att det kan vara svårt för många att veta vad man ska leta efter i ett CRM-verktyg, med tanke på alla tillgängliga alternativ, har vi sammanställt en lista över CRM-verktygsfunktioner som underlättar skapandet av bra arbetsflöden:

Naturligtvis kan du lägga till andra saker till listan över funktioner ovan och göra den så omfattande som nödvändigt för att hjälpa dig i din strävan efter effektiva CRM-lösningar.

Kom ihåg att det finns oändligt många alternativ på marknaden, och om du är klar över vad du behöver bör det vara enkelt att sålla bort de dåliga alternativen.

Integrera appar från tredje part 🤝

Inget förbättrar arbetsflödeseffektiviteten lika mycket som att integrera tredjepartsappar med ditt CRM-verktyg.

Beroende på vilket verktyg du använder, tillsammans med tredjepartsappintegrationer, kan du också ha tillgång till API:er och webhooks, som synkroniserar information mellan system.

Var inte rädd för att koppla dessa till ditt system så att du och ditt team kan arbeta med så få distraktioner som möjligt.

Granska regelbundet effektiviteten i ditt arbetsflöde 🔎

Oavsett hur perfekt ett arbetsflöde var när du skapade det kommer det att behöva uppdateras någon gång på grund av förändringar i företaget och till och med på marknaden. För att hitta rätt tidpunkt för nödvändiga uppdateringar är det viktigt att regelbundet granska arbetsflödet.

När du gör revisionerna, håll ett öga på allt från mindre till större detaljer, identifiera flaskhalsar och fråga ditt team hur arbetsflödet fungerar för dem.

Effektiva CRM-arbetsflöden börjar med rätt verktyg och hjälp av automatisering

Att skapa ett arbetsflöde kan verka skrämmande, men lita på oss när vi säger att det är värt tiden och ansträngningen att implementera CRM-arbetsflöden, eftersom det gör att du kan få ut det mesta av dina kundrelationer.

Ett sista råd: dina CRM-arbetsflöden kommer och bör vara unika, precis som ditt företag är unikt. Nu är det upp till dig att ta reda på vad ditt företag behöver och implementera arbetsflöden som matchar dessa behov med hjälp av ett CRM-verktyg som ClickUp. 😊

Gästskribent:

Dzenana Kajtaz är teknisk innehållsförfattare på Mailtrap med mångårig erfarenhet som författare, redaktör och innehållsmarknadsförare. Hon är specialiserad på teknikrelaterade ämnen, men älskar också att skapa roligt och engagerande innehåll för andra nischer.