Lycka till!
Du har tecknat avtal med en ny kund till din byrå. Nu är du redo att visa varför de fattade det bästa beslutet när de investerade i ditt team.
Även om du har fått dem att underteckna avtalet är du fortfarande inte klar med att vinna över dessa nya kunder. Efter pappersarbetet måste du se till att onboardingprocessen för nya kunder går ett steg längre för att ingjuta förtroende för din byrå genom att visa dem allt (och varje steg) de kan förvänta sig.
En undersökning från Wyzowl visade att 88 % av de tillfrågade säger att de kommer att vara mer lojala mot ett företag som prioriterar introduktion och utbildningsinnehåll.
Även om byråer investerar otaliga timmar i initiativ före onboarding är det lika viktigt att vårda kundrelationen efteråt genom att erbjuda en komplett onboarding-upplevelse.
Vad är kundintroduktion?
Kundintroduktion är processen att integrera nya kunder i ett företag och etablera en stark och produktiv arbetsrelation. Det är ett viktigt steg i relationen mellan kund och företag, eftersom det sätter tonen för framtida interaktioner och bidrar till att bygga upp förtroende och ömsesidig förståelse.
Denna process hjälper kunderna att lära sig alla produktens funktioner och fördelar så att de får ut maximalt värde, vilket minskar risken för kundbortfall.
För att säkerställa långsiktig framgång med kunderna bör du lägga lika mycket energi på att introducera kunderna som på att generera leads.
Första intrycket är viktigt. En bra onboardingprocess skapar förväntningar, förhindrar att omfattningen kryper och skapar en positiv kundupplevelse, vilket stärker ditt varumärke och ökar lönsamheten.
Exempel på kundintroduktion
Beroende på kundens behov och vilken typ av tjänster du tillhandahåller kan du välja mellan tre olika typer av onboardingprocesser:
- Virtuell onboarding: I denna typ av arbetsflöde för kundonboarding hanteras allt på distans via online-dokument, videokonferenser och digital programvara för kundonboarding.
- Personlig onboarding: Om produkten eller tjänsten är komplex eller levereras med fysisk hårdvara kan kunden föredra en personlig onboardingprocess. Här går du igenom allt de behöver veta med kunden och deras team, personligen på kontoret eller på en i förväg bestämd plats.
- Hybrid onboarding: Denna typ av onboardingprocess är en blandning av virtuell och personlig interaktion. Blandningen kan variera beroende på kundens krav.
Oavsett om du registrerar nya kunder, överför befintliga kunder eller helt enkelt förnyar hela ditt kundregistreringssystem har ClickUps mall för kundregistrering allt du behöver! Den hjälper dig att förstå kundernas behov och ge dem en skräddarsydd registreringsupplevelse.
Varför är kundintroduktion viktigt?
Kundintroduktion är ett viktigt steg i relationen mellan kund och företag som hjälper till att skapa ömsesidig förståelse, förbättra kundnöjdheten, öka effektiviteten och stärka relationen för ett framgångsrikt och långvarigt partnerskap.
Här är några viktiga skäl till varför kundintroduktion är viktigt:
- Bättre förståelse: Onboarding hjälper företag att bättre förstå sina kunders behov, förväntningar och mål. Denna information är avgörande för att säkerställa att relationen blir produktiv och framgångsrik.
- Förbättrad kundnöjdhet: När kunder känner sig välkomna och uppskattade är de mer benägna att vara nöjda med de tjänster de får och förbli lojala mot företaget. Onboarding hjälper till att skapa ett positivt första intryck och främjar en känsla av tillhörighet.
- Ökad effektivitet: En välstrukturerad onboardingprocess kan effektivisera processen för att integrera nya kunder i verksamheten, minska förvirringen och minimera risken för fel.
- Starkare relationer: Onboarding hjälper till att bygga förtroende och främja starka, långvariga relationer mellan kunder och företag. Detta kan i sin tur leda till ökad kundlojalitet och återkommande affärer.
