I genomsnitt slösar en anställd 26 % av sin arbetsdag på administrativa uppgifter eller på grund av föråldrade affärsprocesser.
Ineffektiva affärsprocesser och otydliga ansvarsområden kan snabbt minska produktiviteten och arbetsmoralen. Det är där arbetsflöden kommer in.
Oavsett om du hanterar ett projekt, introducerar en nyanställd eller driver en marknadsföringskampanj, så organiserar, förtydligar och effektiviserar ett välplanerat arbetsflöde ditt teams arbete.
I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta om arbetsflöden: vad de är, hur du skapar dem och exempel på arbetsflöden från verkligheten från olika avdelningar. Vi visar också hur du kan övervinna vanliga utmaningar när du implementerar arbetsflöden.
När du är klar har du verktygen och strategierna du behöver för att skapa arbetsflöden som gör att ditt team fungerar som en väloljad maskin. 😍
Nu kör vi! 🙂🚗
Vad är ett arbetsflöde?
Ett arbetsflöde är en serie repeterbara processteg som är utformade för att uppnå ett specifikt resultat. Tänk på det som ryggraden i alla processer – det är så uppgifter, information eller resurser flyttas från ett steg till nästa. Arbetsflöden skapar struktur i kaoset genom att se till att alla vet vad de ska göra, när de ska göra det och vem som är ansvarig.
Tänk dig till exempel en introduktionsprocess för nyanställda. Från att skicka ett anställningserbjudande till att installera deras arbetsstation och schemalägga deras första utbildning – varje steg är en del av ett arbetsflöde.
Komponenterna i ett arbetsflöde
Alla arbetsflöden består av fem olika delar:
- Uppgifter: De specifika åtgärder eller steg som ska utföras.
- Intressenter: Personer som ansvarar för varje uppgift
- Resurser: Verktyg, data eller information som behövs för att utföra uppgifterna.
- Sekvens: Den logiska ordningen i vilken uppgifterna utförs.
- Regler: Villkor eller utlösare som styr arbetsflödet
Typer av arbetsflöden
Det finns fyra huvudtyper av arbetsflöden:
- Sekventiella arbetsflöden: I sådana arbetsflöden utförs uppgifterna i en strikt, linjär ordning.
- Parallella arbetsflöden: Dessa arbetsflöden gör det möjligt att utföra flera uppgifter samtidigt.
- Statiska maskinarbetsflöden: I denna typ av arbetsflöde flyter uppgifterna baserat på det aktuella "tillståndet" eller villkoret.
- Regelstyrda arbetsflöden: Detta är automatiserade arbetsflöden där åtgärder utlöses av specifika regler eller logik.
Användningsfall för arbetsflöden
Varje avdelning i en organisation använder specifika arbetsflöden för sina egna processer. Några vanliga exempel på användningsfall för arbetsflöden är följande:
- Projektledningsarbetsflöden effektiviserar uppgiftsfördelningen, håller team och intressenter samordnade, säkerställer att deadlines hålls och ger en tydlig väg från projektstart till slutförande.
- Arbetsflöden för kundsupport automatiserar hantering, eskalering och lösning av ärenden för att förbättra svarstiderna och kundnöjdheten.
- Marknadsföringsarbetsflöden standardiserar marknadsföringskampanjer och andra aktiviteter, från idé till genomförande, så att ingenting missas.
- IT-arbetsflöden hanterar supportförfrågningar, systemuppdateringar och incidenthantering på ett effektivt sätt.
- Arbetsflöden för produktutveckling hjälper till att samordna insatser mellan team, spåra milstolpar och säkerställa smidiga överlämningar mellan design, utveckling och kvalitetssäkring.
- Arbetsflöden inom personaladministration täcker hela medarbetarens livscykel, från rekrytering till avgångssamtal, och säkerställer konsekvens och efterlevnad i HR-processerna.
16 arbetsflödesexempel för olika team
Låt oss börja med grunderna – vad är arbetsflödeshantering?
Arbetsflödeshantering är processen att kartlägga den ordning av åtgärder som du måste följa för att uppnå ett mål eller slutföra en större uppgift. I denna affärsprocess kan du också identifiera de åtgärder som kan automatiseras med hjälp av ett verktyg för arbetsflödeshantering.
Detta kommer att jämna ut eller förhindra fördröjningar mellan stegen i din process för att hålla ditt arbetsflöde så produktivt som möjligt. Så proaktivt! 👏
Dessa arbetsflödesdiagram och exempel ger dig en uppfattning om hur olika team tänker igenom sina processer, vilka plattformar som används för att optimera dessa affärsprocesser och hur du skapar ett eget arbetsflöde. 💯
Exempel på arbetsflöden för personalavdelningar
1. Rekryteringsarbetsflöde
När du hittar den perfekta kandidaten vill du ha med dem i teamet så fort som möjligt.
