De 8 bästa e-postalternativen för företagskommunikation

Ah, e-post. Det är enkelt. Det är bekant. Det är... föråldrat och smärtsamt långsamt. 🐌

Visst, det är bra för formella diskussioner eller för att skicka viktiga dokument. Men i takt med att vi blir allt mer beroende av digitalt samarbete har det blivit tydligt att e-post inte är utformat för att hantera storskalig, samarbetsinriktad kommunikation.

Lyckligtvis finns det många e-postalternativ som är utformade för att stödja global samverkan i realtid. Genom att använda ett eller flera av dessa e-postalternativ kan du öka produktiviteten i dina samarbetsuppgifter.

Är du fortfarande osäker på om du är redo att gå vidare från e-post? Oroa dig inte. Vi förstår! För att hjälpa dig att förstå vårt resonemang ska vi snabbt titta på varför e-post inte är lämpligt för att möta dina moderna kommunikationsbehov i företaget.

Sedan delar vi med oss av åtta av de bästa alternativen till e-post och kommunikationsverktyg för att effektivisera kommunikationen inom ditt team och ditt företag. 🙌

3 skäl till varför du behöver ett alternativ till e-post

E-post är där samarbete går under.

Nej, vi överdriver inte. 70 % av alla anställda anser att e-post är ett stort produktivitetshinder.

Varför?

Till skillnad från andra hybridlösningar för arbetsplatsensaknar e-post de funktioner och den flexibilitet som främjar effektivt samarbete.

Låt oss ta en titt på de tre huvudsakliga problemen med e-post. 👀

1. E-post är inte lämpligt för feedback i realtid 🔁

Feedback styr vår kontinuerliga, smidiga förbättring. Ju snabbare och ju oftare du får feedback, desto snabbare kan du använda den för att göra välgrundade förändringar.

Problemet med e-post är dock att det är notoriskt långsamt och opålitligt.

Tänk dig att du har skickat ett dokument via e-post till tio personer för granskning. Hur länge måste du vänta på att de ska svara?

Några timmar? En dag? En vecka eller två? Hur vet du egentligen om de ens har sett ditt e-postmeddelande? (Dags för det passivt aggressiva uppföljningsmeddelandet. )

Utan möjligheten att underlätta en feedbackloop i realtid gör e-post att utveckling och tillväxt går i snigelfart.

2. E-postmeddelanden kan lätt försvinna i trådar 📨

E-post är en informationsåtervändsgränd.

Efter ett par meddelanden fram och tillbaka börjar det bli svårt att hitta specifik information i en e-posttråd – och det är bara när det är en konversation mellan två personer. Lägg till några fler personer i mixen, och att hitta specifik information i en tråd är som att försöka hitta ett saltkorn i en sandlåda.

Faktum är att 73 % av de anställda säger att de lägger för mycket tid på att leta efter e-postmeddelanden. 56 % tycker att det är extremt frustrerande att leta efter dokument i sin inkorg.

3. E-post är inte smidigt 🐌

Om du vill skapa ett mästerverk måste du kunna föra smidiga samarbetsdiskussioner. Idéer ska flöda fritt, planer ska utvecklas till komplexa helheter och delar ska skrotas och förbättras allteftersom projektet tar form.

E-post gör inte bara smidiga konversationer svåra.

Ingen av dina konversationer sker i realtid. Stora e-posttrådar blir förvirrande och svåra att navigera i. Anställda hålls utanför nya utvecklingar, vilket leder till kunskapssilos och slösad produktivitet. Alla dessa problem kan skada ditt interna arbetsflöde och kvaliteten på dina projekt.

8 e-postalternativ för företagskommunikation

Allt är inte förlorat – det finns många e-postalternativ som du kan använda för din företagskommunikation.

Låt oss först titta på projektledningsprogramvara.

1. Projektledningsprogramvara

En stor del av din affärskommunikation kretsar kring projektledningsprogram, eller hur? Men har du någonsin försökt hantera ett projekt via Gmail eller Outlook?

Det är tråkigt. Det är förvirrande. Det finns inget centralt lagringssystem för fildelning, ingen feedback i realtid och ingen översikt över projektet. Och allt detta beror på att e-postplattformar helt enkelt inte är byggda för projektledning.

Lösningen? Projektledningsprogramvara.

Lösningen för e-postentusiaster? E-postprojektledning i ClickUp!

Bästa verktyg: ClickUps programvara för e-postbaserad projektledning

Om du är ute efter smidig projektledning är ClickUp rätt val. Men vad är det som gör ClickUp till ett femstjärnigt projektledningsverktyg?

Projektledningsprogram som ClickUp är utformat för att effektivisera din projektledningsprocess och hjälper individer och team av alla storlekar att öka produktiviteten genom att samla allt arbete på ett ställe.

Flexibla och avancerade funktioner gör det enkelt att tilldela och hålla koll på uppgifter, effektivt hantera flera att göra-listor, ställa in anpassad automatisering, kommunicera i realtid med teammedlemmar och mycket mer – allt på en centraliserad plattform.