- Ökad försäljning: Företag beslutar ofta vem de ska samarbeta med utifrån vilken typ av support de kan förvänta sig vid onboarding. Med en robust plan för kundonboarding kommer ditt säljteam att kunna avsluta fler affärer.
8-stegsprocess för kundintroduktion
För att hjälpa dig att förbättra eller skala upp din kundintroduktionsprocess har vi sammanställt stegen – tillsammans med några användbara mallar – som garanterat kommer att imponera på dina nya kunder redan från början.
Låt oss sätta igång!
1. Ställ tydliga förväntningar på din byrå och vad som kommer att levereras
Du klarade det! Nu är det dags att fira de veckor eller månader du har ägnat åt att bygga upp en relation med en potentiell kund som äntligen har blivit kund. De har känt det, du har känt det, och det är en lysande ny möjlighet att göra dig omtyckt av dem.
En korrekt onboarding-upplevelse bör uppfylla två syften:
- Bekräfta för dina kunder att de har gjort rätt val genom att anlita din byrå.
- Undvik osäkerhet genom att tydligt beskriva vad kunden kan förvänta sig av relationen.
Det första är den roliga delen och görs traditionellt genom att skicka ett välkomstbrev eller e-postmeddelande till din nya kund tillsammans med en liten gåva som tack. Beroende på vilken ton din byrå vill sätta kan detta vara ett paket med varumärkesprodukter eller något annat trevligt.
Dessa goodwill-gester gör att din byrå ses som en partner snarare än bara ännu en leverantör för nya kunder. De små detaljerna gör också underverk för att förbättra ditt Net Promoter Score (NPS).
Läs också: Vår lista över de bästa programvarorna för leverantörshantering!
Den andra delen – att fastställa förväntningar – görs bäst i ett introduktionsmejl som tydligt beskriver vad kunden kan förvänta sig av dig. Det bör definiera onboardingprocessen, presentera dina kontaktpersoner, innehålla en tydlig tidsplan för nästa steg och tillhandahålla en checklista för kundonboarding.
Denna transparens försäkrar dina nya kunder om att de har gjort en bra investering och överbryggar klyftan mellan konvertering och onboardingprocessen så att de inte känner sig övergivna.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Automations för att spåra kundernas framsteg i onboardingprocessen, fira milstolpar och se till att de fortsätter framåt. Till exempel bör ditt kundtjänstteam automatiskt taggas när du ändrar en leads status från "prospekt" till "ny kund" som en påminnelse om att skicka ett välkomstpresent.
2. Utforma och skicka ett frågeformulär för kundintroduktion
Du har förmodligen gjort en preliminär bedömning av kunden under försäljningsprocessen för att säkerställa att ni passar bra ihop. Nu när kunden har skrivit på är det dags att fördjupa sig i vad de letar efter. Det är dags för en kundintroduktionsenkät.
Ett onboarding-frågeformulär är ett viktigt steg i en bra onboarding-process för kunder. Det hjälper dig att förstå kundens förväntningar och vilka befintliga tillgångar som kan hjälpa dig att uppfylla dem.
Kundintroduktionsformulär varierar till exempel beroende på vilken produkt eller tjänst du erbjuder, men några frågor du kan inkludera är:
- Hur hoppas du att vår produkt/tjänst ska hjälpa dig att omvandla dina ICP till kunder?
- Vilka övergripande mål vill du uppnå med vår produkt/tjänst?
- Vilka KPI:er siktar du på under de kommande sex månaderna eller under ett år?
- Hur vill du fördela din budget?
- Har du några befintliga resurser eller tillgångar som vi kan utnyttja för att hjälpa dig att nå dina mål?
- Vilka är några exempel på [infoga tjänst] som du gillar?
- Vem i ditt team kommer att vara vår huvudsakliga kontaktperson, och vilka är dina viktigaste intressenter?
- Vad är din ideala kundprofil (ICP)?
Dessa frågor hjälper dig att avgöra hur du snabbt kan visa värde baserat på kundens specifika behov och mål för den bästa onboardingprocessen.
💡 Proffstips: Med ClickUp Forms kan du omvandla enkätsvar direkt till uppgifter eller helt enkelt samla in den information du behöver från en kundenkät.