En effektiv rekryteringsprocess är avgörande för att denna övergång ska bli smidig och välorganiserad. Det visar också kandidaten att ditt företag har ordning på sina affärer och att ditt intresse för dem är genuint.
Dessutom är ett smidigt arbetsflöde hemligheten till att säkerställa att rätt kandidater hittar dina möjligheter och att ingen kandidat faller mellan stolarna.
Genom att automatisera det tidskrävande arbetet bakom rekryteringsprocessen kan ditt rekryteringsteam fokusera på det som är viktigast – kandidatens kompetens, värderingar och sannolikhet att lyckas i rollen. Här är ett exempel på hur det ser ut hos ClickUp. 👉
- Rekryteringschefen identifierar ett behov och fastställer kraven för tjänsten.
- Rekryteringschefen skapar en lämplig arbetsbeskrivning och skickar den till rekryteringsteamet.
- En medlem av rekryteringsteamet skapar en uppgift för den lediga tjänsten och lägger till den i en lista i ClickUp som är organiserad efter avdelning och rangordnad efter prioritet.
- Rekryteringsteamet skapar en jobbannons med en länk till ett ClickUp-formulär.
- Tjänsten annonseras på företagets webbplats, sociala medier och jobbportaler.
- En kandidat söker jobbet via en av dessa annonser, och informationen från formuläret blir automatiskt en uppgift som rekryteringsteamet ska granska.
- Om kandidaten uppfyller alla rekryteringschefens kriterier bokas en första intervju.
- Om inte, skickas ett artigt avslagsmeddelande till kandidaten.
💡Proffstips: ClickUps mall för rekryteringsåtgärdsplan kan förenkla och effektivisera din rekryteringsprocess. Den innehåller en steg-för-steg-guide som hjälper team att skissa upp rekryteringsprocessen från början till slut, inklusive jobbannonser, granskning av CV, schemaläggning av intervjuer och anställningsförfaranden.
2. Arbetsflöde för introduktion av nya medarbetare
Att locka topptalanger till ditt företag kräver noggrant övervägande och ansträngning, men att hitta den perfekta kandidaten är bara halva jobbet.
Onboardingprocessen är en nyanställds första erfarenhet som medarbetare och kommer att sätta tonen för hur de förväntar sig att företaget kommer att behandla dem framöver.
Mer än en dag i ensamhet för att läsa handboken eller underteckna en hög med papper – introduktionsprocessen för nya medarbetare är ett avgörande första intryck. Se det som en möjlighet att visa upp ditt företags passion och förmåga att:
- Hjälp medarbetarna att utvecklas
- Främja ett hälsosamt fysiskt och mentalt välbefinnande
- Erbjud support
- Underlätta en smidig övergång till ett nytt team
- Delta i diskussioner om viktiga ämnen
Och mycket mer!
Onboarding bör vara så informativ, engagerande och effektiv som möjligt, vilket kräver en välplanerad arbetsflödesanalys för att alla nya medarbetare ska få en bra start. Innan erbjudandet skickas ut kan förberedelseprocessen inför onboarding se ut så här i ClickUp:
- En kandidat skickar in ett ClickUp-ansökningsformulär för en ledig tjänst.
- Formuläret skickas till en lista med potentiella kandidater i ClickUp för granskning.
- Formuläret konverteras till en uppgift med statusen MOTTAGEN.
- När intervjun är klar flyttas kandidatens uppgift till statusen NYANSTÄLLD, vilket utlöser skapandet av en ny uppgift som ClickUps onboardingteam tar över.
Tro det eller ej, men onboardingprocessen för nyanställda börjar redan innan ett erbjudande lämnas – den börjar vid den första kontakten. Arbetsflödesappar är avgörande för att hålla reda på kommunikation, uppdateringar och nästa steg under hela onboardingprocessen.
Hos ClickUp utlöser ändringar i en anpassad uppgiftsstatus en ny uppsättning uppgiftsautomatiseringar för att eliminera manuellt arbete från onboardingteamets arbetsbörda.
- I status HIRED visas en kommentar för onboarding-utbildaren och rekryteringschefen så att de kan ta kontakt med varandra.
- I statusen ERBJUDANDE UNDERTEKNAT får den nyanställde ett automatiskt välkomstmejl med information om hur hen ska förbereda sig inför sin första dag.
- I status UTRUSTNING fylls en checklista för förbrukningsmaterial i uppgiften för all nödvändig arbetsutrustning. När alla artiklar har markerats som klara flyttas uppgiftsstatusen till GRANSKNING genom en annan automatisering.