ClickUp förhindrar också att din företagskommunikation fastnar i ett kaotiskt spindelnät. Det centraliserar kommunikationen och ger dig fullständig insyn i varje enskild konversation (naturligtvis med säker e-posttjänst).

Med Email ClickApp kan användare av Outlook, IMAP, Office 365 och Gmail ansluta sina e-postkonton till ClickUp för att skicka och ta emot e-post direkt från en ClickUp-uppgift, vilket gör det enklare att effektivisera kommunikationen, hålla reda på konversationer och spara tid genom att inte behöva hoppa till en annan flik för att hantera e-post. 📧

Du kan inte bara skicka och ta emot e-post direkt från uppgifterna, utan också:

ClickUp erbjuder en funktionsrik gratisversion som låter dig prova projekt- och e-posthanteringsverktyget gratis. Ladda ner appen och integrera den med dina mest använda e-postleverantörer som Outlook och Gmail för att effektivisera kommunikationen mellan teamet och kunderna redan idag. ⚡️

2. VoIP

Har du ett VoIP-telefonsystem för företag?

Företag behöver VoIP för snabb och pålitlig telefonkommunikation. VoIP står för Voice over Internet Protocol och är i princip det som gör det möjligt att ringa via en internetanslutning istället för en fysisk fast telefon.

VoIP-samtal är ett viktigt alternativ till e-post, för ärligt talat, vissa konversationer passar verkligen inte för e-post.

Röstsamtal sparar tid, är mer personliga och ger dig ökad rörlighet och produktivitet. Du behöver inte använda händerna för att ringa ett VoIP-samtal via ett headset, vilket innebär att du kan ta emot samtal medan du arbetar med en design, sorterar filer, kokar kaffe eller vad som helst!

Bästa verktyg: Dialpad

Dialpad är inte ett vanligt VoIP-telefonsystem. Det är en molnbaserad kontaktcenterlösning som använder VoIP, inbyggd artificiell intelligens och en rad andra tekniker för att tillhandahålla helt integrerade tjänster för röstsamtal, e-post, SMS, sociala medier och snabbmeddelanden.

Dessa upplevelser kan ske på flera enheter, oavsett var du befinner dig fysiskt. När det gäller röstsamtal är Dialpad utrustat med kraftfulla funktioner som förbättrar kommunikationen, till exempel:

Och kom ihåg att det är en allt-i-ett-plattform som är utformad för att effektivisera kommunikationen. Så om du försökte förmedla en komplex idé via e-post och det inte gick någonstans, kunde du helt enkelt ringa din kollega, intressent eller kund med ett klick på en knapp, direkt inifrån samma plattform.

Slut med datasilos och besvärligt byte mellan appar!

Bonus: Mallar för e-postkampanjer för att automatisera e-postflöden

3. Samarbetsplattformar

Samarbetsdiskussioner via e-post tenderar att urarta i kaos. Det slutar med röriga e-posttrådar, kunskapssilos över hela linjen och tio olika versioner av ditt delade dokument.

Verktyg för företagssamarbete ger företag möjlighet att ansluta och samarbeta från var som helst på en dedikerad plattform utan röriga silos eller tråkiga fram- och återgångar.

Bästa verktyg: Google Workspace

Google Workplace är en samling molnbaserade verktyg för produktivitet och samarbete, inklusive:

Specifikt för teamkommunikation erbjuder Google Workspace följande verktyg som alternativ till e-post:

4. Intranät

Tänk dig att du har ett eget privat företagsnätverk som endast är tillgängligt för dina anställda.

Det är vad ett intranät är. Det är en vanlig lösning för att underlätta företagsomvandling, eftersom det ger stora företag en säker, delad och anpassningsbar arbetsyta för kommunikation och samarbete. Men det är inte exklusivt för företag – även småföretag kan dra nytta av ett intranät.

Intranät gör det möjligt att skapa en intern kunskapsbas för att eliminera informationssilos för nyanställda. Du kan också skapa privata kanaler avsedda för specifika teammedlemmar.

Bästa verktyg: ClickUp

ClickUp levererar det väsentliga för ditt intranät: en centraliserad onlineportal, en intern kommunikationshub, projektledning med maximal synlighet och tvärfunktionellt samarbete.

Här är några avancerade funktioner som du får med ClickUp:

Genom att effektivisera och samordna samarbetet inom ett säkert, privat nätverk hjälper ClickUp dig att hålla teamen informerade och produktiva i varje skede av ett projekts livscykel.

5. Videokonferenser

Videosamtal är det som kommer närmast ett personligt möte. De gör det möjligt att föra en smidig och flexibel diskussion istället för den stelbenta fram-och-tillbaka-kommunikation som man måste utstå med e-post.