3. Skapa ett servicenivåavtal (SLA)
Om ditt avtal inte specificerar ansvariga parter och deadlines för arbetet, överväg att skapa ett servicenivåavtal. Ett servicenivåavtal tar allt du har lärt dig från onboarding-frågeformuläret och tillämpar det på de avtalsvillkor som gäller för ditt uppdrag hos kunden.
Om kontraktet är vad som förklarar er framtida relation, är SLA vem, när och hur.
I ditt avtal anges till exempel att du ska tillhandahålla en marknadsföringsstrategi till ett visst pris. SLA definierar hur strategin ska skapas och levereras, inklusive uppgiftsägare, tidsplaner och specifika ansvarsområden för teammedlemmarna.
Detta säkerställer att både du och dina kunder har samma förväntningar och ansvarar om någon del av avtalet inte går som planerat i din kundintroduktionsprocess.
ClickUps mall för serviceavtal ger dig allt du behöver för att snabbt skapa ett SLA, inklusive:
- En omfattande översikt över de tjänster som tillhandahålls
- Betalningskraven för dessa tjänster
- Tydliga förväntningar på projektets slutförande
4. Skapa kundkonton
Nu bör du börja skapa kundens konton på de olika plattformar eller i den programvara som du kommer att använda. Detta innefattar att skapa konton och administratörsregler, ställa in betalningar och dela inloggningsuppgifter och utbildningsmaterial.
Om du har en kundportal måste du registrera dem där och ge dem nödvändig vägledning.
💡 Proffstips: Skapa en gemensam lista över saker att göra i detta skede med hjälp av ClickUp Docs eller till och med en enkel att göra-lista.
5. Anordna ett projektstartsmöte
Ett uppstartsmöte stärker er arbetsrelation. Visst, ni har kanske redan hunnit lära känna varandra lite grand, men kundintroduktionsprocessen är er chans att definiera hur ni ska arbeta tillsammans. Under detta kundintroduktionssamtal bör du:
- Presentera ditt team
- Ta reda på hur alla föredrar att kommunicera och ta emot produkten eller tjänsten, till exempel via Slack eller e-post.
- Fastställ projektets omfattning och mål
- Beskriv hur ni kommer att samarbeta, inklusive leveransfrekvens och hur ni kommer att ta emot feedback.
- Presentera ditt SLA
- Tillhandahåll resurser såsom kontaktuppgifter till ditt team, åtkomst till projektledningsverktyg och annan information som dina nya kunder behöver känna till.
Det inledande samtalet bör förstärka de förväntningar som fastställts under avtalsprocessen och kundintroduktionen så att du kommer igång på rätt sätt. Detta skapar en möjlighet att bekräfta att båda teamen är överens om strategin och servicemålen innan du börjar gräva ner dig i projekten.
Planera dina kundmöten effektivt med ClickUp-mallen för mötesagenda. Denna mötesmall hjälper alla att hålla sig uppdaterade och ansvariga för sitt arbete, så att varje möte blir framgångsrikt och produktivt.
💡 Proffstips: Med ClickUps AI Notetaker kan du sluta stressa över mötesanteckningar och fokusera på det som diskuteras. Prova det idag.
6. Planera ett internt möte efter kickoffen
Det interna mötet efter kickoffen hjälper till att lyfta fram viktiga punkter från kickoff-samtalet, arbeta igenom förutsebara hinder och svara på frågor. Precis som projektets kickoff-möte samordnar ditt team med kundens, samordnar det interna mötet efter kickoffen dina olika interna team i projektet.
Använd detta möte för att informera ditt interna team om SLA och projektets omfattning och fördela varje uppgift. Fastställ interna förväntningar och roller så att du kan leverera konsekvent och effektivt till din kund.
💡 Proffstips: Använd ClickUps tabellvy för att logga kundernas krav och koppla ClickUp-uppgifter till dem.
Onboardingprocessen bör kännas som en gemensam insats. Samordnade teammedlemmar med tydliga mål och förväntningar ger bästa möjliga resultat och överför den energin till positiva kundupplevelser.