- I status GRANSKNING vet onboarding-utbildaren att alla åtgärder före onboarding är slutförda.
- I DIRECTORY-status kommer den nyanställdes uppgift att finnas kvar i Directory List under resten av deras anställning hos ClickUp.
Gillar du vad du ser här? Kolla in vår blogg för mer information om hur ClickUps onboardingteam använder ClickUp. 💜
💡Proffstips: ClickUps mall för introduktion av nya medarbetare är en färdig mall som kan användas för att effektivisera introduktionsprocessen för nya medarbetare. Mallen innehåller en steg-för-steg-guide som täcker alla aspekter av introduktionsprocessen, inklusive HR-dokumentation, företagspolicyer och rutiner, utbildningsscheman och mycket mer.
Exempel på arbetsflöden inom marknadsföring och CRM
3. Arbetsflöde för kundonboarding
Kundens onboardingprocess är lika viktig som dina medarbetarprocesser.
Ett ojämnt arbetsflöde för kundonboarding kan vara det som hindrar dina kunder från att fullt ut ta till sig din produkt, särskilt om det kräver ytterligare inlärningsverktyg för att fullt ut integrera den i deras team.
Så här använder Belén Papa, digital marknadsföringsanalytiker på Flokzu, automatisering av arbetsflöden för att optimera sitt arbetsflöde för kundonboarding:
Du kan automatisera påminnelser, e-postmeddelanden och rapporter beroende på ditt arbetsflöde. När du registrerar en ny kund kan du ange all information om kunden i ditt system: land, språk, företag etc. Med Flokzu omvandlar vi också den informationen till värdefulla mätvärden och statistik.
Arbetsflödet startar när du registrerar den nya kunden. Du kan ställa in ett automatiskt personligt e-postmeddelande där du välkomnar och bjuder in dem till deras första möte med en Customer Success Manager. Under det första mötet fastställer du gemensamma mål och planer för att visa kunden hur man får ut mesta möjliga av tjänsten.
Från och med detta ögonblick blir CSM en partner i kundens framgång och tilldelar kunden en chef som fortsätter processen.
Med Flokzu kan ledningen ställa in automatiska påminnelser med förfallodatum för att följa upp och säkerställa att alla mål uppnås. När onboardingprocessen är avslutad och kunden är stabil kan du automatiskt meddela VD och COO.
Du kan automatisera påminnelser, e-postmeddelanden och rapporter beroende på ditt arbetsflöde. När du registrerar en ny kund kan du ange all information om kunden i ditt system: land, språk, företag etc. Med Flokzu omvandlar vi också den informationen till värdefulla mätvärden och statistik.
Arbetsflödet startar när du registrerar den nya kunden. Du kan ställa in ett automatiskt personligt e-postmeddelande där du välkomnar och bjuder in dem till deras första möte med en Customer Success Manager. Under det första mötet fastställer du gemensamma mål och planer för att visa kunden hur man får ut mesta möjliga av tjänsten.
Från och med detta ögonblick blir CSM en partner i kundens framgång och tilldelar kunden en chef som fortsätter processen.
Med Flokzu kan ledningen ställa in automatiska påminnelser med förfallodatum för att följa upp och säkerställa att alla mål uppnås. När onboardingprocessen är avslutad och kunden är stabil kan du automatiskt meddela VD och COO.
💡Proffstips: Använd ClickUps mall för kundintroduktion för att skapa en effektiv och konsekvent introduktionsupplevelse för kunderna. Mallen gör det möjligt för företag att anpassa kundintroduktionsprocessen efter sina specifika behov och krav, så att kunderna får den information och support de behöver.
4. Arbetsflöde för e-postkampanjer
Frfr, e-postkampanjer är svåra. 🥵
Men en väl genomförd e-postkampanj kan ge ditt företag mycket ny uppmärksamhet och intäkter. Dessutom är det ett utmärkt och mer personligt sätt att interagera med prenumeranter eller kunder som du vill dra längre ner i tratten.
Så om du ännu inte har hoppat på tåget för e-postarbetsflöden är det dags att kliva ombord. 🚂
Utöver kundrelationsaspekten av e-postmarknadsföring bör ditt arbetsflöde för e-postkampanjer hjälpa dig att spara tid, hantera kunder över flera kanaler och anpassas efter varje kampanjmål.
Låt oss säga att en ny användare just har prenumererat på din blogg. Ett arbetsflöde för välkomstmejlkampanjer hjälper dig att komma i kontakt med den nya prenumeranten, fördjupa relationen och leda dem till innehåll på din blogg som de sannolikt kommer att gilla.