Genom videokonferensappar kan teammedlemmarna utbyta idéer i realtid och få omedelbar feedback och snabba lösningar. Videosamtal kan också hjälpa distansarbetare att känna sig mer kopplade till sina kollegor än e-post, telefonsamtal och andra ”ansiktslösa” kommunikationsmetoder, vilket gör det till en effektiv kommunikationsstrategi och ett utmärkt alternativ till e-post.

Bästa verktyg: Dialpad Meetings

Dialpad Meetings ger dig obegränsade videokonferenser oavsett var du befinner dig eller vilken enhet du använder. Du kan njuta av produktiva videoupplevelser var du än befinner dig i världen.

Några av funktionerna som erbjuds är:

Tack vare den praktiska webbapplikationen behöver dina kontakter inte ens appen för att delta i en videokonferens.

6. SMS och snabbmeddelanden

Med så mycket röra i din inkorg är det alltför lätt att missa ett viktigt e-postmeddelande eller glömma att svara på en fråga.

Utöver det finns också de problem vi nämnde ovan (bristande samarbete, synlighet... du förstår vad vi menar).

SMS och snabbmeddelanden är en enkel och smidig lösning för teamkommunikation.

Bästa verktyg: ClickUp Chat-vy

ClickUps chattvy balanserar perfekt enkelhet och funktionalitet.

Det minskar behovet av att hoppa på ett möte och fungerar som ett av de bästa alternativen till Gmail eller andra e-postleverantörer. Det ger dig samma funktionalitet som e-post och låter dig kommunicera med ditt team snabbare utan att lämna din arbetsplattform.

Starta en chatt med en eller flera personer, utbyt meddelanden direkt, dela snabbt uppdateringar i realtid, länka resurser och samla teamkommunikationen på ett och samma ställe. Du kan också:

Chat-vyn är tillgänglig i Free Forever Plan, ClickUps gratisversion. Prova den och snabba upp kommunikationen i ditt team redan idag.

7. Sociala medier för företag

Sociala medier kan vara ett värdefullt verktyg för teamkommunikation, särskilt när du använder dem tillsammans med några av de andra e-postalternativ som vi har nämnt.

Tänk bara på hur mycket enklare och effektivare det är att publicera en statusuppdatering på företagets LinkedIn-sida jämfört med att skicka ett e-postmeddelande. Alla dina anställda får omedelbart ett meddelande och du kan se alla svar på inlägget på ett och samma ställe.

Bästa verktyg: Workplace by Meta (tidigare Facebook)

Workplace by Meta är i princip Facebook för företag. Det har till och med samma gränssnitt. Med Workplace kan du:

Det finns många möjligheter till produktivitetshöjande kommunikation. Och så finns förstås den välkända nyhetsflödet på Facebook, där du kan publicera uppdateringar och se relevant affärsinformation.

8. Skärminspelning

Tänk dig att du har nyanställda som har svårt att slutföra en uppgift online. Med en skärminspelningsapp kan du skapa en genomgångsvideo, vilket är mycket enklare än att skriva ett långrandigt e-postmeddelande där du förklarar hur man gör.

På samma sätt kanske du upptäcker ett fel på din webbplats och behöver meddela ditt IT-team om det. Visst, du kan skriva ett e-postmeddelande där du beskriver vad som har hänt – eller så kan du helt enkelt visa dem problemet med en skärminspelning för att rapportera och lösa problemet snabbare.

Bästa verktyg för skärminspelning: Clip by ClickUp

Det är enkelt att skapa och dela skärminspelningar med Clip by ClickUp – ett skärminspelningsverktyg i appen som gör det möjligt för team att kommunicera mer effektivt, särskilt när de arbetar på distans och asynkront.

Du kan inte bara spela in utan tidsbegränsningar, utan även lägga till röst till inspelningen via din mikrofon. Men det är förstås inte allt.

ClickUp är ett projektledningsverktyg, minns du? Alla funktioner i ClickUp är utformade för att underlätta din projektledningsprocess. Det är därför du i Clip kan:

Gå bortom e-post – uppgradera din kommunikation med e-postalternativ

Det kan kännas skrämmande att överge e-post, särskilt när det har tjänat oss troget i så många år. Men kom ihåg att e-post fortfarande har en viktig plats i affärskommunikationen, en plats som förmodligen inte kommer att ersättas på länge.

Du behöver inte ersätta e-post helt – ClickUp integreras faktiskt med Gmail och Outlook för att förbättra dina vanliga e-postfunktioner.

Men i en affärsvärld präglad av distansarbete och digitalt samarbete är det viktigt att uppgradera din kommunikation med e-postalternativ som projektledningsverktyg, intranätprogramvara och videokonferenser.

Vill du accelerera dina projektlednings- och affärssamarbetsfunktioner? Kom igång gratis och prova ClickUps e-postbaserade projektledningslösning!

Gästskribent:

Jenna Bunnell är seniorchef för innehållsmarknadsföring på Dialpad. Hon brinner för att kommunicera ett varumärkes designkänsla och visualisera hur innehåll kan presenteras på kreativa och omfattande sätt. Jenna har också skrivit för andra domäner som FreshySites och BlockSurvey.