Det enklaste sättet att samordna team är genom en centraliserad produktivitetsplattform som ClickUp. Team kan enkelt samarbeta i alla aspekter av ett projekt – utan att behöva hoppa mellan olika verktyg och plattformar.
💡 Proffstips: Med arbetsbelastningsvyn i ClickUp kan du spåra varje teammedlems arbetsbelastning och omorganisera aktiviteterna vid behov.
7. Planera rutinmässiga uppföljningar
Regelbunden kommunikation med kunderna är en del av en sund och produktiv relation – särskilt i kundintroduktionsprocessen. Denna kommunikation måste dock ha ett tydligt syfte: antingen att underlätta för kunden eller att öka värdet på ditt projekt.
Genom att schemalägga regelbundna månatliga kundmöten som en del av din onboardingprocess kan ditt team ta itu med eventuella problem i förväg när ni arbetar tillsammans.
Under dessa möten kan du uppdatera kunderna om strategiska utvecklingar och rapportera om tjänstens resultat för att förstärka ditt värde. Detta hjälper dig att hålla dig aktuell för dina kunder, öka antalet rekommendationer, skapa fler möjligheter till merförsäljning och i slutändan generera större vinster.
ClickUps mall för projektuppdateringar för professionella tjänster hjälper dig att snabbt och enkelt skapa omfattande projektuppdateringar som håller dina kunder informerade.
Skicka ett uppföljningsmejl som sammanfattar vad som diskuterats och vilka åtgärder varje team ska vidta, så att kunden får konkreta resultat från mötet i onboardingprocessen.
💡 Proffstips: ClickUp Brain kan hjälpa dig att sammanfatta mötesanteckningar och skriva e-postmeddelanden i din önskade ton.
Utöver månatliga möten bör du även skicka veckovisa skriftliga uppdateringar via Slack, e-post eller den kanal som kunden föredrar. Dessa uppdateringar bör innehålla planerade projektleveranser och eventuella utestående åtgärder från föregående vecka.
Till exempel kan ett innehållsmarknadsföringsföretag inkludera följande punkter i sin veckovisa uppdatering efter den inledande onboardingprocessen:
- Proprietära data eller ämnesexperter som du behöver tillgång till för kommande projekt
- En lista över sociala medier och blogginlägg som du publicerat för kunden under den senaste veckan.
- Vilka inlägg kan kunden förvänta sig att få under den aktuella veckan?
- Utmärkta innehållsgodkännanden som du behöver från kunden
Dessa uppdateringar ger dig möjlighet att ta itu med kundernas frågor och förebygga eventuella hinder under den kommande veckan, samt förstärka ditt värde.
💡 Proffstips: Kanalerna i ClickUp Chat hjälper dig och ditt team att hålla kontakten med alla kunder inom ClickUp. Du behöver inte längre växla mellan olika verktyg för uppgiftshantering, e-post, chattprogram och alla dina andra verktyg!
8. Optimera din onboarding-upplevelse
När företag växer kan det uppstå vissa brister i onboarding-upplevelsen. Det är viktigt att proaktivt identifiera dessa brister och optimera därefter. Det finns två steg för att optimera din onboarding: samla in feedback och samarbeta internt för att hantera feedbacken.
Börja med att samla in feedback från nya kunder både formellt och informellt. En framgångsrik onboardingprocess innebär att man vid varje uppföljningsmöte frågar kunderna om de har några frågor eller funderingar och noterar vilka typer av frågor som återkommer regelbundet.
Samla dessa anteckningar i ett gemensamt utrymme där ditt team kan sortera och analysera dem vid ett senare tillfälle.
ClickUps mall för mötesprotokoll innehåller enkla, färdiga sidor för att organisera team, individuella mötesanteckningar och instruktioner för att få ut det mesta av dina feedbacksessioner. Denna samarbetsmall är ett ClickUp Doc som är utformat för att ge den perfekta översikten för en framgångsrik mötes sammanfattning.