Här är ett exempel på hur ett sådant arbetsflöde kan se ut:
- En ny prenumerant ansluter sig till din e-postlista
- Ett förskrivet välkomstmejl skickas till den prenumeranten.
- Efter två dagar, kontrollera om någon av länkarna i ditt välkomstmejl har klickats på.
- Skicka ett nytt e-postmeddelande med innehåll som är anpassat efter deras intressen baserat på de länkar de klickat på.
5. Arbetsflöde för skapande av innehåll
För att skapa engagerande innehåll krävs flera intressenter och tydlig kommunikation.
Detta arbetsflöde säkerställer att allt innehåll går igenom idé, skapande, redigering och publicering utan flaskhalsar. Det hjälper teamen att leverera högkvalitativt innehåll i tid.
Exempel i ClickUp:
- En innehållsbeskrivning skickas in via ett formulär och tilldelas en skribent.
- Författaren skapar ett utkast och skickar det för granskning.
- Redaktören ger feedback direkt på dokumentet med hjälp av ClickUp Docs.
- Innehållet är planerat för publicering och spåras i ClickUps kalendervy.
6. Arbetsflöde för innehållsmarknadsföring
Ett arbetsflöde som ligger mig varmt om hjärtat. 💓
Att producera högkvalitativt innehåll är avgörande för att etablera ditt varumärke som ledande inom din bransch. Det lockar nya potentiella kunder, stärker förtroendet hos dina befintliga kunder och ger ytterligare en möjlighet att marknadsföra dina produkter och tjänster.
Det är ingen överraskning, men på ClickUp använder vi ClickUp för att skapa ett tydligt och funktionellt arbetsflöde för innehållsmarknadsföring så att vi kan publicera så mycket innehåll som möjligt på regelbunden basis. Men det finns fler än ett sätt för olika team att uppnå sina unika innehållsmål.
Så här skapade och implementerade Kashyap Trivedi, tillväxtmarknadsförare på Salesmate, sitt arbetsflöde för innehållsmarknadsföring:
Vi använder Salesmates Pipeline Management (Kanban) för att hantera vårt innehållsflöde för vårt marknadsföringsteam. I grund och botten har vi delat upp hela innehållsresan i en serie steg och omvandlat den till en pipeline.
När affären (innehållskortet) har flyttats till nästa steg tilldelas relevanta personer sin nästa uppgift med hjälp av Salesmate Workflow Automation.
Vi använder Salesmates Pipeline Management (Kanban) för att hantera vårt innehållsflöde för vårt marknadsföringsteam. I grund och botten har vi delat upp hela innehållsresan i en serie steg och omvandlat den till en pipeline.
När affären (innehållskortet) har flyttats till nästa steg tilldelas relevanta personer sin nästa uppgift med hjälp av Salesmate Workflow Automation.
Vill du veta mer om olika arbetsflöden för innehållsmarknadsföring och se hur vi anpassar våra bloggprocesser på ClickUp?
Du behöver inte leta längre än detta seminarium från vår LevelUp-konferens om produktivitet! Lär dig de bästa metoderna och verktygen som ClickUp har att erbjuda för att hantera olika delar av arbetsflödet för webbdesign, såsom skribenter, designers och utvecklare.
💡Proffstips: Marknadsföringsteam kan använda ClickUps mall för innehållskalender för att skapa och hantera sin strategi för innehållsmarknadsföring. Denna mall hjälper team att planera och organisera skapandet, publiceringen och marknadsföringen av innehåll, så att de kan hålla sig uppdaterade om sina mål för innehållsmarknadsföring.
7. Arbetsflöde för designgodkännande
Att se till att varje design, text, marknadsföring och produktval stämmer överens med ditt varumärke är ett heltidsjobb som omfattar alla aspekter.
Precis som alla HR-förfrågningar eller förslag på lunchrumssnacks måste alla designer följa en fastställd godkännandeprocess innan de kan få grönt ljus. 🚦
Denna designprocess kan se ut ungefär så här:
- En designförfrågan görs med en allmän idé och en möjlig mockup för den planerade designen.
- Designkonceptet eller mockupen är godkänd
- Designern tar emot förfrågan och skapar en bild eller grafik baserad på det godkända konceptet.
- Designen granskas av chefen och antingen godkänns eller skickas tillbaka med specifika kommentarer för mindre ändringar.
Exempel på arbetsflöden i företag
8. Arbetsflöde för upphandling
Att hantera inköp innebär att samordna med leverantörer, spåra inköpsorder och säkerställa leverans i tid.
Detta arbetsflöde håller varje steg i upphandlingsprocessen organiserat och effektivt, vilket minskar förseningar och fel.
Exempel i ClickUp:
- En avdelningschef skickar in en inköpsbegäran via ett formulär.
- Begäran granskas och godkänns av ekonomiavdelningen.
- En inköpsorder skapas och tilldelas inköpsteamet.
- Orderstatusen spåras i ClickUps tavelvy tills den är slutförd.
9. Arbetsflöde för semesteransökan
Även om du arbetar för ett trendigt startup-företag med obegränsad ledighet och semestertid måste du få din begäran godkänd av en chef.
Ett effektivt arbetsflöde för semesteransökningar hjälper dig att hålla dig på god fot med alla chefer (och HR) genom att hålla dina semesteransökningar borta från teamchatten eller överfulla e-postinkorgar. Dessutom hjälper en automatiserad process din ansökan att gå igenom snabbare! Så att du kan börja planera din semester så snart som möjligt.
Här är ett annat arbetsflöde som Belén Papa har delat med sig av, som visar hur hon implementerar sitt arbetsflöde för anställdas semesteransökningar:
I vår semesteransökningsprocess kan du se hur mycket enklare arbetsflödet kan bli när du automatiserar processen med en BPM-programvara som Flokzu.
Anställda fyller i det personliga offentliga formuläret som automatiskt skickas till HR för godkännande eller avslag. Du kan ställa in påminnelser och förfallodatum för att säkerställa att HR fattar ett snabbt beslut.
När beslutet har fattats skickas ett e-postmeddelande till den anställde om hans eller hennes begäran har godkänts eller inte. Denna funktion är mycket användbar för företag med hundratals anställda.
I vår semesteransökningsprocess kan du se hur mycket enklare arbetsflödet kan bli när du automatiserar processen med en BPM-programvara som Flokzu.
Anställda fyller i det personliga offentliga formuläret som automatiskt skickas till HR för godkännande eller avslag. Du kan ställa in påminnelser och förfallodatum för att säkerställa att HR fattar ett snabbt beslut.
När beslutet har fattats skickas ett e-postmeddelande till den anställde om hans eller hennes begäran har godkänts eller inte. Denna funktion är mycket användbar för företag med hundratals anställda.
Exempel på arbetsflöden för säljteam
10. Arbetsflöde för försäljningsorder
Försäljningsorder omfattar offerter, fakturor, kostnadsberäkningar, returer, produktinformation och mycket mer. Det är mycket att hantera. 😳
Oavsett storleken på ditt företag eller branschen är det ett måste att ha ett digitalt arbetsflöde för att hålla reda på alla försäljningsorder. Detta hjälper dig inte bara att hålla ordning, minska röran och spåra din lönsamhet på ett korrekt sätt – det gör det också snabbare.
Att välja bort en digital försäljningsorderprocess kan leda till betydande förseningar medan du väntar på signaturer eller dokumentgodkännanden när du manuellt vidarebefordrar uppgifter – och att avstå från ett automatiserat arbetsflöde kan vara lika turbulent.
Digitala formulär och e-signaturer som fylls i i programvara för arbetsflödeshantering kan utlösa nya uppgifter eller aviseringar när de är färdiga, vilket hjälper teamen att behandla order snabbare och från praktiskt taget var som helst.
Här är ett exempel på hur ett arbetsflöde för försäljningsorder kan se ut:
- En säljare eller kund skapar en order med hjälp av ClickUp Forms.
- Formulärinlämningen skapar automatiskt en motsvarande uppgift för den ordern med all nödvändig kund- och orderinformation.
- Säljarens chef godkänner ordern och den skickas till kunden.
- Kunden godkänner ordern och ekonomiavdelningen får ett meddelande.
- Redovisningen fakturerar kunden
- Kunden tar emot beställningen
- Motsvarande uppgift slutförs och förblir i en organiserad lista för dokumentation.
Relaterat: CRM-arbetsflöden
11. Arbetsflöde för tillägg av ny kontakt
Att lägga till nya kontakter i databasen är avgörande för att bygga och upprätthålla starka kundrelationer. Detta arbetsflöde säkerställer att all relevant information samlas in, organiseras och är redo för uppföljning.
Exempel i ClickUp:
- En säljare träffar en potentiell kund och samlar in information om denne, antingen via ett visitkort eller ett digitalt formulär.
- Säljaren skickar in kontaktuppgifterna med hjälp av ett ClickUp-formulär som är anpassat för att samla in uppgifter som namn, företag, e-postadress, telefonnummer och anteckningar från mötet.
- Formuläret skapar automatiskt en uppgift i ClickUp, som tilldelas försäljningsadministratören eller CRM-specialisten för granskning.
- Administratören verifierar informationen och lägger till kontakten i CRM-systemet eller försäljningsdatabasen.