Be sedan om direkt feedback genom att skicka ut en enkät om nya kunders introduktionsupplevelse efter att varje kund har slutfört introduktionen (vanligtvis 120 dagar efter undertecknandet).
Dessa två former av feedback hjälper dig att upptäcka vad din nya kund behöver och var du inte når upp till målen i ditt befintliga arbetsflöde för kundframgång.
Glöm inte att samarbeta internt
Kundernas feedback visar var problemen finns, men nu är det upp till ditt team att komma med en lösning. Det enklaste sättet att göra detta är att brainstorma med ditt team på en ClickUp Whiteboard.
Arbeta tillsammans med ditt interna onboardingteam för att gruppera svaren och identifiera teman. När teman har identifierats, fundera över var i kundresan du kan erbjuda lösningar på dessa brister.
Lewis Norwood, chef för kundrelationer på Pharmacy Mentor, förklarade hur hans team använde ClickUp Whiteboards för att framgångsrikt identifiera och lösa brister i kundintroduktionen.
Vi gick igenom varje steg i detalj. I slutet var vi överens om kundresan och identifierade till och med en stor lucka som vi aldrig hade upptäckt tidigare.
Vi gick igenom varje steg i guiden och diskuterade dem. I slutet var vi överens om kundresan och identifierade till och med en stor lucka som vi aldrig hade upptäckt tidigare.
Bästa praxis för en smidig onboardingprocess för nya kunder
En effektiv kundintroduktion är avgörande för att lägga grunden till en stark, långsiktig relation. Här är de bästa metoderna för en smidig och framgångsrik introduktionsprocess:
- Ställ tydliga förväntningar från början: Definiera omfattning, leveranser och kommunikationsprocess. Klargör roller och ansvar på båda sidor och identifiera viktiga milstolpar.
- Anpassa onboarding-upplevelsen: Anpassa onboarding utifrån kundens specifika behov och bransch. Tilldela en dedikerad kundansvarig och erbjud skräddarsydda resurser och utbildningar.
- Automatisera och effektivisera processen: Tillhandahåll en lättillgänglig kundportal för dokumentation och uppdateringar. Automatisera repetitiva uppgifter som välkomstmejl och använd programvara för kundintroduktion eller CRM-system för att följa upp framstegen.
- Säkerställ smidig kunskapsöverföring: Samla in all nödvändig information från kunden genom strukturerade intagningsformulär. Dela relevant företagspolicy, produktguider eller utbildningsmaterial.
- Fokusera på kommunikation och engagemang: Fastställ önskade kommunikationskanaler och frekvens för uppdateringar och avstämningar. Uppmuntra feedback och ta itu med problem omedelbart.
- Leverera snabba vinster för att bygga förtroende: Ge omedelbart värde genom att demonstrera en viktig funktion eller tjänst. Identifiera och visa upp tidiga framgångsmätningar eller små milstolpar.
- Mät framgång och förbättra kontinuerligt: Sätt upp mätbara KPI:er för onboarding, till exempel time-to-first-value (TTFV). Samla in feedback, upprepa och förfina onboardingprocessen.
Ytterligare resurser för att hantera kunder effektivt och uppnå enastående resultat:
ClickUp: Din enda lösning för hantering av kundonboarding
Föreställ dig en värld där du inte längre behöver växla mellan flera plattformar för ditt CRM, projektledning, korrespondensdokument och teamkommunikation. ClickUp gör det möjligt.
Hantera dina kunder, leveranser och team enkelt på ett och samma ställe. ClickUp centraliserar hela ditt arbetsflöde i en AI-driven CRM- och projektledningsplattform, från kundintroduktion till projektets slutförande.
Vi tror att den mest effektiva programvaran för kundonboarding och försäljningsprocessen är en som fungerar över teamgränserna och omfattar hela kundresan. ClickUp bygger på kärnkonceptet att förbättra produktiviteten för team, vilket är anledningen till att vi har gjort det helt anpassningsbart.
En plattform som inte fungerar för dina unika behov hindrar bara produktiviteten. Upplev friheten från kontextväxling redan idag.
Registrera dig gratis idag.