- En uppföljningsuppgift skapas i ClickUp och tilldelas säljaren med ett förfallodatum för att boka ett möte eller samtal.
- Anteckningar och uppdateringar från uppföljningen läggs till i uppgiften, vilket säkerställer att databasen hålls uppdaterad.
Exempel på produktarbetsflöden
12. Arbetsflöde för funktionsutveckling
Att bygga nya funktioner kräver samordning mellan flera team, inklusive design, utveckling och kvalitetssäkring.
Detta arbetsflöde säkerställer att funktioner utvecklas, testas och distribueras smidigt samtidigt som deadlines hålls.
Exempel i ClickUp:
- Produktteamet skickar in en funktionsförfrågan, som prioriteras i backloggen.
- Designteamet skapar mockups och skickar in dem för godkännande.
- Utvecklare arbetar med funktionen och tilldelar uppgifter för kodgranskning
- QA testar funktionen och implementeringsteamet lanserar den i produktion.
13. Arbetsflöde för produktlansering
Det finns massor av rörliga delar bakom varje framgångsrik produktlansering – och kanske också några tårar någon gång.
Det är viktigt att samordna agila team kring alla processer, meddelanden och mål som rör produkten långt före lanseringen, och det krävs mer än en detaljerad checklista för att få jobbet gjort.
Så här skapade och implementerade Gabrielle Lafontaine, chef för produktmarknadsföring och partnerskap på Unito, sitt arbetsflöde för produktlansering:
Produktlanseringar är svåra, så vi har utformat den här mallen för att underlätta sammanslagningen av planering (som sker i Miro) med ClickUp (där arbetet faktiskt fördelas och spåras).
Vår lansering innebar månader av hårt arbete med forskning, planering, design, utveckling och slutligen lansering, vilket innebar MYCKET tvärfunktionellt samarbete mellan produktchefer, utvecklare, designers, marknadsförare och kundorienterade team.
Att hantera alla i varje avdelning och se till att de levererar i tid utan att något faller mellan stolarna kan kräva mycket arbete. Vi använde Unito för att bygga detta arbetsflöde, för att hjälpa till att leverera de största och mest komplexa produktlanseringarna.
Produktlanseringar är svåra, så vi har utformat den här mallen för att underlätta sammanslagningen av planering (som sker i Miro) med ClickUp (där arbetet faktiskt fördelas och spåras).
Vår lansering innebar månader av hårt arbete med forskning, planering, design, utveckling och slutligen lansering, vilket innebar MYCKET tvärfunktionellt samarbete mellan produktchefer, utvecklare, designers, marknadsförare och kundorienterade team.
Att hantera alla i varje avdelning och se till att de levererar i tid utan att något faller mellan stolarna kan kräva mycket arbete. Vi använde Unito för att bygga detta arbetsflöde, för att hjälpa till att leverera de största och mest komplexa produktlanseringarna.
💡Proffstips: Produktteam kan använda ClickUps mall för produktlansering för att planera och genomföra en framgångsrik produktlansering. Mallen innehåller en steg-för-steg-guide som täcker alla aspekter av produktlanseringsprocessen, inklusive marknadsundersökningar, produktutveckling, testning och marknadsföring.
Exempel på IT-arbetsflöden
14. Arbetsflöde för incidenthantering
Att snabbt lösa IT-incidenter är avgörande för att verksamheten ska fungera smidigt.
Detta arbetsflöde säkerställer att problem som systemavbrott eller tekniska fel löses effektivt och utan att produktiviteten påverkas.
Exempel i ClickUp:
- En anställd skickar in ett supportärende via ett formulär
- Biljetten tilldelas en IT-medarbetare baserat på prioritet.
- Teammedlemmen löser problemet eller eskalerar det vid behov.
- Lösningen dokumenteras i ClickUp för framtida referens.
15. Arbetsflöde för programvarudistribution
Att implementera ny programvara eller uppdateringar kräver noggrann planering och utförande för att undvika driftstopp eller störningar.
Detta arbetsflöde säkerställer att alla nödvändiga steg följs för att testa, godkänna och distribuera programvara på ett effektivt sätt samtidigt som riskerna minimeras.
Exempel i ClickUp:
- IT-teamet skapar en uppgift för en planerad programvaruinstallation
- En testmiljö skapas och programvaran testas för buggar och kompatibilitet.
- Implementeringsplanen granskas och godkänns av intressenterna.
- Programvaran distribueras under den schemalagda driftstoppstiden, och framstegen spåras i ClickUps Gantt-diagram.
- Kontroller efter implementering har slutförts och eventuella problem dokumenteras i ClickUp för lösning.
Exempel på arbetsflöden inom kundservice
16. Arbetsflöde för supportprocesser
Arbetsflöden för kundframgång eller support är ett utmärkt sätt att säkerställa att alla kunders frågor besvaras och behov tillgodoses i rätt tid.
Kunderna vill veta att deras röster blir hörda och att deras upplevelse av din produkt eller tjänst är viktig för dig – och en pålitlig supportprocess är nyckeln till att uppnå detta.
Detta arbetsflöde är i huvudsak den sekvens av automatiserade åtgärder som varje kundsupportagent vidtar för att lösa klagomål, frågor eller problem som en kund kan ha. Problemlösning är en av de vanligaste situationerna som kundsupportagenter möter dagligen, och en del av det som gör dem så viktiga är att dessa problem ofta är tidsbegränsade.
Det betyder att du bör ta itu med dessa problem så snart som möjligt.
I ClickUp kan ett arbetsflöde för supportprocessen se ut ungefär så här:
- En kund fyller i ett formulär med sina grundläggande uppgifter, en detaljerad beskrivning av problemet och dess prioritet.
- Det formuläret blir en uppgift i ClickUp och tilldelas en medlem i kundtjänstteamet.
- Kundtjänstteamet kommer antingen att tillhandahålla en lösning eller eskalera ärendet till rätt person.
Bonus: Exempel på RACI-diagram!
Hur man skapar arbetsflöden effektivt med ClickUp
Steg 1: Identifiera målet
Bestäm arbetsflödets mål. Är det att automatisera en repetitiv process eller förbättra samordningen av uppgifter? Målet avgör vilken typ av arbetsflöde du bör skapa. Använd ClickUp Goals för att koppla arbetsflöden direkt till ditt teams mål.
Steg 2: Lista stegen
Dela upp processen i enskilda uppgifter och se till att inga steg förbises. Visualisera dina steg med ClickUps tankekartor för tydlighetens skull. ClickUps tankekartor är perfekta för att visualisera steg-för-steg-processen i alla projekt eller arbetsflöden.
Med dra-och-släpp-funktionen kan du kartlägga och organisera idéer. Sedan kan du dra grenar för att visa uppgiftsrelationer och beroenden eller justera nodernas placering för att organisera och omorganisera din arbetsyta.
ClickUp Whiteboards erbjuder en oändlig arbetsyta där du kan rita alla typer av arbetsflöden – till och med tankekartor! Dessutom erbjuder ClickUp massor av arbetsflödesmallar speciellt för sina samarbetsinriktade Whiteboards, så att du kan spara tid och arbeta snabbare.
Lägg till former som omvandlas direkt till ClickUp-uppgifter och anslut dem till ditt arbetsflöde. Rita sedan kopplingar mellan dem för att enkelt visa uppgifternas ordning.
Steg 3: Tilldela ansvar
Definiera vem som är ansvarig för varje uppgift, eftersom tydligt ansvar säkerställer ansvarsskyldighet. Använd ClickUp Tasks för att tilldela och prioritera uppgifter, lägga till observatörer och mycket mer.
Steg 4: Ställ in regler och utlösare
Bestäm vad som ska initiera varje steg i arbetsflödet. Är det en slutförd uppgift, ett specifikt datum eller en extern inmatning? När du har bestämt det kan du automatisera utlösarna med ClickUp Automations.
Steg 5: Testa arbetsflödet
Gå igenom processen för att identifiera flaskhalsar eller saknade steg. Hitta luckor eller fel och åtgärda dem. Involvera dina teammedlemmar och intressenter i processen för att säkerställa att du har täckt alla krav.
Steg 6: Dokumentera och förfina
Skriv ner arbetsflödet för att enkelt kunna referera till det och dela det med alla berörda intressenter. Fortsätt att optimera dina arbetsflöden utifrån feedback och erfarenhet.
Centralisera din arbetsflödesdokumentation i ClickUp Docs för att hålla alla teammedlemmar synkroniserade.
Vanliga utmaningar vid skapande och implementering av arbetsflöden
Bristande tydlighet i processerna
Team kanske inte helt förstår stegen eller målen i ett arbetsflöde, vilket kan leda till förvirring och ineffektivitet. Detta kan inträffa när processerna inte är tydligt definierade eller dokumenterade.
Lösning: Definiera processerna tydligt. Kartlägg varje steg i arbetsflödet med hjälp av input från teammedlemmarna som kommer att använda det. Använd flödesscheman eller verktyg som ClickUp Mind Maps för att visualisera processen.
Motstånd mot förändring
Anställda kan vara motvilliga att anamma nya arbetsflöden, särskilt om de är vana vid befintliga metoder eller uppfattar förändringarna som onödiga eller alltför komplexa.
Lösning: Förklara för teamet varför arbetsflödet finns. Betona hur det kommer att spara tid, minska antalet fel och underlätta deras arbete.
Alltför komplexa arbetsflöden
Att skapa arbetsflöden med för många onödiga steg kan överväldiga teammedlemmarna, sänka produktiviteten och leda till fel.
Lösning: Undvik att komplicera arbetsflöden i onödan. Dela upp processer i hanterbara steg och fokusera på att uppnå önskat resultat med minimal komplexitet.
Otillräckliga verktyg eller teknik
Team kan sakna rätt verktyg för att stödja implementeringen av arbetsflöden, såsom projektledningsprogramvara, automatiseringsverktyg eller integrationer med befintliga system.
Lösning: Använd pålitliga verktyg för projektledning och automatisering av arbetsflöden, såsom ClickUp. Välj plattformar som kan integreras med befintliga system och som är användarvänliga.
Dålig kommunikation
Om du inte kommunicerar syftet, fördelarna och detaljerna i ett arbetsflöde till teamet kan det leda till bristande samordning och dålig acceptans.
Lösning: Uppmuntra teammedlemmarna att dela med sig av feedback om arbetsflöden. Regelbundna avstämningar kan säkerställa att arbetsflöden följs och förbättras där det behövs.
Arbetsflödessilos
Om arbetsflöden inte tar hänsyn till samarbete mellan team kan de skapa silos där viktig information eller uppgifter inte delas effektivt mellan avdelningarna.
Lösning: Främja samarbete mellan team och utforma arbetsflöden som tar hänsyn till beroenden mellan avdelningar. Delade instrumentpaneler eller centraliserade verktyg som ClickUp kan eliminera silos.
Inkonsekvent utförande
Utan regelbunden övervakning kan teammedlemmar avvika från arbetsflödet, vilket kan leda till inkonsekventa resultat eller förseningar i projektets tidsplan.
Lösning: Använd mallar och automatisering för att standardisera arbetsflöden. Övervaka framstegen via instrumentpaneler för att säkerställa att alla håller sig på rätt spår.
Brist på utbildning
Teammedlemmar kan ha svårt att följa arbetsflöden om de inte är ordentligt utbildade i hur man använder verktygen eller förstår de processer som ingår.
Lösning: Dokumentera arbetsflöden och erbjud praktisk utbildning i de verktyg och processer som används. Överväg att skapa lättförståelig dokumentation eller videohandledning som referens.
Misslyckande med att anpassa arbetsflöden
Granska och uppdatera arbetsflöden regelbundet. När affärsbehoven förändras måste arbetsflödena utvecklas. Team som inte granskar och uppdaterar sina befintliga arbetsflöden kan upptäcka att de med tiden blir föråldrade eller ineffektiva.
Lösning: Planera regelbundna granskningar för att identifiera flaskhalsar, överflödiga steg eller föråldrade steg. Använd insikterna från dessa granskningar för att optimera arbetsflödena.
Oklart ägarskap
När roller och ansvar inom ett arbetsflöde inte är tydligt fördelade kan uppgifter hamna mellan stolarna, vilket leder till förseningar och frustration.
Lösning: Tilldela tydliga roller och ansvarsområden. Använd verktyg som ClickUps uppgiftshantering för att tilldela ansvar för varje uppgift. Genom att tydligt definiera ansvarsområden säkerställer du ansvarsskyldighet i varje steg.
Bonusresurser för arbetsflödeshantering:
Skapa och hantera arbetsflöden för maximal produktivitet med ClickUp
Det finns ett arbetsflödesexempel för bokstavligen allt. Men du vill inte hoppa mellan olika arbetsflödesprogram för att utföra varje process. Använd istället en enda produktivitetsplattform som centraliserar alla dina arbetsflöden – oavsett storleken på ditt team eller din bransch. AKA, ClickUp. 🤓
Bland ClickUps bibliotek med helt anpassningsbara funktioner finns Mind Maps och ett digitalt whiteboardverktyg för att skapa mycket visuella, engagerande och automatiserade arbetsflöden för alla användningsfall. Allt utan att behöva öppna en ny flik.
Programvara för digitala whiteboardtavlor är på stark frammarsch just nu – men visste du att ClickUp är en av få plattformar som har utvecklat sin whiteboardfunktion internt? 🏡
Oavsett bransch eller verksamhet kommer ClickUp att bli din nya favorit när det gäller allt som har med processer och arbetsflöden att göra.
Och har vi nämnt att dessa funktioner är helt gratis ?
Börja spara tid genom att automatisera och effektivisera dina processer i ClickUp. ♻️
Registrera dig gratis idag.